Banyak perusahaan saat ini sedang mencari ide pengoptimalan biaya sebagai respons terhadap pandemi global dan konsekuensi ekonominya. Ketika mencoba meminimalkan biaya SDM, tim memutuskan untuk menerapkan pembekuan perekrutan atau menggunakan teknologi SDM mereka secara lebih efektif, semuanya agar tetap menguntungkan dan menghindari PHK. Dengan semangat untuk memanfaatkan teknologi yang tersedia dengan lebih baik, kami ingin menunjukkan kepada Anda bagaimana bisnis dapat memangkas biaya bisnis dengan manajemen sumber daya proyek.
Kiat-kiat kami dapat digunakan untuk berbagai bidang, namun perusahaan yang bekerja untuk beberapa klien sekaligus (agensi, konsultan, perusahaan perangkat lunak) mungkin akan sangat terbantu. Hal ini terjadi karena ketika Anda menangani beberapa proyek secara bersamaan, perencanaan dan pengelolaan sumber daya menjadi sangat menantang.
Pertama, mari kita definisikan manajemen sumber daya.
Dalam panduan untuk manajemen sumber daya proyek, kami mendefinisikannya sebagai memanfaatkan sumber daya yang terbatas secara efisien yang diberikan kepada Anda. Sumber daya seperti apa yang kita bicarakan? Orang, tentu saja, tetapi juga peralatan, ruangan, kendaraan, atau yang lainnya tergantung pada sifat bisnis Anda. Namun, dalam artikel blog ini, kami akan fokus pada manajemen sumber daya manusia.
Memanfaatkan sumber daya Anda secara efisien berarti Anda menggunakannya secara efisien, mengalokasikan orang yang tepat untuk proyek yang tepat (alokasi sumber daya)dan menganalisis pekerjaan tim Anda untuk menemukan peluang pengoptimalan. Langkah-langkah ini sangat penting untuk memangkas biaya bisnis, seperti yang akan Anda lihat dalam beberapa paragraf berikutnya.
Menggunakan baik perangkat lunak perencanaan sumber daya akan sangat membantu Anda. Tentu saja, aplikasi ini tidak akan melakukan semua pekerjaan Anda, tetapi akan memungkinkan Anda untuk melakukan berbagai hal secara efisien, menghemat waktu dan uang dalam prosesnya. Dalam posting blog ini, Anda akan melihat layar dari Teamdecksebuah aplikasi yang digunakan oleh tim di seluruh dunia.
Mengembangkan Teamdeckaplikasi manajemen sumber daya yang lengkap, kami sering berbicara dengan klien kami tentang pengaruh manajemen sumber daya terhadap anggaran mereka.
Apptension adalah salah satu perusahaan pertama yang menggunakan Teamdeck untuk merencanakan dan mengelola pekerjaan karyawan mereka. Piotr Bandosz, Kepala Keuangan dan Sumber Daya Manusia Apptension, memberi tahu kami:
Tanpa Teamdeck, kami telah membuang waktu karyawan sebesar $11.130 setiap bulannya untuk menangani masalah manajerial yang umum terjadi. Teamdeck membantu kami mengurangi pemborosan ini menjadi $1,249.50, yang menghemat $9,880.50 per bulan.
Apptension adalah tim beranggotakan 50 orang, jadi jika Anda menjalankan perusahaan yang lebih besar, Anda bisa mendapatkan penghematan yang lebih banyak lagi. Bagaimana hal itu mungkin terjadi? Mari kita bahas secara detail - bagaimana Anda menghemat uang saat menerapkan manajemen sumber daya?
Mengapa pemanfaatan sumber daya begitu penting? Singkatnya: hal ini menguntungkan perusahaan dan karyawan. Pikirkan tentang pemanfaatan yang kurang, misalnya. Orang yang menunggu tugas menghasilkan biaya bagi perusahaan, namun mungkin juga menjadi sangat frustrasi sendiri. Di sisi lain, penggunaan yang berlebihan dapat menyebabkan kelelahan karyawan dan biaya tambahan untuk pemberi kerja jika Anda membayar lebih untuk lembur. Cukup sederhana: dengan pemanfaatan yang optimal, Anda tidak menghasilkan biaya yang tidak perlu, dan anggota tim Anda dapat menikmati seimbang beban kerja tim.
