Apa hal yang paling menantang dari menjadi seorang manajer proyek? Menangani banyak tugas? Mengelola ekspektasi para pemangku kepentingan? Menghadapi situasi yang rumit? Tak perlu dikatakan lagi bahwa manajer proyek tidak mudah. Bagaimanapun juga, setiap proyek yang mereka tangani berbeda.
Apa yang akan Anda dapatkan berkat artikel ini:
- tantangan manajemen proyek yang paling umum berdasarkan pengetahuan perusahaan TI
- peran yang sangat membantu dari perangkat lunak manajemen sumber daya dalam menghadapi tantangan manajemen proyek
- saran solusi sesuai dengan tantangan manajemen proyek
Tentu saja, beberapa tantangan proyek hampir tidak bisa dihindari, tetapi Anda bisa bersiap untuk menghadapinya! Hari ini, kita akan membahas beberapa tantangan manajemen proyek yang umum dan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat menghindari atau mengatasinya.
Tantangan manajemen proyek yang umum:
Harapan yang tidak jelas
Di sini, kita berbicara tentang ekspektasi Anda terhadap anggota tim dan ekspektasi para pemangku kepentingan terkait hasil kerja tim. Meskipun kedua kasus ini sedikit berbeda, Anda bisa menggunakan strategi yang sama untuk menyelesaikan kedua tantangan tersebut.
Ketika berbicara tentang klien Anda, pastikan Anda memahami tujuan bisnis yang mendasari proyek tersebut. Apa yang ingin mereka capai? Bagaimana proyek ini akan membantu mereka mencapai tujuan tersebut? Jika Anda tidak memiliki jawaban, hal ini akan selalu menimbulkan tantangan manajemen proyek.
Jangan takut untuk bertanya dan, setelah Anda siap untuk memvalidasi ruang lingkup proyekdan diskusikan ekspektasi yang diharapkan juga. Kadang-kadang bahkan berguna untuk secara khusus menguraikan apa yang berada di luar lingkup pekerjaan. Agar tim Anda memahami ekspektasi proyek, Anda juga harus mendorong mereka untuk mengajukan pertanyaan dan menjelaskan dengan jelas alasan di balik tugas-tugas yang berbeda. Ingatlah bahwa anggota tim Anda juga harus benar-benar memahami tujuan bisnis proyek.
Sumber daya yang tidak memadai
Tantangan terkait sumber daya dalam proyek dapat menimbulkan konsekuensi yang berat. Bagaimanapun juga, Anda membutuhkan orang-orang yang cukup kompeten untuk mewujudkan proyek Anda. Masalah di sini dapat dimulai sejak tahap perencanaan proyek ketika Anda ingin membentuk tim.
Jika perusahaan Anda tidak menggunakan kalender sumber daya Untuk mengelola semua karyawan, Anda mungkin merasa sangat sulit untuk mengidentifikasi sumber daya yang tepat untuk bergabung dengan tim proyek. Idealnya, Anda ingin dapat mencari, misalnya, keterampilan khusus dalam kumpulan sumber daya perusahaan Anda. Tentu saja, Anda juga harus memastikan bahwa orang-orang yang Anda inginkan dalam tim Anda tersedia untuk bekerja selama jangka waktu tertentu.
Sekali lagi, di sinilah kalender sumber daya sangat berguna. Memiliki visibilitas ke dalam kapasitas sumber daya Anda (baca lebih lanjut tentang perencanaan kapasitas sumber daya) dan ketersediaan merupakan elemen penting dalam manajemen risiko. Jika, misalnya, salah satu anggota tim Anda tidak dapat hadir karena keadaan yang tidak terduga, Anda akan dapat menemukan penggantinya dengan lebih cepat.
Perkiraan sumber daya yang efektif juga penting jika Anda ingin menghindari kekurangan sumber daya. Apakah Anda yakin memiliki cukup orang untuk menyelesaikan proyek?
Baca cara untuk menggunakan data proyek historis untuk peramalan sumber daya manusia.
Perkiraan yang tidak akurat
Memang, memperkirakan proyek adalah elemen yang kompleks dari manajemen proyek dan sumber dayadan perkiraan jarang sekali sangat akurat. Namun, ini tidak berarti bahwa Anda harus menyerah begitu saja dan berasumsi bahwa perkiraan tim Anda akan meleset. Ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membuat timbangan menjadi lebih menguntungkan:
- Kumpulkan semua persyaratan sebelum Anda mulai memperkirakan. Diskusikan dengan para pemangku kepentingan untuk memastikan Anda dan tim Anda sepenuhnya memahami sifat dan potensi ketergantungan mereka.
