Manajemen Rapat yang Efektif

Mungkin tidak mengherankan bagi Anda bahwa rapat sering diasosiasikan dengan membuang-buang waktu. Menurut Laporan Atlassianorang mungkin menghabiskan waktu sebanyak 31 jam setiap bulannya untuk mengikuti rapat yang tidak produktif. Itu hampir satu minggu penuh bekerja!

Dapat dimengerti, para pemimpin tim dan manajer mencoba mengambil beberapa langkah untuk memangkas biaya rapat. Untuk beberapa perusahaan, hal ini bisa berupa larangan, misalnya, semua rapat status. Bagi perusahaan lain, ini berarti memperkenalkan aplikasi dan teknik untuk meningkatkan efektivitas rapat. Dalam artikel ini, kami akan berbagi tips yang bisa Anda gunakan untuk merencanakan dan menjalankan rapat yang sukses.

Apa yang membuat rapat menjadi efektif?

Rapat yang efektif menghasilkan hasil nyata yang berdampak positif pada proyek Anda atau organisasi secara keseluruhan. Itu adalah ide umumnya. Detailnya tergantung pada tujuan rapat Anda. Rapat yang efektif adalah rapat yang mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh pemimpin rapat. Oleh karena itu, sangat penting untuk membuat tujuan yang jelas untuk setiap pertemuan yang Anda adakan dan membagikan tujuan tersebut kepada para peserta. Lebih lanjut mengenai hal ini di bagian berikutnya.

Bagaimana Anda merencanakan pertemuan yang efektif?

Mulailah dengan sebuah tujuan. Apa yang ingin Anda capai dengan mengadakan rapat ini? Apakah Anda perlu membuat beberapa keputusan bisnis yang penting? Apakah Anda merencanakan sebuah curah pendapat? Apakah ada informasi terbaru yang harus dibagikan kepada tim Anda dengan semangat transparansi proyek? Tujuan yang Anda identifikasi kemungkinan besar akan mempengaruhi sifat pertemuan. Mereka bahkan mungkin meyakinkan Anda untuk...tidak menyelenggarakan rapat sama sekali.

Apakah Anda benar-benar harus mengadakan pertemuan ini?

Banyak perusahaan yang mengikuti rapat sebagai standar Kebijakan: jika ragu-ragu - adakan rapat. Sayangnya, itu bukanlah cara yang paling produktif untuk menghabiskan waktu karyawan. Banyak laporan yang diterbitkan dalam beberapa tahun terakhir menekankan banyaknya rapat yang tidak perlu. Atlassian menganalisis data dan menyimpulkan bahwa separuh dari pertemuan tersebut dianggap membuang-buang waktu. Setengah dari mereka! Hal ini membuat saya berpikir bahwa hampir semua orang dapat mengurangi jumlah sesi yang mereka putuskan untuk diselenggarakan.

Salah satu jenis rapat yang sering dikritik adalah rapat status yang terkenal. Jason Fried, pendiri dan CEO Basecamp, menulis bahwa rapat status adalah jenis rapat yang paling buruk. Hilangkan rapat-rapat tersebut, dan Anda akan benar-benar tahu lebih banyak, menghemat banyak uang, dan mendapatkan kembali puluhan jam dalam sebulan. Dia tidak sendirian dalam sentimen ini. Beberapa organisasi secara terbuka mengakui bahwa mereka berhenti mengadakan pertemuan hanya untuk bertukar kemajuan pekerjaan saat ini. Sebaliknya, mereka berkomunikasi secara lebih efisien dengan status tertulis. Pendekatan ini sangat berharga bagi tim yang tersebar di mana, untuk mengumpulkan sekelompok orang untuk melakukan panggilan secara real time, Anda perlu melakukan upaya penjadwalan yang signifikan. Laporan status yang dipublikasikan di Slack atau di dalam manajemen proyek perangkat lunak pilihan Anda membutuhkan waktu yang lebih singkat dibandingkan dengan pertemuan tatap muka.

