Manfaat Pelacakan Waktu: Inilah Alasan Mengapa Perusahaan Anda Gagal dalam Pelacakan Waktu

Menjalankan sebuah perusahaan atau startup, Anda mungkin ingin mengawasi setiap detailnya. Jika Anda mempekerjakan pengembang perangkat lunak, desainer, dan manajer proyek, melacak jam kerja mungkin adalah hal yang Anda lakukan setiap hari. Ini mungkin bukan tugas favorit Anda di tempat kerja, mungkin menakutkan dan membuat frustasi, tetapi di sebagian besar layanan profesional, ini menjadi suatu keharusan.

Pelacakan waktu memungkinkan untuk mengelola produktivitas karyawan, memantau waktu yang dihabiskan untuk tugas yang diberikan, dan pada akhirnya, hal ini membantu mengoptimalkan alokasi tenaga kerja di masa depan di perusahaan dengan lebih baik.

Yang lebih penting lagi, hal ini membantu menunjukkan kepada klien apa yang sebenarnya mereka bayar.

"Pelacakan waktu adalah kebutuhan bagi para profesional yang menagih per jam" - Fast Company

Setidaknya, itulah alasan utama untuk melakukannya.

Mengapa pelacakan waktu masuk akal

Penelitian telah menunjukkan bahwa perusahaan yang tidak memanfaatkan manajemen waktu, akan mengalami kerugian lebih dari $18.000 rata-rata setiap tahun.

Jika diterapkan dengan benar, pelacakan waktu dapat membantu perusahaan Anda menjadi lebih efisien dan transparan dengan tim dan klien, menurut Small Business Trends:

"Perangkat lunak pelacakan waktu dan proyek yang tepat dapat membantu perusahaan memahami dan memperhitungkan kontribusi karyawan mereka, meskipun ada metrik yang lebih menantang yang sekarang harus digunakan untuk mengukur kontribusi tersebut."

Idealnya, pelacakan waktu dapat mengurangi tebakan ketika menugaskan tenaga kerja atau memperkirakan proyek di masa depan, sehingga membantu perusahaan merencanakan anggaran dengan lebih baik.

Namun, kenyataannya jauh berbeda, seperti yang dinyatakan oleh laporan McKinsey & Company:

"Rata-rata, proyek TI besar berjalan 45 persen melebihi anggaran dan 7 persen melebihi waktu, sementara memberikan nilai 56 persen lebih rendah dari yang diperkirakan. Proyek perangkat lunak memiliki risiko tertinggi terhadap pembengkakan biaya dan jadwal."

Jadi Anda mungkin berpikir sekarang:

Mengapa, jika melacak jam kerja sangat penting, Anda mengatakan bahwa hal ini mungkin tidak baik bagi saya?

Saya akan segera menjelaskannya.

Ketika pelacakan waktu tidak masuk akal

Banyak perusahaan menerapkan perangkat lunak pelacakan waktu karyawan demi melakukan hal tersebut.

Dalam bukunya 'Panduan manajer proyek untuk pelacakan waktu', Michał Bielak memberikan perhatian pada kasus yang sangat penting:

"... pelacakan waktu, jika tidak diterapkan dengan benar, dapat membuat karyawan Anda kewalahan dan malah tidak menjadi lebih produktif."

Ini adalah masalah aktual dalam komunitas pengembang, yang diungkapkan dengan baik oleh Pak Anne Dev dalam 'I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation'. Dia menggambarkan betapa terintimidasi, takut, dan bahkan malu dengan aplikasi manajemen waktu yang dihadapinya:

"Saya merasa seperti sampah dan saya merasa marah. Saya merasa menjadi beban bagi tim saya. Dan saya merasa membandingkan makan siang selama empat jam dengan klien dengan empat jam coding adalah omong kosong. Tapi apakah mereka benar tentang kinerja saya yang buruk? Atau apakah saya menyangkal tentang harga diri dan produktivitas saya?"

