Apakah Anda menganggap diri Anda seorang manajer yang sibuk?
Jika ya, deskripsi mana yang lebih cocok untuk Anda?
Mudah-mudahan, Anda dapat melihat bahwa kedua cara menjelaskan istilah "sibuk" ini memiliki konotasi yang sangat berbeda. Kemungkinan besar, sebagai seorang manajer, Anda akan sering merasa sibuk dalam arti memiliki banyak hal yang harus dilakukan. Anda akan memiliki tujuan dan prioritas, dan tim Anda akan meminta saran dari Anda. Namun, selalu sibuk adalah sesuatu yang bisa Anda hindari dengan strategi manajemen waktu.
Dalam artikel blog ini, kami akan berbagi tips manajemen waktu. Beberapa di antaranya relatif mudah diterapkan, dan yang lainnya mengharuskan Anda untuk mengevaluasi ulang kebiasaan kerja Anda secara serius. Namun, kami yakin bahwa kemampuan untuk mengatur waktu Anda secara efektif akan sepadan dengan usaha yang Anda lakukan.
Kami sangat menyarankan agar Anda mulai melatih kemampuan manajemen waktu Anda dengan menganalisis kebiasaan kerja Anda. Mengapa Anda sibuk? Mungkin Anda menghabiskan waktu berjam-jam setiap hari untuk mengikuti rapat? Atau Anda sering berpindah-pindah konteks untuk menangani tugas dan tantangan baru begitu mereka datang? Cobalah untuk mengevaluasi cara Anda bekerja dan temukan area yang bisa ditingkatkan.
Bagaimana cara melakukan pendekatan terhadap analisis semacam itu? Jika perusahaan Anda menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu karyawanAnda mungkin dapat mengandalkan data historis. Jika tidak, luangkan waktu beberapa hari untuk mencatat apa yang sedang Anda kerjakan dan berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk mengerjakannya. Anda juga bisa mencoba untuk mengetahui tanda-tanda bahaya: stres, umpan balik negatif dari tim Anda, tidak dapat menyelesaikan tugas-tugas penting tepat waktu. Kami masih akan mencoba meyakinkan Anda untuk menggunakan pelacakan waktu yang tepat (lihat tip #7), namun catatan singkat dapat menjadi awal yang baik untuk memahami mengapa Anda begitu sibuk.
Dapatkah Anda, tanpa berpikir panjang, membuat daftar tujuan utama yang ingin Anda capai dalam minggu/bulan/kuartal ini? Dapatkah Anda mengetahui tujuan umum mana yang menjadi kontribusi dari tugas Anda saat ini? Untuk menjadi manajer yang produktif, Anda harus memiliki tujuan yang jelas yang selaras dengan tujuan perusahaan dan tim. Menghabiskan beberapa hari untuk merancang tujuan untuk tim Anda dan diri Anda sendiri dapat menghemat banyak waktu dalam jangka panjang. Akan lebih mudah untuk tetap fokus dan termotivasi ketika Anda tahu bahwa Anda bekerja untuk mencapai tujuan yang spesifik dan terukur. Selain itu, Anda akan berhasil menghindari kegiatan yang membuang-buang waktu-aktivitas yang mungkin terlihat mendesak, namun pada kenyataannya tidak ada hubungannya dengan kesuksesan tim Anda.
Setelah Anda menentukan tujuan, Anda harus membuat garis besar dan memprioritaskan tugas-tugas yang akan membawa Anda ke sana. Sebagai seorang manajer, Anda mungkin hanya akan mengerjakan beberapa tugas, jadi cobalah untuk memastikan bahwa Anda memilih tugas yang benar-benar membutuhkan keahlian Anda. Jika Anda ingin membaca lebih lanjut tentang teknik penentuan prioritas, lihat panduan kami untuk memprioritaskan tugas proyek.
Sementara kita membahas topik prioritas dan manajemen waktu, sangat penting untuk diingat bahwa Anda harus tetap berpegang teguh pada prioritas Anda. Dengan risiko terdengar seperti sebuah gebrakan: jangan mengerjakan sesuatu hanya karena itu menarik!
Mari kita jalankan sebuah skenario: bayangkan Anda adalah seorang manajer senior di sebuah agensi kreatif. Anda sudah mulai karier Anda sebagai desainer UXdan Anda masih menghargai perasaan mengalir saat mengerjakan gambar kerja. Pekerjaan Anda saat ini mengharuskan Anda untuk meninjau semua proposal kreatif yang dibuat oleh agensi Anda dan bekerja dengan tim spesialis UX dan ilustrator. Anda percaya bahwa mereka hebat dalam pekerjaan mereka, tetapi Anda masih suka, sesekali, terjun dan mengambil alih beberapa desain. Jenis perilaku ini adalah tanda pengelolaan mikrotetapi juga bisa berdampak buruk bagi produktivitas Anda.
