Pernahkah Anda merasa bahwa Anda sudah menyiapkan semuanya untuk memulai sebuah proyek baru? Maksud saya adalah tujuan, sasaran, hasil kerja, tim, dan jadwal. Namun kemudian, sebuah perubahan yang tidak terduga merusak rencana Anda yang telah dipersiapkan dengan hati-hati.
Jika itu yang terjadi pada Anda, jangan panik. Dengan ini tips untuk perencanaan yang fleksibelAnda dapat menyesuaikan rencana Anda dan siap menghadapi perubahan.
Sebelum saya membahasnya, saya ingin memberi tahu Anda mengapa memperkenalkan pendekatan manajemen proyek yang fleksibel sangat penting.
Bagaimana Anda bisa mendapatkan keuntungan dari perencanaan yang fleksibel?
Perencanaan yang fleksibel memungkinkan manajer untuk merencanakan beban kerja tim dan sumber daya secara lebih akurat saat menjalankan beberapa proyek. Seringkali ada banyak variabel yang tidak dapat diprediksi - terutama dalam pengembangan perangkat lunak atau agensi lingkungan. Hal ini dapat mempengaruhi Anda anggaran proyekjadwal, dan yang terakhir - tenggat waktu. Fleksibel perencanaan proyek dan sumber daya mencegah manajer berpegang teguh pada rencana lama dan memungkinkan mereka bertindak sesuai dengan semua perubahan yang tidak terduga.
Mencari lebih banyak kiat ahli tentang manajemen proyek? Lihatlah Daftar periksa perencanaan sprint GRATIS sekarang!
Kiat perencanaan yang fleksibel
1. Mempertimbangkan peristiwa eksternal
Menilai ketergantungan eksternal memungkinkan Anda untuk mengungkap hal-hal yang tidak dapat Anda kendalikan.
Dua contoh pengaruh eksternal tentu saja adalah waktu dan uang-yang biasanya Anda perhitungkan saat memperkirakan sebuah proyektetapi juga acara-acara seperti hari libur nasional atau cuti sakit karyawan Anda.
Menghadapi tanggungan yang berada di luar kendali Anda, cobalah untuk mengendalikannya untuk hasil terbaik. Acara seperti hari libur nasional, misalnya, adalah sesuatu yang dapat dengan mudah Anda periksa di muka, seperti yang disarankan oleh PMI seperti yang tercantum oleh PMI:
- Temukan acara seperti hari libur nasional atau hari libur karyawan yang terjadi selama siklus hidup proyek.
- Tentukan kelompok karyawan yang tidak bisa hadir karena suatu peristiwa (misalnya jika Anda bekerja dengan tim jarak jauh).
- Hitung dampak acara terhadap kemajuan proyek Anda.
- Hitung waktu lembur karena kehilangan kemajuan dan sertakan dalam rencana Anda.
2. Mengungkap risiko dan tantangan
Baru-baru ini kami telah mendaftarkan umum tantangan pengelolaan sumber daya. Berikut ini beberapa di antaranya:
- Mengenali keterampilan yang tepat untuk proyek tersebut.
- Menyelaraskan ketersediaan dan kapasitas tim dengan jadwal proyek dan mengelola beban kerja.
Anda harus bisa membuat daftar semua karyawan yang tersedia dan kemudian memilih karyawan yang paling cocok untuk proyek Anda. Namun bagaimana jika beberapa dari mereka sakit atau memutuskan untuk berhenti? Apakah ada orang yang bisa menggantikan mereka? Jika tidak, apakah ada kemungkinan untuk mempekerjakan orang lain, misalnya seorang pekerja lepas?
Dengan mengetahui keterbatasan Anda, Anda dapat membuat skenario yang berbeda dan menemukan solusinya terlebih dahulu: :
- Membuat Bagan RACI untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang tanggung jawab di seluruh tim Anda.
- Miliki gambaran umum tentang semua karyawan Anda, sebaiknya dengan menyertakan keterampilan atau posisi.
