Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek itu sendiri sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan menjadi lebih rumit. Situasi ini menjadi semakin berat ketika banyak karyawan yang bekerja dari jarak jauh.
Apa yang akan Anda pelajari dari artikel ini:
Bagaimana sebuah perencana kalender online membantu dalam manajemen proyek
Bagaimana Perangkat lunak manajemen sumber daya Teamdeck digunakan dalam perencanaan online
Perbedaan antara perencana jadwal online dan perencana kalender online
Sebelum Anda mendapatkan wawasan yang cukup bagus tentang cara kerja perencana kalender online, Anda perlu mengetahui seperti apa pasar itu.
Pertama-tama, perencana kalender online, perangkat lunak perencana kalender, alat perencanaan proyek, kalender perencanaan proyek, kalender alat perencanaan, perencana jadwal online, atau perangkat lunak penjadwalan sumber daya - memiliki peran yang sama. Mereka membantu Anda mengatur pekerjaan Anda dan anggota tim Anda.
Perencana kalender online atau kalender tradisional?
Kedua, selalu ada kebutuhan untuk mempertimbangkan proses manajemen proyek dan keragaman tantangan serta ekspektasi yang terkait dengannya. Ketika manajer menggunakan beberapa jenis solusi manajemen proyek atau hanya perencana jadwal online, mereka memperhatikan fungsi-fungsi seperti:
Transparansi tim, tugas, dan waktu secara menyeluruh (industri kami biasa mengkomunikasikannya dengan frasa pandangan luas)
Kemampuan kustomisasi dan laporan yang dapat disesuaikan
Pelacakan waktu karyawan dan manajemen lembar waktu, termasuk mendukung proses pembuatan faktur
Lebih mudah daripada proses penjadwalan dan pembagian tugas tim sebelumnya
Kemampuan untuk mengelola karyawan dari zona waktu yang berbeda
Manajemen ketersediaan atau ketidakhadiran
Fitur penandaan, kode warna, dan penentuan prioritas
Perangkat lunak sistem manajemen cuti - karena setiap proyek harus tepat waktu
Yang ketiga, perencana kalender online hanyalah bagian kecil dari keluarga besar alat manajemen proyek. Menurut artikel Wrike - pesaing kami di pasar perencana kalender online - perangkat lunak untuk manajemen proyek mengusulkan 4 jenis perencana kalender online.
Perencana kalender online, pembuat jadwal online, atau perencana jadwal online - apa pun namanya, kesamaan yang mereka miliki adalah papan, tugas, dan orang-orang yang ditugaskan untuk mereka. Perencana ini sering kali menampilkan fungsionalitas seret dan lepas, sehingga pengguna dapat dengan mudah menetapkan tugas dan mengatur ulang jadwal.
[Sumber] Teamdeck - perangkat lunak manajemen sumber daya berdasarkan perencana kalender online]
Bagan Gantt adalah bagan dengan dua sumbu. Sumbu horizontal menunjukkan garis waktu proyek. Bagan vertikal menunjukkan semua tugas yang terlihat seperti batang.
Papan visual memisahkan tugas/proyek ke dalam kategori yang berbeda, dan setiap kategori menggambarkan perbedaan tahapan proyek. Pengaturan yang paling umum adalah "to do," "in progress" dan "complete" yang dilengkapi dengan yang lainnya.
[Sumber: Trello - solusi manajemen tim dengan tampilan kalender]
Terlepas dari perbedaannya, tujuannya sama. Perencana kalender online atau - seperti yang kami inginkan - perencana jadwal online adalah alat perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk merencanakan dan menambahkan tugas, proyek, dan acara pada tampilan kalender/papan kalender.
Kedengarannya sederhana, sampai kita menggunakan istilah lain - hanya "perencana kalender". Dan itu seharusnya menjadi dorongan yang memulai pertanyaan baru: apakah ada perbedaannya? Apa bedanya perencana dengan kalender online (misalnya, Google Kalender)?
