Jika Anda tidak menggunakan excellent perangkat lunak penjadwalan sumber daya lebih baik melihat teknik penjadwalan. Teknik penjadwalan membantu menyelaraskan jadwal proyek, ruang lingkup, dan sumber daya Anda. Jadwal harus sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan dan menggunakan sumber daya yang tersedia dengan keterampilan yang tepat.
Apa yang akan Anda dapatkan dengan artikel ini:
Peran dan pentingnya penjadwalan proyek dalam manajemen proyek
Melihat berbagai teknik penjadwalan proyek yang berbeda
Bagaimana menyelesaikan masalah penjadwalan proyek Anda dengan menggunakan teknik-teknik penjadwalan tersebut
Peran perencanaan proyek dan perangkat lunak manajemen sumber daya dalam manajemen proyek
Seperti yang diketahui banyak orang - manajemen jadwal proyek dan teknik penjadwalan proyek termasuk dalam keluarga yang sama. Dalam keduanya - secara umum - menyelesaikan proyek atau bagiannya sesuai dengan waktu yang diharapkan adalah motif dasar munculnya kedua disiplin ilmu tersebut.
Dengan banyaknya ketidakpastian, variabel, dan kemungkinan ketersediaan sumber daya atau ruang lingkup proyek yang dapat berubah, sulit untuk membuat jadwal yang dapat bertahan lama. Dan bagaimanapun juga, Andalah yang akan dimintai pertanggungjawaban. Berikut ini cara dan kapan menggunakan teknik penjadwalan yang dapat digunakan untuk proyek TI yang kompleks, sehingga Anda dapat menyiapkan agenda yang dapat diandalkan.
Penjadwalan proyek adalah proses pembuatan jadwal proyek Anda, yang terdiri dari aktivitas berurutan dan tonggak pencapaian yang harus disampaikan dalam tenggat waktu tertentu. Jadwal proyek dibuat berdasarkan faktor-faktor berikut:
Persyaratan proyek
Sasaran dan hasil proyek
Tugas dan ketergantungannya
Garis Waktu Proyek
Keterampilan dan kompetensi tim
Anggaran
Analisis risiko
Teknik penjadwalan proyek adalah model sederhana dari jadwal kerja. Karena penjadwalan proyek memiliki banyak komponen, maka diperlukan pendekatan yang berbeda tergantung pada ekspektasi atau kesulitan dalam proyek, misalnya waktu yang tidak cukup, jumlah orang yang tidak mencukupi, teknologi yang tidak memadai, dll.
Jadwal adalah jadwal proyek Anda, yang terdiri dari aktivitas dan tonggak pencapaian yang berurutan yang harus diselesaikan dalam tenggat waktu tertentu.
Memiliki rencana proyek Anda tahu persis apa yang harus disampaikan dalam urutan apa. Alokasi sumber daya proyek membantu Anda menemukan dan menugaskan karyawan yang tepat. Sebuah Promosi Instagram dapat menjadi cara yang efektif untuk menjangkau audiens yang lebih luas, berinteraksi dengan calon pelanggan, dan membangun kesadaran merek. Kemudian, jadwal memberi tahu Anda kapan semua itu harus terjadi.
Memandu tim proyek melalui fase eksekusi dan membina kolaborasi di seluruh tim proyek sangat penting untuk menjaga jadwal. Dengan teknik penjadwalan yang tepat, Anda juga dapat menyesuaikan beberapa aktivitas dan tugas jika proyek terlambat atau jika ada perubahan pada ruang lingkup.
Dua teknik pertama yang digunakan oleh manajer proyek adalah Metode Jalur Kritis (CPM) dan Teknik Evaluasi dan Peninjauan Program (PERT). Keduanya didasarkan pada logika matematika. Anda bisa menggunakan metode ini untuk menghitung tanggal mulai dan selesai yang diasumsikan, berdasarkan ruang lingkup proyek yang diketahui.
Mari kita lihat CPM, pertama-tama. Pikirkan jalur kritis sebagai diagram pohon proyek Anda. Metode Jalur Kritis membantu Anda menemukan waktu terpanjang yang mungkin untuk proyek, dan juga waktu terpendek. Dengan CPM, Anda juga dapat menandai tugas-tugas kritis dan tugas-tugas yang mungkin mengambang. Perubahan dalam pengiriman yang terakhir tidak akan mempengaruhi jadwal.