- Mintalah para ahli di bidangnya (misalnya, pengembang perangkat lunak, spesialis jaminan kualitas, dll.) untuk berpartisipasi dalam sesi perkiraan. Masukan mereka akan sangat berharga dan akan membantu Anda mendapatkan perkiraan yang lebih akurat.
- Gunakan teknik yang telah terbukti dari estimasi proyek. Di sinilah Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang memperkirakan proyek dengan Planning Poker dan poin cerita.
Lingkup merayap
Ketika bertanya kepada manajer proyek tentang tantangan manajemen proyek, scope creep kemungkinan besar akan muncul di bagian atas daftar mereka. Ini adalah kejadian yang cukup umum, dan terjadi ketika ruang lingkup proyek tumbuh tak terkendali. Hal ini dapat disebabkan oleh ruang lingkup proyek yang tidak didefinisikan dengan baik, tekanan dari pemangku kepentingan eksternal dan internal, atau kurangnya proses manajemen perubahan yang jelas.
Untungnya, sebagai manajer proyek, Anda memiliki beberapa strategi untuk mengelola pergeseran ruang lingkup atau bahkan mencegahnya sejak awal. Semuanya dimulai dengan ruang lingkup pekerjaan yang dipersiapkan dengan baik. Efektif manajemen ruang lingkup proyek akan sangat membantu Anda: setelah Anda mendefinisikan dan memvalidasi semua persyaratan proyek, Anda bisa lebih percaya diri dengan ruang lingkup proyek Anda.
Bagaimana jika Anda merasa bahwa ruang lingkup proyek Anda telah berputar di luar kendali? Anda akan menemukan beberapa tips bermanfaat dalam panduan kami untuk ruang lingkup merayap dalam manajemen proyek.
Komunikasi yang buruk
Bahkan di dalam - katakanlah - manajemen proyek pemasaran industri atau hanya perusahaan yang berspesialisasi dalam komunikasi, sulit untuk menghindari kesalahpahaman yang terjadi karena kepemimpinan yang lemah dan komunikasi yang buruk.
Manajer proyek perlu berkomunikasi secara efektif dengan anggota tim proyek mereka, tetapi juga klien, pemangku kepentingan lainnya, atau bahkan manajer mereka sendiri. Masing-masing pihak ini mungkin memerlukan gaya komunikasi yang berbeda dan saluran yang berbeda untuk berhubungan. Manajer proyek harus membuat rencana komunikasi dan membagikannya kepada semua orang yang terlibat.
Tentukan saluran komunikasi, tetapkan beberapa aturan mengenai pembaruan proyek (misalnya laporan status proyek), dan yang terpenting, hindari rapat yang tidak efektif! Ini akan membantu mempertahankan tingkat yang tepat dari transparansi proyek dan menghindari tantangan komunikasi dalam proyek Anda.
Dengan banyaknya tim yang beralih ke pekerjaan jarak jauh karena pandemi global, komunikasi mungkin menjadi tantangan bahkan untuk bisnis yang telah menanganinya dengan baik hingga saat itu. Bahkan memiliki sistem komunikasi yang kamera untuk rapat zoom mungkin tidak cukup. Apakah itu juga terjadi pada tim Anda? Baca posting blog kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang praktik terbaik komunikasi jarak jauh.
Konflik penjadwalan
Dapat dimengerti, masalah manajemen proyek seperti ini dapat dengan cepat menggagalkan keseluruhan proyek. Ketika perusahaan Anda hanya bertanggung jawab atas satu proyek dalam satu waktu, mungkin akan terlihat lebih mudah untuk menghindari konflik penjadwalan proyek.
Namun, jika Anda tidak mengoordinasikan pemesanan proyek dengan ketersediaan sumber daya Anda, Anda bisa mengalami masalah. Bagaimana jika ternyata salah satu anggota kunci tim proyek Anda telah merencanakan liburan selama 2 minggu dan Anda tidak memperhitungkannya saat merencanakan jadwal?