Kedua jenis aplikasi ini memiliki tujuan yang berbeda:
kalender memungkinkan Anda menjadwalkan acara (misalnya, rapat) dan berfungsi sebagai pengingat,
perencana online juga memungkinkan Anda untuk menjadwalkan acara (misalnya, menambahkan tugas, mengatur pengingat, menambahkan acara, mengedit acara, menambahkan catatan), tetapi juga dilengkapi dengan fitur perencanaan kerja yang kuat. Fitur-fitur tersebut dapat mencakup manajemen ketersediaan, melacak ketergantungan antar tugas, pelacakan waktu, dan analisis proyek.
Bisa dikatakan bahwa alat bantu kalender online juga dapat membantu Anda merencanakan pekerjaan Anda. Dan itu benar, setidaknya untuk penggunaan pribadi. Namun, ketika Anda harus membuat tenggat waktu atau membuat jadwal untuk tim Anda (atau beberapa tim), Anda akan membutuhkan lebih banyak fitur daripada yang ditawarkan sebagian besar kalender.
Mari kita bicara tentang manfaat: apa saja keuntungan nyata menggunakan perencana kalender online? Kami telah memutuskan untuk membaginya ke dalam beberapa kategori:
Pernahkah Anda bertanya-tanya berapa jam yang dihabiskan tim Anda untuk bolak-balik yang tidak perlu terkait tugas mereka saat ini atau tugas yang akan datang? Apptension, untuk 50 orang perusahaan pengembangan perangkat lunak telah menghitung bahwa mereka biasanya kehilangan lebih dari $11 ribu setiap bulan karena pertanyaan seperti "apa yang harus saya kerjakan hari ini?", "apakah permintaan liburan saya disetujui?". Dengan perencana kalender online, mereka telah berhasil memangkas jumlah ini hampir $10k!
Ketika Anda memutuskan untuk menerapkan perencana online di organisasi/tim Anda, ini menjadi sumber kebenaran tunggal mengenai jadwal, proyek, kemajuan, tanggung jawab, dll. Di banyak perencana, sisi kiri antarmuka menyertakan kolom penerima tugas untuk melacak kemajuan pekerjaan dan menjadwalkan tugas. Sangat penting, terutama untuk tim yang terdistribusi, untuk memiliki gambaran umum yang transparan tentang pekerjaan yang terjadi dalam tim.
Penugasan (booking) karyawan berdasarkan keahlian dan ketersediaan. Tampilan dan penugasan setiap minggu muncul di perencana kalender online. [Sumber: Teamdeck]
Kami sangat menyarankan untuk menggunakan perencana online daripada merencanakan pekerjaan di Excel atau di atas kertas. Alasannya adalah, ketika perubahan terjadi-dan itu hampir pasti akan terjadi, Anda dapat dengan cepat bereaksi dan dengan mudah mengedit rencana tersebut menggunakan alat bantu interaktif. Spreadsheet dan dokumen teks dapat menjadi usang dengan cepat kecuali jika Anda memperbaruinya secara teratur.
Bayangkan perusahaan Anda menjalankan beberapa proyek dalam satu waktu. Setiap manajer proyek perlu mengumpulkan tim dan menjadwalkan tanggal dimulainya sebuah proyek sesuai dengan ketersediaan mereka. Dengan perencana kalender, mereka juga dapat melihat apa yang direncanakan PM lain dan menghindari konflik penjadwalan proyek.
Proyek dan perencanaan sumber daya aplikasi adalah alat untuk membangun tim yang bahagia. Karyawan ingin mengetahui apa saja tugas yang akan mereka kerjakan. Mereka juga merasa lebih baik ketika manajer dapat melihat dan merencanakan ketersediaan atau beban kerja mereka. Peluang untuk lembur atau kurang dimanfaatkan jauh lebih rendah ketika Anda menggunakan perencana online yang kuat. Baca cara mengukur pemanfaatan sumber daya dan perannya dalam proses manajemen proyek.