Untuk menggunakan CPM, Anda perlu mengetahui ruang lingkup proyek Anda dan membuat daftar semua tugas yang diperlukan untuk penyelesaiannya. Selanjutnya, perkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas. Setelah itu, Anda juga harus mencatat semua ketergantungan di antara tugas-tugas tersebut. Dengan cara ini Anda akan mengetahui mana yang dapat dilakukan secara terpisah, dan mana yang membutuhkan tugas sebelumnya untuk diselesaikan. Terakhir, tambahkan tonggak pencapaian dan hasil ke proyek Anda.
Jalur kritis proyek membantu memvisualisasikan alur proyek dan menghitung durasinya ketika semua ketergantungan dan hasil kerja diketahui. Jalur kritis didefinisikan sebagai kelompok tugas yang penting untuk keberhasilan proyek dan dimasukkan ke dalam urutan berurutan. Teknik ini mungkin tidak terlalu berguna jika ada banyak ketidakpastian dalam proyek.
Mirip dengan jalur kritis, PERT adalah cara untuk memvisualisasikan aliran tugas proyek dalam proyek dan memperkirakan jadwal berdasarkan durasi yang diasumsikan. Teknik ini juga menggambarkan ketergantungan antar tugas.
Untuk menjadwalkan proyek menggunakan PERT, seperti halnya CPM, Anda perlu mendefinisikan tugas dan urutannya terlebih dahulu, berdasarkan tonggak pencapaian proyek Anda. Dengan menggunakan kerangka kerja jaringan yang mirip dengan CPM, yang terdiri dari tugas-tugas ini, Anda dapat memperkirakan jadwal yang berbeda untuk sebuah proyek tergantung pada tingkat kepercayaan:
Waktu yang optimis
Waktu yang paling mungkin
Waktu yang pesimis
Meskipun terlihat sangat mirip dengan CPM, PERT menggunakan durasi rata-rata tertimbang daripada estimasi untuk menghitung jangka waktu yang memungkinkan.
Kelemahan dari pendekatan ini adalah, Anda harus mengetahui tugas dan ketergantungan tugas di antara keduanya untuk mendapatkan manfaat penuh dari teknik ini.
Kompresi durasi adalah cara untuk mempersingkat jadwal. Ini mungkin berguna jika proyek berjalan terlambat dan Anda harus menemukan cara untuk menyesuaikan jadwal tanpa mengubah ruang lingkup proyek. Ada dua teknik yang dapat Anda terapkan: pelacakan cepat dan menabrak.
Karena Anda sudah mengetahui apa itu jalur kritis, berikut adalah cara lain untuk menggunakannya. Pelacakan cepat membantu Anda menemukan tugas-tugas yang dapat dilakukan secara bersamaan atau sebagian tumpang tindih untuk mempercepat penyelesaian proyek. Untuk itu, lihatlah jalur kritis untuk memutuskan aktivitas mana yang dapat dilacak dengan cepat.
Katakanlah Anda telah memulai sebuah proyek baru dan telah mengumpulkan semua persyaratan. Pada titik ini, Anda dapat memulai dengan fase desain dan hanya memulai dengan pengembangan perangkat lunak jika desain sudah siap.
Tetapi jika Anda perlu mempercepat kedua proses tersebut, Anda dapat memulai pengembangan perangkat lunak setelah desain yang paling penting siap. Kemudian, lanjutkan dengan menyiapkan tampilan selanjutnya sementara programmer mengimplementasikan materi yang telah mereka terima.
Pelacakan cepat adalah contoh teknik penjadwalan proyek. Meskipun fast-tracking mungkin tampak menarik, ingatlah risikonya juga. Karena Anda harus mengelola beberapa aktivitas penting sekaligus, akan lebih mudah untuk membuat kesalahan yang merugikan atau mengorbankan kualitas.
Teknik kompresi lainnya adalah crashing, yaitu menambahkan sumber daya ekstra untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Ini adalah teknik yang rumit, karena Anda harus memiliki sumber daya cadangan yang dapat digunakan.
Ditambah lagi, tidak semua tugas dapat diselesaikan lebih cepat dengan menambah anggota tim. Menurut Hukum Brook, "menambahkan lebih banyak sumber daya manusia ke proyek perangkat lunak yang terlambat akan membuatnya lebih lambat", yang berhubungan dengan hukum umum tentang hasil yang semakin berkurang. Alasannya adalah komunikasi tambahan yang diperlukan untuk memperkenalkan anggota tim baru ke sebuah proyek dan pembagian tugas yang terbatas.
