8 Strategi Manajemen Waktu Proyek untuk Pekerjaan yang Lebih Produktif

Hanya 1 dari 5 orang (18%) yang memiliki metode manajemen waktu yang berguna. Strategi manajemen waktu dan alat manajemen waktu proyek membantu Anda menangani pekerjaan yang telah ditugaskan kepada Anda dalam waktu yang Anda miliki. Bekerja sebagai manajer proyek, Anda mungkin ditugaskan dengan jumlah tugas yang berbeda di setiap pengulangan.

Pelacakan waktu - mengapa ini penting?

Anda juga perlu merencanakan, mengelola, dan melacak pekerjaan tim Anda. Rapat, estimasi, perencanaan, komunikasi dengan pelanggan dan tim Anda, dan melaporkannya kepada manajemen. Idealnya, Anda ingin menyelesaikan semua itu selama hari kerja 9-5 Anda. Sepertinya hal ini mustahil, namun perangkat lunak pelacakan waktu dapat membantu Anda.

Artikel ini berisi:

• Strategi manajemen waktu proyek yang efektif

• Pengaruh Presiden AS pada proses manajemen waktu proyek

• Peran dan pengaruh alat bantu manajemen waktu yang tepat untuk menyelesaikan tugas

• Pengaruh dari perangkat lunak manajemen sumber daya pelacakan waktu

82% individu tidak memiliki kerangka kerja penggunaan waktu. Mereka hanya menggunakan jadwal harian, kotak masuk email mereka atau tidak sama sekali. (Penelitian Akademi Pengembangan, 2021)

Spesialis yang paling sulit biasanya bukan direktur terbaik saat itu, tetapi ini juga tidak berarti Anda harus menyerah. Mengikuti metodologi penggunaan waktu yang tepat termasuk mengkonsolidasikan strategi ke dalam jadwal Anda setiap hari, minggu ke minggu, dan bulan ke bulan yang memajukan jam-jam yang dapat diakses dalam sehari.

Perangkat lunak pelacakan waktu - mengapa ini sangat berharga?

Jadi, bagaimana cara menggunakan waktu secara efektif untuk mengembangkan eksekusi lebih lanjut? Tujuan utamanya adalah untuk secara sengaja mengontrol bagaimana Anda menginvestasikan energi dalam usaha dan latihan yang signifikan, baik di tempat kerja maupun dalam kehidupan Anda sehari-hari.

Dengan perencanaan yang buruk dan alat manajemen waktu yang buruk, mungkin sulit untuk menyesuaikan semuanya dalam tenggat waktu yang ketat. Itulah sebabnya saya telah menyusun daftar strategi manajemen waktu yang cerdas ini, sehingga Anda dapat merencanakan pekerjaan Anda dengan lebih baik dan akhirnya memiliki waktu untuk semua hal yang membutuhkan perhatian Anda.

Statistik kunci manajemen waktu proyek

Sebelum kita mengetahui apa yang dimaksud dengan manajemen waktu proyek dan apa yang dapat kita katakan tentang strategi manajemen waktu (atau perencanaan manajemen waktu - jika Anda mau), mari kita lihat hambatan dan beberapa penyebab mengapa terkadang rencana manajemen proyek secara keseluruhan dan penyelesaiannya membutuhkan lebih banyak usaha daripada yang diasumsikan. Beberapa informasi tentang pelacakan waktu dan alat manajemen waktu yang akan membuka mata Anda dan membantu dalam memahami pentingnya perencanaan manajemen waktu.  

Hanya 1 dari 5 orang (18%) yang memiliki metode manajemen waktu yang berguna.
(Menurut penelitian Development Academy)

Karyawan menghabiskan 44 menit di media sosial setiap harinya.
(Menurut Techjury, 2022)

Hanya 17% orang yang melacak waktu mereka.

Perusahaan, rata-rata, menghabiskan waktu sebanyak 16 hari dalam setahun untuk mencari dokumen kertas.
(Sumber: DocuSign)

Setidaknya 23 jam per minggu dihabiskan oleh para manajer senior dalam rapat.
(Sumber: DocuSign)

46% stres yang dilaporkan di antara karyawan di AS disebabkan oleh beban kerja yang berlebihan.

