Siapa pun yang pernah menjalankan sebuah tim atau perusahaan akan memberi tahu Anda bahwa sangat sulit untuk menyelesaikan sebuah proyek tanpa merencanakan siapa yang harus melakukannya dan kapan proyek tersebut dapat diselesaikan. Namun, banyak perusahaan yang mengandalkan ad-hoc alokasi sumber daya dan sikap "mari kita berharap ini berhasil".
Apa yang membuat pembaca berterima kasih kepada artikel ini:
- sebuah pengetahuan: 62% organisasi selalu atau sering menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya untuk memperkirakan dan mengalokasikan sumber daya
- saran yang serius: langkah-langkah tentang cara menghindari kegagalan proyek dan peran perangkat lunak berbasis cloud selama proses ini
- hiburanlayar perencana sumber daya yang dipadukan dengan gif dari giphy.com
Project Management Institute merangkum survei tentang peran perangkat lunak manajemen sumber daya dalam proses manajemen proyek
Faktanya, hanya 62% organisasi disurvei oleh Institut Manajemen Proyek mengakui bahwa mereka selalu atau sering menggunakan manajemen sumber daya untuk memperkirakan dan mengalokasikan sumber daya mereka.
Hal ini sangat mengkhawatirkan karena studi yang sama menunjukkan bahwa alokasi sumber daya yang tidak memadai adalah hal yang membuat banyak proyek berisiko. Ketika ditanya tentang penyebab utama kegagalan proyek mereka di masa lalu, 23% responden menyebutkan "perkiraan sumber daya yang tidak memadai" dan "ketergantungan sumber daya".
Memang, ini bukan masalah yang paling umum, tetapi dibandingkan dengan "perubahan prioritas organisasi" (disebutkan oleh 41% responden), perencanaan sumber daya tampaknya merupakan faktor yang sangat penting bagi Anda.
Manajemen sumber daya mungkin bukan hal terbesar yang perlu dikonsentrasikan bagi perusahaan muda yang, dapat dimengerti, berfokus pada pertumbuhan.
Namun, ketika pertumbuhan tersebut terjadi, mereka harus dengan cepat meningkatkan permainan penjadwalan mereka untuk berkembang. Hal ini terutama berlaku untuk perusahaan yang menangani beberapa proyek pada saat yang sama - agensi, konsultan, atau perusahaan perangkat lunak.
Alokasi sumber daya yang tidak memadai menyebabkan kekacauan komunikasi dan membuat proyek berisiko.
Saya sangat mendukung proses manajemen sumber daya terlepas dari ukuran tim Anda. Sebenarnya, perencanaan tim yang matang dapat mempercepat pertumbuhan Anda sejak dini dan mempertahankan perusahaan yang sehat.
Mari kita bahas langkah-langkah terpenting yang perlu Anda ambil untuk menikmati manfaat dari manajemen sumber daya.
Meningkatkan visibilitas tim untuk menjaga proyek yang berhasil jauh dari proyek yang gagal
Banyak tim berjuang dengan visibilitas tim yang terbatas yang menyebabkan karyawan terlalu banyak bekerja, penundaan proyek, atau miskomunikasi antara manajer proyek yang berbeda.
Kalender sumber daya global adalah suatu keharusan bagi perusahaan, berapa pun ukurannya. Apakah Anda satu-satunya orang yang bertanggung jawab atas alokasi sumber daya di perusahaan Anda? Anda masih perlu melihat dengan jelas siapa saja yang Anda miliki dan berapa beban kerja mereka (Sebagai manajer proyek... kami tahu pentingnya manajemen beban kerja).
Daftar karyawan adalah sebuah permulaan, tetapi saya sangat menyarankan untuk memberikan atribut seperti jabatan, senioritas, atau lokasi (jika Anda bekerja di tim virtual) sehingga Anda dapat menyaring sumber daya dengan mudah. Manajer Proyek yang belum pernah bekerja dengan anggota tim tertentu, mungkin belum tentu mengetahui keahlian mereka, sehingga jadwal proyek global dengan tag khusus seperti itu membantu mereka dalam menentukan siapa yang akan ditugaskan untuk proyek tertentu.
Hal lain yang harus Anda ingat ketika mencoba meningkatkan efisiensi alokasi sumber daya adalah beban kerja. Bukan hal yang aneh jika perusahaan terlalu bergantung pada beberapa karyawan, sementara mengabaikan karyawan lain yang dapat menyelesaikan tugas yang diberikan. Dengan melihat jadwal, Anda bisa melihat orang-orang yang terlalu banyak bekerja dan juga orang-orang yang kurang dimanfaatkan dan kemudian meratakan penugasan mereka.
