Perusahaan perangkat lunak dan konsultan TI biasanya harus mampu mengelola beberapa proyek sekaligus. Untuk melakukannya dengan sukses, Anda memerlukan proses manajemen proyek yang telah terbukti dan, tentu saja, manajer proyek yang andal yang tahu cara menjalankan proyek TI.
Namun, bahkan dengan adanya PM yang hebat dan praktik terbaik manajemen proyek yang Anda miliki, Anda mungkin akan melihat beberapa peluang pengoptimalan. Mungkin manajer proyek tidak dapat mencapai potensi penuh mereka karena mereka terjebak mengerjakan laporan yang memakan waktu setiap minggu? Atau mungkin anggota tim Anda merasa frustasi karena harus menyulap data di antara beberapa aplikasi? Untungnya, Anda bisa menggunakan otomatisasi untuk mengatasi hal ini dan tantangan lainnya.
Anda dapat memahami otomatisasi manajemen proyek sebagai proses menyelesaikan tugas-tugas yang berhubungan dengan manajemen proyek secara otomatis. Kami tidak berbicara tentang menyelesaikan proyek secara otomatis, misalnya, membangun perangkat lunak tanpa campur tangan manusia. Tidak, tim Anda masih harus menggunakan keahlian mereka di bidang ini. Sebaliknya, otomatisasi dalam manajemen proyek dapat membantu mereka mencapai produktivitas yang lebih baik dengan, misalnya, menghindari entri data ganda atau memanfaatkan alur kerja komunikasi yang lebih efektif.
Salah satu manfaat yang paling nyata dari otomatisasi di tempat kerja adalah produktivitas yang lebih baik: tim Anda tidak perlu membuang waktu untuk melakukan tugas-tugas biasa yang memakan waktu. Selain itu, otomatisasi dapat membantu karyawan Anda mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih terinformasi. Bagaimana hal itu bisa terjadi?
Otomatisasi dapat mendukung manajemen sumber daya proyek proses melalui laporan waktu nyata, sistem peringatan dini, atau pemberitahuan. Mekanisme seperti itu membantu manajer proyek Anda dan anggota tim lainnya untuk bereaksi dengan cepat ketika terjadi kesalahan. Mekanisme ini juga berguna ketika seseorang perlu menganalisis kondisi proyek dan memutuskan apakah ada pengoptimalan yang diperlukan.
Selain itu, otomatisasi PM membantu memastikan bahwa karyawan Anda memanfaatkan alat bantu yang tersedia secara maksimal. Mengintegrasikannya dan memanfaatkan alur kerja otomatis akan memberikan visibilitas penuh kepada tim Anda ke dalam berbagai tahapan dan aspek siklus hidup pengembangan perangkat lunak proyek. Anda juga dapat membayangkan bahwa otomatisasi mendukung upaya Anda untuk meningkatkan moral tim. Lagi pula, ketika orang merasa lebih produktif dan diberdayakan di tempat kerja, keterlibatan mereka juga lebih tinggi.
Anda mungkin tidak akan dapat mengotomatiskan beberapa aspek yang sangat menantang dari manajemen proyek dan sumber daya. Sebagai contoh, bayangkan persyaratan proyek di salah satu proyek tim Anda berubah secara signifikan. Harus mengulang kembalimengalokasikan sumber dayamengubah jadwal proyek, dan bahkan mungkin memikirkan kembali apakah proyek ini layak untuk dilanjutkan dari segi bisnis bukanlah sesuatu yang bisa diotomatisasi secara efektif.
Jadi, bagaimana Anda bisa mengidentifikasi proses yang sangat cocok untuk diotomatisasi? Pikirkanlah area yang sudah mapan di rumah perangkat lunak Anda dan diulang secara teratur. Contoh yang baik adalah proses memulai proyek, di mana Anda biasanya memiliki beberapa tugas yang perlu dijadwalkan setiap kali proyek baru diluncurkan. Dengan menyiapkan templat atau alur kerja untuk memulai proyek di bagian TI atau perangkat lunak manajemen proyek pemasaranAnda dapat menghemat waktu dan membiarkan manajer proyek Anda fokus pada hal lain daripada menyiapkan tugas yang sama berulang kali.
Pada poin sebelumnya, kami menyarankan Anda untuk menganalisis area-area di mana tim Anda dapat memperoleh manfaat dari mengotomatisasi tugas-tugas mereka. Ini adalah langkah pertama yang solid, tetapi kemungkinan besar Anda tidak akan dapat menemukan semua peluang otomatisasi. Sangatlah penting untuk mendorong tim proyek Anda untuk memunculkan ide-ide mereka sendiri. Namun, untuk melakukan hal itu, mereka perlu mengetahui-setidaknya secara umum-kemungkinan otomatisasi yang ada.
Jelaskan kepada mereka bahwa ada fitur otomatisasi bawaan di berbagai alat yang mereka gunakan setiap hari, namun ada juga aplikasi khusus (mis, Zapier) untuk membuat alur kerja otomatis. Katakanlah Anda memiliki seorang manajer proyek yang membuat catatan di Evernote selama rapat klien, termasuk menuliskan tugas-tugas tim yang potensial. Ketika manajer proyek ini menyadari bahwa mereka dapat menggunakan Zapier untuk secara otomatis mengubah catatan mereka menjadi tugas, mereka kemungkinan besar akan menerapkan otomatisasi tersebut. Sebelumnya, mereka mungkin tidak menyadari bahwa alur kerja seperti itu dapat dibuat.