Dengan beberapa proyek yang dipertaruhkan, menghindari konflik penjadwalan bahkan mungkin lebih menantang, namun itu mungkin. Yang paling penting adalah memberikan visibilitas kepada semua manajer proyek mengenai jadwal setiap proyek dan ketersediaan sumber daya.
Dengan adanya informasi tersebut, masalah penjadwalan akan lebih kecil kemungkinannya untuk terjadi. Anda dapat menggunakan fitur perencana kalender online untuk menjadwalkan beberapa proyek tanpa bentrokan.
Ketidakpastian mengenai kemajuan proyek
Setiap manajer proyek harus dapat memantau status proyek. Hal ini memiliki beberapa manfaat: Anda bisa mengetahui anggaran, memeriksa beban kerja tim Anda, dan berpotensi mengidentifikasi area perbaikan. Sebagai contoh, manajer proyek pemasaran dapat menggunakan Alat SEO dengan perangkat lunak penjadwalan sumber daya untuk menganalisis efektivitas kerja karyawan dan menemukan kesenjangan dalam kinerja mereka. Dengan mengetahui di mana letak kekurangannya, Anda dapat membuat keputusan manajemen proyek berbasis data. Anda juga dapat bereaksi lebih cepat ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana.
Ada banyak cara berbeda yang dapat digunakan untuk mengukur kesehatan proyek Anda. Kami merekomendasikan untuk melacak metrik berikut ini:
- Laju pembakaran - memeriksa seberapa cepat anggaran dihabiskan sangat penting bagi manajer proyek, karena Anda dapat dengan cepat memeriksa apakah proyek berada di jalur yang benar.
- Estimasi vs. aktual - membandingkan estimasi jam kerja dengan waktu aktual yang dicatat oleh karyawan Anda merupakan metode yang sangat baik untuk menemukan potensi masalah sejak dini.
- Pemanfaatan sumber daya - memungkinkan Anda untuk menilai beban kerja anggota tim Anda. Anda akan melihat siapa yang memiliki terlalu banyak tugas dan terancam bekerja terlalu keras. Anda juga akan tahu siapa yang bisa mengambil lebih banyak tugas.
Kotak peralatan yang tidak sesuai
Alat perencanaan proyek dimaksudkan untuk membantu Anda dan tim Anda menyelesaikan proyek dengan sukses. Namun, untuk mewujudkannya, Anda harus menggunakan alat yang tepat untuk bisnis Anda. Jika tidak, Anda mungkin akan membuang banyak waktu untuk mengorientasikan karyawan Anda ke aplikasi yang tidak memiliki efek nyata pada pekerjaan mereka.
Bayangkan sebuah situasi di mana beberapa orang dari tim proyek Anda menghabiskan waktu di perjalanan, misalnya, bepergian ke klien. Jika Anda meminta mereka melacak waktu dengan perangkat lunak manajemen proyek yang tidak memiliki versi seluler, akan sangat merepotkan. Terlebih lagi, catatan waktu mereka kemungkinan besar akan kurang akurat, karena mereka akan mengisinya secara retrospektif.
Sebelum Anda memutuskan untuk menambahkan aplikasi baru ke dalam kotak peralatan tim Anda, mulailah dengan membuat daftar kebutuhan Anda. Kemudian periksa apakah alat yang diberikan dapat menjawabnya. Apakah alat tersebut terintegrasi dengan alat lain yang digunakan tim Anda? Dapatkah alat tersebut disesuaikan untuk mencerminkan proses perusahaan Anda? Memanfaatkan alat yang mendukung alur kerja tim Anda akan membuat hidup lebih mudah bagi tim dan manajer proyek.
Bahkan jika Anda memiliki banyak pelatihan manajemen proyek atau pengalaman profesional yang cukup, masalah yang dijelaskan di atas dapat dengan mudah membuat roda Anda berputar dan berdampak negatif pada proyek Anda. Sebagai manajer proyek, akan sangat berguna untuk mengetahui cara mencegah atau mengatasi konsekuensinya.
Artikel blog ini seperti sebuah titik awal: kami telah menguraikan beberapa tantangan umum dalam manajemen proyek, tetapi masih ada baiknya untuk membaca setiap topik tertentu. Kami berharap tautan yang kami cantumkan di samping setiap tantangan yang disebutkan di atas akan membantu Anda mengembangkan keahlian manajemen proyek Anda lebih lanjut.