Cara lain untuk menggunakan teknik crashing adalah dengan menambahkan waktu (misalnya lembur berbayar), tetapi harus tetap sesuai dengan tenggat waktu. Kekurangan dari pendekatan ini adalah meningkatkan biaya proyek.
Metode penjadwalan proyek yang tidak tepat.
Dalam teknik penjadwalan simulasi, Anda menggunakan serangkaian aktivitas yang berbeda untuk menghitung kemungkinan durasi proyek. Teknik ini sangat berguna terutama ketika ada banyak ketidakpastian dan variabel. Dengan menggunakan simulasi, Anda dapat membuat jadwal berdasarkan asumsi, sehingga Anda dapat menggunakannya meskipun Anda tidak mengetahui semua tindakan atau jika ruang lingkupnya dapat berubah.
Salah satu model yang bisa Anda gunakan adalah Simulasi Monte Carlo. Model ini memperhitungkan berbagai asumsi dan hasil yang mungkin terjadi, sehingga menghasilkan perkiraan durasi. Keuntungan dari pendekatan ini adalah pendekatan ini memperhitungkan risiko dan ketidakpastian, sehingga meskipun terjadi perubahan ruang lingkup atau tugas tambahan, Anda dapat menyesuaikan jadwal kerja.
Resource leveling adalah menyesuaikan jadwal dan sumber daya untuk memotong waktu pengiriman atau untuk menghindari penggunaan sumber daya yang kurang atau berlebihan. Anda dapat menggunakannya untuk menyesuaikan satu aktivitas dalam proyek.
Sesuaikan jadwal dengan menggunakan resource leveling, bagi atau gabungkan aktivitas sesuai dengan ketersediaan sumber daya, sehingga tidak ada anggota tim yang kekurangan atau kelebihan sumber daya.
Penggunaan teknik ini banyak diperdebatkan dalam komunitas manajemen proyek, karena dapat meningkatkan biaya dan waktu proyek. Jika Anda ingin menerapkan teknik ini, Anda harus mempertimbangkan kerugiannya.
Proyek alat penjadwalan sumber daya membantu Anda mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya yang diinginkan dalam jangka waktu proyek. Alat-alat ini juga dapat membantu Anda memperkirakan jadwal untuk proyek baru, karena Anda telah memiliki banyak wawasan dari proyek sebelumnya.
Mengetahui bagaimana kinerja tim Anda di masa lalu, hambatan apa yang harus mereka atasi, dan bagaimana mereka melakukannya juga sangat berguna. Perangkat lunak manajemen sumber daya modern menawarkan manajer proyek digital akses ke banyak data, termasuk laporan kinerja atau pemanfaatan.
Tampilan bilah pemanfaatan [Sumber: Teamdeck - perangkat lunak perencanaan sumber daya dengan fitur penjadwalan sumber daya dan proyek]
Teamdeck adalah solusi sempurna untuk masalah yang dihadapi oleh manajer proyek. Fitur penjadwalan sumber daya sangat ideal untuk menugaskan orang yang tepat ke proyek, berdasarkan keterampilan dan ketersediaan mereka. Dengan pelacakan waktu, Anda selalu dapat melihat apa yang sedang dikerjakan oleh tim Anda, apakah mereka bekerja lembur atau tidak.
Anda juga dapat memeriksa proyek mana yang tidak menguntungkan karena menghabiskan terlalu banyak sumber daya. Manajemen cuti adalah cara untuk mengontrol sumber daya perusahaan Anda ketika karyawan sedang cuti. Di sisi lain, laporan khusus memberikan gambaran lengkap mengenai kekuatan dan kelemahan manajemen Anda sehingga Anda dapat mengoptimalkannya.