Anda dapat melihat skala masalah ini dalam tanggapan dan komentar yang dia dapatkan di Medium dan dari Komunitas Hacker News. Rekan-rekan sesama pengembang juga merasakan hal yang sama, karena mereka juga pernah merasa salah menilai pekerjaan mereka dan orang-orang yang tidak memahami bahwa pengembangan perangkat lunak itu rumit dan tidak selalu bisa diukur dengan jam kerja yang ketat atau dibandingkan dengan proyek lain.

Bahaya pelacakan waktu

Jadi, bagaimana cara memanfaatkan pelacakan waktu secara maksimal, tanpa membuat karyawan Anda kesal di saat yang sama?

Cara terbaik adalah dengan menghindari lima kesalahan umum ini:

1. 1. Membuang-buang waktu untuk pelacakan waktu

Bagi banyak karyawan, melacak waktu adalah sebuah gangguan. Mereka harus mendedikasikan waktu ekstra hanya untuk mengisi lembar waktu.

Ada banyak perangkat lunak untuk manajer proyek seperti Harvest atau Basecamp, tetapi mereka mengharuskan pengguna untuk mengingat untuk mengisi formulir tertentu untuk melacak jam kerja mereka. Laporan seperti itu mungkin tidak akurat, yang akan saya jelaskan sebentar lagi, tetapi juga memakan waktu bagi karyawan.

Namun, ada alat pelacakan waktu nyata seperti Toggl, yang tidak perlu mengisi lembar waktu sama sekali. Sebaliknya, karyawan dapat memulai dan menghentikan pelacak kapan pun mereka perlu. Hal ini memungkinkan mereka untuk benar-benar melakukan pekerjaan dan terhindar dari rasa frustrasi.

2. Tidak melacak semuanya

Kami tidak sempurna - mari kita akui saja. Kita membuat kesalahan, berbohong, atau lupa. Jadi, bagaimana pelacakan waktu berdasarkan pengisian spreadsheet secara retroaktif bisa akurat?

Penelitian lain menunjukkan berapa banyak hal yang tidak kita hitung saat melacak waktu kita di tempat kerja, hanya karena tidak dapat ditagih: terutama email, rapat, atau komunikasi dalam tim. Tidak menghitung email, misalnya, dapat menyebabkan kerugian uang yang serius.

Menurut Harvard Business Review, ekonomi Amerika Serikat kehilangan 50 juta jam, atau $7,4 miliar dolar per hari, dalam hal produktivitas. Hal ini terjadi hanya karena orang lupa melacak waktu yang dihabiskan untuk membaca dan menjawab email sebagai waktu kerja.

3. Tidak memotivasi tim untuk melacak waktu mereka

Melacak waktu bukanlah sesuatu yang kita sukai. Bagi banyak dari kita, hal ini tidak wajar atau bahkan tidak masuk akal.

Merupakan tugas manajer untuk mendidik karyawan tentang pentingnya pelacakan waktu proyek dan menunjukkan kepada mereka bagaimana melakukannya dengan benar.

Seperti yang dikatakan Michał Bielak dalam panduan PM-nya:

"[Anda tidak bisa] mengumpulkan anggota tim Anda di sebuah ruangan pada suatu hari dan berkata, "Mulai sekarang, kita akan menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu TI ini untuk melihat bagaimana hasil kerja Anda. Klik di sini, sekarang klik di sana, sempurna, terima kasih, rapat selesai".

Kurangnya konteks dapat menyebabkan situasi seperti yang dijelaskan oleh Pak Anne Dev, yang disebutkan di awal artikel ini: orang mungkin mulai merasa tidak enak dengan waktu yang mereka masukkan ke dalam lembar waktu, mereka akan menjadi frustasi dan marah dengan keseluruhan prosesnya.

4. Melacak waktu setelah menyelesaikan tugas

Saya sudah membahasnya sedikit sebelumnya - karyawan cenderung mengisi lembar waktu setelah menyelesaikan tugas, yang berujung pada dugaan dan asumsi.