Pelacakan waktu - informasi penting

Hasil-hasil tersebut dan ringkasan penelitian merupakan inspirasi bagi para manajer yang mengelola waktu dan mengelola proyek diperlakukan sama. Bagi para manajer yang benar-benar yakin akan peran aspek waktu dalam setiap kegiatan proyek dan ingin menghindari hambatan jadwal.

Pada akhirnya, mari kita lihat hambatan manajemen waktu dan pelacakan waktu yang paling umum yang tidak disebutkan di atas: perfeksionisme, penundaan, penentuan prioritas yang buruk, waktu yang terlalu sedikit, multitasking, overbooking, kurang istirahat, lupa mendelegasikan, kurangnya pengaturan, motivasi rendah, pengalih perhatian, perencanaan yang kaku.

Apa yang dimaksud dengan manajemen waktu proyek? Perlukah menggunakan alat bantu manajemen waktu dan melacak waktu?

Antara manajemen proyek dan manajemen waktu

Hubungan antara waktu dan pengembangan proyek atau manajemen waktu dan manajemen proyek dengan menggunakan alat bantu manajemen waktu sudah sangat jelas sehingga banyak yang tidak memerlukan penjelasan apa pun. Namun bagi mereka yang perlu diyakinkan, bab ini akan menghilangkan keraguan. Jadi, mari kita mulai dengan beberapa fakta. Apa itu proyek?  

Dengan proyek dapat dipahami hampir semua hal yang dibuat oleh manusia. Tempat untuk bersembunyi atau tidur, perangkap tikus, rumah, misi perubahan tempat kerja. Namun, karena kita berada di lingkungan bisnis, hal ini menjadi lebih kompleks ketika mempertimbangkan beberapa hal yang sangat penting yang akan Anda baca di paragraf berikutnya.

Definisi manajemen proyek

Mari kita lihat lebih dekat definisi manajemen proyek yang diperkenalkan oleh Association for Project Management dan memberikan beberapa komentar.

Manajemen proyek, yang juga dikenal sebagai manajemen tugas adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek tertentu sesuai dengan kriteria penerimaan proyek dalam parameter yang telah disepakati. Manajemen proyek memiliki tujuan akhir hasil kerja yang dibatasi oleh skala waktu dan anggaran yang terbatas.

Proposisi yang disebutkan di atas dapat dibagi menjadi beberapa bagian dan setiap bagian dapat berupa bab atau paragraf tertentu, kita perlu fokus pada sesuatu yang mendasar bagi pahlawan utama artikel ini - waktu, manajemen waktu, manajemen waktu, strategi manajemen waktu, dan manajemen waktu. 

Dari perspektif APM - yang dapat dianggap masih bisa diperdebatkan - apa yang membuat perbedaan antara "manajemen" dan "manajemen proyek" adalah waktu dan anggaran. Sementara manajemen adalah proses yang berkelanjutan, manajemen proyek memiliki keterbatasan. Inilah sebabnya mengapa alat bantu manajemen waktu dapat membantu.

Info lebih lanjut tentang alat manajemen waktu dan pelacakan waktu

Dari perspektif bisnis, sebuah proyek adalah hasil dari kebutuhan bisnis. Proyek ini ditugaskan karena adanya kebutuhan internal atau eksternal. Dan karena proyek juga merupakan solusi untuk beberapa tantangan, proyek dibuat dalam waktu dan anggaran yang terbatas. Dan dari titik ini, pembenaran dan pentingnya strategi manajemen waktu dan pelacakan waktu menjadi lebih jelas bagi mereka yang memiliki keraguan tentang topik utama artikel ini. Waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek tidak seperti permen karet dan tidak dapat diregangkan kapan pun dibutuhkan, sehingga pemikiran strategis berdasarkan waktu menjadi jelas.

Manajemen proyek tidak dapat berjalan tanpa perencanaan manajemen waktu yang efisien. Atau, di sisi lain, syarat mutlak untuk keberhasilan implementasi proyek dan pengembangan bisnis adalah manajemen waktu yang efektif.

