Menggunakan Spreadsheet Excel untuk Manajemen Proyek? Anda Mungkin Ingin Mempertimbangkannya Kembali.

 

Saat menjelajahi Internet, Anda akan menemukan berbagai templat manajemen proyek Excel: templat bagan Gantt, templat anggaran, templat jadwal proyek, dll.

Ternyata, banyak perusahaan yang masih mengandalkan spreadsheet untuk merencanakan dan mengelola proyek mereka. Ketika berbicara dengan perangkat lunak manajemen sumber daya pengguna, kami sering mengetahui bahwa mereka biasa menggunakan spreadsheet untuk melacak waktu atau melacak cuti karyawan. 

Lalu apa masalahnya? Jika template Microsoft Excel sudah cukup untuk sebuah perusahaan, haruskah mereka tetap berinvestasi pada alat bantu PM khusus? Artikel blog ini bertujuan untuk membantu Anda mengevaluasi apakah spreadsheet benar-benar praktis untuk organisasi Anda. Jika ya, maka bagus, tetapi Anda mungkin akan melihat biaya tersembunyi dari penggunaannya untuk manajemen proyek dan sumber daya.

Mengapa perusahaan menggunakan spreadsheet untuk manajemen proyek?

Sebelum kita membahas berbagai masalah yang mungkin Anda hadapi ketika mengandalkan spreadsheet untuk pelacakan proyek atau proyek dan perencanaan sumber dayamari kita bahas tentang alasan untuk menggunakannya sejak awal. Menurut pendapat kami, perusahaan memutuskan untuk mengelola proyek mereka dengan Excel karena spreadsheet tampak mudah diakses, mudah digunakan, dan gratis. Lagipula, pada dasarnya, setiap orang memiliki aplikasi spreadsheet yang terpasang di komputer mereka. Alternatif cloud seperti Google Spreadsheet juga tersedia secara luas. Masalahnya adalah, meskipun populer, spreadsheet belum dirancang untuk tujuan manajemen proyek. Akibatnya, menggunakannya bisa jadi tidak mudah, gratis, dan efisien.

Jebakan utama dari "manajemen proyek Excel"

Mari kita bahas masalah terbesar yang harus dihadapi manajer proyek ketika menggunakan spreadsheet untuk membuat rencana proyek atau mengelola tugas yang sedang berjalan.

Spreadsheet adalah:

• memakan waktu untuk digunakan. Katakanlah tim Anda telah menemukan cara yang efektif untuk merencanakan dan mengelola proyek dengan spreadsheet. Mungkin Anda bahkan sudah menyiapkan template Excel manajemen proyek yang bekerja dengan baik untuk bisnis Anda. Namun, mengatur, memperbarui, dan menghubungkan spreadsheet bisa menjadi proses yang sangat membosankan dan memakan waktu. Bayangkan menerapkan perubahan terkecil sekalipun pada bagan Gantt Excel Anda dan harus mewarnai ulang banyak sel. Ini seperti berinteraksi dengan buku mewarnai untuk orang dewasa, tetapi tidak dengan cara yang menyenangkan.

• tidak cocok untuk pelacakan proyek secara real-time. Ketika Anda mengandalkan file Excel, Anda tidak dapat memastikan bahwa file tersebut adalah yang terbaru atau tidak ada beberapa versi yang beredar. Dengan lembar kerja berbasis awan, situasinya lebih baik, tetapi keterbatasan lain dari spreadsheet masih berlaku di sini.

• tidak mudah untuk dikuasai. Karena setiap orang memiliki pengalaman menggunakan spreadsheet, maka spreadsheet seharusnya menjadi alat bantu yang intuitif bagi anggota tim Anda, bukan? Tentu saja, ketika kita berbicara tentang tabel dan daftar yang sangat sederhana. Namun, untuk mengimbangi fitur PM yang hilang, Anda mungkin perlu memasukkan formula atau add-on tingkat lanjut yang mungkin memiliki kurva pembelajaran yang curam bagi karyawan Anda.

• membatasi. Sekali lagi, spreadsheet tidak dirancang untuk manajemen proyek atau manajemen sumber daya. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika mereka tidak memiliki banyak fitur berguna yang akan sering dibutuhkan oleh anggota tim Anda. Anda tidak bisa menyimpan file di sana, menambahkan catatan, atau mengumpulkan umpan balik. Sekarang, kami yakin beberapa dari Anda akan menentang pernyataan tersebut dan berkata: "tentu saja, Anda bisa melakukan hal-hal ini. Anda hanya perlu melakukan beberapa solusi." Namun, solusi semacam itu mungkin membutuhkan banyak waktu untuk dibuat dan karenanya membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Ditambah lagi, solusi-solusi tersebut pada akhirnya mungkin tidak seefektif aplikasi PM yang sederhana.

