Cara Merencanakan Dan Menganalisis Waktu Kerja Anda Dengan Teamdeck.io - Perencana Sumber Daya

'Fiuh! Saya tidak tahu ke mana saja waktu saya selama ini', mungkin Anda akan berkata setelah seharian bekerja. Namun Anda mengulanginya lagi dan lagi, karena tidak dapat sepenuhnya merenungkan ke mana Anda mencurahkan sebagian besar waktu dan upaya Anda. Jika ini hanyalah perasaan sementara yang Anda dapatkan dalam proyek yang sangat sibuk, Anda mungkin hanya ingin melewatinya. Masalahnya menjadi lebih besar jika Anda atau manajer Anda menyadari bahwa data penting tentang sifat tugas tim Anda sering kali hilang di penghujung hari. Dalam kasus seperti itu, solusi yang baik adalah menggunakan tag untuk mengkategorikan pemesanan dan pencatatan waktu. Tidak hanya berdasarkan proyek yang ditugaskan, namun juga karakteristik yang lebih spesifik seperti jenis, anggaran, atau probabilitas atau aktivitas yang dilakukan.

Pemesanan

Pemesanan secara umum sangat bagus untuk memprediksi dan memberi tahu orang-orang tentang apa yang akan terjadi di masa depan. Melihat semua komitmen dalam Tampilan kalender dapat memperpendek lingkaran komunikasi dan menjadi cara yang efektif untuk merencanakan ke depan. Namun, mungkin ada beberapa kasus di mana ada lebih banyak informasi yang ingin Anda sertakan yang dapat ditangani oleh nama proyek yang sederhana. Dalam kasus seperti itu, tag yang telah ditentukan sebelumnya akan menjadi alternatif yang bagus untuk deskripsi yang ekstensif dan terkadang meragukan. Mereka dapat menandakan hal-hal berikut:

Jenis

Sering kali Anda ingin menjelaskan sifat yang tepat dari pemesanan Anda kepada tim tanpa menggunakan deskripsi yang berpotensi ambigu. Misalnya, jika Anda menyediakan layanan pemeliharaan atau menawarkan garansi, seperti Penambahan yang harus dilakukan, penting bagi tim Anda untuk memahami jenis komitmen yang dijadwalkan untuk mereka penuhi. Tugas-tugas ini dapat dengan mudah ditandai dengan Garansi dan Pemeliharaan tag pemesanan sehingga Anda dapat menambahkannya dengan cepat dan memiliki istilah yang dipahami secara universal di seluruh perusahaan. Dengan cara ini, Anda juga dapat dengan mudah menganalisis berapa banyak waktu dan uang yang dihabiskan untuk layanan ini, atau layanan serupa dalam satu proyek, di bagian laporan tanpa mencampurkannya.

Anggaran proyek

Tidak semua pemesanan akan menandakan pekerjaan berbayar. Anda dapat menyertakan informasi penting ini dalam pemesanan Anda sebagai Dapat ditagih atau Tidak dapat ditagih tag. Dengan cara itu, akan sangat jelas mana yang Anda dan tim Anda jam yang dipesan nantinya akan ditambahkan ke dalam faktur yang akan Anda hasilkan. Berkat ini, Apptension tidak pernah mengacaukan konsultasi gratis, dukungan manajer, atau aktivitas pra-penjualan dengan pembayaran untuk pekerjaan proyek reguler tanpa menulis deskripsi pemesanan yang ekstensif.

Probabilitas

Di Apptension, kalender Teamdeck merupakan sumber informasi yang bagus dan sebenarnya satu-satunya sumber informasi mengenai ketersediaan tim kami dan kapasitas produksi umum seluruh perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Melihat gambaran umum tentang kapan proyek tertentu dijadwalkan dan tim mana yang tersedia untuk memulai proyek baru sangat membantu. Namun, kami selalu menemukan area abu-abu dari proyek-proyek yang kami tahu sangat mungkin untuk dimulai tetapi belum dikonfirmasi secara resmi. Untuk menghadapi situasi seperti itu dengan cara yang tidak membingungkan, kami menciptakan Tentatif untuk menandakan pekerjaan yang ingin kita mulai jadwalkan tanpa menyesatkan pengguna Teamdeck lainnya bahwa proyek tersebut telah selesai sepenuhnya.

