Mengelola proyek di agensi kreatif adalah sebuah tindakan yang menyeimbangkan. Sebagai pemimpin manajemen konten atau hanya salah satu dari proses manajemen proyek, Anda perlu merencanakan pekerjaan, mengelola materi iklan, dan memastikan proyek Anda memenuhi tenggat waktu, tidak melebihi anggaran, dan-yang tidak kalah pentingnya-memenuhi harapan klien. Pada titik ini muncul alat manajemen sumber daya pemasaran.
Agensi kreatif mana yang telah memilih pemasaran kami perangkat lunak manajemen sumber daya
Cara mengelola sumber daya secara efektif selama investasi pemasaran
Alasan mengapa departemen pemasaran menggunakan alat bantu manajemen sumber daya
Bagaimana cara meningkatkan manajemen alur kerja proyek dengan perangkat lunak MRM
pastikan Anda memiliki semua sumber daya yang dibutuhkan,
memperkirakan berapa lama Anda akan membutuhkan sumber daya tersebut dan
membuat jadwal yang sesuai dengan tenggat waktu dan sesuai dengan ketersediaan tim Anda.
menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya terbaik
Untungnya, dengan mengikuti praktik terbaik manajemen sumber daya akan memungkinkan Anda untuk menyeimbangkan beban kerja (baca tentang manajemen beban kerja) dan mengontrol anggaran proyek Anda. Tetapi mengapa mengelola sumber daya sangat penting dalam agensi kreatif dan departemen pemasaran?
Ketika berbicara tentang manajemen proyek, pelacakan waktu adalah bagian yang tak tergantikan. Titik. [Layar dari perangkat lunak manajemen sumber daya]
Anda mungkin sudah menggunakan beberapa alat untuk menjalankan proyek dan mengelola tim Anda - alat pemasaran, alat analisisdll. Kemungkinannya, Anda bekerja dengan karyawan internal, tim jarak jauh, dan pekerja lepas. Di tempat kerja yang begitu kompleks, mudah sekali untuk melupakan kinerja tim Anda secara keseluruhan di berbagai proyek.
Dalam artikel ini, saya akan meyakinkan Anda bahwa-sebagai produser yang bekerja untuk agensi kreatif dalam berbagai ukuran-Anda dapat mengambil manfaat dari perangkat lunak manajemen sumber daya pemasaran di berbagai tahap proyek, baik itu tahap presentasi (atau menyiapkan proposal), mengelola pekerjaan, atau pelaporan.
Mari kita mulai bab ini dengan menjawab pertanyaan: apa hubungan antara manajemen sumber daya dan pemasaran? Mengapa perangkat lunak manajemen sumber daya sangat penting? Untuk mencoba menjawabnya, kita harus mulai dengan memahami dengan benar apa itu manajemen sumber daya dan mengapa perangkat lunak manajemen proyek atau solusi sumber daya agensi dapat membantu.
Di antara para manajer proyek kampanye pemasaran digital, pemahaman yang jelas tentang manajemen sumber daya tidak ada. Hal ini cukup populer (dan merupakan pendekatan yang tepat), yang berarti bahwa manajemen sumber daya mengandung elemen-elemen seperti penjadwalan dan alokasi sumber daya serta menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya pemasaran. Namun, dapat ditemukan bahwa manajemen sumber daya proyek sama dengan penjadwalan sumber daya. Hal ini dapat ditemukan di banyak sumber di mana penjadwalan sumber daya bergantian dengan alokasi sumber daya. Perencanaan sumber daya - sering dianggap sebagai kata alternatif untuk manajemen sumber daya - dapat ditemukan sebagai salah satu dari banyak elemen dari kata terakhir, manajemen sumber daya. Jadi, waspadalah dengan apa yang terjadi atau mintalah bantuan solusi sumber daya agensi.
Saatnya untuk membahas istilah yang paling menarik. Asosiasi Manajemen Proyek menyiapkan definisi yang luas.
