Setiap kali Anda memperkirakan proyek baru dan menetapkan sumber daya untuk itu, Anda membuat rencana proyek tingkat tinggi. Perencanaan tingkat tinggi berfokus pada penetapan persyaratan dan hasil proyek Anda, lalu melacaknya dari waktu ke waktu. Ini berbeda dengan rencana proyek yang terperinci, yang terdiri dari semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Bisa dikatakan bahwa rencana tingkat tinggi adalah pandangan manajer terhadap proyek.
Sebagai contoh, Jira adalah seorang alat perencanaan proyek yang memungkinkan Anda melacak setiap tugas dalam sebuah proyek. Teamdeckdi sisi lain, membantu Anda mengelola sumber daya dalam organisasi Anda, dan menugaskan orang ke proyek berdasarkan ketersediaannya. Teamdeck adalah perangkat lunak manajemen sumber daya dengan alat pelacakan waktu tim, alat penjadwalan sumber dayadan sistem manajemen cuti fitur.
Apa yang dimaksud dengan perencanaan tingkat tinggi?
Perencanaan tingkat tinggi berarti mengelola tujuan, ketergantungan, dan sumber daya yang tersedia untuk proyek Anda (perencanaan sumber daya), bersama dengan jadwal dan anggarannya. Rencana ini menyatakan apa yang harus dilakukan, kapan dan oleh siapa, tanpa merinci tugas-tugas tertentu. Rencana kerja ini memberikan gambaran yang jelas mengenai ruang lingkup dan sumber daya yang dibutuhkan, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang tepat dalam memperkirakan dan menjalankan proyek Anda.
Perencanaan proyek tingkat tinggi terkait erat dengan prinsip-prinsip manajemen proyek Agile, yang menyatakan bahwa manajer proyek (PM) harus mengawasi prosesnya, yang dapat digambarkan sebagai cara kepemimpinan yang fasilitatif.
Dalam hal ini, "kepemimpinan fasilitatif" berarti PM mengarahkan tim mereka ke arah yang benar, dan memastikan komunikasi yang tepat dan alur proyek, pada saat yang sama memungkinkan tim untuk bertanggung jawab atas proyek itu sendiri. Dengan cara ini, PM dapat meningkatkan rasa kepemilikan di antara anggota tim, yang terbukti membuat mereka lebih produktif.
Dalam membuat rencana tingkat tinggi, Anda perlu menyertakan:
- Tujuan - dengan cara ini Anda dapat memutuskan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan klien Anda.
- Waktu - sangat penting untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek, dan bagaimana waktu tersebut berdampak pada peluncuran proyek, misalnya dari perspektif pemasaran dan peluang bisnis.
- Tim - Dengan mengetahui tujuan dan jadwal, Anda tahu siapa yang harus mengerjakan proyek Anda dan Anda dapat mengetahui apakah mereka tersedia dalam jangka waktu tertentu.
Dengan cara ini Anda fokus pada persyaratan proyek, tujuan bisnis, dan peran yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, dan berdasarkan hal tersebut, buatlah jadwal dan mengalokasikan sumber daya untuk proyek Anda.
|
Mencari alat yang bisa memberikan gambaran yang lebih baik tentang tim Anda? Dengan Teamdeck, Anda bisa dengan cepat mendapatkan gambaran besar setiap proyek. Cobalah secara gratis. |
Bagaimana cara mengimplementasikan rencana tingkat tinggi?
Kami telah membuat daftar tentang apa saja yang harus ada dalam rencana proyek tingkat tinggi.
Sekarang, mari kita evaluasi bagaimana Anda bisa menggunakannya untuk menjadwalkan sumber daya, memperkirakan biayanya, dan mengelola jadwal Anda.
Bagaimana mengalokasikan sumber daya dan memperkirakan biayanya
Anda perlu mengevaluasi tujuan dan ruang lingkup proyek Anda untuk memutuskan siapa saja yang akan dilibatkan dalam proyek. Manfaatkan fase awal untuk lebih memahami proyek dan peran yang diperlukan untuk melaksanakannya.
