Ketika Anda mengelola agensi atau perusahaan perangkat lunak di mana tim Anda mengerjakan beberapa proyek sekaligus, mungkin sulit untuk mengikuti semuanya. Bahkan jika Anda mengelola satu proyek sebagai manajer proyek, Anda mungkin sering kesulitan dalam memantau berbagai elemen proyek tersebut.
Apa yang akan Anda pelajari dari artikel ini:
- Alat bantu yang memungkinkan pembuatan dasbor dalam manajemen proyek
- Manfaat dari dasbor dalam manajemen proyek
- Peran perangkat lunak perencanaan sumber daya
Seandainya saja ada cara untuk mendapatkan gambaran umum yang informatif tentang kesehatan proyek tanpa harus menggali aplikasi PM Anda untuk waktu yang lama.
Untungnya, dasbor proyek menawarkan kesempatan untuk melakukan hal tersebut - dasbor proyek berfungsi sebagai satu tempat di mana Anda dapat memeriksa KPI penting dan menilai kemajuan proyek Anda. Dasbor ini juga menjadi sumber kebenaran tunggal mengenai status proyek Anda-sesuatu yang dapat Anda bagikan dengan mudah kepada klien atau manajer Anda. Biasanya, dasbor manajemen proyek terdiri dari beberapa widget-grafik, titik data, atau tabel-yang berkaitan dengan berbagai elemen proyek.
Dalam posting blog ini, kami akan memberi tahu Anda sedikit lebih banyak tentang manfaat dasbor proyek dan memberi Anda beberapa tips tentang cara membuatnya.
Mengapa Anda membangun dasbor manajemen proyek?
Pertama-tama, memiliki dasbor manajemen proyek adalah penghemat waktu yang sangat besar bagi orang-orang yang menggunakannya. Misalnya, sebagai pemimpin tim, Anda biasanya harus memeriksa beberapa laporan/layar dalam proyek Anda alat perencanaan untuk mendapatkan gambaran besar tentang bagaimana kinerja proyek tertentu. Di sisi lain, manajer proyek sering kali harus menghabiskan waktu berjam-jam setiap minggu untuk menyusun laporan status proyek dan menyusun indikator kinerja utama. Dasbor memudahkan untuk memiliki "laporan" yang diperbarui secara otomatis dengan data waktu nyata dan wawasan yang disesuaikan dengan audiens tertentu.
Berbicara tentang wawasan yang disesuaikan, perlu dikatakan bahwa meskipun alat manajemen proyek dan sumber daya biasanya dirancang untuk memberikan informasi berharga kepada penggunanya, mereka masih perlu memenuhi kebutuhan banyak tim. Akibatnya, dasbor atau laporan default yang ditawarkan dalam aplikasi-aplikasi ini mungkin tidak terlalu berguna bagi tim Anda. Akan sangat bermanfaat jika Anda membuat dasbor khusus manajemen proyek dan sumber daya dasbor atau bahkan beberapa dasbor - masing-masing disiapkan untuk melayani tujuan tertentu. Misalnya, CFO perusahaan Anda mungkin tertarik dengan metrik yang berbeda dari klien.
Dasbor manajemen proyek yang berhadapan dengan klien juga akan sangat memudahkan Anda. Anda tidak hanya dapat menghemat waktu untuk menyiapkan laporan baru sesekali, tetapi para pemangku kepentingan proyek dapat melihat dasbor yang dapat dipindai dan dengan mudah memahami apa yang terjadi dalam proyek. Selain itu, dasbor yang dirancang dengan baik akan membuat perusahaan Anda terlihat sangat baik di mata klien.
Terakhir, menganalisis dasbor proyek adalah kesempatan besar untuk mengidentifikasi peluang peningkatan yang mungkin Anda lewatkan. Pandangan sekilas tentang berbagai aspek proyek dapat membuat Anda memikirkan solusi yang belum Anda pertimbangkan. Katakanlah dasbor proyek Anda mencakup wawasan tentang pemanfaatan sumber daya dan tugas yang telah diselesaikan. Hal ini memungkinkan Anda untuk membandingkan keduanya dan, misalnya, melihat bahwa beberapa tugas tertinggal, tetapi tidak semua anggota tim digunakan secara optimal, dan mereka dapat dengan mudah mengambil lebih banyak tugas.
Praktik terbaik untuk membangun dasbor manajemen proyek
Ketika menyusun dasbor proyek khusus, Anda harus mengingat beberapa karakteristik utama dasbor yang efektif.
Sebagai permulaan, dasbor yang benar-benar kuat berisi hanya informasi yang relevan. Itulah mengapa sangat bermanfaat untuk memulai dengan daftar metrik/elemen yang benar-benar Anda perlukan untuk ditampilkan atau jawaban yang Anda inginkan untuk dijawab oleh dasbor manajemen proyek. Jika tidak, Anda mungkin tergoda untuk menambahkan beberapa bagan warna-warni untuk membuat dasbor terlihat lebih "profesional". Sayangnya, hal ini tidak akan membantu anggota tim Anda untuk mengetahui informasi yang berharga dari kebisingan. Sekali lagi, perlu diingat bahwa Anda bisa menyiapkan berbagai jenis dasbor yang dirancang untuk audiens yang berbeda dan hanya berisi elemen-elemen yang paling penting bagi mereka.