Peran manajemen waktu proyek dan pelacakan waktu

Jadi, dengan menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu, kami mendapatkan gambaran umum tentang apa yang terkadang dilakukan oleh karyawan dan apa hubungan antara manajemen proyek dan manajemen waktu. Sekarang, saatnya untuk... manajemen waktu proyek.

Secara umum, manajemen waktu menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu adalah bagaimana kita menggunakan waktu yang kita miliki untuk mencapai tujuan atau menyelesaikan tugas yang telah diberikan secara efisien.

Definisi manajemen proyek

Berikut ini adalah penjelasan ringkas dan langsung ke intinya tentang manajemen waktu yang diberikan oleh Wikipedia:

Manajemen waktu adalah proses perencanaan dan pelaksanaan kontrol secara sadar atas waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tertentu, terutama untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, atau produktivitas. 

Jika kita menggunakan definisi yang digunakan oleh masyarakat manajer proyek, kita akan menemukan bahwa manajemen waktu proyek adalah:

(...) proses manajemen proyek untuk menganalisis pekerjaan dan mengembangkan templat garis waktu untuk memastikan Anda menyelesaikan proyek dalam jadwal tertentu. (Projectmanager.com)

Kedua definisi yang disebutkan di atas tidak mengatakan sepatah kata pun tentang bagaimana mencapai hasil yang baik dalam hal manajemen waktu proyek. Namun bagi siapa pun yang memiliki kesempatan untuk menerapkan rencana manajemen proyek, sudah jelas, bahwa ini adalah tentang analisis dengan menggunakan perangkat lunak, alat, dan teknik. Segala sesuatu yang memastikan penyelesaian proyek tepat waktu. Dan kemudian pengembangan penjadwalan sumber daya dengan penyesuaian tugas dan alokasi sumber daya untuk penyelesaian suatu proyek.

Sebagai manajer proyek, mengapa Anda harus peduli dengan pelacakan waktu?

Sebagai manajer proyek dan menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu, tugas Anda adalah merencanakan dan mengelola waktu kerja secara efektif, serta waktu tim yang Anda awasi. Anda harus menghargai waktu yang dihabiskan untuk bekerja.

Penyelesaian proyek tepat waktu Inggris

Tergantung pada seberapa baik Anda menyulap berbagai proyek dan prioritas menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu, semakin baik Anda dapat menjadwalkan pekerjaan untuk tim Anda. Dan yang terakhir ini akan menghasilkan proyek yang berjalan lebih baik, dengan peluang yang lebih tinggi untuk menyelesaikannya tepat waktu dan sesuai anggaran.

Pada akhirnya, strategi manajemen waktu juga meningkatkan produktivitas dan efektivitas Anda.

Studi menunjukkan bahwa hal ini tidak selalu terlihat jelas. Misalnya, hanya 37% tim di Inggris (The State of the Project Management, 2017) yang selalu atau sebagian besar berhasil menyelesaikan proyek mereka tepat waktu, manajemen yang buruk menjadi salah satu alasannya.

Ada beberapa strategi manajemen waktu yang dapat Anda gunakan untuk menjadwalkan pekerjaan Anda sendiri.

Jadwalkan rapat dan karyawan berkat teknik manajemen waktu yang populer dan kiat manajemen waktu

Strategi manajemen waktu untuk manajer proyek yang menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu

Dengan perencanaan dan manajemen waktu tim yang buruk, mungkin sulit untuk menyesuaikan semuanya dalam tenggat waktu yang ketat. Inilah sebabnya mengapa Anda memerlukan laporan pelacakan waktu yang akurat. Itulah mengapa saya menyusun daftar strategi manajemen waktu yang cerdas ini, sehingga Anda bisa merencanakan pekerjaan dengan lebih baik dan akhirnya memiliki waktu untuk semua hal yang membutuhkan perhatian Anda.

Rencanakan pekerjaan Anda ke depan dengan pelacakan waktu

Mengetahui apa yang ingin Anda capai dalam jangka waktu tertentu sudah membuat Anda siap untuk sukses, studi mengungkapkan dan waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan itu menguntungkan. Dalam makalahnya "Dampak Perencanaan terhadap Keberhasilan Proyek", Pedro Serrador dari University of Toronto menunjukkan korelasi antara perencanaan dan keberhasilan proyek. Berdasarkan tinjauan literatur, Serrador menemukan bahwa kesuksesan proyek terkait erat dengan efisiensi proyek dan biaya. Artinya, perencanaan yang berkualitas tidak hanya dapat meningkatkan kemungkinan proyek akan selesai dengan sukses, tetapi juga hemat biaya.

