Terkadang dikuasai dengan baik strategi manajemen waktu tidak cukup. Namun, bagaimana Anda melacak jam kerja karyawan? Bagaimana Anda melacak jam kerja karyawan? Apakah Anda menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu karyawan dan menganalisis laporan? Apakah Anda memiliki lembar Excel atau lembar waktu kertas yang dikhususkan untuk mencatat waktu? Atau mungkin Anda tidak melacak waktu yang dihabiskan untuk berbagai proyek sama sekali?
Artikel ini berisi:
- Bagaimana cara membuat lembar waktu laporan
- Video tentang laporan jam lembur
- Peran perangkat lunak perencanaan sumber daya dalam pelaporan lembar waktu dan manajemen absensi proses
Di Teamdeck, kami tahu bahwa manajemen absensi yang efektif menawarkan keuntungan bagi perusahaan itu sendiri, tetapi juga bermanfaat bagi karyawan. Kedua belah pihak akan lebih baik jika prosesnya transparan dan efisien. Dalam artikel ini, Anda akan belajar cara membuat laporan timesheet yang kuat menggunakan fitur pelaporan Teamdeck. Berdasarkan laporan ini, Anda akan dapat menghitung penggajian, menagih klien, dan memahami pola produktivitas dalam tim Anda.
Namun, sebelum kami menunjukkan cara membuat laporan timesheet, kami akan menjelaskan sedikit tentang timesheet itu sendiri. Timesheet adalah tabel dengan data yang berisi pelacakan waktu yang telah dilacak oleh karyawan tertentu selama periode waktu tertentu dan/atau tugas, atau proyek untuk klien tertentu. Untuk tujuan ini, banyak metode berbeda yang digunakan untuk mencatat lembar waktu. Mulai dari kertas, perangkat lunak lembar waktu khusus, aplikasi pelacakan waktu karyawan, atau perencana sumber daya dengan fitur pelacakan waktu dan laporan lembar waktu.
Membuat laporan timesheet sederhana
Untuk membuat laporan dasar berdasarkan lembar waktu tim Anda, Anda perlu mengakses jam kerja mereka. Teamdeck menawarkan fitur pelacakan waktu (termasuk pelacak waktu seluler), sehingga Anda dapat membuat laporan menggunakan data waktu yang dilacak oleh karyawan Anda.
Tidak yakin bagaimana cara melacak waktu dengan Teamdeck? Kami basis pengetahuan harus membantu.
Siap untuk mulai membuat laporan timesheet Anda? Masuk ke Teamdeck dan buka bagian pelaporan - Anda akan menemukannya di menu atas. Sekarang, ketika Anda mengklik Membuat laporan baru, Anda akan memiliki dua pilihan:
- menggunakan templat laporan
- membuat analisis khusus
Meskipun templat laporan tentu saja berguna dan dapat mempercepat pekerjaan Anda, dalam artikel ini Anda akan belajar cara membuat laporan timesheet dari awal. Silakan klik pada membuat kustom.
Sekarang, setelah Anda membuat laporan kosong, Anda dapat dengan mudah mengisinya dengan data. Jangan lupa untuk memberi nama dan memilih rentang tanggal yang sesuai (kedua elemen tersebut dapat diedit kapan saja).
Mari kita mulai dengan menambahkan tabel baru (klik tambahkan tabel) dengan informasi dasar mengenai waktu tim Anda. Anda akan melihat bahwa lembar waktu sudah terdaftar di tabel baru Anda, bersama dengan data Pemesanan, Ketersediaan, dan Liburan. Jika Anda ingin menganalisis informasi timesheet secara eksklusif, Anda dapat menghapus kolom lainnya dengan mengklik ikon tempat sampah. Anda akan mendapatkan tabel yang terbagi ke dalam beberapa proyek yang berbeda.
Ingin melihat jam kerja dari pengguna dan karyawan tertentu di tim Anda? Cukup ubah cara pengelompokan data dalam tabel Anda:
Lihatlah layar di atas. Bergantung pada kebutuhan Anda, Anda dapat mengelompokkan informasi berdasarkan orang, proyek, minggu, dan seterusnya, agar Anda dapat lebih memahami beban kerja tim Anda dan kinerja tim (selengkapnya tentang manajemen beban kerja).
Tabel tersebut dapat bertindak sebagai dasar untuk menghitung penggajian karyawan. Anda juga bisa memfilter data untuk menyertakan, misalnya, hanya proyek-proyek tertentu. Laporan seperti ini akan menjadi tambahan yang bagus untuk faktur klien Anda jika Anda menagih per jam.