- Buatlah daftar karyawan yang bisa masuk ke dalam proyek jika salah satu anggota tim Anda berhalangan.
- Hitung efek dari hasil yang berbeda pada proyek, tim, dan beban kerja.
Anda juga dapat membuat struktur rincian kerja (WBS) untuk membuat daftar semua aktivitas dalam proyek, dan menetapkan risiko yang mungkin terjadi pada setiap aktivitas tersebut.
Cara lain untuk menemukan potensi risiko adalah dengan melihat data historis. Cukup telusuri proyek-proyek Anda sebelumnya dan periksa tantangan yang pernah Anda hadapi. Kemudian, evaluasi apakah ada kemungkinan tantangan tersebut terjadi pada proyek ini dan siapkan tanggapannya.
3. Sering memverifikasi prioritas klien
Dalam mempersiapkan proyek, Anda mungkin telah membuat rencana tingkat tinggi termasuk tujuan dan ketergantungan proyek.
Yang juga harus Anda lakukan adalah merencanakan pembaruan yang sering mengenai prioritas klien Anda, sehingga Anda dapat memverifikasi apakah tidak ada potensi perubahan pada jadwal Anda.
Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki pemahaman yang sama dengan klien Anda dan memastikan bahwa rencana tersebut sesuai dengan harapan mereka.
4. Menyusun skenario alternatif
Meninjau skenario alternatif memungkinkan Anda untuk mengelola proyek Anda dengan lebih percaya diri.
Pertama, periksa jalur kritis proyek Anda, yang merupakan perincian semua tugas dan ketergantungan di antara mereka. Temukan ketergantungan sebab akibat dan tugas-tugas yang sangat penting bagi penyelesaian proyek. Kemudian, temukan tugas-tugas yang mungkin mengambang, yang berarti bahwa perubahan dalam penyampaiannya tidak akan memengaruhi keberhasilan proyek secara keseluruhan atau mengganggu jadwal. Banyak alat bantu Manajemen Proyek yang memungkinkan Anda memberi label pada tugas, yang membuat pelacakan jalur kritis menjadi lebih mudah.
Dengan menguraikan tindakan dan pencapaian yang terukur, dan kemudian menambahkan tugas mengambang, Anda dapat melihat seberapa mungkin untuk mengubah urutan tugas atau menyulap sumber daya jika diperlukan.
5. Sertakan pertemuan dengan tim dan klien Anda dalam rencana Anda
Mengatur pertemuan yang sering dengan tim dan klien Anda akan membantu Anda untuk tetap berada dalam lingkaran, dan mengungkap risiko dan tantangan saat terjadi. Sertakan pertemuan-pertemuan ini dalam rencana Anda sebelum proyek dimulai dan beritahukan kepada tim dan klien Anda kapan dan bagaimana pertemuan tersebut akan diadakan.
Pertemuan apa yang harus Anda sertakan?
Pertemuan scrum seperti harian, perencanaan sprint, retrospektif sprint, dan tinjauan sprint dimaksudkan agar Anda selalu mendapat informasi tentang kemajuan proyek. Pertemuan-pertemuan ini juga membantu Anda untuk mengetahui kendala yang dihadapi tim Anda, sehingga Anda dapat menindaklanjutinya dan menemukan solusi untuk masalah tersebut.
Pertemuan dengan klien Anda memungkinkan Anda untuk terus memberi mereka informasi tentang kemajuan, tetapi juga untuk mendapatkan umpan balik dari mereka, yang dapat Anda sertakan segera, daripada harus mengulang pekerjaan di kemudian hari.
Pantau proyek Anda dan sesuaikan rencana Anda jika diperlukan
Membuat rencana proyek di awal bukan berarti Anda tidak perlu merevisinya di kemudian hari.
Perencanaan yang fleksibel berarti Anda dapat memiliki rencana proyek tingkat tinggi yang ada, tetapi juga tahu bagaimana menyesuaikannya, memantaunya untuk mengetahui risiko dan tantangan, dan meningkatkannya bila diperlukan.