Dalam hal mengalokasikan sumber daya, hal pertama yang harus dilakukan adalah menyelaraskan keterampilan dan pengalaman karyawan dengan kebutuhan proyek Anda. Setelah menyusun rencana proyek tingkat tinggi, Anda sudah terbiasa dengan tujuan dan hasil. Yang diperlukan sekarang adalah membuat daftar karyawan yang memenuhi kriteria proyek.
Mengalokasikan sumber daya, ingatlah untuk menyertakan tidak hanya apa yang sedang mereka kerjakan saat ini (atau proyek-proyek masa depan yang telah ditugaskan kepada mereka), tetapi juga:
- Ketersediaan karyawan, termasuk zona waktu dan jam kerja mereka (penuh waktu, paruh waktu, pekerja lepas).
- Penugasan lain yang berhubungan dengan pekerjaan.
- Hari libur dan hari libur nasional.
Dengan cara ini, Anda mengurangi kemungkinan terjadinya peristiwa tak terduga yang mengganggu proyek Anda dari waktu ke waktu.
Menilai ketersediaan tim Anda jauh lebih mudah jika Anda menggunakan alat perencanaan tingkat tinggi seperti Teamdeck. Alat ini dilengkapi dengan jadwal di mana Anda bisa memeriksa beban kerja karyawan Anda saat ini.
Setelah Anda mengidentifikasi anggota tim Anda dan mengonfirmasi bahwa mereka tersedia selama proyek berlangsung, perkirakan anggaran dengan mereka menggunakan teknik estimasi berbasis poin cerita, yang kami jelaskan secara lebih menyeluruh dalam artikel ini tentang peluncuran proyek.
Hal-hal penting yang dapat diambil: Dengan menggunakan rencana proyek tingkat tinggi, Anda dapat mengidentifikasi sumber daya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek, memastikan ketersediaannya, dan memperkirakan anggaran proyek.
Cara mengelola jadwal Anda dari waktu ke waktu
Perencanaan tingkat tinggi bukan hanya tentang memulai proyek. Perencanaan ini juga mengawasi proyek Anda dari waktu ke waktu.
Salah satu teknik yang mungkin ingin Anda gunakan adalah perataan sumber daya. Ini hanya menyesuaikan beban kerja dengan ketersediaan karyawan Anda untuk menghindari pemindahbukuan yang berlebihan (baca tentang manajemen beban kerja). Yang perlu Anda waspadai, bagaimanapun, adalah bahwa hal ini mengubah jalur proyek, yang mengakibatkan penundaan dalam pengembangan.
Untuk mendistribusikan kelonggaran secara lebih merata, Anda dapat menggunakan teknik perataan sumber daya. Menurut Panduan PMBOK®adalah menyesuaikan "aktivitas dari model jadwal sedemikian rupa sehingga kebutuhan sumber daya pada proyek tidak melebihi batas sumber daya tertentu yang telah ditetapkan".
Hal-hal penting yang dapat diambil: Menggunakan jadwal untuk memantau beban kerja tim Anda selama proyek memungkinkan Anda mengetahui bagaimana ketersediaan anggota tim Anda berubah. Kemudian, Anda dapat menyesuaikan kapasitas dan ruang lingkup proyek, menghindari pemindahbukuan yang kurang atau lebih, dan kelelahan karyawan.
Mulailah mengelola sumber daya Anda pada tingkat tinggi
Kita telah membahas apa itu perencanaan tingkat tinggi dan bagaimana memiliki jadwal membantu untuk mengelola tim Anda dengan lebih baik. Gunakan untuk mendapatkan gambaran umum yang lebih baik tentang kapasitas sumber daya dan cakupan proyek Anda.
Untuk mengimplementasikan rencana proyek tingkat tinggi:
- Pastikan Anda mengetahui dengan pasti tentang proyek tersebut, apa tujuan, sasaran, dan persyaratannya.
- Temukan sumber daya terbaik untuk menyelesaikan proyek.
- Gunakan alat yang memungkinkan Anda memeriksa apakah sumber daya yang Anda butuhkan tersedia.
- Pantau beban kerja tim dari waktu ke waktu untuk mengetahui sumber daya yang terlalu banyak atau terlalu sedikit untuk dikerjakan.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
