Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut Survei Denyut Nadi Profesikurang dari 60% proyek diselesaikan tepat waktu atau sesuai dengan anggaran semula.
Apa yang akan Anda dapatkan dari artikel ini:
- Peran dari perangkat lunak manajemen sumber daya dalam proses perencanaan kapasitas sumber daya
- Tujuan dari perencanaan kapasitas sumber daya
- Pengetahuan tentang perbedaan antara perencanaan sumber daya dan perencanaan kapasitas
- Apa yang harus dilakukan untuk mendekatkan perencanaan kapasitas yang efektif
Mengelola kapasitas sumber daya secara efektif dapat membantu perusahaan meningkatkan angka-angka ini. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang perencanaan kapasitas sumber daya dalam manajemen proyek, tetapi kami juga akan membahas keuntungan dari manajemen kapasitas tingkat perusahaan. Mari kita mulai dengan beberapa definisi yang diperlukan.
Apa yang dimaksud dengan perencanaan kapasitas sumber daya?
Tanpa perlu diperkenalkan lagi, kapasitas mengacu pada kemampuan untuk mencapai, melakukan, atau menghasilkan. Jika kita menggunakan sudut pandang perusahaan, ini berarti kemampuan untuk mencapai atau menghasilkan dalam dosis waktu tertentu. Namun, jika kita menggali lebih dalam dan menggunakan sudut pandang operasional, kita akan menemukan bahwa kapasitas dapat dipahami sebagai sebagai jumlah sumber daya input yang tersedia untuk menghasilkan keluaran relatif selama periode waktu tertentu - kita dapat membaca managementstudyguide.com.
Namun, ini bukan satu-satunya pengertian yang terkait dengan topik bab ini. Mari kita bandingkan beberapa pengertian lain dari perencanaan kapasitas.
Di Projectmanager.com kami membaca perencanaan kapasitas adalah proses yang menstabilkan sumber daya yang tersedia untuk memenuhi permintaan atau kebutuhan kapasitas tugas. Yang dapat dipahami sebagai semacam hubungan antara seseorang yang memiliki akses ke sumber daya yang cukup dan permintaan dari proyek dan harapannya terkait sumber daya.
Tampaknya Saviom - kompetitor kami di pasar perangkat lunak perencanaan kapasitas sumber daya - juga memiliki pandangan yang sama:
Perencanaan kapasitas sumber daya adalah memperkirakan kesenjangan antara kapasitas dan permintaan sumber daya.
Dari sudut pandang Mavenlink, perencanaan kapasitas sumber daya mengasumsikan 3 aspek dari proses ini. Pertama, mendefinisikan berapa banyak sumber daya kerja yang mampu yang harus dilakukan. Kedua, identifikasi dan indikasi dari jenis pekerjaan apa yang dapat dilakukan oleh sumber daya tersebut. Yang ketiga - pencocokan dari kelompok ini adalah sumber daya yang saat ini digunakan untuk memenuhi harapan dan permintaan proyek.
Seperti yang bisa kita baca di blog Wrike:
Perencanaan kapasitas adalah proses mengantisipasi kebutuhan bisnis masa depan organisasi atau klien. Perencanaan kapasitas juga bertujuan untuk memastikan sumber daya dengan keahlian yang diperlukan tersedia untuk memenuhi permintaan klien dan bisnis yang terus berkembang
Dari perspektif ini - yang juga mewakili pendekatan kami - sumber daya tidak berarti peralatan, perangkat lunak, laptop, bahan bangunan, ruangan, anggaran, dan sebagainya. Ketika Anda mencari perencanaan kapasitas dalam manajemen proyek, Anda melihat individu, anggota tim, dan karyawan. Anda melihat individu dengan seperangkat keterampilan tertentu. Seseorang dengan keterampilan yang relevan yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan proyek.
Pada tingkat proyek, perencanaan kapasitas adalah tentang menentukan apakah Anda memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan proyek tertentu. Perannya adalah untuk memastikan perusahaan (atau asosiasi) memiliki sumber daya yang diharapkan yang diperlukan untuk suatu proyek atau tugas, yang diharapkan pada waktu yang diperkirakan, yang dapat menyelesaikan proyek dengan persyaratan yang diharapkan pada titik waktu yang diharapkan.