Saya bisa membayangkan bahwa beberapa dari Anda mungkin waspada dengan ide ini: bagaimanapun juga, orang berbicara lebih cepat daripada menuliskan sesuatu. Bukankah rapat lebih efisien daripada menuliskannya? Tidak dalam kasus ini. Rapat status untuk sekelompok orang membutuhkan waktu lebih lama daripada menyiapkan catatan singkat tentang kemajuan seseorang. Ditambah lagi, peserta rapat tidak mungkin memberikan perhatian yang sama pada semua hal yang dikatakan oleh semua orang yang berpartisipasi dalam rapat tertentu.

Selain itu, menuliskan segala sesuatu adalah kesempatan yang sangat baik untuk mensintesis informasi dan mengomunikasikan setiap hal secara ringkas. Hasilnya, Anda dapat menghasilkan informasi yang mendalam dan tahan lama. Ada banyak aplikasi dan pengaya yang akan mendukung perusahaan Anda dalam bertransisi dari rapat status tatap muka ke ringkasan asinkron. Coba Standuply atau Wortelmisalnya.

Diskusi status bukan satu-satunya jenis rapat yang bisa dihilangkan dari kalender Anda. Jika Anda tidak yakin apakah rapat tertentu harus diadakan atau tidak, Anda bisa meminta saran dari aplikasi yang menyenangkan dan bermanfaat ini: Haruskah ini menjadi sebuah pertemuan?

Setelah Anda menetapkan alasan yang valid untuk mengadakan pertemuan bisnis, Anda perlu merencanakannya dengan hati-hati. Tidak ada ruang untuk sesi dadakan "Saya baru saja melewati meja Anda": data menunjukkan bahwa 40% orang menganggapnya sebagai gangguan yang signifikan.

Undang orang yang tepat ke pertemuan Anda

Salah satu kunci utama dari rapat yang produktif adalah mengumpulkan kelompok orang yang tepat. Undanglah karyawan yang kemungkinan besar akan berkontribusi pada tujuan rapat Anda. Adakan rapat tim proyek jika Anda ingin membagikan informasi penting dan mengatur tanya jawab singkat setelahnya. Jika tujuan Anda adalah menghasilkan keputusan eksekutif selama sesi ini, pastikan para pengambil keputusan benar-benar hadir. Jika tidak, ini tidak akan menjadi diskusi yang efektif.

Dalam hal jumlah peserta rapat, Anda mungkin pernah menemukan aturan dua pizza dipopulerkan oleh Jeff Bezos. Aturan ini menyatakan bahwa dua pizza seharusnya cukup untuk memberi makan seluruh peserta rapat. Ini adalah aturan yang praktis, namun saya sarankan Anda untuk tidak terlalu memusingkannya sebagai sebuah rumus pengukuran (bagaimanapun juga, pizza memiliki ukuran yang berbeda-beda). Sebaliknya, gunakan ini sebagai kesempatan untuk memikirkan daftar peserta sebelum Anda mengirimkan undangan.

Hal lain yang harus Anda pertimbangkan di sini adalah biaya pertemuan Anda. Terkadang kita merasa bahwa kita menghemat uang perusahaan dengan mengadakan rapat dan dengan demikian "memajukan perusahaan". Namun, semakin lama rapat dan semakin banyak orang yang terlibat, semakin besar pula biaya yang harus dikeluarkan. Lain kali ketika Anda mencoba memutuskan siapa yang akan diundang ke rapat Anda, Anda mungkin ingin memeriksa kalkulator biaya rapat dibagikan oleh Harvard Business Review. Hasilnya mungkin akan mengejutkan Anda.

Membuat agenda rapat

Dengan tujuan rapat yang sudah direncanakan dan daftar karyawan yang akan hadir, Anda perlu membuat rencana aksi. Untuk merancang agenda rapat Anda, cobalah menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini:

• Seperti apa seharusnya pertemuan itu?
• Siapa yang harus berbicara, dan kapan?
• Langkah-langkah apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan?
• Keputusan apa yang perlu dibuat?
• Berapa banyak waktu yang harus Anda rencanakan untuk setiap item agenda?
• Jam berapa pertemuan harus dimulai?
• Siapa yang akan mencatat, dan bagaimana caranya?

