Manajemen pengetahuan, sejak munculnya istilah ini di akhir tahun 80-an, telah dikaitkan dengan organisasi besar dan struktur perusahaan yang kompleks. Perusahaan besar memiliki anggaran yang besar dan daftar persyaratan yang panjang, sehingga alat untuk mendukung proses manajemen pengetahuan sering kali cukup mahal dan ekstensif.
Masalahnya, perusahaan kecil juga bisa mendapatkan keuntungan dari manajemen pengetahuan. Mereka kehilangan banyak uang karena berbagi pengetahuan yang buruk, silo informasi, atau melakukan kesalahan yang sama berkali-kali. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan bagaimana menerapkan beberapa praktik manajemen pengetahuan yang baik di lingkungan non-korporat.
Kamus Bisnis mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai:
Strategi dan proses yang dirancang untuk mengidentifikasi, menangkap, menyusun, memberi nilai, meningkatkan, dan berbagi aset intelektual organisasi untuk meningkatkan kinerja dan daya saing. Hal ini didasarkan pada dua aktivitas penting: (1) menangkap dan mendokumentasikan pengetahuan eksplisit dan tacit individu, dan (2) penyebarannya di dalam organisasi.
Menurut definisi tersebut, proses manajemen pengetahuan yang optimal didasarkan pada:
Kita akan mengingat kedua langkah ini untuk bagian selanjutnya dari artikel ini. Sebelum kita membahas beberapa tips yang dapat ditindaklanjuti mengenai manajemen pengetahuan, mari kita ulangi alasan untuk mengadopsinya sejak awal.
Pada intinya, manajemen pengetahuan adalah tentang memastikan bahwa karyawan akan membuat keputusan yang baik. Ini adalah kebutuhan yang cukup universal, terlepas dari ukuran perusahaan. Menstandarkan proses memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas mereka: segala sesuatunya dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan berkualitas lebih baik.
Berfokus pada pengumpulan dan berbagi pengetahuan juga merupakan peluang besar untuk mengidentifikasi dan merayakan para ahli sejati di bidang tertentu. Pendekatan seperti ini akan membuat para ahli tersebut lebih terlibat dan puas dengan tempat kerja mereka. Pada saat yang sama, anggota tim Anda yang lain akan memperoleh pengetahuan yang berharga. Ini adalah situasi yang saling menguntungkan bagi perusahaan Anda.
Mengadopsi manajemen pengetahuan sejak dini akan mempermudah pengembangan perusahaan. Seiring dengan pertumbuhan tim Anda, Anda sudah memiliki proses untuk memanfaatkan pengetahuan kolektif mereka dengan sebaik-baiknya. Manfaat ini akan memengaruhi keduanya: organisasi berbasis proyek (agensi kreatif, konsultan perangkat lunak) atau perusahaan yang sedang mengembangkan produk mereka sendiri.
Anda tidak harus memulai dengan proses yang lengkap atau perangkat lunak khusus. Manajemen pengetahuan yang efektif dapat menjadi bagian dari budaya perusahaan Anda ketika Anda mendorong pendokumentasian dan berbagi keahlian setiap orang. Berikut ini beberapa ide yang bisa Anda coba tanpa harus mengkhawatirkan anggaran perangkat lunak Anda:
Transparansi proyek membutuhkan visibilitas informasi dalam tim proyek. Ada berbagai ide yang bisa Anda terapkan di sini: mulai dari persyaratan proyek yang jelas dan terdokumentasi dengan baik, hingga sesi umpan balik rutin. Mempromosikan komunikasi terbuka dan berbagi pengetahuan di antara orang-orang yang mengerjakan proyek yang sama akan memengaruhi efektivitas tim Anda, namun juga menjadi dasar bagi kebijakan di seluruh perusahaan. Selain itu, studi menunjukkan bahwa transparansi sangat dihargai oleh para karyawan.
