Tantangan Manajemen Sumber Daya Umum dan Cara Mengatasinya

Tantangan manajemen sumber daya terikat dengan sifat alami bekerja dengan tim. Sering kali Anda perlu merencanakan pekerjaan dan sumber daya mengelola beberapa proyek sekaligus. Mengatur, memantau, dan meningkatkan proses adalah bagian penting dari manajemen sumber daya proyek yang dapat membuat atau menghancurkan proyek Anda. Sepertinya cukup banyak yang harus ditangani? Mari kita bagi tantangan-tantangan ini menjadi beberapa bagian yang dapat dikelola dan lihat bagaimana Anda dapat mengatasinya dalam pekerjaan Anda.

Mengenali keterampilan yang tepat untuk proyek

Memulai proyek baruAnda perlu mencari karyawan dengan keterampilan yang tepat. Meski kedengarannya mudah, hal ini bisa menjadi tantangan jika Anda tidak memiliki gambaran yang jelas tentang sumber daya Anda. Memiliki daftar karyawan yang dapat Anda urutkan berdasarkan keahlian atau posisi mereka sangat berguna, karena Anda dapat dengan cepat menemukan orang yang mampu menyelesaikan proyek tertentu.

Selanjutnya, cari tahu apakah mereka tersedia selama jadwal yang diperkirakan. Anda juga dapat menggunakan matriks keterampilan atau Bagan RACI (alias matriks penugasan tanggung jawab) untuk menandai apa yang menjadi tanggung jawab mereka.

Menyelaraskan ketersediaan dan kapasitas tim dengan jadwal proyek

Mengelola ketersediaan karyawan, kapasitas mereka, dan kemampuan mereka untuk memenuhi jadwal sangat berkaitan erat. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat mengelola risiko sambil merencanakan sumber daya dan jadwal proyek Anda.

Ketahui ketersediaan tim Anda

Dengan mengetahui apakah seseorang bekerja penuh waktu, atau seorang pekerja lepas yang ditagih per jam, Anda bisa menilai ketersediaannya. Yang menjadi tantangan sebenarnya di sini, adalah bahwa ketersediaan ini bisa saja berubah pada saat yang tepat bagi Anda. 

Mengelola risiko sebelum terjadi

Perencanaan sumber dayatidak hanya memeriksa ulang ketersediaan tim Anda, tetapi juga memiliki rencana B jika kehilangan beberapa sumber daya.

Apakah ada karyawan lain yang memiliki keahlian serupa yang bisa mengambil alih tugas tersebut? Atau mungkin Anda bisa mengalihdayakan pekerjaan tersebut ke pekerja lepas?

Apa pun itu, ada baiknya untuk mengetahui alternatif Anda di awal, daripada terjebak tanpa sumber daya untuk suatu tugas di tengah-tengah proyek. Anda bisa mengecek hari libur nasional dan cuti pribadi yang direncanakan, sehingga Anda bisa memasukkannya ke dalam jadwal Anda.

Pertimbangkan kapasitas tim Anda

Dalam skenario kasus terbaik, menggunakan estimasi dari bawah ke atas (bottom-up) dengan anggota tim Anda, mereka mungkin memiliki gambaran tentang berapa lama setiap tugas akan berlangsung, berdasarkan pengalaman mereka sebelumnya. Jika tidak, Anda harus mempertimbangkan data historis.

Dengan cara ini, Anda dapat menilai perkiraan waktu berdasarkan kinerja tim Anda di masa lalu, sehingga mengurangi risiko melebihi kapasitas mereka.

Hindari jadwal yang tidak realistis

Jika Anda mempertimbangkan ketersediaan sumber daya dan kapasitasnya, Anda dapat menghindari tantangan lain - membuat jadwal yang tidak realistis. Dengan mengetahui kapan karyawan Anda tersedia dan berapa banyak pekerjaan yang dapat mereka lakukan dalam jangka waktu tertentu, jadwalkan proyek Anda dengan lebih akurat.

Mengelola beban kerja tanpa memonopoli sumber daya

Merencanakan pekerjaan dan kemudian memantaunya untuk menghindari kekurangan atau kelebihan tenaga kerja sangat penting untuk memastikan produktivitas tim Anda. Jika tidak, karena terlalu banyak pekerjaan, karyawan mungkin mulai merasa kelelahansementara memiliki terlalu sedikit kegiatan membuat mereka tidak bahagiajuga.

Sesuaikan beban kerja segera setelah Anda menyadari bahwa ada seseorang yang bekerja terlalu keras, sementara yang lain tidak memiliki banyak tugas. Lihat apakah Anda dapat membagi pekerjaan, misalnya dengan menggunakan perataan sumber daya. Ini adalah teknik penjadwalan proyek di mana Anda membagi atau menggabungkan aktivitas sesuai dengan ketersediaan sumber daya. Namun, perlu diketahui bahwa hal ini dapat berdampak negatif pada jadwal dan anggaran proyek Anda.

Hindari memonopoli sumber daya

Saat merencanakan pekerjaan dan sumber daya, mungkin Anda tergoda untuk menambah tenaga kerja lebih dari yang Anda butuhkan. Ini "untuk berjaga-jaga" alokasi sumber daya Namun, hal ini dianggap sebagai kesalahan yang sering dilakukan oleh manajer proyek.

Menambahkan lebih banyak sumber daya daripada yang dibutuhkan akan membuat estimasi waktu dan anggaran tidak sesuai dengan perkiraan, serta memblokir karyawan untuk PM lain. Hal ini dapat mengakibatkan lebih banyak pekerjaan untuk mereka yang telah dipesan sebelumnya atau berkinerja buruk.

Cobalah untuk menugaskan hanya anggota tim yang Anda tahu akan Anda perlukan. Jika terjadi perubahan, selalu lebih baik untuk menegosiasikan seorang karyawan dengan PM lain.

Kesimpulan

Untuk menghindari tantangan manajemen sumber daya yang umum, cobalah untuk menggabungkan ide-ide ini dalam pekerjaan Anda:

• Bersikaplah realistis - buatlah rencana yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan jangan menambah pemesanan lebih dari yang Anda butuhkan.
• Percayai data lebih dari asumsi Anda - gunakan masukan dan laporan dari proyek-proyek sebelumnya untuk merencanakan proyek baru.
• Miliki gambaran umum tentang sumber daya Anda - ketahui sumber daya apa saja yang dapat Anda gunakan, keterampilan apa yang mereka miliki, dan bagaimana ketersediaannya.
• Selaraskan proyek Anda dengan kapasitas dan pipeline perusahaan - selalu sertakan proyek dan prioritas lain, sehingga Anda mengetahui potensi benturan dan perubahan.
• Selalu ada untuk tim Anda - pertemuan dengan tim Anda akan membantu Anda menemukan rasa sakit dan tantangan mereka sejak dini, sehingga Anda memiliki waktu untuk merespons dan meningkatkannya.