Manajemen sumber daya adalah memperoleh, mengalokasikan, dan mengelola sumber daya, seperti individu dan keterampilan mereka, keuangan, teknologi, bahan, mesin, dan sumber daya alam yang diperlukan untuk sebuah proyek. (APM)
Tentu saja, seorang manajer tidak memiliki waktu yang tak terbatas untuk melakukan tugas-tugas ini. Anggaran tidak bisa dilipatgandakan dengan menjentikkan jari. Waktu adalah uang - proyek harus tepat waktu. Dengan demikian, tujuan akhir dari proses manajemen sumber daya adalah untuk memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efektif, tepat waktu, dan sesuai anggaran, dengan menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya pemasaran dan menggunakan bantuan solusi sumber daya agensi.
Peran manajemen sumber daya (pemasaran) sebagai sebuah praktik adalah untuk memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efektif untuk menyelesaikan proyek dengan hasil yang diharapkan, dalam waktu yang diharapkan, dan sesuai dengan anggaran.
Seperti yang kita ketahui, peran manajemen sumber daya pemasaran menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya adalah untuk memastikan bahwa sumber daya internal dan/atau eksternal digunakan secara efektif untuk menyelesaikan proyek dengan hasil yang diharapkan, dalam waktu yang diharapkan, dan sesuai anggaran. Bagaimana hubungannya dengan agensi pemasaran atau kreatif?
Hal yang paling penting, memahami manajemen sumber daya pemasaran (MRM), dibagi menjadi dua segmen. Yang pertama didefinisikan sebagai sebuah pendekatan, dan yang kedua - sebagai perangkat lunak manajemen sumber daya pemasaran.
Manajemen sumber daya pemasaran dengan bantuan solusi sumber daya agensi merupakan pendekatan yang sesuai dengan manajemen pemasaran. Pendekatan ini berfokus pada seluruh sumber daya tim pemasaran, mulai dari tim pemasaran dan materi pemasaran (online dan offline) hingga anggaran pemasaran. Hal ini juga mencakup kerja sama dengan vendor eksternal, proses produksi, operasi pemasaran, dan manajemen aset digital.
Tentu saja, seperti yang disebutkan di atas, sesuai dengan waktu dan anggaran.
Sedangkan makna kedua dari MRM berkaitan dengan teknologi. Pada teknologi dan perangkat lunak manajemen sumber daya pemasaran yang berfokus untuk membantu departemen pemasaran atau agensi kreatif mengoordinasikan dan mengkonsolidasikan sumber daya. Mulai dari proses, operasi, produksi konten yang dipahami secara luas, dan alur kerja hingga berbagi informasi dan file. Semuanya dalam satu sistem perangkat lunak untuk mempercepat dan mengoptimalkan secara terus menerus manajemen proyek pemasaran kegiatan.
Aplikasi manajemen sumber daya pemasaran, seperti perangkat lunak manajemen sumber daya pemasaran memungkinkan perencanaan strategis (strategi pemasaran) dan penganggaran, manajemen program, pengembangan dan distribusi kreatif, manajemen konten, perencanaan dan eksekusi media, koordinasi acara, dan pengukuran sumber daya. (Gartner.com)
Dari sudut pandang Gartner (spesialis layanan jarak jauh), manajemen sumber daya pemasaran adalah seperangkat pemasaran atau alat perangkat lunak manajemen proyek agensi yang mendukung strategi dan pengoptimalan alur kerja karyawan, tim proyek, dan organisasi. Alat-alat ini membantu tim bekerja dan memusatkan proyek pemasaran. Mulai dari kampanye pemasaran multi-saluran hingga aset sekali pakai. Pada saat yang sama, menyediakan lingkungan yang terintegrasi untuk perencanaan, produksi, tata kelola, dan eksekusi konten.
Dalam membuat presentasi sebagai spesialis layanan jarak jauh, fokus pada ide kreatif Anda adalah hal yang wajar. Namun, di saat yang sama, Anda juga bernegosiasi mengenai jadwal dan anggaran proyek. Berikut ini cara memperkirakan proyek dengan lebih percaya diri sehingga Anda tidak akan melebihi anggaran nantinya.
Berdasarkan ruang lingkup proyek, Anda dapat mengetahui siapa yang Anda perlukan untuk mengerjakan proyek berdasarkan keahliannya.
Salah satu cara untuk melangkah maju adalah dengan membuat matriks keterampilan sehingga Anda dapat memetakan kompetensi yang dibutuhkan untuk sebuah proyek. Sekarang, cari karyawan dengan kompetensi tersebut sehingga Anda yakin bahwa perusahaan Anda memiliki sumber daya yang cukup untuk memberikan apa yang Anda janjikan dalam presentasi atau RFP. Alat perencanaan sumber daya dengan filter yang memungkinkan untuk menemukan karyawan berdasarkan keahlian mereka membuatnya lebih cepat. Spesialis layanan jarak jauh dapat mengonfirmasikan hal itu.