Laporan yang didasarkan pada pelacakan waktu yang tidak tepat dapat menyesatkan, menyebabkan masalah manajerial dan keuangan perusahaan.

Yang lebih buruk lagi, 9,11% pekerja mengisi lembar waktu mereka seminggu sekali, dan 3,61% melakukannya sebulan sekali, sehingga menyebabkan lebih banyak lagi ketidakakuratan dalam data yang mereka masukkan. Ingatkan pekerja Anda untuk mengisi timesheets secara teratur atau beralihlah ke alat pelacakan real-time.

5. Membuat laporan yang menyesatkan

Bagaimana Anda dapat mengalokasikan sumber daya Anda, jika data yang Anda dapatkan dari lembar waktu tidak akurat?

Karena tidak mengetahui secara pasti berapa banyak waktu yang didedikasikan karyawan Anda untuk tugas-tugas tertentu, Anda mungkin akan meremehkan atau melebih-lebihkan proyek-proyek yang akan datang, yang bahkan bisa mempengaruhi anggaran perusahaan Anda.

Perkiraan proyek yang tepat sangat penting dalam manajemen proyek, sehingga Anda tidak ingin membuat keputusan berdasarkan data yang salah.

Mempertimbangkan manajemen sumber daya

Sementara pelacakan waktu memungkinkan Anda mengawasi berapa jam yang dihabiskan karyawan Anda untuk mengerjakan tugas, manajemen sumber daya membantu mengalokasikan sumber daya Anda secara efektif, berdasarkan kapasitas kerja dan anggota tim yang tersedia.

Dengan cara ini Anda akan memastikan bahwa Anda tidak akan membebani karyawan dengan terlalu banyak pekerjaan, sehingga menghindari waktu henti pada waktu yang sama di tim lain.

Berdasarkan ide sederhana ini, kami telah menciptakan Teamdeck.io - alat perencanaan sumber daya sederhana yang membantu laporan absensi atau dengan penerapan strategi manajemen waktu. Dengan latar belakang yang kuat dalam pengembangan perangkat lunak, kami memahami betapa pentingnya mengalokasikan tenaga kerja secara tepat dalam proyek-proyek yang sedang dan akan berjalan, untuk memastikan kelancaran perusahaan, serta kepuasan karyawan dan klien.

Alasan untuk menerapkan alat penjadwalan sumber daya adalah untuk mulai berfokus pada keseluruhan proses, mendapatkan gambaran umum tingkat tinggi dari tim Anda. Dengan menggunakan alat ini, Anda dapat mengontrol semua karyawan sekaligus, memantau proyek yang ditugaskan kepada mereka, hari libur, dan hari libur.

Pelacakan waktu berdasarkan tugas dapat menyebabkan pengabaian gambaran besar, sedangkan manajemen sumber daya membantu Anda mengalokasikan tenaga kerja dengan lebih baik tidak hanya berdasarkan waktu yang mereka habiskan untuk tugas yang diberikan, namun juga berdasarkan ketersediaan dan kapasitas kerja mereka.

Cari tahu apa yang cocok untuk perusahaan Anda

Karena saya tidak mencoba meyakinkan Anda untuk memilih salah satu dari pelacakan waktu atau penjadwalan sumber daya (menggunakan keduanya sangat masuk akal), saya harap Anda lebih sadar akan bahaya pelacakan waktu, terutama jika tidak diimplementasikan dengan baik di organisasi.

Jika Anda ingin memaksimalkan pelacakan waktu di perusahaan Anda, ingatlah untuk mengikuti beberapa langkah berikut:

• buatlah sesederhana mungkin agar tidak mengganggu karyawan Anda
• mengedukasi tim Anda untuk melacak setiap aktivitas, baik yang dapat ditagih maupun yang tidak dapat ditagih
• mengingatkan tim Anda untuk melacak waktu mereka secara teratur
• pastikan Anda melacak data yang akurat