Dasbor proyek Anda juga harus mudah dipindai. Saat menyiapkan widget atau bagan individual yang akan muncul di dasbor, selalu pastikan widget atau bagan tersebut dapat dibaca. Informasi harus jelas dalam sekejap tanpa harus membaca tabel yang rumit atau melakukan perhitungan. Anda selalu dapat meminta umpan balik dari anggota tim mengenai kemampuan pemindaian dasbor.
Selalu perhatikan apakah dasbor Anda berisi data yang akurat. Jika tidak, maka tujuan utama dari dasbor tidak akan tercapai. Gunakan hanya sumber data yang dapat diandalkan dan, jika memungkinkan, rancang dasbor proyek agar dapat menyajikan wawasan waktu nyata.
Alat bantu yang memungkinkan Anda membangun dasbor manajemen proyek
Anda mungkin bertanya-tanya: bagaimana cara membuat dasbor proyek. Apakah saya perlu berinvestasi dalam alat dasbor khusus?
Malahan, ada beberapa opsi yang bisa Anda ikuti:
- Dapatkan aplikasi dasbor data. Ada beberapa aplikasi dasbor di pasaran yang memungkinkan untuk membuat dasbor data khusus, termasuk dasbor manajemen proyek. Alat-alat tersebut biasanya memberikan fleksibilitas yang tinggi dalam hal mendesain dasbor. Namun, Anda harus menentukan apakah sumber data yang Anda andalkan tersedia dalam aplikasi tertentu. Alat-alat yang mungkin ingin Anda coba: Geckboard, Klipfolio.
- Gunakan perangkat lunak manajemen proyek Anda. Banyak aplikasi manajemen proyek yang dilengkapi dengan fitur yang memungkinkan Anda membuat dasbor untuk memantau status proyek. Alat yang mungkin ingin Anda coba: ClickUp, Senin.
- Gunakan perangkat lunak manajemen sumber daya Anda. Perusahaan menggunakan metode alat manajemen sumber daya terbaik untuk merencanakan dan mengelola pekerjaan tim mereka. Dengan demikian, laporan ini berisi banyak informasi berharga mengenai kesejahteraan proyek dan sumber daya. Teamdeck adalah aplikasi manajemen sumber daya yang kami buat, dan di bagian selanjutnya dari artikel blog ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara menggunakannya untuk membuat dasbor proyek yang tangguh.
Bangun dasbor manajemen proyek khusus dengan Teamdeck
Secara default, Teamdeck dilengkapi dengan dasbor pribadi yang tersedia untuk setiap pengguna dengan izin tingkat manajer, di mana Anda bisa memeriksa detail-detail dasar seperti:
- berapa jam yang telah Anda lacak bulan ini,
- berapa hari liburan yang telah Anda ambil,
- apa pemanfaatan tim Anda?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Untuk membuat dasbor manajemen proyek khusus, Anda harus membuat laporan. Laporan Teamdeck berfungsi seperti dasbor dalam arti Anda bisa menggunakan berbagai elemen untuk membuat cerita berbasis data waktu nyata. Selain itu, Anda bisa membuat tautan dan membagikan laporan Anda dengan klien atau pemangku kepentingan proyek lainnya.
Berikut ini beberapa contoh elemen yang dapat ditampilkan di dasbor/laporan proyek tim Anda:
- Laporan lembur. Memudahkan untuk melihat berapa banyak jam kerja ekstra yang dilacak oleh karyawan Anda dalam rentang waktu tertentu.
Pelajari cara membuat bagan ini dengan Teamdeck - baca panduan untuk laporan status proyek.
- Perkiraan vs. jam/biaya aktual yang dilacak oleh tim Anda. Bagan ini akan membantu Anda melihat sekilas apakah anggaran proyek Anda masih terkendali atau tidak.
Pelajari cara membuat bagan ini dengan Teamdeck - baca posting blog kami tentang pelacakan biaya proyek.
- Pemanfaatan yang dapat ditagih. Lihat berapa banyak waktu tim Anda yang telah dicurahkan untuk aktivitas yang dapat ditagih. Ini akan membantu Anda memverifikasi apakah proyek yang diberikan benar-benar menguntungkan.
Tentu saja, Anda bisa membuat berbagai jenis bagan dan tabel menggunakan Teamdeck. Anda bisa mencoba aplikasi ini sendiri dengan mendaftar untuk uji coba gratis di sini. Atau, Anda dapat jadwalkan panggilan dengan Anielapakar kesuksesan pelanggan kami. Dia akan menunjukkan kepada Anda kemampuan Teamdeck yang berbeda dalam menyajikan data tentang kinerja tim Anda.