Jadi, berapa banyak perencanaan yang merupakan "perencanaan kualitas"? Menurut Serrador, menurut PMBOK® Guide, perencanaan bisa memakan waktu hingga 48% dari semua proses yang dilakukan oleh manajer proyek selama proyek berlangsung.

Merencanakan tugas harian Anda mungkin sesederhana membuat daftar tugas yang terdiri dari hal-hal yang harus dilakukan dan hal-hal yang ingin dilakukan - alat pelacak waktu dapat sangat membantu. Namun, ketika merencanakan beberapa proyek, memiliki rencana proyek tingkat tinggi akan meningkatkan visibilitas persyaratan di berbagai penugasan, tetapi juga membantu menetapkan tujuan dan persyaratan untuk setiap proyek.

Menetapkan prioritas yang jelas dan peduli dengan waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan

Terkadang daftar hal-hal yang perlu Anda lakukan mungkin tampak sangat banyak, sehingga alat pelacak waktu dapat membantu. Agar lebih mudah dikelola, lebih baik membagi daftar tugas Anda menjadi beberapa bagian yang lebih kecil. Menetapkan prioritas yang jelas akan membantu Anda mengurutkan tugas-tugas Anda sesuai dengan tingkat kepentingan, urgensi, dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

Matriks Eisenhower adalah teknik manajemen waktu yang paling sukses.
(Menurut penelitian Development Academy)

Untuk membedakan tugas-tugas yang penting dan mendesak dari daftar tugas Anda, Anda dapat menggunakan Matriks Eisenhower. Teknik manajemen waktu yang populer ini (juga dikenal sebagai "Matriks Mendesak-Penting" atau "Prinsip Eisenhower"). Ide ini (atau ada juga yang menyebutnya kerangka kerja) mengacu pada kata-kata presiden Amerika Serikat ini:

"Saya memiliki dua jenis masalah: yang mendesak dan yang penting. Yang mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak."

Keseluruhannya merupakan sebuah pendekatan bagaimana mengatur beban kerja dan prioritas. Hal ini sangat berguna jika Anda ingin menerapkan strategi manajemen waktu yang efektif, dengan menggunakan alat pelacakan waktu. Hal ini membantu Anda untuk tetap fokus dalam mengatur semua tugas Anda, terutama tugas yang paling menantang. Alat ini dibagi menjadi empat kategori:

• Penting dan mendesak - ini adalah tugas-tugas yang harus Anda lakukan terlebih dahulu

• Penting tapi tidak mendesak - tugas-tugas yang dapat Anda jadwalkan untuk dilakukan nanti

• Tidak penting tapi mendesak - jika memungkinkan, Anda dapat mendelegasikan tugas-tugas ini

• Tidak penting dan tidak mendesak - Anda dapat melewatkan tugas yang termasuk dalam kategori ini

Hal yang hebat dari Matriks Eisenhower, alat pelacakan waktu adalah Anda dapat membuatnya di mana saja hanya dengan pena dan kertas untuk memprioritaskan tugas dan pekerjaan dengan cepat. Dengan matriks seperti ini, Anda akan dengan mudah menemukan tugas yang benar-benar membutuhkan perhatian Anda, sehingga Anda dapat fokus pada tugas tersebut terlebih dahulu. Matriksnya terlihat seperti ini:

Persiapan daftar tugas, memprioritaskan tugas, dan menyelesaikan tantangan dengan tugas pemblokiran waktu dengan Matriks Eisenhower

Fokus pada satu tugas pada satu waktu

Meskipun beberapa orang memuji multitasking, namun tampaknya hal ini lebih banyak mudharatnya daripada manfaatnya. Menurut artikel tentang bahaya multitasking yang dipublikasikan di Entrepreneur ("Why Multitasking Is a Myth That's Breaking Your Brain and Wasting Your Time", 2017), melakukan beberapa tugas sekaligus tidak efektif dan tidak efisien. Karena otak manusia membutuhkan waktu untuk beralih dari satu tugas ke tugas lainnya, mencoba melakukan terlalu banyak hal akan menciptakan jeda waktu yang membuat kita tidak seproduktif yang kita inginkan. Inilah sebabnya mengapa fitur manajemen proyek pelacakan waktu bisa sangat membantu.