Teamdeck memudahkan Anda mengurutkan karyawan berdasarkan jabatan sehingga Anda bisa dengan cepat menemukan anggota tim yang Anda perlukan untuk proyek-proyek kreatif.
Ketika Anda tahu karyawan mana yang perlu Anda pesan untuk proyek Anda, perkiraan sumber daya dan perencanaan kapasitas akan membantu Anda:
Periksa apakah sumber daya yang Anda butuhkan tersedia selama jangka waktu proyek Anda.
Jadwalkan sumber daya untuk proyek Anda.
Cari tahu apakah pemesanan Anda tidak mengganggu jalur produksi agensi Anda.
Pemesanan tentatif oleh spesialis layanan jarak jauh memudahkan Anda menjadwalkan sumber daya yang Anda perlukan tanpa benar-benar memonopoli sumber daya tersebut. Pada saat yang sama, Anda memberi tahu produsen lain bahwa Anda mungkin memerlukan sumber daya tertentu sehingga mereka dapat mempertimbangkan faktor tersebut saat membuat perencanaan.
Hal ini juga berlaku sebaliknya. Jika Anda melihat orang lain sudah memiliki sumber daya pemasaran yang Anda butuhkan, Anda bisa bernegosiasi dengan mereka dan berpotensi menemukan solusi yang memuaskan Anda berdua.
Kalender Teamdeck memberi Anda gambaran umum singkat mengenai pemesanan atau tim pemasaran organisasi.
Dengan mengetahui siapa yang Anda butuhkan dan untuk berapa lama, Anda dapat memperkirakan anggaran dengan lebih akurat. Dengan cara ini, spesialis layanan jarak jauh cenderung tidak akan membuat jadwal yang terlalu ketat untuk memenuhi jadwal dan melampaui anggaran.
Pada saat yang sama, estimasi dan penganggaran yang akurat akan mempermudah perkiraan pendapatan agensi dan memutuskan apakah proyek ini menguntungkan bagi agensi Anda atau tidak dan mengapa analisis pemasaran itu penting.
Mari kita bahas bagaimana Anda dapat memanfaatkan manajemen sumber daya pemasaran setelah Anda memulai proyek baru atau saat Anda menjalankan yang sedang berjalan.
Apakah Anda menggunakan waktu dan material atau harga tetap, Anda harus melacak waktu yang dapat ditagih yang dihabiskan karyawan Anda untuk proyek (upaya pemasaran) sehingga Anda tahu apakah proyek tersebut sesuai dengan anggaran.
Untuk membuat lembar waktu dapat diandalkan dan memanfaatkannya sebaik mungkin pelacakan waktu timAnda harus memastikan bahwa karyawan Anda akan mengisinya secara teratur. Jika lembar waktu Anda tetap akurat, Anda dapat dengan yakin menyimpulkannya dan menggunakan entri waktu untuk laporan Anda.
Agensi kreatif yang berspesialisasi dalam upaya pemasaran tidak selalu mengandalkan karyawan penuh waktu. Mengelola karyawan paruh waktu atau pekerja lepas, terutama dalam tim jarak jauh, mungkin rumit, tetapi Anda bisa mengatasinya dengan manajemen sumber daya pemasaran.
Dengan melihat jadwal karyawan Anda secara menyeluruh (jadwal sumber daya), akan lebih mudah untuk menyeimbangkan beban kerja mereka. Saat mengubah jadwal, menggeser prioritas, dll., Anda perlu memastikan bahwa tidak ada anggota tim Anda yang kekurangan atau kelebihan sumber daya, karena hal ini dapat menyebabkan kelelahan atau pergantian karyawan.
Dalam menjalankan sebuah proyek, Anda mungkin sering kali perlu menyertakan tidak hanya karyawan tetapi juga peralatan atau ruang kerja. Jika itu yang terjadi pada proyek Anda, aturan alokasi sumber daya terapkan dengan tepat. Pikirkan tentang solusi sumber daya agensi.