Memilih slot waktu yang tepat untuk rapat Anda mungkin menjadi tantangan, terutama ketika Anda mengundang orang-orang yang ketersediaannya tidak tetap. Pertama, lihat kalender sumber daya tim Anda untuk menentukan tanggal yang tepat untuk rapat Anda. Perhatikan bahwa waktu dimulainya sesi Anda tidak boleh sembarangan. Seperti yang ditunjukkan dalam Laporan Keadaan Pertemuan Doodle 2019hanya 12% orang yang lebih suka mengadakan rapat setelah jam 2 siang. Alat-alat seperti Calendly atau Burung pertemuan mendukung Anda dalam menemukan waktu pertemuan yang tepat.

Perhatikan bahwa agenda untuk rapat tim idealnya dikirimkan bersamaan dengan undangan, bukan ditambahkan pada deskripsi acara di kemudian hari. Pilihan terakhir ini dapat menyebabkan beberapa peserta melewatkan agenda dan, akibatnya, tidak tahu apa yang diharapkan selama rapat. Jadwal Anda harus menjelaskan bahwa Anda adalah pemimpin dan/atau fasilitator pertemuan tersebut. Jika tidak ada pemilik rapat, akan sulit untuk menyelesaikan semua langkah dengan sukses. Pastikan setiap orang yang menghadiri rapat mengetahui apa yang harus dipersiapkan sebelumnya. Jika tidak, Anda akan kesulitan untuk mengelola diskusi secara efektif.

Bagaimana cara mengadakan rapat yang efektif?

Sebagai fasilitator pertemuan, Anda bertanggung jawab atas alur pertemuan Anda. Anda yang menentukan kapan rapat dimulai dan apakah rencana tindakan diikuti. Setiap saat, ingatlah selalu tujuan utama dari diskusi. Ini adalah elemen utama dari pertemuan yang efektif:

• Waktu - Perhatikan waktu. Sebagai contoh, jika rapat dijadwalkan untuk dimulai, namun salah satu peserta datang terlambat, Anda mungkin harus memulai diskusi tanpa mereka. Tentu saja, hal-hal seperti ini bisa terjadi, dan terkadang keterlambatan bisa disebabkan oleh keadaan eksternal. Tapi bagaimana jika ada seseorang dalam tim Anda yang terkenal sering terlambat dan selalu "terlalu sibuk" untuk hadir? Saya yakin bahwa Anda telah memilih slot waktu dengan hati-hati dan mengevaluasi biaya pertemuan ini. Mengapa Anda menyia-nyiakan semua usaha itu hanya karena seseorang tidak menghargai rapat?
• Aturan - Fasilitator rapat bertanggung jawab untuk menetapkan panduan yang harus diikuti oleh semua peserta. Salah satu praktik yang benar-benar meningkatkan produktivitas peserta rapat adalah tidak melakukan banyak tugas. Ini biasanya berarti semua laptop harus dimatikan dan ponsel disimpan. Adakah yang lebih menyebalkan daripada orang yang duduk di rapat Anda sambil menjelajahi web dan kemudian berkata: "Bisakah Anda mengulangi bagian terakhir itu? Saya tidak memperhatikan." Ini adalah pemborosan waktu dan uang. Ditambah lagi, hal ini berdampak negatif pada energi semua orang di ruangan tersebut.
• Catatan – membuat catatan sangat penting untuk hampir setiap pertemuan. Anda dapat menugaskan seseorang untuk mencatat keputusan yang dibuat selama sesi, atau Anda dapat melakukannya sendiri. Atau, Anda bisa mendorong semua peserta untuk mencatatnya (selama tidak ada alasan untuk melihat-lihat kotak masuk email atau Slack). Ide yang patut dieksplorasi adalah menggunakan catatan visual (catatan sketsa) sebagai teknik utama. Baca artikel kami panduan tentang pembuatan sketsa untuk manajer proyek untuk melihat bahwa pencatatan visual adalah sesuatu yang dapat dilakukan oleh semua orang (tidak perlu keahlian menggambar!). Jika Anda memilih seorang pencatat dalam rapat Anda, kirimkan catatan mereka ke peserta lain. Anda ingin semua orang memiliki pemahaman yang sama mengenai hasil rapat Anda. Lihat lebih lanjut tentang hal itu di bagian terakhir artikel ini.

