Sebagai penanggung jawab sebuah proyek, Anda perlu mengomunikasikan status proyek kepada klien dan pemangku kepentingan proyek secara teratur. Tentu saja, Anda juga ingin melacak kemajuannya sendiri: sulit untuk membicarakan tentang manajemen sumber daya proyek yang efektif tanpa memantau kinerja karyawan dan mengukur KPI.
Apa yang dapat diketahui oleh para pembaca berkat artikel ini:
Mengenai KPI itu sendiri, Anda mungkin ingin memastikan bahwa proyek Anda akan selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan tanpa tekanan yang tidak perlu pada anggota tim. Oleh karena itu, Anda mungkin ingin memantau waktu (dan uang) yang dicatat oleh karyawan Anda, melacak waktu lembur, dan menganalisis bagaimana progres aktual dibandingkan dengan estimasi proyek Anda.
Agar semua pemangku kepentingan selalu mendapatkan informasi terbaru tentang kesehatan proyek, Anda perlu berkomunikasi dengan mereka secara teratur. Cara yang efisien untuk melakukannya adalah dengan mengirimkan laporan status mingguan yang mencakup pembaruan utama tentang proyek.
Pada artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara membuat laporan status proyek dari awal menggunakan Teamdeck, lengkap Perangkat lunak manajemen sumber daya SaaS.
Singkatnya, laporan status adalah pembaruan rutin yang dikirim dari PM kepada para pemangku kepentingan proyek. Laporan ini harus berisi informasi tingkat tinggi tentang proyek: kemajuan terkini, rencana yang akan datang, serta risiko dan masalah.
Seperti yang Anda lihat, laporan status proyek tampaknya merupakan hal yang sangat mudah. Namun, untuk memahaminya sepenuhnya, kita akan membahas sedikit lebih dalam tentang tujuan laporan ini, manfaatnya, dan elemen-elemen intinya-semua agar Anda dapat membuat laporan status proyek dengan percaya diri.
Alasan utama Anda membuat laporan status proyek bulanan atau mingguan adalah untuk memberi tahu para pemangku kepentingan (baik internal maupun eksternal) tentang apa yang sedang terjadi dalam proyek: kemajuan yang telah Anda buat, pencapaian yang telah Anda raih, masalah atau risiko yang mungkin Anda hadapi. Dengan demikian, laporan status yang baik akan menghemat banyak waktu-manajer Anda atau klien tidak perlu mengajukan pertanyaan tambahan atau mengatur rapat status (yang, omong-omong, tidak terlalu efektif).
Pada saat yang sama, ini adalah kesempatan yang baik bagi Anda untuk melihat gambaran besarnya. Seringkali, manajer proyek begitu sibuk dengan pekerjaan sehari-hari dan berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya, sehingga mereka lupa memikirkan strategi atau gambaran umum proyek mereka. Akibatnya, mereka mungkin gagal melihat pola yang muncul atau area perbaikan.
Laporan status adalah sarana komunikasi yang efektif antara PM dan para pemangku kepentingan (klien, manajer internal). Sayangnya, terkadang laporan status dapat disalahartikan dan berubah menjadi sesuatu yang tidak memenuhi tujuan yang diuraikan di atas. Kami merasa penting untuk mengingatkan Anda tentang apa yang bukan merupakan laporan status.
Pertama-tama, laporan status Anda tidak boleh seperti buku harian proyek: laporan terperinci tentang segala sesuatu yang terjadi sejak pembaruan terakhir Anda. Anda tidak perlu menjelaskan apa yang dilakukan dan tidak dilakukan oleh setiap rekan tim, kecuali, tentu saja, jika hal itu Anda anggap sangat penting. Mari kita mainkan sebuah skenario di sini:
Katakanlah bahwa kinerja buruk seseorang, menurut pendapat Anda, membahayakan proyek. Haruskah Anda menyebutkannya dalam laporan status Anda? Intinya, ya-Anda dapat menyebutkannya karena itu adalah hambatan potensial. Namun, yang penting adalah Anda harus membuat rencana tindakan terlebih dahulu: jadwalkan pertemuan dengan karyawan tersebut, pertimbangkan opsi penggantian, dan nilai bagaimana potensi perubahan personil dapat memengaruhi jadwal proyek. Cobalah untuk memahami masalahnya, dan kemudian laporkan efek dari tindakan Anda: laporan status bukanlah tempat untuk mengeluh tentang rekan satu tim Anda, fokuslah pada dua P: kemajuan dan rencana.