Sebaliknya, cobalah untuk fokus pada satu tugas pada satu waktu dan selesaikan, dan setelah itu beralih ke tugas yang lain. Dengan cara ini, terutama jika Anda memberi diri Anda setidaknya beberapa menit istirahat di antara tugas-tugas, transisi akan berjalan lancar dan otak Anda siap untuk melakukan tugas baru.

Apakah pelacakan waktu bermanfaat?

Salah satu teknik yang dapat Anda gunakan saat bekerja adalah Teknik Pomodoro dan pelacakan waktu. Teknik ini membagi pekerjaan menjadi beberapa sesi yang lebih pendek, selama 25 menit, dengan jeda waktu istirahat di antaranya. Ini adalah cara yang terbukti untuk meningkatkan produktivitas, karena lebih mudah memaksa diri Anda untuk fokus pada satu tugas. Selain itu, Anda tidak akan kelelahan dan tetap produktif untuk waktu yang lebih lama.

Nama ini berasal dari kata tomat dalam bahasa Italia, yang terinspirasi oleh pengatur waktu di dapur. Saat ini, ada perangkat yang bisa Anda gunakan yang dirancang khusus untuk teknik ini, yang menghitung secara tepat 25 menit yang harus Anda gunakan untuk bekerja.

Meminimalkan gangguan dan pelacakan waktu

Hal ini bisa jadi rumit, karena menurut PMI 90% pekerjaan PM adalah komunikasi ("Seni komunikasi dalam manajemen proyek", 2010), namun terkadang Anda melakukan tugas yang membutuhkan fokus mendalam dan meminimalkan gangguan. Mungkin Anda sedang mengerjakan dokumentasi proyek, menggunakan konverter kata ke pdf gratis atau membuat laporan atau menggunakan manajemen tugas jugals.

Katakanlah Anda menggunakan Teknik Pomodoro. Untuk menggunakannya secara efektif, Anda harus menyingkirkan semua gangguan yang mungkin terjadi, sehingga Anda bisa tetap fokus pada suatu tugas selama 25 menit.

Interupsi saat Anda sedang mengerjakan pekerjaan yang harus Anda singkirkan bisa datang dari email, panggilan, kolega, atau percakapan chat. Mungkin Anda tergoda untuk memeriksa kotak masuk sesekali, terlibat dalam obrolan ringan di kantor, atau bergaul dengan tim Anda dalam obrolan. Namun kenyataannya, hal ini akan membunuh produktivitas Anda. Pelacakan waktu dapat membantu.

Inilah yang dapat Anda lakukan:

• Jika Anda khawatir akan melewatkan email penting, tentukan waktu khusus untuk memeriksa kotak masuk. Waktu lainnya didedikasikan untuk tugas-tugas yang diberikan.

• Beritahu rekan satu tim Anda agar tidak mengganggu Anda ketika Anda menggunakan headphone. Pada saat yang sama, Anda dapat mendengarkan musik yang membantu Anda berkonsentrasi (atau white noise, jika Anda mau).

• Tunda notifikasi dan letakkan ponsel Anda agar tidak terlihat agar tidak perlu memeriksanya.

Gangguan adalah hal yang membuat kita menjauh dari pekerjaan. Kurangi gangguan tersebut dan Anda akan melihat betapa mudahnya bagi Anda untuk fokus menyelesaikan tugas dan jam kerja Anda akan menjadi lebih efektif...

Tetapkan tenggat waktu yang lebih pendek dan peduli dengan manajemen tugas

Pernahkah Anda merasa bahwa semakin banyak waktu yang Anda miliki untuk suatu tugas, semakin besar kemungkinan Anda menunda-nunda pekerjaan alih-alih menggunakan waktu tersebut untuk menyelesaikannya lebih awal? Kecenderungan untuk mengesampingkan pekerjaan ini disebut dalam lingkungan sosial ekonom, Hukum Parkinson pertama kali dijelaskan dalam artikel The Economist pada tahun 1955.