Membangun basis pengetahuan atau intranet mungkin terlihat seperti sesuatu yang dibutuhkan oleh organisasi besar. Namun kenyataannya, perusahaan Anda mungkin dengan mudah melampaui sistem awal penyimpanan dokumen dan informasi (Google Docs atau Dropbox, misalnya). Sebuah sistem yang komprehensif basis pengetahuan akan sangat berharga jika Anda:
Di Teamdeck, kami menggunakan Atlassian Pertemuan untuk menyimpan pengetahuan yang penting bagi anggota tim kami. Di sini juga merupakan tempat kami memposting kebijakan tertulis dan membagikan informasi terbaru perusahaan. Ini berguna saat menerima karyawan baru atau mencoba mencari cara optimal untuk melakukan sesuatu berdasarkan pengalaman tim sebelumnya.
Berbicara mengenai pengalaman masa lalu, untuk dapat belajar secara kolektif, Anda harus memiliki pelajaran yang dapat dipetik. Sebaiknya Anda mendokumentasikan sesi postmortem, laporan setelah tindakan, atau pertemuan retrospektif. Meskipun terasa sedikit memalukan, karena proyek yang Anda dokumentasikan berakhir dengan kegagalan, hal ini masih merupakan kesempatan belajar yang baik. Berkat "pelajaran yang dipetik" ini, karyawan lain mungkin dapat memahami penyebab masalah dan menghindari beberapa kesalahan di masa depan. Tekankan pada tim Anda, bahwa proses ini bukan tentang menuding atau menyombongkan diri. Ini adalah tentang belajar dari kesalahan atau kesuksesan di masa lalu.
Lihatlah teks postmortem ini oleh Gitlab, yang ditulis setelah insiden pemadaman basis data mereka yang terkenal. Saya yakin ratusan pengembang yang telah membaca tulisan ini tidak akan mengulangi kesalahan yang sama. Ini bukan berarti bahwa semua pelajaran yang didapat harus tersedia untuk umum: terkadang hal itu tidak mungkin dilakukan karena adanya perjanjian kerahasiaan. Namun, ini adalah sesuatu yang dapat Anda pikirkan, terutama jika pengguna eksternal telah terpengaruh oleh suatu kejadian.
Seperti yang telah disebutkan di bagian pertama tulisan ini, Anda perlu mengenali para ahli: orang-orang yang memiliki banyak pengetahuan tentang aspek tertentu dari operasi Anda. Setelah mereka teridentifikasi, Anda perlu mendorong mereka untuk berbagi pengetahuan. Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai cara - mulai dari rapat tim yang membahas topik tertentu, melalui blog, hingga program bimbingan.
Pastikan Anda memperhatikan tidak hanya pada pengetahuan eksplisit (sudah terkodifikasi/mudah diartikulasikan), namun juga pada pengetahuan yang bersifat tacit. Yang terakhir ini didasarkan pada pengetahuan karyawan Anda: wawasan unik, intuisi, atau keterampilan yang tidak mudah diucapkan. Pikirkan tentang selera estetika seseorang, kemampuan untuk menghasilkan ide-ide inovatif, atau... mengendarai sepeda.
Pengetahuan tacit biasanya sangat berharga, namun sulit untuk dibagikan. Pikirkan tentang cara-cara yang bisa dilakukan untuk memasangkan ahli Anda dengan anggota tim lain dalam suasana "kehidupan nyata", yang tidak harus benar-benar bekerja di tim yang sama. Misalnya, mengadakan hackathon bisa menjadi kesempatan yang baik bagi karyawan Anda untuk berkolaborasi satu sama lain. Saat bekerja bersama, mereka dapat melihat wawasan diam-diam dalam tindakan dan belajar darinya.
Ada satu hal lagi yang harus Anda lakukan agar berhasil memperkenalkan manajemen pengetahuan di perusahaan Anda: menunjukkan bahwa ini adalah prioritas yang sebenarnya. Bisa jadi anggota tim Anda tidak mendokumentasikan pengetahuan hanya karena mereka berpikir lebih baik fokus pada "pekerjaan yang sebenarnya". Inisiatif berbagi pengetahuan juga dapat dengan mudah ditinggalkan ketika waktu menjadi sibuk. Tugas seorang pemimpin perusahaan adalah memastikan bahwa orang-orang melihat nilai dari menjaga wawasan penting. Mendokumentasikan dan berbagi keahlian seseorang harus menjadi bagian dari pekerjaan mereka, bukan hanya sebagai renungan. Hanya dengan begitu Anda dapat benar-benar mengadopsi pendekatan berbasis pengetahuan dan mendapatkan manfaat penuh dari manajemen pengetahuan.
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...