Meskipun pelaporan adalah bagian besar dari manajemen proyek, namun hal ini seharusnya tidak menjadi fokus utama Anda. Jika pemangku kepentingan Anda menuntut laporan yang begitu rinci dan sering sehingga Anda merasa tidak punya waktu untuk melakukan pekerjaan Anda, inilah saatnya untuk mendiskusikannya dengan manajer Anda. Laporan status proyek harus singkat, informatif, dan dibuat dalam bentuk templat manajemen proyek tanpa memperlambat pekerjaan PM.
Anda perlu mengasumsikan bahwa pemangku kepentingan yang Anda kirimi laporan status akan menerima banyak pembaruan yang berbeda selama minggu kerja mereka. Inilah sebabnya mengapa Anda harus memulai laporan proyek Anda dengan data yang memungkinkan mereka untuk memahami isi dokumen dengan cepat. Ingatlah untuk menyertakan setidaknya nama proyek dan nama Anda.
Ide yang baik adalah menambahkan elemen yang akan meringkas kesehatan proyek dan berpotensi memperingatkan para pemangku kepentingan bahwa laporan yang diberikan sangat penting. Elemen tersebut dapat berupa pembaruan status proyek dengan kode warna yang akan mengatur nada untuk keseluruhan laporan. Tanda merah "di luar jalur" akan segera memberi tahu pemangku kepentingan Anda bahwa ada sesuatu yang tidak beres, sedangkan pesan hijau "on track" akan memberi tahu mereka bahwa semuanya baik-baik saja.
Sekarang saatnya untuk meringkas kemajuan yang telah dicapai oleh tim Anda. Anda harus menyebutkan pencapaian yang telah dicapai sejak laporan status terakhir Anda. Perlu diingat: ini bukan tentang mencantumkan setiap tugas yang telah diselesaikan dan bug yang telah diperbaiki. Sebaliknya, cobalah untuk memberikan gambaran umum tentang apa yang telah dilakukan baru-baru ini.
Pada bagian selanjutnya dari laporan status proyek, Anda dapat berbicara tentang rencana Anda untuk minggu/sprint berikutnya (tergantung pada seberapa sering Anda mengirimkan laporan). Sekali lagi, cobalah untuk menulis pada level milestone, bukan level tugas, tetapi jangan terlalu umum. Pesan seperti "kami akan bekerja untuk meningkatkan aplikasi" tidak akan berhasil.
Selanjutnya, Anda dapat menguraikan potensi risiko dan masalah yang Anda temui. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, cobalah untuk menyertakan solusi dan solusi yang memungkinkan. Jika Anda membutuhkan bantuan dari pemangku kepentingan, Anda juga dapat mengingatkan mereka tentang hal itu dalam laporan status proyek. Katakanlah bahwa Anda ingin mulai mengerjakan versi seluler e-commerce klien Anda dalam 3 minggu. Namun, untuk mulai bekerja, Anda perlu menerima gambar produk yang ramah seluler dari klien. Meskipun ini bukan rencana yang akan dibahas pada minggu/sprint berikutnya, Anda tetap harus menyebutkannya terlebih dahulu, sebaiknya di akhir laporan status Anda, sebagai poin tindakan untuk klien Anda.
Bisa dibilang, irama yang paling umum dalam mengirimkan laporan status proyek adalah setiap minggu. Laporan proyek mingguan seperti itu tidak boleh terlalu panjang atau terlalu rinci, tetapi laporan tersebut akan memberikan semua orang yang terlibat rasa kontrol.
Jika Anda dan rekan tim Anda bekerja dalam sprint yang berlangsung selama dua minggu, Anda bisa mengirim satu laporan status setiap sprint.
Anda bisa menggunakan dokumen teks biasa untuk membuat laporan status proyek. Beberapa perusahaan mendorong karyawannya untuk menulis dan berbagi laporan status tentang Kendur atau Skype. Semua opsi ini dapat digunakan untuk mengirimkan ringkasan tertulis Anda tentang proyek atau tonggak pencapaian yang ingin Anda jelaskan. Namun, yang mungkin ingin Anda pertimbangkan adalah menambahkan bagan interaktif ke laporan status proyek Anda. Mengapa? Visualisasi data akan memudahkan para pemangku kepentingan untuk memahami status proyek Anda. Bagan burndown/burnup akan memberi mereka pemahaman yang lebih baik tentang status proyek daripada deskripsi tertulis Anda.