Lebih jelasnya, perencana kapasitas sumber daya harus dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai berapa banyak sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (sub-tugas, tugas, proyek).
Dengan kata lain, perencanaan kapasitas sumber daya adalah tentang memprediksi interval antara kapasitas dan permintaan sumber daya. Jadi, mereka yang memegang kendali atas perencanaan kapasitas akan mempertimbangkan faktor-faktor seperti jam kerja, penguasaan, keterampilan, dan rata-rata selama bekerja. Untuk menghitung kapasitas tim Anda, Anda perlu mengetahui ketersediaan dan beban kerja mereka saat ini.
Apa perbedaan antara perencanaan kapasitas dan perencanaan sumber daya?
Untuk mengatakannya secara langsung: jika membandingkan perencanaan kapasitas perencanaan sumber daya (atau manajemen sumber daya), yang pertama dapat direduksi menjadi "mengantisipasi kebutuhan bisnis di masa depan dan memastikan kami memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk memulai sebuah proyek". Sementara Perencanaan sumber daya adalah "memilih dan menetapkan sumber daya tertentu untuk dan selama proyek atau tugas".
Dapat juga dikatakan, bahwa perencanaan kapasitas adalah kegiatan memeriksa apakah anggota tim, peran, dan penguasaan yang dibutuhkan tidak diragukan lagi tersedia untuk melakukan pekerjaan yang masuk sebelum benar-benar menjadwalkan pekerjaan tersebut. Sedangkan perencanaan sumber daya adalah memilih, menugaskan, dan menjadwalkan dari kotak pilihan ini.
Perencanaan sumber daya lebih kepada mengoordinasikan tenaga kerja secara real-time: Anda menugaskan orang ke proyek sambil memantau pemanfaatan sumber daya. Seperti yang kita lihat, perencanaan sumber daya berarti manajemen, kepemimpinan, dan koordinasi sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas atau proyek.
Tiga langkah untuk perencanaan kapasitas sumber daya yang sukses
Apa yang biasanya Anda lakukan ketika ditugaskan untuk mengelola proyek baru? Bagaimana Anda membentuk tim dan memastikan ketersediaan anggota tim Anda cukup untuk menyelesaikan semua tugas? Manajer proyek yang berusaha memastikan bahwa mereka memiliki sumber daya yang cukup harus melakukan langkah-langkah berikut ini:
- Kumpulkan persyaratan dan perkiraan proyek. Anda perlu memahami apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Apa cakupan teknisnya? Peran apa saja yang diperlukan untuk tim proyek? Apa perkiraan waktu untuk proyek ini?
- Identifikasi sumber daya yang tersedia. Analisis ketersediaan sumber daya dan tentukan orang-orang yang sesuai dengan kriteria proyek Anda yang dapat bergabung dengan tim proyek Anda.
- Menyelaraskan kapasitas dengan kebutuhan proyek. Tentukan siapa yang akan ditugaskan ke proyek dan berapa jam mereka harus dipesan. Idealnya, Anda harus memesan sumber daya ini, bahkan jika proyek Anda belum dimulai.
Catatan: di beberapa perusahaan, manajer sumber daya akan bertanggung jawab atas sebagian besar proses perencanaan kapasitas. Manajer proyek diminta untuk meminta peran atau keahlian tertentu, dan manajer sumber daya akan menganalisis kapasitas sumber daya.
Memanfaatkan perencana kapasitas sumber daya untuk kebutuhan kapasitas
Manajer proyek harus dapat menilai kebutuhan proyek mereka, namun menganalisis ketersediaan sumber daya bisa jadi lebih menantang tanpa adanya visibilitas ke dalam kumpulan karyawan. Untungnya, organisasi sering kali memiliki perencana kapasitas sumber daya yang dapat membantu mereka, yang dapat merampingkan keseluruhan proses manajemen sumber daya proyek proses, bekerja secara efektif dalam berbagai proyek dan menyiapkan strategi perencanaan kapasitas jangka panjang.