• tidak cocok untuk kolaborasi. Ada paradoks tertentu dalam hal mengelola proyek di spreadsheet. Di satu sisi, Anda ingin menyertakan anggota tim Anda dalam proses dan membiarkan mereka berpartisipasi dalam manajemen tugas atau alokasi sumber daya. Di sisi lain, struktur spreadsheet dan formula yang digunakan di dalamnya bisa sangat mudah untuk dikacaukan, sehingga Anda mungkin tidak ingin membiarkan banyak orang berkolaborasi di dalamnya.

• cenderung menjadi rumit. Ya, memang memungkinkan untuk merencanakan satu aspek dari sebuah proyek dalam spreadsheet. Namun, ketika perusahaan Anda mengerjakan proyek-proyek besar, struktur spreadsheet akan segera berkembang menjadi beberapa file/lembar. Alasannya adalah karena sulit untuk merefleksikan berbagai ketergantungan dan hubungan proyek dalam satu lembar kerja. Tentu saja, struktur spreadsheet yang kompleks bisa sangat sulit untuk dinavigasi, terutama bagi anggota tim baru.
• tidak rapi bagi klien Anda. Biasanya klien ingin mengetahui perkembangan proyek atau kondisi anggaran saat ini. Mengirimkan spreadsheet yang rumit dan samar-samar kepada mereka bukanlah solusi yang optimal. Akibatnya, manajer proyek menghabiskan waktu berjam-jam untuk menuliskan laporan status proyek dan membuat presentasi untuk klien. Ini adalah pekerjaan tambahan yang sebenarnya bisa dihindari (bagaimana caranya? Lihat bagian selanjutnya dari artikel blog ini).

Bagaimana perencana sumber daya menggantikan spreadsheet untuk manajemen proyek?

Pertama-tama, proyek khusus dan alat perencanaan sumber daya menyelesaikan tantangan yang disajikan di bagian sebelumnya. Mereka dibangun dengan mempertimbangkan proses-proses khusus ini, jadi, tentu saja, mereka memiliki fitur-fitur untuk mendukung perencanaan proyek, penjadwalan sumber daya, atau memperbarui jadwal proyek. Selain itu, mereka biasanya menawarkan fitur-fitur berikut ini yang dapat lebih meningkatkan kinerja tim Anda dan menghemat banyak waktu dan uang:

• Laporan proyek. Bayangkan Anda dapat dengan cepat menghasilkan dasbor manajemen proyek untuk mengawasi metrik penting atau mengekspor laporan yang menarik secara visual untuk klien Anda. Aplikasi PM dan manajemen sumber daya memungkinkan Anda menghitung KPI utama seperti tingkat burndown dengan mudah, tingkat pemanfaatan sumber dayaatau margin keuntungan. Anda tidak hanya dapat membuat klien Anda terkesan dengan laporan yang akurat, tetapi Anda juga dapat menggunakan analitik ini untuk menemukan peluang pengoptimalan di dalam organisasi Anda.
• Pemberitahuan waktu nyata. Tentu saja, Anda bisa mengatur notifikasi spreadsheet menggunakan beberapa solusi kreatif atau aplikasi seperti Zapier. Namun, alat bantu untuk manajer proyek biasanya menawarkan notifikasi dan integrasi bawaan. Misalnya, Anda bisa mendapatkan pemberitahuan setiap kali sebuah tugas selesai, atau permintaan liburan baru dari karyawan Anda diajukan.

Tentu saja, perangkat lunak manajemen proyek yang tangguh akan membantu Anda menyelesaikan lebih banyak masalah yang mungkin sedang Anda hadapi. Kuncinya adalah memilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan tim Anda dan sesuai dengan anggaran perusahaan.  

Alternatif untuk spreadsheet dan Excel dalam manajemen proyek

Banyak organisasi bertanya pada diri sendiri apakah mereka harus mengeluarkan uang untuk aplikasi atau tidak ketika ada alternatif gratis seperti Microsoft Excel. Untungnya, ada banyak aplikasi gratis atau sangat terjangkau di pasaran. Anda bisa menemukan beberapa contohnya di postingan blog kami:

• Alat-alat perencanaan kapasitas
• Perangkat lunak penjadwalan proyek
• Sistem manajemen cuti - cara memilih

Ingatlah bahwa membayar untuk sebuah aplikasi bisa berarti menghemat uang dalam jangka panjang. Bayangkan, berkat alat bantu PM yang canggih, tim Anda menghemat beberapa jam setiap minggu. Kalikan angka tersebut dengan tarif per jam karyawan Anda dan hitung laba atas investasi-Anda mungkin akan terkejut. Salah satu perusahaan yang menggunakan Teamdeck memperkirakan bahwa mereka menghemat ca. $10k setiap bulan berkat beralih ke aplikasi manajemen sumber daya khusus-Anda bisa membaca studi kasus lengkapnya di sini.

Mencari alternatif untuk spreadsheet dalam manajemen proyek?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]