Dalam posting blog ini, kami akan mendorong Anda untuk memperkaya laporan status Anda dengan data yang telah tersedia di aplikasi yang Anda gunakan bersama rekan tim Anda. Aplikasi seperti apa yang kita bicarakan?
Keuntungan besar dari laporan status yang dapat Anda hasilkan di aplikasi yang Anda gunakan untuk mengelola pekerjaan karyawan Anda adalah setelah Anda mengonfigurasi laporan tersebut, laporan tersebut akan selalu ada. Anda tidak perlu menyiapkannya dari awal setiap kali ingin mengirim laporan status mingguan-Anda memiliki semua data di satu tempat. Laporan status yang diperbarui secara otomatis juga berguna ketika salah satu pemangku kepentingan meminta Anda untuk mengirimkannya di luar jadwal pelaporan Anda: tidak masalah, Anda sudah menyiapkannya setiap saat.
Mari kita lihat bagaimana Anda dapat membuat laporan status proyek menggunakan aplikasi manajemen sumber daya, Teamdeck.
Teamdeck adalah perangkat lunak manajemen sumber daya digunakan oleh agensi kreatif, tim TI yang inovatif, dan perusahaan rintisan yang mendobrak industri. Kami telah menyebutkan bahwa alat manajemen sumber daya dan proyek perusahaan Anda adalah sumber terbaik untuk mendapatkan data tentang proyek yang sedang berjalan, dan Teamdeck tidak terkecuali. Rangkaian pelaporannya memungkinkan Anda membuat laporan proyek yang diperbarui secara otomatis berdasarkan jadwal tim Anda dan catatan waktu mereka.
Anda dapat membagikan laporan ini dengan orang-orang dari perusahaan Anda serta pemangku kepentingan luar. Tambahkan tautan ke laporan yang dibuat Teamdeck ke dokumen laporan status proyek Anda, sehingga para pemangku kepentingan proyek dapat melihat perkembangan situasi. Lihat contoh laporan status di tautan ini-Sebentar lagi, Anda akan belajar cara membuat yang serupa.
Proyek yang akan kami tunjukkan kepada Anda akan mencakup:
Mari menyelam!
Untuk membuat laporan status proyek Anda dengan Teamdeck, Anda perlu membuat akun dalam aplikasi-Anda akan memiliki waktu 14 hari untuk menjelajahi alat ini secara gratis. Proses penerimaan tim Anda akan sangat mudah: Anda bisa mengimpor data mereka ke dalam aplikasi ini bersama dengan daftar proyek yang sedang dikerjakan oleh perusahaan Anda. Anda juga dapat jadwalkan konsultasi dengan spesialis kesuksesan pelanggan Teamdeckkami dapat membantu Anda memulai manajemen sumber daya berbasis data.
Ketika Anda masuk ke akun Teamdeck, Anda bisa menemukan bagian pelaporan di menu atas aplikasi. Dari dasbornya, Anda bisa memilih templat laporan yang akan digunakan sebagai dasar laporan Anda atau membuatnya sendiri.
Hari ini, kita akan membuat laporan status proyek dari awal, jadi klik tombol membuat kustom pilihan.
Setelah laporan baru Anda yang masih kosong terbuka, ingatlah untuk menamainya (gunakan nama proyek Anda agar dapat menemukannya dengan mudah di kemudian hari) dan berikan rentang tanggal yang sesuai.
Catatan: Anda dapat memanipulasi rentang tanggal bahkan setelah laporan Anda disiapkan. Data akan berubah untuk mencerminkan periode waktu yang Anda pilih. Dengan cara ini, Anda selalu dapat kembali dan memeriksa hasil dari periode waktu sebelumnya.
Elemen pertama dari laporan status proyek kami adalah diagram batang yang memvisualisasikan estimasi jam kerja (pemesanan) vs jam kerja aktual yang dicatat oleh tim Anda di lembar waktu mereka. Anda tidak perlu merasa sedih jika ada perbedaan antara estimasi proyek dan aktual. Hal ini sangat normal-estimasi proyek jarang sekali tepat. Namun, menganalisis bagan ini memberi Anda kesempatan untuk melihat apakah perubahan antara estimasi dan aktual stabil, atau mungkin ada momen dalam proyek ketika aktual secara signifikan merombak rencana Anda. Bandingkan ini dengan jadwal proyek Anda: kemungkinan Anda bisa mengidentifikasi bagian dari proyek atau bahkan tugas tertentu yang menjadi penyebabnya. Sebuah pelajaran untuk Anda? Lain kali jika Anda memperkirakan proyek serupa, Anda akan tahu untuk membuat penyangga yang lebih besar untuk bagian yang berisiko dalam pelaksanaannya.