Pertama, tentukan pemasaran dan alat manajemen proyek agensiperalatan, atau ruang kerja yang Anda butuhkan. Kemudian, cari tahu apakah mereka tersedia selama jangka waktu proyek Anda dan jadwalkan saat Anda membutuhkannya. Idealnya-seperti halnya dengan karyawan Anda-Anda harus memiliki gambaran umum penggunaan sumber daya di seluruh agensi Anda sehingga Anda bisa melihat kapan mereka tersedia atau kapan mereka dipesan untuk proyek lain.
Karena ruang lingkup, jadwal, atau hasil proyek dapat berubah, Anda harus terus melacak proyek dan menugaskan ulang sumber daya Anda. Untuk melakukan itu, Anda memerlukan cara mudah untuk melacak dan mengukur kinerja tim Anda dan pemanfaatan sumber daya. Jadi, Anda memerlukan solusi sumber daya agensi yang baik.
Mengawasi berbagai metrik akan membantu Anda tetap berada di atas meskipun terjadi perubahan. Cara untuk mengetahui kekurangan atau kelebihan penggunaan karyawan sejak dini adalah dengan memantau apakah pemesanan atau lembar waktu mereka melebihi ketersediaan. Di Teamdeck, hal ini sangat mudah - Anda bisa langsung melihatnya dengan melihat bar Timesheets/Availability dan Bookings/Availability. Jika warnanya merah, ini adalah sinyal yang jelas bahwa karyawan tertentu memiliki terlalu banyak pekerjaan. Ada solusi sumber daya agensi yang menarik.
Anda juga dapat membuat laporan untuk mengontrol penggunaan karyawan atau anggaran. Dalam hal ini, entri waktu dan pembukuan karyawan sangat berguna, karena berdasarkan data ini, Anda dapat dengan cepat menghitung kinerja tim Anda atau anggaran proyek.
Laporan Teamdeck memungkinkan produser dan profesional pemasaran untuk melacak berbagai metrik dan KPI yang mereka pilih, dan dengan mudah membagikannya kepada tim mereka atau klien.
Laporan Teamdeck memungkinkan pemasar untuk melacak berbagai metrik dan KPI yang mereka pilih, dan dengan mudah membagikannya dengan tim mereka atau klien - solusi sumber daya agensi yang saling terkait.
Terakhir, manajemen sumber daya pemasaran memberi Anda kesempatan untuk merencanakan dan memperkirakan proyek masa depan dengan lebih baik dan menemukan solusi sumber daya agensi. Tampilan helikopter dari pipeline Anda, sumber daya yang tersedia, pemanfaatannya saat ini, dan waktu yang dilacak oleh karyawan Anda sangat berguna di sini. Anda cukup melihat apakah ada ruang untuk proyek baru dalam pipeline produksi Anda.
Analisis data historis untuk menemukan pola yang terbukti merugikan pada proyek-proyek Anda sebelumnya. Mungkin Anda cenderung meremehkan fase desain atau sering kali ada tugas yang berlebihan selama musim liburan. Memahami kekurangan ini akan membantu Anda menghindarinya di proyek-proyek selanjutnya.
Seperti yang telah Anda pelajari dalam artikel ini, manajemen sumber daya pemasaran dan solusi sumber daya agensi dapat bermanfaat bagi produser dan agensi kreatif dalam banyak hal. Mari kita rangkum dengan daftar manfaat manajemen sumber daya pemasaran:
Sebagai produser, Anda mendapatkan visibilitas penuh atas proyek yang sedang Anda kerjakan, sumber daya yang tersedia, dan beban kerja tim Anda.
Anda bisa menyeimbangkan beban kerja secara efektif untuk semua anggota tim Anda, termasuk anggota tim jarak jauh dan pekerja lepas.
Anda dapat mengurangi risiko melewatkan tenggat waktu dan melampaui anggaran.
Visibilitas sumber daya yang tersedia meningkatkan kolaborasi antara Anda dan produser lain di agensi Anda.
Anda memiliki gambaran umum yang lebih baik tentang jalur produksi Anda.
Anda akan lebih mudah membuat laporan proyek Anda.
Jika Anda ingin memanfaatkan manajemen sumber daya pemasaran secara maksimal, Anda perlu memastikan bahwa ini adalah proses yang konsisten yang diikuti secara teratur di agensi Anda.
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...