Manajemen sumber daya adalah kunci untuk mempertahankan pemanfaatan sumber daya yang baik. Hal ini mengharuskan Anda untuk memperhatikan perencanaan sumber daya dan menugaskan pekerjaan kepada karyawan yang dapat mengerjakan lebih banyak tugas. Ketika Anda melihat semua pemesanan anggota tim Anda di kalender sumber dayaakan lebih mudah untuk menemukan orang-orang yang kurang atau terlalu banyak digunakan.
Salah satu alasan mengapa manajemen sumber daya mempengaruhi profitabilitas proyek adalah karena manajemen sumber daya membantu Anda memilih orang-orang terbaik untuk tugas yang diberikan. Kelihatannya cukup mudah jika tim Anda terdiri dari, katakanlah, sepuluh orang. Tapi bagaimana jika Anda mengelola 200+ karyawan?
Alat manajemen sumber daya seperti Teamdeck memberi Anda gambaran umum yang baik tentang kumpulan talenta. Anda bisa melihat siapa saja yang tersedia untuk bergabung dengan proyek baru, namun Anda juga bisa menyaring anggota tim berdasarkan keahlian, senioritas pekerjaan, atau lokasi. Ketika orang-orang terbaik mengerjakan sebuah proyek, kemungkinan besar proyek tersebut akan berhasil.
Namun, meskipun talenta terbaik Anda berhasil menyelesaikan proyek sesuai tenggat waktu dan anggaran, bisa jadi proyek tersebut tidak menguntungkan. Semuanya bermuara pada anggaran yang Anda sepakati dengan klien dan metode penagihan.
Misalnya, saat Anda menagih per jam (waktu & material), ada baiknya Anda menganalisis waktu yang dapat ditagih dan waktu yang tidak dapat ditagih oleh tim Anda. Pelacakan waktu karyawan merupakan aspek penting dari manajemen sumber daya. Hal ini memungkinkan Anda untuk melakukan perbaikan di tingkat pribadi (misalnya, menyesuaikan kembali beban kerja seseorang) dan di tingkat proyek atau bahkan organisasi.
Masuk ke tim Anda laporan absensi dan lihatlah rincian jam yang dapat ditagih vs jam yang tidak dapat ditagih. Kemudian, luangkan waktu sejenak untuk memikirkan bagaimana Anda bisa meningkatkan rasio yang menguntungkan Anda. Sebagai contoh, Anda mungkin menyadari bahwa tim proyek Anda menghabiskan banyak waktu untuk rapat yang panjang atau untuk tugas-tugas admin seperti pelaporan proyek. Anda akan benar-benar melihat di mana Anda kehilangan uang.
Bagaimana Anda dapat memperbaikinya? Memperbaiki proses internal perusahaan Anda adalah salah satu ide. Ide lainnya adalah melakukan pendekatan berbeda terhadap anggaran di masa depan, misalnya dengan mengalokasikan buffer yang lebih besar.
Komunikasi sangat penting, terutama bagi perusahaan yang beralih ke pekerjaan jarak jauh. Jika Anda berada dalam situasi ini, Anda mungkin ingin melihat postingan blog kami di komunikasi yang efektif untuk tim jarak jauh.
Namun, juga benar bahwa komunikasi dapat membuat frustrasi dan memakan waktu. Contohnya? Bayangkan Anda bertanggung jawab atas sebuah tim dan melakukan percakapan berikut ini dengan kolega Anda:
Contoh lainnya adalah ketika orang tidak yakin apa yang harus mereka fokuskan pada hari tertentu. Ini mungkin terdengar mengejutkan, tetapi ini bukan kejadian yang jarang terjadi, terutama untuk peran yang mendukung banyak proyek dalam seminggu (misalnya, ilustrator, spesialis DevOps).