Klik ikon plus di sudut kanan bawah, jika Anda ingin menambahkan lebih banyak elemen ke laporan Anda. Visualisasikan lembar waktu dengan membuat diagram garis atau diagram batang. Anda mungkin juga ingin memeriksa proporsi proyek yang berbeda dalam total waktu yang dicatat oleh tim Anda. Diagram lingkaran akan sangat membantu di sini:
Menganalisis data dengan berbagai metode visualisasi dapat membantu Anda menemukan wawasan baru - misalnya fakta bahwa satu proyek menghabiskan 30% waktu tim Anda, meskipun proyek tersebut hampir tidak menguntungkan dibandingkan dengan proyek lain yang ada di dalam pipeline.
Bagi lembar waktu Anda ke dalam kategori khusus (jam yang dapat ditagih/tidak dapat ditagih, dll.)
Memiliki akses ke jam kerja karyawan Anda sudah pasti sangat berharga, namun menelusuri data ini mungkin akan lebih bermanfaat. Setelah membaca paragraf di atas, Anda sudah mengetahui cara mengelompokkan data Anda ke dalam kategori-kategori dasar (orang, proyek, periode waktu). Sekarang, saatnya untuk menjadi sedikit lebih canggih dan memperkenalkan kategori khusus yang dapat Anda atur sendiri. Wawasan khusus ini dapat dibuat dengan menggunakan:
- label lembar waktu
- bidang khusus
Apa perbedaan di antara keduanya? Tag timesheet dapat ditambahkan ke setiap entri waktu yang dilacak, sehingga tag ini menjelaskan jam yang dicatat itu sendiri. Contoh umum dari tag timesheet adalah yang dapat ditagih, yang tidak dapat ditagih, dan lembur namun Anda dapat menambahkan tag Anda sendiri untuk memberikan informasi lebih lanjut pada tampilan timesheet. Di sisi lain, bidang khusus menjelaskan proyek atau orang.
Sebagian besar klien kami menggunakan bidang khusus "Jabatan" untuk dapat mengelompokkan tenaga kerja mereka ke dalam berbagai kategori berdasarkan kompetensi mereka. Anda mungkin juga ingin mengelompokkan proyek Anda ke dalam kategori "Klien" yang berbeda, terutama jika Anda mengerjakan beberapa proyek untuk beberapa perusahaan.
Anda dapat mengelola tag dan bidang khusus di Pengaturan organisasi Anda.
Mengapa memiliki kategori khusus berguna untuk mengelompokkan semua data Anda?
Pertama-tama, ini memungkinkan Anda untuk membuat tampilan yang masuk akal bagi perusahaan Anda. Misalnya, Anda dapat membandingkan lembar waktu dari berbagai lokasi kantor perusahaan Anda.
Tag timesheet memungkinkan Anda untuk menelusuri data dan memantau kategori pilihan: misalnya, Anda dapat mengelompokkan timesheet yang ditandai sebagai lembur, dapat ditagih atau bahkan kantor pusatjika rincian yang diberikan masuk akal untuk organisasi Anda.
Ingin mendapatkan lebih banyak wawasan ke dalam lembar waktu tim Anda? Anda dapat menambahkan kolom yang disebut "Deskripsi timesheet" untuk mengimpor setiap deskripsi entri waktu ke dalam laporan Anda. Deskripsi adalah komentar yang dibuat oleh anggota tim Anda ketika mereka memasukkan entri timesheet mereka. Melihat deskripsi ini akan membantu Anda menyadari apa yang sebenarnya menyebabkan tren tertentu di timesheet tim Anda.
Pesan konsultasi dengan para ahli Teamdeck. Kami akan membantu Anda menyiapkan laporan yang paling canggih sekalipun.
Menganalisis tingkat lembur tim Anda
Salah satu manfaat pelacakan waktu adalah Anda bisa melacak waktu lembur karyawan Anda. Kami telah menyebutkan bahwa salah satu cara untuk melakukannya dengan Teamdeck adalah dengan meminta karyawan Anda untuk menggunakan label absen lembur setiap kali mereka bekerja ekstra.
Namun, Anda juga dapat menghitung lembur tanpa harus bergantung pada penandaan yang benar. Bagaimana caranya? Yang Anda perlukan hanyalah jumlah estimasi jam kerja (atau jam kerja yang tersedia) dan, tentu saja, jumlah jam kerja yang sebenarnya/tercatat.