[/vc_column_text]
Di sini kita dapat melihat bahwa, meskipun tim selalu mengerjakan lebih banyak pekerjaan daripada yang direncanakan, baru pada tanggal 17 Januari perbedaannya menjadi signifikan. Sebagai manajer proyek, Anda dapat dengan mudah melacak beban kerja pada hari itu dan melihat tugas mana yang bertanggung jawab atas sejumlah pekerjaan tambahan tersebut.
Tabel yang dibuat pada langkah ini akan sangat membantu bagi orang-orang yang perlu menghitung penggajian karyawan atau menganalisis berapa banyak uang yang dicatat oleh setiap anggota tim. Ini juga merupakan elemen yang sangat diperlukan dalam laporan status proyek berbasis waktu dan material. Anda dapat menambahkan berbagai jenis visualisasi data ke dalam laporan Anda dengan mengklik ikon plus di sudut kanan bawah layar Anda. Dalam hal ini, Anda perlu memilih tabel. Setelah Anda dapat melihatnya di laporan Anda, saatnya untuk mengeditnya. Hapus kolom-kolom yang tidak Anda perlukan (sisakan kolom Timesheets saja), filter seluruh tabel untuk menampilkan hanya data dari proyek yang Anda perlukan untuk membuat laporan.
Sekarang saatnya menambahkan kolom khusus ke laporan Anda-ada dua jenis kolom khusus:
Tabel ini menunjukkan kepada Anda berapa banyak pekerjaan yang telah dilakukan oleh setiap anggota tim dalam proyek Anda dan berapa banyak uang yang harus Anda tagih kepada klien untuk pekerjaan tim Anda.
Anda juga dapat menggali lebih dalam mengenai deskripsi tugas-tugas karyawan Anda. Lakukan itu dengan menambahkan kolom yang disebut "Deskripsi pemesanan" atau "Deskripsi lembar waktu" ke tabel Anda. Dengan cara ini, Anda akan dapat mengetahui dengan lebih pasti apa yang menyebabkan tren tertentu dalam timesheet tim Anda.
Anda mungkin ingin menggali lebih dalam ke dalam data Anda dan, misalnya, membagi lembar kerja tim Anda ke dalam peran yang berbeda. Diagram lingkaran akan sangat bagus untuk memvisualisasikan proporsi beban kerja peran yang berbeda.
Kita dapat melihat bahwa, dari 141 jam kerja tim kami, Desainer UX telah mencatatkan 44 %. Sekarang, mengapa hal ini penting bagi kita? Pertama, ini bisa menjadi indikasi status proyek saat ini. Desainer UX biasanya mengerjakan proyek pada tahap awal produksinya. Bayangkan jika Anda memiliki proporsi beban kerja yang sama menjelang akhir proyek. Kemudian, ini bisa berarti bahwa Desainer UX sedang memperbaiki beberapa masalah UX, mungkin masalah yang mereka temukan selama tes kegunaan dengan pengguna.
Ini adalah saat yang tepat untuk memberi tahu Anda bagaimana Teamdeck mengetahui jabatan pekerjaan dari orang-orang yang mengerjakan proyek Anda. Informasi semacam ini perlu disediakan oleh Anda: Anda bisa membuat apa yang disebut kolom khusus dan menambahkannya ke orang dan proyek di Teamdeck. Bidang khusus yang berfokus pada proyek yang paling populer adalah "Klien". Untuk orang, kolom khusus mereka biasanya mencakup "Jabatan", "Lokasi kantor", "Senioritas", "Departemen".
Menambahkan bidang khusus ke rekan tim dan proyek Anda memiliki dua manfaat utama:
Sama seperti Anda dapat menganalisis lembar waktu yang dipecah ke dalam jabatan pekerjaan tertentu, Anda juga dapat memeriksa tim mana yang telah mencatat waktu dalam proyek Anda. Buat diagram lingkaran yang sama seperti yang Anda lakukan pada langkah sebelumnya, namun alih-alih mengelompokkan data berdasarkan "Jabatan", pilih "Departemen" atau "Tim" (tergantung pada jenis bidang khusus yang Anda miliki di organisasi Anda).