Kami tidak bermaksud mengatakan bahwa Anda harus mengabdikan hari-hari Anda untuk tugas-tugas biasa - idealnya, Anda juga akan bersemangat dengan tugas-tugas manajerial utama Anda. Yang terpenting adalah tetap berada di jalur yang benar dan selangkah lebih dekat untuk mencapai tujuan Anda. Namun, jika Anda merasa frustrasi dengan tanggung jawab Anda saat ini dan lebih memilih untuk menjelajahi jalur karier di bidang teknologi lainnyamungkin merupakan pertanda bagi Anda untuk melihat lebih dekat kebutuhan ini.
Email baru yang muncul di kotak masuk Anda, pemberitahuan Slack, karyawan yang memasuki kantor Anda dengan "boleh minta waktu sebentar?" - kami yakin sebagian besar manajer bisa membuat daftar banyak gangguan potensial yang terjadi selama hari kerja mereka. Sebagai seorang manajer, Anda mungkin tidak bisa menghindari semua gangguan, namun Anda bisa mengelolanya dengan lebih efektif. Tetapkan beberapa aturan, baik untuk Anda maupun tim Anda. Misalnya, Anda bisa memutuskan hanya memeriksa email dua kali sehari dan menangani semua email yang mendesak dengan segera daripada "membintanginya" dan meninggalkannya untuk nanti. Ide lainnya adalah menjadwalkan waktu "jangan ganggu" dalam kalender Anda. Hal ini dapat memberikan keajaiban bagi produktivitas Anda, selama Anda mencurahkan waktu tersebut untuk pekerjaan yang terfokus.
Sebagian orang melakukan pekerjaan terbaiknya saat mendengarkan musik pada headphone kedap suara. Sebagian orang lainnya menyukai ritual kecil di awal sesi kerja yang terfokus - menyeduh teh hijau, misalnya. Dapatkah Anda mengidentifikasi hal-hal dan keadaan yang mendukung fokus Anda? Mengetahui apa yang membuat Anda berada dalam kondisi fokus akan sangat membantu dalam manajemen waktu selama Anda mengikuti tips berikutnya.
Setelah Anda menyadari apa yang mendukung produktivitas Anda, manfaatkanlah hal tersebut. Jika Anda paling produktif sebelum tengah hari, tetapkan blok waktu yang dikhususkan untuk pekerjaan yang mendalam. Jika Anda bergelut dengan tugas-tugas kreatif di paruh kedua hari kerja Anda, jadwalkan tugas-tugas tersebut di pagi hari. Mengetahui pola produktivitas Anda dan memanfaatkannya sebaik mungkin adalah dasar dari manajemen waktu yang sangat baik.
Kita telah banyak membahas tentang menganalisis kebiasaan kerja dan pola produktivitas Anda. Tahukah Anda apa yang dapat membantu Anda menyadarinya? Pelacakan waktu. Tentu saja, kita tidak sedang membicarakan tentang lembar kerja yang Anda tandatangani di akhir minggu atau bulan hanya untuk mematuhi pedoman organisasi Anda. Hal ini sering kali tidak berguna untuk mengukur apa pun. Namun jika Anda mengisi lembar waktu Anda secara real-time menggunakan aplikasi pelacakan waktuAnda dapat belajar banyak dari data ini. Anda akan melihat bagaimana Anda menghabiskan waktu di tempat kerja: berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas saat ini, manajemen tim, atau potensi gangguan. Dengan pengetahuan ini, Anda bisa melakukan pengoptimalan: merangkul manajemen rapat yang efektif, cobalah yang berbeda teknik manajemen waktudan memindahkan berbagai hal di kalender Anda.
Keuntungan bonus: jika Anda menggunakan pelacakan waktu secara tim, Anda juga dapat memperoleh lebih banyak wawasan tentang produktivitas karyawan Anda dan melacak kemajuan proyek mereka. Baca lebih lanjut tentang manajemen absensi.
Ketika mencari pengoptimalan dalam jadwal Anda, Anda tidak boleh melupakan tim Anda. Tentu saja, Anda masih membutuhkan waktu untuk berbicara dengan mereka, memberikan umpan balik, dan membantu mereka tumbuh secara profesional. Sebaiknya atur waktu untuk pertemuan empat mata Anda terlebih dahulu agar tidak melupakannya atau menjadwalkannya di waktu yang tidak optimal. Menjalin ikatan dan berkomunikasi dengan tim Anda adalah hal yang penting untuk berbagai alasan, namun salah satunya berkaitan dengan manajemen waktu secara langsung. Dengan mengetahui lebih banyak tentang kekuatan dan kelemahan rekan tim Anda, Anda akan tahu lebih baik kepada siapa Anda harus mendelegasikan tugas tertentu.