Teamdeck membantu dengan manajemen lembur juga. Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan jam kerja yang tersedia (sebagai jam kerja karyawan Anda). ketersediaan serta perkiraan jam kerja (pemesanan). Dengan memiliki data semacam ini, Anda dapat membuat laporan yang akurat tentang lembur tim Anda. Mari kita buat langkah demi langkah.
- Memulai laporan baru (laporan khusus).
- Tambahkan tabel baru dan keluar Pemesanan dan Lembar waktu di sana (alih-alih Pemesanan, Anda dapat menggunakan Ketersediaan).
- Sekarang, kita perlu membuat kolom baru untuk lembur. Untuk membuatnya, Anda harus mengklik metrik, kemudian tambahkan kustom dan menambahkan bidang perhitungan khusus. Opsi ini memungkinkan Anda untuk menentukan metrik Anda sendiri yang berasal dari data yang tersedia di Teamdeck. Bagaimana cara menghitung lembur? Kita bisa mendefinisikannya sebagai jumlah jam kerja di atas jam kerja yang direncanakan. Jadi, jika waktu Timesheet Anda lebih besar dari waktu Pemesanan, itu berarti Anda bekerja ekstra.
Di dalam Menambahkan bidang kalkulasi khusus formulir, ubah format data menjadi Waktu dan masukkan rumus berikut: Lembar waktu: Waktu - Pemesanan: Waktu. Klik Simpan dan berlaku.
- Anda seharusnya dapat melihat bahwa sekarang ada kolom baru dalam laporan timesheet Anda: Lembur. Namun, Anda mungkin melihat bahwa ada beberapa nilai negatif di sana dalam baris di mana data Timesheet sebenarnya lebih rendah daripada data Pemesanan. Hal ini mungkin tidak terlalu mengganggu, namun ada cara untuk membersihkannya.
- Jika anda ingin kolom Overtime anda hanya menampilkan angka positif saja, anda bisa mendefinisikannya kembali di form custom calculation field. Kita perlu membuat sebuah pernyataan If yang dapat dijelaskan sebagai berikut: jika ada lembur (jadi jumlah jam kerja lembur lebih tinggi dari jumlah booking), masukkan nilai lemburnya, jika tidak, masukkan "0". Rumus yang tepat untuk pernyataan if ini adalah (silakan ketik di kolom kalkulasi, tidak bisa langsung ditempelkan):
if ((Lembar Waktu:waktu-Pemesanan:waktu)>0,Lembar Waktu:waktu-Pemesanan:waktu,0)
Memperkirakan kebutuhan rekrutmen
Apakah Anda memutuskan untuk menggunakan tag lembar waktu Lembur sebagai penanda jam kerja tambahan atau menghitung sendiri kolom Lembur, Anda masih dapat mengelompokkan data dengan cara yang berbeda, untuk lebih memahami siapa dan dalam situasi apa yang harus lembur.
Salah satu kasus penggunaan yang potensial adalah mengelompokkan tabel Anda berdasarkan Jabatan (ini adalah bidang khusus) dan kemudian melihat jabatan mana yang memiliki waktu kerja ekstra. Dengan cara ini, Anda dapat memperkirakan sumber daya manusia dan kebutuhan perekrutan atau meningkatkan alokasi sumber daya.
Melihat laporan jam lembur di atas, kita mungkin bisa mengatakan bahwa perusahaan ini harus mempekerjakan spesialis pemasaran tambahan, karena karyawan yang ada saat ini memiliki banyak waktu lembur.
Siap membuat keputusan yang didukung oleh data? Laporan timesheet dengan Teamdeck
Setelah Anda menyimpan laporan di Teamdeck, laporan tersebut akan tetap ada di dasbor Anda. Tinjau kembali laporan Anda secara teratur untuk melihat pola baru dalam data dan menemukan area yang berpotensi untuk ditingkatkan.
Apakah Anda ingin berbagi wawasan ini dengan tim Anda? Lakukan langsung di aplikasi dengan mengklik share. Anda juga dapat mengekspor data atau membuat tautan ke laporan Anda, sehingga dapat diakses oleh orang-orang dari organisasi eksternal, misalnya klien atau spesialis penggajian Anda.
Hampir tidak ada batasan untuk apa yang bisa dilakukan dan dianalisis dengan laporan Teamdeck. Yang paling penting, fitur pelaporan tersedia untuk semua pengguna aplikasi. Terlepas dari apakah Anda memiliki 15 atau 150 orang di dalam tim, Anda bisa menggunakan laporan absensi yang kuat untuk keuntungan Anda.