Peningkatan visibilitas tim juga akan dihargai oleh tim penjualan dan produk Anda. Saat menegosiasikan kesepakatan baru atau memutuskan lebih banyak fitur untuk aplikasi Anda, mereka dapat membuat keputusan yang tepat tentang pengaturan waktu.
Meningkatkan visibilitas tim untuk menjaga proyek yang sukses jauh dari proyek yang gagal
Katakanlah Anda memiliki tiga desainer internal yang tidak memiliki tugas segera dan dengan demikian dapat mengerjakan proyek yang baru saja dimenangkan. Dengan hanya mempertimbangkan jadwal beban kerja, Anda siap untuk bekerja atau bahkan dimanjakan dengan banyak pilihan. Namun ternyata, salah satu dari desainer ini sedang cuti sakit, satu lagi sedang berlibur dan desainer ketiga baru saja meminta untuk bekerja paruh waktu bulan ini.
Dan begitu saja, proyek Anda berisiko dan Anda mungkin perlu menundanya atau mengalihdayakan desainer tambahan. Kedua opsi tersebut biasanya akan mempengaruhi keuntungan Anda.
Memiliki wawasan tentang ketersediaan tim Anda sangat penting untuk alokasi sumber daya yang sukses.
Apakah karyawan Anda mengambil cuti panjang atau hanya absen setengah hari, Anda dan manajer proyek Anda perlu mengetahui siapa yang secara realistis dapat mengerjakan tugas-tugas baru.
Idealnya, Anda akan menampilkan data tugas dan ketersediaan tim Anda dalam satu jadwal, sehingga Anda bisa mempertimbangkan keduanya saat merencanakan proyek Anda. Mintalah karyawan paruh waktu dan pekerja lepas yang sering bekerja sama dengan Anda untuk membagikan ketersediaan harian mereka kepada Anda.
Cara kerja teamdeck adalah karyawan dapat memasukkan ketersediaan mereka sendiri dan bahkan meminta hari libur. Permintaan mereka kemudian diterima atau ditolak oleh manajer dan jadwal segera diperbarui.
Manfaatkan data yang Anda kumpulkan
Ada yang mengatakan bahwa perkiraan & alokasi sumber daya merupakan bagian dari ilmu pengetahuan dan pengalaman. Untuk memanfaatkan sepenuhnya bagian ilmu pengetahuan dari rumus ini, Anda harus mulai menggunakan data historis - ini jelas tetapi tidak pernah sederhana.
Bagi banyak perusahaan, melacak waktu adalah sesuatu yang mereka sepakati dengan klien mereka. Yang lain berpikir bahwa ini adalah peninggalan perusahaan, yang tidak sesuai untuk budaya santai yang mereka bangun.
Pendapat saya tentang pelacakan waktu adalah, jika dilakukan dengan benar, hal ini tidak mengganggu bagi karyawan dan memberikan wawasan bagi manajer. Saya merekomendasikan pelacakan pekerjaan secara real-time atau setidaknya mengisi lembar waktu pada hari yang sama. Hal ini akan meningkatkan keakuratan data Anda.
Ketika mengalokasikan sumber daya untuk proyek baru, analisis waktu yang dilacak oleh anggota tim Anda dalam penugasan sebelumnya. Jika mereka berulang kali melewati batas waktu perkiraan waktumungkin tidak cocok untuk proyek dengan tenggat waktu yang ketat.
Atau, Anda bisa mengevaluasi pemanfaatan tim Anda (dengan membandingkan pemesanan orang dengan absensi mereka) dan melihat karyawan mana yang terlalu banyak digunakan dalam proyek-proyek terakhir. Mungkin Anda perlu merekrut orang baru dengan keahlian yang sama.
Beradaptasi dengan perubahan
Anda mungkin sudah mencentang semua kotak dan menemukan jadwal terbaik untuk tim Anda. Namun, tidak dapat dihindari, sesuatu akan berubah dan memengaruhi rencana Anda: bisa jadi ruang lingkup proyek Anda atau jadwal. Orang-orang mungkin jatuh sakit atau keluar dari perusahaan di tengah-tengah proyek.
Sangatlah penting untuk siap menghadapi perubahan dan mampu bertindak cepat ketika dihadapkan pada perubahan tersebut. Satu hal yang membantu perusahaan saya mengelola beberapa proyek yang berbeda pada saat itu, adalah jadwal waktu nyata kami. Setiap manajer proyek dapat melihat ketersediaan dan beban kerja setiap orang saat ini.
Ada satu masalah dengan spreadsheet dan dokumen yang Anda persiapkan dengan cermat sebelum proyek dimulai. Mereka akan menjadi ketinggalan zaman begitu ada perubahan. Untuk sebagian besar proyek, hal ini sangat cepat. Hanya ada begitu banyak hal yang bisa Anda kendalikan, jadi lebih baik bersiaplah untuk menerima perubahan.