Setiap perubahan harus dimulai dengan diagnosis situasi yang baik. Anda sudah mengetahui apa itu jadwal proyek dan teknik penjadwalan proyek yang harus diketahui oleh setiap manajer proyek yang baik. Sekarang kita akan membahas masalah yang paling umum yang dihadapi oleh manajer proyek dengan penjadwalan sumber daya dan bagaimana teknik penjadwalan proyek akan membantu menyelesaikannya
Memperkirakan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk sebuah proyek adalah tanggung jawab utama manajer proyek. Jika tenggat waktu terlalu pendek - semua orang akan bekerja di bawah tekanan, kualitas produk dapat menurun dan klien tidak akan senang dengan penundaan tersebut. Jika tenggat waktu terlalu lama, perusahaan Anda mungkin akan menolak proyek baru karena merasa tidak memiliki sumber daya. Klien juga dapat meninggalkan organisasi Anda dan memilih organisasi lain yang dapat menyelesaikan proyek dalam waktu yang lebih singkat. Tentu saja, yang ideal berada di tengah-tengah. Tapi bagaimana cara menemukannya?
[Sumber: Teamdeck - perangkat lunak manajemen sumber daya dengan fitur pelacakan waktu dan penjadwalan proyek]
Gunakan pengalaman Anda dan perkirakan waktu yang dibutuhkan berdasarkan proyek-proyek sebelumnya. Teknik Evaluasi dan Peninjauan Program, yang merupakan salah satu analisis matematis dari jadwal proyek yang telah kami tulis, akan bekerja dengan baik di sini. Berdasarkan tugas dan pencapaian, buatlah skenario optimis, paling mungkin, dan pesimis, serta evaluasi situasi seperti apa yang Anda hadapi. Dengan begitu, Anda akan siap menghadapi apa pun!
Melebihi tenggat waktu adalah masalah besar bagi seorang manajer proyek, karena hanya 52% proyek yang selesai sesuai jadwal (Project Management Institute, 2018). Melebihi tenggat waktu sering dianggap sebagai bukti paling jelas bahwa manajer proyek tidak memiliki keterampilan organisasi.
[Sumber: Denyut Nadi Profesi PMI, Survei Manajemen Proyek Global ke-10]
Tentu saja, hal ini tidak selalu terjadi. Terkadang kontak dengan klien sulit dilakukan, tidak ada cukup orang atau sumber daya lainnya, atau perusahaan sedang dalam masa-masa sulit karena proyek-proyek yang berdatangan. Apapun alasannya, melewati tenggat waktu proyek adalah masalah besar dan harus dihindari dengan cara apa pun. Terutama karena ada beberapa cara efektif untuk mengurangi jumlah kasus seperti itu. Dan penjadwalan proyek yang sempurna adalah salah satunya.
Jika Anda sering melewatkan tenggat waktu, gunakan teknik kompresi durasi, khususnya fast-tracking, untuk mempersingkat jadwal dengan melakukan beberapa tugas secara simultan atau melewati tugas-tugas yang tidak penting untuk hasil akhir.
Ini adalah mimpi buruk di pasar saat ini - proyek terhambat karena kurangnya spesialis. Terkadang hal ini disebabkan oleh fakta bahwa laju perkembangan perusahaan lebih cepat daripada laju perekrutan orang baru. Di lain waktu, sumber daya yang tersedia cukup setiap hari, tetapi ketika ada penumpukan proyek, tidak ada cukup banyak orang untuk bekerja. Sangat sulit untuk mengikuti kesepakatan ketika tidak ada orang yang melakukan pekerjaan dan tenggat waktu semakin dekat. Jika Anda sering menghadapi masalah ini dalam pekerjaan Anda, crashing, salah satu teknik kompresi durasi, akan membantu Anda.
Tawarkan lembur atau pekerjaan tambahan kepada karyawan Anda, yang dapat mereka ambil sebagai hari libur kapan saja. Sebaiknya Anda juga menggunakan bantuan dari pekerja lepas atau perusahaan alih daya, yang akan memberi Anda spesialis yang diperlukan untuk mengerjakan proyek yang menuntut.
Seperti yang mungkin Anda ketahui, sebuah proyek tidak selalu sesuai dengan ruang lingkup awal dari awal hingga akhir. Produk digital adalah makhluk dinamis yang berkembang seiring berjalannya waktu. Kebutuhan baru muncul, ide baru muncul, pelanggan mengubah asumsi dan tidak ada yang tersisa selain mengikuti arus perubahan ini dan menjadi gesit.