Parkinson menyatakan bahwa "pekerjaan meluas untuk mengisi waktu yang tersedia untuk menyelesaikannya". Jadi, jika Anda memiliki lebih banyak waktu untuk menyelesaikan suatu tugas daripada yang sebenarnya Anda butuhkan, kemungkinan besar Anda tidak akan menyelesaikannya dengan lebih cepat.

Apa yang bisa Anda lakukan untuk mengatasi hal tersebut, sebenarnya adalah menetapkan tenggat waktu yang lebih pendek untuk diri Anda sendiri. Jika Anda masih kesulitan untuk memaksakan diri menyelesaikan tugas lebih cepat, mintalah seseorang dari tim Anda untuk meninjau pekerjaan Anda pada tanggal tertentu, sehingga Anda sekarang harus melakukan pekerjaan untuk menunjukkan hasilnya.

Belajar mendelegasikan dan melacak waktu

Tidak ada orang yang bisa sendirian. Kemungkinan besar ada orang-orang di organisasi Anda yang memiliki keahlian dan waktu untuk membantu Anda menyelesaikan beberapa tugas yang sulit Anda kerjakan, atau Anda tidak punya waktu.

Seperti yang telah Anda lihat saat menyelesaikan Matriks Eisenhower, sebenarnya disarankan untuk menemukan tugas yang dapat Anda delegasikan, sehingga Anda dapat fokus pada tugas yang lebih penting dan mendesak serta memperhatikan jam kerja yang dapat ditagih agar lebih efektif.

Untuk mengetahui anggota tim yang tersedia dengan keterampilan yang dibutuhkan untuk tugas tertentu, gunakan fitur alat manajemen sumber daya atau alat pelacakan waktu. Di Teamdeck, misalnya, Anda bisa dengan cepat memfilter semua karyawan berdasarkan peran mereka dan melihat pemesanan dan ketersediaan mereka dalam tampilan kalender yang sederhana.

Dalam mendelegasikan pekerjaan, Anda dapat menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda menghargai masukan mereka. Berdayakan mereka untuk mengambil keputusan dan, jika perlu, batasi diri Anda untuk mengawasi mereka. Dengan cara ini, Anda tidak hanya mengurangi beban kerja Anda, tetapi juga membiarkan bawahan Anda tumbuh secara profesional.

Selain mendelegasikan tugas di antara anggota tim, Anda juga disarankan untuk mengalihdayakan bagian tertentu dari tugas, misalnya, penelitian, menggunakan sesuatu seperti layanan makalah penelitianuntuk meluangkan lebih banyak waktu untuk aktivitas penting lainnya.

Belajarlah untuk mengatakan "tidak" dan melacak waktu serta melacak proyek

Mengetahui batas kemampuan Anda dalam hal jumlah pekerjaan yang dapat Anda selesaikan dalam jangka waktu tertentu sangat penting untuk tidak hanya menyelesaikan apa yang telah Anda janjikan. Hal ini juga membantu untuk menghindari stres yang berhubungan dengan pekerjaan dan, pada akhirnya, merasa lelah. Lacak waktu juga penting.

Mengatakan tidak kepada supervisor, manajer, atau bahkan atasan Anda mungkin mengintimidasi, tetapi ada cara untuk melakukannya dengan sopan dan tegas:

• Berikan alasan - jelaskan tugas penting lainnya yang sedang Anda kerjakan saat ini dan bagaimana mengerjakan tugas baru akan memengaruhi tugas-tugas tersebut.

• Biarkan mereka membuat prioritas - jika Anda sudah memiliki banyak tugas dan atasan Anda meminta Anda untuk mengerjakan tugas lain, berikan daftar prioritas Anda kepada mereka. Biarkan mereka memutuskan apakah tugas yang mereka minta untuk Anda kerjakan memiliki prioritas yang lebih tinggi atau tidak.

• Jangan berbohong - alasan palsu bukanlah cara yang baik untuk menangani permintaan. Bersikaplah terbuka mengenai alasan Anda tidak dapat melakukan sesuatu saat ini.