Lembar waktu 

Lembar waktu adalah tentang hal-hal yang sebenarnya. Kami menggunakannya untuk memahami apa yang terjadi di perusahaan kami dan di dalam proyek eksternal dan internal kami setiap hari. Namun, pandangan sekilas yang sederhana pada Kalender mungkin tidak memberikan semua wawasan yang diperlukan tentang tren dalam tim Anda. Tag dapat membantu mengatasi kesulitan tersebut, dan pada saat yang sama memberikan dasar yang kuat untuk pelaporan yang lebih maju dan kompleks. Ada beberapa kategorisasi yang bisa Anda buat dengan menggunakan tag timesheet di Teamdeck:

Jenis

Di banyak organisasi, perbaikan garansi atau penerimaan anggota tim atau karyawan baru tidak akan dikenakan biaya; dan dengan demikian, harus disimpan secara terpisah. Kami melakukannya dengan menggunakan Garansi dan Orientasi di lembar waktu kita. Anda mungkin juga ingin membagi tim Anda menjadi beberapa layanan yang berbeda dalam satu tim, seperti RnD, Pemeliharaan atau Produksi. Ini juga dapat dibuat menjadi tag timesheet sehingga tim Anda melaporkan layanan mana yang mereka berikan tanpa perlu membuat proyek terpisah yang berlebihan.

Anggaran proyek

Sama halnya dengan pemesanan proyek, lembar waktu juga harus ditugaskan ke anggaran yang benar. Jika Anda memiliki tarif yang berbeda tergantung pada apakah tim Anda bekerja di jam kerja mereka atau lembur, menggunakan Lembur Berbayar akan membantu Anda membuat laporan penggajian yang menyertakan informasi tersebut. Hal ini juga akan membuat penagihan kepada klien Anda dengan jumlah yang tepat untuk layanan tim Anda menjadi lebih mudah. Di sisi lain, mungkin ada beberapa layanan yang gratis dan Anda ingin mengecualikannya dari laporan anggaran Anda. Dalam kasus seperti itu, pisahkan dari entri waktu lainnya dengan Tidak Dapat Ditagih dan Dapat ditagih dapat diperlukan untuk memiliki kendali atas anggaran umum proyek.

Aktivitas

Sebagai seorang manajer di Apptension, saya selalu ingin tahu berapa banyak waktu yang dihabiskan tim saya untuk melakukan tugas-tugas yang paling penting. Berkat itu, saya bisa memahami kebutuhan proyek tertentu dan menawarkan solusi jika kami menghadapi masalah manajemen waktu. Di dalam tim kami, kami sepakat bahwa kami akan menandai aktivitas seperti mengerjakan dokumentasi, komunikasi dengan tim dan klien, menghadiri rapat, orientasi anggota tim baru, atau mengerjakan tujuan pribadi kami dengan label yang berbeda: Dokumentasi, Komunikasi Internal, Komunikasi Eksternal, Rapat, Orientasi dan Pengembangan Diri. Hal ini memberikan kami wawasan tentang area mana yang paling kami fokuskan dan yang menghabiskan sebagian besar waktu proyek. Setelah ini diidentifikasi, kami dapat dengan mudah mengerjakan mengoptimalkan proses dan memastikan bahwa di satu sisi, perhatian yang cukup diberikan pada tugas-tugas tertentu tetapi di sisi lain, tugas-tugas ini dilakukan dengan cara yang paling efisien. 

 

Tag adalah metode yang bagus untuk mengkomunikasikan informasi yang berulang secara efektif. Tag membantu kita mengkategorikan pekerjaan kita dan memastikan kita selalu mengetahui apa yang terjadi dengan cara yang mudah dan mudah dicerna. Kategorisasi tersebut sampai pada pelaporan tingkat lanjut di mana Anda dapat mengelompokkan dan membandingkan prediksi Anda dengan data aktual dan menarik kesimpulan dan keluaran yang jauh lebih tepat. Lain kali jika Anda mengalami kesulitan untuk memahami bagaimana dan apa yang terjadi di hari Anda begitu cepat, mengapa anggaran Anda tampaknya tidak sesuai atau Anda hanya mendapati diri Anda memasukkan deskripsi entri sambil merasa Anda telah melakukan hal ini berkali-kali sebelumnya, pikirkan bagaimana tag dapat meningkatkan pengalaman Anda dan memanfaatkan semua keuntungan menggunakan Teamdeck.

Mengapa Hill-Knowlton dan Unit9 memilih kami perangkat lunak perencanaan sumber daya?