Sebagian besar teknik penjadwalan proyek didasarkan pada pengetahuan tentang proyek dan tugas-tugas yang dibutuhkan, tetapi jika ada banyak hal yang tidak diketahui dalam pekerjaan Anda, ada baiknya Anda menggunakan simulasi dan membuat beberapa skenario dan rencana tindakan yang mungkin terjadi, bergantung pada variabel yang mungkin muncul. Fleksibilitas ini akan memastikan bahwa Anda siap menghadapi apa pun.
Dalam penjadwalan proyek, respons otomatis terhadap kekurangan sumber daya adalah dengan memperoleh sumber daya baru. Terkadang hal ini tidak memungkinkan, namun kami akan memberi tahu Anda lebih lanjut - terkadang bahkan tidak perlu. Seringkali kesan tidak memiliki sumber daya yang cukup adalah hasil dari tidak menggunakannya secara optimal. Lihatlah hal ini dengan contoh nyata.
Satu hari memiliki 24 jam. Hal ini berlaku untuk semua orang - Anda, Elon Musk, Oprah Winfrey, Presiden Amerika Serikat, dan Ratu Elizabeth. Setiap orang memiliki jumlah waktu yang sama - satu-satunya pertanyaan adalah bagaimana mereka menggunakannya. Jika Anda merasa kekurangan waktu, Anda tidak akan memperpanjang hari Anda, tetapi Anda bisa bangun lebih awal, menonton dua episode serial TV, bukan 5 episode, tidak menelusuri Instagram, bekerja secara intensif selama beberapa jam, bersepeda, dan kemudian beristirahat dengan hati nurani yang jernih setelah hari yang produktif. Hal yang sama juga berlaku untuk bisnis Anda.
Jika Anda kekurangan sumber daya, periksa apakah Anda menggunakannya secara optimal - mungkin beberapa karyawan mendapatkan tugas di bawah kompetensinya, mungkin mereka menyelesaikan pekerjaan lebih awal dan sisanya tidak ada yang bisa dilakukan, mungkin ada terlalu sedikit orang di satu departemen dan terlalu banyak di departemen lain. Teknik perataan sumber daya sangat ideal untuk mengoptimalkan jadwal proyek anda.
Ya, kami tahu apa yang Anda pikirkan. Apakah perfeksionisme itu buruk? Bagaimana bisa ketika semua orang selalu berbicara tentang bagaimana mencapai kesempurnaan, dll.? Tentu saja, perfeksionisme adalah aset yang bagus... selama Anda memiliki waktu yang tak terbatas. Sayangnya, dalam manajemen proyek, waktu adalah sumber daya yang paling sering kekurangan dan perfeksionisme tidak membuat segalanya menjadi lebih mudah.
Jika Anda ingin setiap elemen proyek dilakukan tidak hanya dengan baik tetapi juga luar biasa, Anda memeriksa semuanya puluhan kali dan melakukan setiap hal secara metodis, satu per satu, hingga setiap bagian teka-teki cocok dengan sempurna - kemungkinan besar Anda tidak akan memenuhi tenggat waktu karena Anda terlambat bahkan sebelum memulai.
Apakah itu berarti Anda harus melakukan pekerjaan Anda dengan buruk dan merilis produk yang cacat? Sama sekali tidak! Namun, Anda harus memahami bahwa ada titik tengah yang baik antara satu pendekatan dengan pendekatan lainnya. Di sinilah Metode Jalur Kritis berperan. Identifikasi tugas-tugas yang sangat penting untuk membuat kemajuan dalam proyek dan tugas-tugas yang dapat dilakukan kemudian. Dengan trik ini, penjadwalan proyek Anda akan memungkinkan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan Anda akan dapat meningkatkan produk di waktu yang tersisa.
Anda dapat menyiapkan jadwal proyek di mana saja - di selembar kertas, di papan tulis, di Excel. Anda bisa. Tapi untuk apa. Bisnis saat ini terlalu maju untuk memungkinkan terjadinya kekacauan organisasi, itulah sebabnya perangkat lunak manajemen kerja merupakan elemen yang sangat diperlukan, memungkinkan Anda mengelola waktu kerja, sumber daya, liburan, jadwal, dan kalender dari satu tempat. Bagaimana cara memilih sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda? Ini adalah topik untuk artikel terpisah. Untungnya, kami sudah menyiapkannya untuk Anda Perangkat Lunak Penjadwalan Proyek - Apa yang Dicari Manajer Proyek atau Manajemen Jadwal Proyek - Peran, Tantangan, dan Alat.
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...