• Tanyakan apakah tugas tersebut bisa ditunda - sering kali tanggal awal seseorang meminta Anda untuk menyelesaikan sebuah tugas bukanlah tanggal jatuh tempo yang pasti. Tunjukkan kepada mereka bahwa jika memungkinkan untuk menjadwalkan tugas baru di lain waktu, Anda dapat mengerjakannya.

Karena Anda tidak ingin dipandang sebagai orang yang menolak untuk bekerja, menunjukkan alasan mengapa Anda tidak dapat mengerjakan lebih banyak tugas atau bernegosiasi mengenai tenggat waktu dapat membantu Anda mengurangi jumlah tugas baru.

Meringkas setiap hari dan melacak waktu

Menyimpan ringkasan harian dari pekerjaan Anda akan membantu Anda untuk menemukan di mana Anda melakukannya dengan baik, dan apa yang masih harus dilakukan. Melacak waktu juga penting.

Di akhir setiap hari, lihatlah daftar Anda dan periksa tugas-tugas yang telah Anda selesaikan. Melihat apa yang telah berhasil Anda capai adalah cara yang bagus untuk memotivasi Anda di hari berikutnya.

Jika masih ada tugas yang belum terselesaikan dalam daftar Anda, tanyakan pada diri sendiri mengapa Anda belum menyelesaikannya dan temukan solusinya. Mungkin tugas tersebut terlalu luas dan membaginya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil akan membantu Anda mengatur pekerjaan dengan lebih baik?

Cadangkan strategi manajemen waktu Anda dengan alat perencanaan yang tepat

Merencanakan pekerjaan dan menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu menjadi lebih mudah dengan alat bantu yang memberi Anda akses cepat ke tugas-tugas yang perlu Anda atau anggota tim Anda selesaikan. Memiliki jadwal proyek dan perangkat lunak pelacakan waktu karyawan juga membantu, karena lebih mudah untuk melacak kinerja Anda.

Untuk manajemen tugas di berbagai proyek, kami menggunakan Jira. Jira memungkinkan kami untuk membuat sub-tugas untuk setiap tugas, menugaskannya kepada orang-orang dan melacaknya dalam alur kerja yang terdiri dari tugas-tugas yang perlu dilakukan, yang sedang berlangsung, dalam peninjauan, dan selesai.

Teamdeck, di sisi lain, adalah perangkat lunak manajemen sumber daya atau alat perencanaan proyek - jika Anda suka (dikembangkan oleh kami, rumah perangkat lunak, dan - pada awalnya - untuk tujuan kami sendiri). Kami menggunakan diri kami sendiri untuk melacak jadwal harian karyawan, lembar waktu, dan kinerja keseluruhan, yang kemudian dapat kami rangkum menggunakan laporan yang dapat disesuaikan (misalnya untuk membandingkan pemesanan dengan lembar waktu).

Lembar waktu dalam Teamdeck.io - alat perencanaan sumber daya dan manajemen waktu proyek

Ringkasan - apakah strategi manajemen waktu sudah berakhir?

Meskipun demikian, Anda mewakili manajemen proyek pemasaran atau manajemen sumber daya proyekDengan menggunakan manajemen waktu dan strategi seperti pelacakan waktu akan membantu Anda mengatur hari kerja Anda dengan lebih baik dan menyelesaikan lebih banyak hal. Hanya dalam beberapa hari saja Anda akan merasakannya:

• Produktivitas Anda meningkat

• Lebih mudah bagi Anda untuk melakukan tugas yang telah ditugaskan kepada Anda

• Rasanya seperti Anda memiliki lebih banyak waktu secara tiba-tiba

• Stres yang berhubungan dengan pekerjaan telah menurun secara signifikan

Dan karena taktik ini mungkin berhasil untuk Anda, Anda juga dapat mencoba menggabungkannya di seluruh tim proyek yang Anda jalankan, untuk meningkatkan produktivitas mereka. Jika Anda ingin menggali lebih dalam dan mengetahui tentangaplikasi manajemen waktu karyawan - baca saja artikel kami.

[/vc_column][/vc_row]