Mengapa Anda ingin menelusuri data ke dalam departemen dan bukannya jabatan? Hal ini berguna ketika Anda tidak ingin melakukan analisis mendalam, tetapi lebih ingin melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan oleh tim yang berbeda yang terlibat dalam proyek (desain, pemasaran, programmer).
Pada gambar, Anda dapat melihat bahwa sebagian besar waktu yang dihabiskan untuk proyek sejauh ini telah dicatat oleh tim produksi. Jika itu adalah situasi yang diharapkan pada saat ini, itu adalah bukti tambahan bahwa proyek Anda berada di jalur yang benar.
Banyak manajer proyek akan mengatakan bahwa lembur tidak dapat dihindari, dan bahkan jika Anda mengikuti sudut pandang ini, Anda tetap harus melacak siapa yang bekerja lembur. Bergantung pada perangkat lunak manajemen sumber daya yang Anda gunakan, mungkin ada beberapa opsi berbeda untuk menghitung atau membedakan lembur. Dengan Teamdeck, "lembur" adalah salah satu tag timesheet default yang dapat digunakan anggota tim Anda ketika mencatat waktu mereka. Sebagai hasilnya, laporan proyek Anda juga dapat menampilkan data berdasarkan tag tersebut.
Mari kita buat diagram lingkaran lain dan pilih Lembur yang disetujui tag timesheet sebagai metrik untuk memecah data kita. Langsung saja, Anda bisa melihat bahwa tim ini telah mencatat lebih dari 67 jam lembur dalam periode waktu yang dipilih.
Dengan melihat tabel di sebelah kanan, Anda bisa melihat berapa banyak lembur yang dicatat oleh setiap orang yang bekerja pada proyek tersebut. Jika Anda masuk ke pengaturan bagan ini dan mengubah format dari waktu ke persentase, Anda akan dapat melihat ringkasan persentase lembur tim ini. Dalam kasus kami, Brett Konopelski telah mencatat 91% dari keseluruhan waktu lembur tim proyek ini. Mungkin dia memiliki terlalu banyak pekerjaan?
Sebagai seorang manajer proyek, Anda mungkin lebih terbiasa melihat pelacak burndown dalam laporan status proyek. Bagan burnup, seperti namanya, menunjukkan bagaimana nilai tertentu naik dari waktu ke waktu. Dalam kasus kami, kami berfokus pada estimasi jam kerja (pemesanan - hijau tua) dan waktu aktual yang dicatat (lembar waktu - hijau terang).
Sejak awal periode yang dimaksud, tim kami telah mencatat lebih banyak waktu daripada yang direncanakan. Kesenjangan antara estimasi dan realisasi semakin besar di pertengahan bulan. Ringkasan seperti ini memudahkan Anda untuk mengetahui saat yang tepat ketika proyek Anda mulai menghasilkan lebih banyak jam kerja daripada yang diharapkan.
Membuat laporan status proyek yang informatif adalah elemen penting dari manajemen proyek yang efektif. Laporan status membantu Anda menghemat waktu: Anda tidak perlu menyampaikan informasi mengenai proyek Anda kepada atasan Anda - data tersedia untuk mereka lihat dan analisis. Selain itu, ringkasan kemajuan proyek memungkinkan Anda membuat keputusan yang lebih baik terkait optimalisasi upaya manajemen proyek Anda. Apakah Anda melihat lonjakan jam lembur? Mungkin ini saatnya untuk menyeimbangkan beban kerja tim Anda atau menegosiasikan jadwal.
Kami berharap panduan pelaporan proyek ini dapat membantu pekerjaan Anda sebagai manajer proyek atau pemimpin tim proyek. Gunakan panduan ini untuk melacak kinerja tim Anda atau untuk mengomunikasikan kemajuan kepada atasan. Jika Anda menggunakan Teamdeck untuk membuatnya, Anda dapat dengan mudah membagikan laporan proyek Anda dengan klien atau manajer Anda.
Apakah Anda ingin mendapatkan bantuan lebih lanjut untuk membuat laporan proyek Anda sendiri dengan Teamdeck? Jadwalkan panggilan dengan Aniela. Pakar kami akan membantu Anda membuat templat laporan proyek yang paling sesuai untuk tim dan proyek Anda.
Buat laporan status proyek Anda hari ini - coba perangkat lunak perencanaan sumber daya dipilih oleh Stormind Games
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...