Peringatan otomatis sangat bermanfaat-tanyakan saja pada tim pengembangan Anda. Mereka mungkin memiliki peringatan yang disiapkan ketika server mati, atau salah satu sistem gagal. Dalam hal manajemen proyek, Anda bisa memperingatkan tim proyek ketika mereka mendekati batas anggaran yang direncanakan.
Notifikasi email atau Slack dapat berfungsi sebagai peringatan dan juga sebagai pengingat yang bermanfaat. Pertimbangkan skenario berikut ini:
Sebagian besar perusahaan perangkat lunak menggunakan pelacakan waktu untuk memantau biaya proyek mereka. Sayangnya, tidak jarang karyawan lupa mengisi lembar waktu mereka tepat waktu atau mengaktifkan pelacak waktu otomatis. Sebagai gantinya, mereka menambahkan perkiraan pelacakan waktu mereka di akhir minggu atau, lebih buruk lagi, di akhir bulan.
Jelas, analisis yang didasarkan pada data yang tidak akurat seperti itu tidak akan dapat diandalkan atau bahkan dapat menyesatkan. Pengingat Slack otomatis untuk mengisi lembar waktu setiap hari dapat membantu Anda mengatasi masalah ini.
Baca lebih lanjut tentang notifikasi Slack otomatis mengenai tim proyek Anda.
Manajer proyek jelas merupakan peran penting dalam tim proyek Anda. Tanpa disengaja, manajer proyek juga sering kali merupakan orang yang melakukan aktivitas yang dapat dioptimalkan dengan otomatisasi manajemen proyek. Sebagai contoh, banyak manajer proyek menghabiskan waktu berjam-jam untuk menuliskan laporan status proyek untuk klien setiap minggu. Anda mungkin berpikir: sangat penting bagi klien kami untuk mengetahui apa yang terjadi dalam proyek mereka.
Tentu saja, tetapi proses penulisan laporan proyek cenderung sangat tidak efisien. Bagaimana Anda bisa mengotomatiskannya? Menggunakan laporan proyek yang diperbarui secara otomatis yang Anda konfigurasikan sekali dan kemudian hanya memeriksa status saat ini akan menjadi pilihan yang cerdas di sini. Laporan semacam itu tersedia di banyak aplikasi PM serta alat manajemen sumber daya.
Berbicara tentang aplikasi, Anda perlu memastikan bahwa alat yang digunakan tim Anda menawarkan opsi otomatisasi. Jika tidak, Anda perlu membuat solusi khusus. Tentu saja, ini mungkin bukan tantangan teknis yang besar bagi software house untuk membangun integrasi yang dipersonalisasi dengan API terbuka dari suatu alat, tetapi ini merupakan biaya tambahan untuk perusahaan Anda yang harus Anda waspadai.
Carilah alat bantu yang menawarkan alur kerja dan pemicu khusus, pembaruan status otomatis, opsi pelaporan yang kuat, dll. Sebaiknya tanyakan secara khusus tentang kemungkinan otomatisasi PM selama demo produk. Tim di balik aplikasi yang sedang Anda pertimbangkan kemungkinan besar akan memberikan ide-ide menarik tentang bagaimana Anda dapat mengotomatiskan tugas-tugas tim Anda.
Manajemen sumber daya yang efektif adalah strategi penting bagi rumah perangkat lunak yang ingin merencanakan dan mengelola proyek dengan mudah. Anda perlu memperhatikan penjadwalan sumber dayamemperhatikan ketersediaan orang, dan mencoba untuk menjaga keseimbangan beban kerja (baca tentang manajemen beban kerja). Karena alasan itu, banyak perusahaan TI menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya di atas perangkat lunak manajemen proyek mereka.[/vc_column_text]
Kalender sumber daya interaktif membuat perencanaan dan pemantauan proyek menjadi lebih mudah.
Perlu diingat bahwa alat manajemen sumber daya juga dilengkapi dengan fitur otomatisasi yang bermanfaat. Teamdeckmisalnya, menawarkan peringatan dan pemberitahuan Slack/email, laporan pembaruan otomatis, integrasi bawaan, dan API yang kuat. Anda bisa menggunakan fitur-fitur ini untuk mengatur peringatan atau pengingat, memastikan bahwa manajer proyek bisa menyiapkan laporan proyek dengan cepat, dan menghubungkan Teamdeck dengan perangkat lunak PM pilihan Anda.
Kedengarannya seperti solusi yang bisa Anda gunakan di rumah perangkat lunak Anda? Jangan ragu untuk menghubungi kami dan jadwalkan panggilan dengan Anielaspesialis kesuksesan pelanggan kami. Kami akan dengan senang hati menunjukkan kepada Anda tentang Teamdeck dan memberi Anda wawasan tentang bagaimana Anda dapat menggunakan aplikasi ini untuk membuat proses manajemen proyek di organisasi Anda menjadi lebih efisien dan efektif.
Salah satu tugas tersulit bagi pemilik bisnis dan manajer sumber daya adalah penjadwalan shift. Hal ini bisa sangat menantang dan memakan waktu untuk merencanakan siapa yang harus bekerja kapan dan pada apa, berdasarkan preferensi pribadi mereka dan...
Sebagai perusahaan perangkat lunak, kami telah menguji banyak aplikasi manajemen waktu terbaik. Dalam bisnis TI dan perangkat lunak - yang sebagian besar memiliki klien bisnis dari Amerika Serikat dan Inggris - kami terbiasa bekerja dengan...