Lembur, jumlah pekerjaan yang dilakukan di luar jadwal yang direncanakan, merupakan masalah yang terlalu rumit untuk hanya menawarkan saran "hindari dengan cara apa pun". Bahkan, meluangkan waktu ekstra mungkin merupakan satu-satunya cara untuk menyelamatkan proyek ketika terjadi komplikasi yang tidak terduga.
Yang tidak Anda inginkan adalah lembur menjadi hal yang biasa, karena hal ini dapat merugikan perusahaan Anda baik secara finansial maupun budaya. Untungnya, ada beberapa praktik yang telah terbukti dapat membantu Anda mengelola lembur dengan bijaksana. Dalam artikel ini, kita akan membahasnya satu per satu.
Apa yang akan Anda dapatkan berkat artikel ini:
- Peran pelacakan lembur dalam manajemen proyek
- Peran beban kerja yang relevan dan manajemen lembur
- Siapa yang menggunakan perangkat lunak perencanaan sumber daya sebagai solusi manajemen lembur
Rencanakan yang seimbang karyawan beban kerja untuk menghindari lembur
Manajemen lembur yang efisien (dan strategi manajemen waktu) dimulai dengan merencanakan jadwal kerja yang seimbang. Di sinilah Anda dapat membuat kesalahan yang merugikan yang akan berlipat ganda selama proyek berlangsung. Bagaimana cara menghindarinya? Jika memungkinkan, cobalah perencanaan yang fleksibelmemungkinkan adanya skenario alternatif dan penyesuaian waktu.
Anda mungkin juga perlu menganalisis beban kerja yang direncanakan untuk semua karyawan Anda: berikan perhatian ekstra pada orang-orang dengan keahlian unik, yang tugasnya tidak dapat dialihkan ke anggota tim lain. Jika beban kerja mereka tinggi, lembur lebih mungkin terjadi, karena tidak ada orang lain yang bisa membantu.
Salah satu ide untuk menghindarinya adalah dengan membangun jaringan pekerja lepas yang dapat disambungkan ke dalam proyek saat dibutuhkan. Cara lainnya adalah mempekerjakan orang baru dengan keahlian yang sama yang dapat mengambil sebagian beban kerja. Meningkatkan produktivitas dari 9 menjadi 5
Memantau beban kerja, meskipun merupakan langkah yang penting, tidak selalu cukup untuk menghindari lembur. Proyek dengan jadwal yang ketat dan tenggat waktu yang tidak bisa diganggu gugat hanya memiliki ruang gerak yang sangat sedikit ketika terjadi kesalahan.
Karyawan yang sakit atau masalah teknis dapat dengan cepat mengakibatkan tim harus bekerja ekstra. Untuk meminimalkan lembur, Anda bisa menerapkan beberapa aturan untuk membantu karyawan fokus pada pekerjaan 9-5 mereka.
Pertama, Anda ingin memastikan bahwa tim Anda tahu apa tugas mereka yang akan datang. Meski kedengarannya jelas, namun tidak selalu demikian. Anggota tim yang tidak mengetahui tugas mereka (atau tidak sepenuhnya memahami ruang lingkupnya) kemungkinan besar akan kehilangan banyak waktu yang berharga sebelum memulai pekerjaan.
Langkah selanjutnya adalah memotong rapat yang tidak terlalu penting. Jika Anda mengikuti pendekatan manajemen proyek yang lincah, Anda bisa menjadwalkan pertemuan scrum. Semua ini dirancang untuk mencakup poin-poin penting tanpa membuang waktu dan sumber daya.
Cara lain untuk meningkatkan efisiensi adalah dengan memfasilitasi komunikasi antar anggota tim. Ada banyak alat kolaborasi yang tersedia di pasaran: mulai dari aplikasi obrolan (misalnya Kendur) ke perangkat lunak manajemen proyek (misalnya JIRA).
Setelah alat bantu Anda dipilih, cobalah untuk mengintegrasikannya satu sama lain untuk menciptakan alur kerja yang lancar. Salah satu contohnya adalah memasang notifikasi JIRA di Slack: dengan cara ini anggota tim dapat melihat pembaruan secara real-time dan bereaksi sesuai dengan itu.