Sekarang setelah Anda mengetahui keuntungan utama dari merencanakan pekerjaan dengan alat bantu kalender online, kami ingin menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda bisa melakukannya dalam praktiknya, dengan menggunakan Teamdeck.
Teamdeck adalah perencana kalender online (atau - perangkat lunak manajemen sumber daya, jika Anda mau) yang menggabungkan fungsi perencana kalender online dengan fitur-fitur canggih lainnya seperti pelacakan waktu, manajemen ketidakhadiran, dan pelaporan proyek.
Inilah cara merencanakan minggu untuk tim Anda bisa lebih mudah dengan Teamdeck:
Sebelum Anda mulai membuat rencana mingguan, Anda perlu mendapatkan gambaran umum tentang ketersediaan tim Anda. Caranya sederhana: yang perlu Anda lakukan adalah memeriksa kalender sumber daya.
Anda juga dapat menggunakan kolom khusus untuk menangkap dan mengatur informasi tambahan seperti peran, tanggung jawab, dan atribut proyek tertentu.
Di sini, Anda dapat melacak detail ketersediaan tim Anda pada dua tingkat yang berbeda:
ketersediaan/jam kerja harian (ini sangat berguna jika Anda bekerja dengan karyawan paruh waktu dan pekerja lepas),
liburan terencana dan berbagai jenis cuti (misalnya, cuti melahirkan).
Anda juga dapat memeriksa tugas orang saat ini dan melihat apakah mereka ditugaskan untuk proyek apa saja dan berapa lama. Ketika orang sudah memiliki banyak tugas, Anda mungkin tidak ingin membebani mereka dengan lebih banyak pekerjaan.
[/vc_column_text]
Setelah Anda mengidentifikasi karyawan yang dapat terlibat dalam proyek Anda, Anda dapat dengan mudah menugaskan mereka. Anda juga dapat menambahkan tag dan catatan pada pemesanan Anda: gunakan tag dan catatan tersebut untuk memberi tahu manajer lain bahwa penugasan ini bersifat tentatif atau, sebaliknya, sangat mendesak.
Sebagai manajer proyek atau pemimpin tim, Anda harus terus memantau perkembangan proyek Anda setiap hari. Melihat hanya pada pekerjaan yang direncanakan tidak akan memberikan semua jawaban. Inilah sebabnya mengapa pengguna Teamdeck bisa mencatat waktu yang mereka habiskan untuk sebuah proyek. Dengan akses mudah ke informasi ini, mudah untuk membandingkan estimasi dengan aktual dan ikhtisar keduanya:
Gunakan laporan status proyek seperti ini untuk membuat keputusan terkait tim yang lebih baik.
Karyawan Anda mungkin menggunakan banyak aplikasi yang berbeda untuk menyederhanakan pekerjaan mereka: obrolan, kalender, alat PM untuk melacak jam kerja dan tugas mereka. Anda bisa dengan mudah mengintegrasikan Teamdeck dengan banyak alat populer dan membuat perencanaan dan manajemen sumber daya proyek proses yang lebih efisien, misalnya:
Apakah menurut Anda Teamdeck merupakan perencana kalender online yang tepat untuk tim Anda? Bergabunglah dengan lebih dari 3500 pelanggan yang menggunakan aplikasi kami setiap hari. Mulai uji coba gratis 30 hari Anda di sini. Anda bisa tetap menggunakan paket gratis selamanya jika tim Anda terdiri dari maksimal 6 orang. Kami mendorong tim yang lebih besar untuk berpartisipasi dalam proses orientasi yang dipersonalisasi: jadwalkan panggilan dengan Aniela, pakar kesuksesan pelanggan kami.
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Perusahaan biasanya berupaya keras dalam alokasi sumber daya. Anda ingin membuat semua orang sibuk sambil memastikan tugas mereka berharga (yang sering kali berarti dapat ditagih) bagi perusahaan. Hal ini menjadi sangat rumit ketika tim Anda...