Mengelola berbagai jenis peserta rapat secara efektif

Anda akan menemukan banyak sumber daya online yang menjelaskan berbagai jenis kepribadian rapat (seperti yang iniatau iniatau yang itu). Semua artikel ini sedikit berbeda dalam hal jumlah peserta rapat atau nama-nama mereka. Namun, kesamaan dari semua artikel ini adalah bahwa Anda mungkin akan menemukan peserta yang akan mendominasi rapat dengan pendapat mereka, komentar keras, atau bahkan diskusi di luar topik. Di sisi lain, Anda akan menemukan orang-orang yang mungkin memiliki sesuatu yang sangat berharga untuk dikatakan, namun karena satu dan lain hal, mereka akan tetap diam.

Salah satu metode untuk mengadakan rapat yang produktif dengan berbagai kepribadian yang berbeda adalah dengan mencoba menghilangkan struktur kekuasaan. Dengan cara ini, Anda mendorong semua peserta untuk berkontribusi, tanpa mereka harus khawatir akan berbicara secara bergantian. Contoh yang bagus dari pendekatan itu datang dari salah satu pendiri Pixar, Ed Catmull. Dia menguraikan hal ini dalam wawancaranya dengan CEO Slack: [selama rapat] tidak ada seorang pun, dari direktur kreatif hingga Catmull sendiri, yang bisa mengesampingkan tim produksi yang datang untuk memberikan umpan balik. Alasannya sederhana: mereka sudah tahu bahwa ada sesuatu yang tidak berjalan dengan baik-mereka tidak ingin menghakimi, mereka ingin solusi. Catmull mengakui bahwa mereka tidak selalu melakukannya dengan benar. "Sesekali, ini adalah bencana," katanya. "Namun terkadang, keajaiban terjadi. Dan keajaiban yang saya maksudkan adalah ego telah meninggalkan ruangan."

Ego di dalam ruangan juga dapat diucapkan dengan mengesampingkan agenda dan memulai diskusi di luar topik. Pemimpin rapat dapat dengan mudah terkejut ketika perilaku seperti ini terjadi. Inilah sebabnya mengapa sebaiknya Anda mempersiapkan diri untuk menghadapi interupsi semacam itu sebelumnya. Anda dapat membuat apa yang disebut sebagai tempat parkir ide: papan tulis atau selembar kertas di mana Anda menuliskan hal-hal yang disampaikan oleh para peserta yang tidak termasuk dalam rencana aksi. Menjalankan rapat yang efektif jauh lebih mudah ketika Anda dapat mengatakan: "itu adalah poin yang menarik, mari kita letakkan di tempat parkir dan kembali lagi setelah pertemuan ini."

Langkah-langkah yang harus diambil setelah rapat

Pertemuan yang efektif jarang berakhir ketika Anda meninggalkan ruang konferensi. Biasanya, ada beberapa tindakan yang harus diambil. Anda mungkin perlu mengimplementasikan keputusan yang dibuat selama rapat. Atau mungkin ada daftar ide yang dihasilkan oleh kelompok yang perlu dibagikan kepada orang lain.

Bagikan catatan dari pertemuan dengan semua orang yang berpartisipasi. Pastikan untuk menyertakan poin-poin tindakan dan langkah selanjutnya dalam catatan Anda. Pemilik harus ditugaskan untuk semua tugas yang perlu dilakukan.

Setelah pertemuan, nilai dan periksa apakah ada elemen manajemen pertemuan yang dapat disempurnakan di masa mendatang. Pendekatan seperti ini akan membantu Anda menjadikan rapat tidak terlalu merepotkan dan lebih menjadi instrumen bisnis yang efektif. Semoga berhasil!