Apa yang terjadi pada kalender Anda ketika Anda memiliki hari yang "kosong"? Kemungkinan besar, orang-orang mulai menjadwalkan rapat, curah pendapat, wawancara kerja dengan calon karyawan, dll. Tentu saja, terkadang Anda hanya perlu berpartisipasi dalam rapat, namun Anda bisa melakukannya sesuai keinginan Anda. Gunakan kalender online Anda untuk memblokir waktu yang sudah Anda ketahui akan Anda dedikasikan untuk aktivitas tertentu, misalnya, sesi kerja terfokus Anda. Bukan berarti Anda harus memblokir seluruh hari Anda hanya karena Anda tidak ingin diganggu oleh rapat atau permintaan lainnya. Seperti yang kami katakan, Anda tidak akan bisa menghindarinya untuk selamanya. Yang bisa Anda lakukan adalah menempatkan kegiatan terpenting Anda di kalender dan menyisakan waktu untuk orang lain.
Tujuan yang diuraikan? Tugas-tugas diprioritaskan? Bagus! Sekarang, saatnya untuk memastikan bahwa Anda dan rekan tim Anda memiliki pekerjaan yang cukup sepanjang hari. Mempertahankan optimal pemanfaatan sumber daya sangat penting: Anda tidak ingin membuat karyawan Anda (atau diri Anda sendiri) bekerja terlalu keras, namun Anda juga harus menghindari penggunaan tenaga kerja yang kurang.
Bagaimana hal ini berpengaruh pada manajemen waktu Anda? Sebagai seorang manajer, Anda harus bersedia mendelegasikan beberapa tugas kepada rekan satu tim. Jika Anda tidak yakin dengan beban kerja mereka, Anda bisa, secara tidak sengaja, memberikan tekanan ekstra pada seseorang yang sudah memiliki banyak tugas.
Sekarang, Anda mungkin bertanya-tanya: bagaimana cara melacak beban kerja dan pemanfaatan tenaga kerja saya? Ini bukan tentang melihat karyawan Anda jauh ke dalam mata untuk mencari tanda-tanda kelelahan. A perencana sumber daya seperti Teamdeck memberi Anda cara yang kuat untuk melacak jadwal orang dan mengoptimalkannya untuk produktivitas yang lebih baik. Anda juga dapat memantau jadwal Anda sendiri dan, ketika Anda melihat jadwal semakin padat, Anda dapat mendelegasikan tugas kepada tim Anda terlebih dahulu.
Alat bantu perencanaan sumber daya seperti Teamdeck memberi Anda visibilitas yang baik terhadap beban kerja, absensi, dan liburan tim Anda. Kedengarannya seperti solusi yang bagus untuk tim Anda? Hubungi kami dan jadwalkan demo produk dengan Joanna.
Terlalu banyak bekerja tidak baik untuk kesehatan Anda, dan bisa berdampak buruk pada kehidupan pribadi Anda. Manajer yang sibuk juga lebih buruk dalam pekerjaan mereka: mengelola tim. Penelitian ("Penelitian: Ketika Manajer Terlalu Banyak Bekerja, Mereka Memperlakukan Karyawan dengan Kurang Adil", 2018) menunjukkan bahwa "atasan dengan beban kerja yang lebih berat (vs. lebih ringan) memprioritaskan tugas-tugas teknis inti daripada memperlakukan karyawan secara adil, dan sebagai hasilnya, lebih kecil kemungkinannya untuk dilaporkan telah bertindak secara adil oleh karyawan mereka."
Tentunya, Anda tidak ingin menjadi manajer seperti itu. Gunakan daftar tips manajemen waktu kami dan pilihlah beberapa poin yang paling penting bagi Anda. Kemudian, cobalah untuk menerapkannya dalam beberapa minggu ke depan. Anda akan segera melihat perbedaan yang nyata. Semoga berhasil!
Salah satu tugas tersulit bagi pemilik bisnis dan manajer sumber daya adalah penjadwalan shift. Hal ini bisa sangat menantang dan memakan waktu untuk merencanakan siapa yang harus bekerja kapan dan pada apa, berdasarkan preferensi pribadi mereka dan...
Sebagai perusahaan perangkat lunak, kami telah menguji banyak aplikasi manajemen waktu terbaik. Dalam bisnis TI dan perangkat lunak - yang sebagian besar memiliki klien bisnis dari Amerika Serikat dan Inggris - kami terbiasa bekerja dengan...