Kelola lembur di seluruh proyek dengan pelacak lembur atau perencana sumber daya
Setelah proyek diluncurkan, Anda perlu melacak kemajuan hasil kerja serta beban kerja yang sebenarnya (baca lebih lanjut tentang manajemen beban kerja). Bagaimana cara melakukannya? Cara yang efisien untuk mengetahui waktu kerja karyawan Anda adalah dengan menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu. Hal ini sebenarnya juga nyaman bagi tim.
Berkat lembar waktu, anggota tim Anda bisa memastikan bahwa Anda melihat upaya ekstra mereka. Keuntungan bagi para manajer? Semakin cepat Anda mengetahui tentang lembur, semakin cepat Anda bisa mengetahui akar masalahnya.
Untuk memantau lembar waktu tim Anda secara efisien, sebaiknya gunakan pembaruan otomatis laporan absensi. Melihat data waktu yang dilacak juga berguna untuk menganalisis deskripsi lembar waktu. Deskripsi adalah komentar yang dapat dimasukkan oleh karyawan Anda ketika mencatat entri waktu tertentu. Memeriksa deskripsi dapat memberi Anda wawasan berharga tentang pola lembur tim Anda:
Pada gambar di atas, Anda dapat melihat bahwa Rose hanya masuk kerja lembur secara signifikan ketika ia memiliki tugas yang mengharuskannya berinteraksi dengan klien (lokakarya, tinjauan aset). Mungkin itu adalah sesuatu yang layak untuk dicermati?
Tergantung pada penyebab lembur, Anda dapat menyesuaikan jadwal proyek (baca lebih lanjut tentang teknik penjadwalan proyek) atau memberikan bantuan tambahan. Jika Anda yakin bahwa lembur tidak mungkin dihindari, pastikan untuk mengomunikasikan ekspektasi Anda kepada tim.
Hitung kompensasi untuk pekerjaan ekstra
Meskipun banyak karyawan yang bersedia bekerja ekstra, lembur yang mereka lakukan mengarah pada keseimbangan kehidupan kerja yang negatif. Karena alasan itu, sebagian besar perusahaan membayar ekstra untuk waktu di luar jam kerja reguler. Karena semua biaya harus dimasukkan dalam anggaran proyek (baca lebih lanjut tentang pelacakan anggaran proyek)penting untuk mengetahui berapa banyak uang yang akan diberikan sebagai kompensasi lembur.
Beberapa alat manajemen sumber daya membuat tugas ini lebih mudah dengan menyediakan laporan yang dapat Anda ambil dari lembar waktu. Di Teamdeck, Anda bisa membuat laporan kompensasi yang diperbarui secara otomatis yang akan membantu Anda mengelola lembur.
Cukup pilih poin data yang Anda perlukan dan masukkan tarif lembur tim Anda. Anda bisa menggunakan tarif yang berbeda untuk anggota tim yang berbeda. Ketika proyek berjalan, yang harus Anda lakukan adalah membuka laporan dan memeriksa pengeluaran lembur saat ini. Anda bahkan dapat membagikan tautan laporan kepada tim penggajian untuk mempermudah pekerjaan mereka.
Setelah Anda memiliki kebijakan manajemen lembur yang memadai, jangan lupa untuk mengomunikasikan ekspektasi kepada tim Anda. Tempat kerja dan transparansi proyek sangat penting di sini, karena dapat membantu Anda menghindari kelelahan karyawan.
Baru-baru ini studi oleh Gallup menunjukkan bahwa sementara beban kerja yang tidak dapat dikelola memang merupakan salah satu dari 5 faktor yang berkorelasi dengan kelelahan, begitu juga kurangnya komunikasi dan dukungan dari manajer dan tekanan waktu yang tidak masuk akal. Komunikasi yang terbuka, pemahaman akan batasan waktu proyek, dan aturan yang jelas untuk kompensasi lembur diperlukan agar anggota tim Anda merasa lebih baik dengan beban kerja mereka saat ini.
Teamdeck mempermudah pengelolaan lembur tim Anda. Dengan lembar waktu dan laporan kompensasi lembur, Anda bisa tetap mengetahui beban kerja tim Anda dan anggaran proyek secara bersamaan. Jadwalkan panggilan dengan Aniela dan pelajari cara menjalankan tim Anda secara efektif!