Kelihatannya cukup polos, namun percakapan seperti ini bisa menghabiskan waktu berjam-jam dari minggu-minggu karyawan Anda. Bukankah lebih baik jika Anda menghilangkan hal ini dan memiliki sistem yang efisien untuk merencanakan dan mengelola waktu kerja atau liburan? Di situlah alat manajemen sumber daya sangat berguna.
Ketika tim Anda berkomitmen pada manajemen sumber daya, mudah bagi karyawan untuk memeriksa prioritas mereka untuk hari-hari mendatang. Tunjangan dan permintaan liburan juga dapat ditangani dengan cara yang mudah. Anda menghemat uang sebagai perusahaan, dan anggota tim Anda dapat fokus pada komunikasi yang penting bagi mereka.
Pernahkah Anda melalui proses rekrutmen yang mahal hanya untuk mempekerjakan seorang karyawan yang sebenarnya tidak memiliki banyak pekerjaan? Atau mungkin Anda mendapatkan beberapa proyek hanya untuk menyadari bahwa Anda tidak memiliki cukup kapasitas untuk mengirimkannya dan harus mempekerjakan pekerja lepas atau tim outsourcing dengan biaya tambahan? Kedua skenario tersebut bisa dihindari dengan perkiraan sumber daya. Artinya, Anda mencoba memprediksi berapa banyak sumber daya yang Anda perlukan dan kapan.
Bagaimana manajemen sumber daya dapat membantu Anda dengan peramalan sumber daya manusia?
Pertama-tama, manajer Anda memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap kapasitas dan beban kerja tim Anda saat ini, sehingga mereka dapat merencanakan jalur produksi yang sesuai. Kedua, Anda bisa menganalisis data historis dari catatan waktu tim Anda untuk mengidentifikasi pola. Misalnya, banyak agensi mengalami permintaan sumber daya musiman: ada bulan-bulan ketika ada lebih banyak pekerjaan. Dengan mengetahui hal ini sebelumnya, Anda dapat mempersiapkan diri untuk kekurangan sumber daya dan memulai proses rekrutmen atau menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik dengan perusahaan outsourcing. Dengan cara ini, Anda akan mengoptimalkan pengeluaran Anda dan dapat merencanakan keuangan dengan lebih baik.
Saat menghadapi krisis, naluri pertama Anda mungkin adalah membatasi pengeluaran. Berinvestasi pada aplikasi manajemen sumber daya mungkin tampak berlawanan dengan intuisi ketika Anda sangat ingin menghemat uang, bukan? Kenyataannya, selama tim manajerial Anda berkomitmen untuk perencanaan dan pengelolaan sumber dayamaka laba atas investasi harus tinggi.
Ambil contoh Apptension, perusahaan yang memperkirakan mereka menghemat $10k setiap bulannya berkat Teamdeck. Berapa banyak yang mereka habiskan untuk itu? Lisensi untuk satu orang berharga $3.99, jadi tim beranggotakan 50 orang membayar $199.50 setiap bulannya. Seperti yang Anda lihat, ini hanya sebagian kecil dari penghematan yang bisa mereka hasilkan karena pengelolaan sumber daya mereka yang efektif.
Ingin tahu seperti apa laba atas investasi untuk perusahaan Anda? Mari kita bahas tentang hal ini! Jadwalkan panggilan dengan AnielaDia akan membahas kebutuhan manajemen sumber daya Anda dan menunjukkan kepada Anda bagaimana Teamdeck dapat membantu Anda memangkas biaya bisnis.
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...
Sebagai perusahaan perangkat lunak, kami telah menguji banyak aplikasi manajemen waktu terbaik. Dalam bisnis TI dan perangkat lunak - yang sebagian besar memiliki klien bisnis dari Amerika Serikat dan Inggris - kami terbiasa bekerja dengan...