Perencana kapasitas sumber daya, seperti Teamdeck, memberi Anda kumpulan sumber daya tunggal dengan informasi tentang ketersediaan dan beban kerja setiap orang (baca tentang manajemen beban kerja). Sebagai manajer proyek, Anda dapat menyaring peran yang diperlukan untuk memenuhi permintaan proyek Anda dan memeriksa kapan orang-orang ini tersedia.
[/vc_column_text]
Untuk menghindari konflik sumber daya, Anda bisa memesan anggota tim yang dipilih terlebih dahulu. Jika proyek Anda belum dikonfirmasi 100%, Anda bisa menambahkan pemesanan tentatif. Manajer proyek lain akan melihat bahwa orang-orang ini kemungkinan besar akan ditugaskan ke proyek Anda jika proyek tersebut jadi dilaksanakan. Setelah Anda mendapatkan lampu hijau, Anda akan memiliki sekelompok orang yang siap untuk mulai mengerjakan proyek ditambah jadwal yang dapat dilihat oleh manajer lain di aplikasi manajemen sumber daya perusahaan Anda.
Perangkat lunak manajemen sumber daya memudahkan untuk menilai kapasitas sumber daya. Anda tidak hanya dapat melihat apakah orang telah ditugaskan ke proyek lain, tetapi Anda juga dapat mengambil cuti atau hari libur di akun Anda. Anda akan dapat menghitung kapasitas aktual tim Anda dan memutuskan apakah Anda siap untuk menyelesaikan proyek dalam kerangka waktu yang diusulkan.
Anda juga akan memiliki kesempatan untuk memperhitungkan keuangan. Beberapa aplikasi manajemen sumber daya (termasuk Teamdeck) memungkinkan Anda untuk menyimpan informasi tentang tarif tim Anda. Gunakan laporan Teamdeck untuk menghitung berapa banyak uang yang perlu Anda alokasikan dalam anggaran untuk mendapatkan staf yang ingin Anda pesan untuk proyek Anda. Sebelum Anda berkomitmen pada tim ini, pastikan Anda mampu membayar mereka dengan anggaran proyek Anda saat ini. Memeriksa ulang kapasitas sumber daya dengan estimasi biaya adalah cara lain untuk memastikan kesuksesan proyek Anda.
Perencanaan kapasitas akan membantu Anda menghindari kerja berlebihan dan pemanfaatan tim yang kurang. Namun, tetap berguna untuk memantau pemanfaatan sumber daya secara teratur saat proyek dimulai. Lihat halaman panduan untuk mengukur pemanfaatan tim. Atau - jika Anda ingin tahu tentang aspek-aspek manajemen proyek - bacalah bagian alat perencanaan kapasitas dan artikel teknik.
Perencanaan kapasitas sumber daya di tingkat perusahaan
Menyelaraskan permintaan proyek dengan kapasitas tim Anda adalah bagian penting dari upaya manajemen proyek, namun strategi perencanaan kapasitas bermanfaat bagi seluruh organisasi, bukan hanya tim produksi. Dalam mengelola portofolio proyek yang luas, Anda tidak boleh melupakan manajemen kapasitas. Hal ini akan memungkinkan Anda membuat keputusan alokasi sumber daya yang lebih baik dan juga mendukung bagian lain dari perusahaan Anda:
- Tim SDM memiliki gambaran yang jelas mengenai kebutuhan rekrutmen dan mendapatkan waktu yang cukup untuk merekrut atau melatih karyawan baru. Perencanaan kapasitas membantu menghindari kemacetan sumber daya di masa depan.
- Tim penjualan mendapatkan visibilitas yang lebih besar ke dalam jalur produksi, sehingga mereka tahu apakah ada ruang untuk lebih banyak proyek dalam periode tertentu.
- Spesialis keuangan dapat menghitung perkiraan laba berdasarkan kapasitas yang direncanakan dan proyek aktual yang ditugaskan kepada staf.
Pikirkan: Apakah perusahaan Anda memiliki prosedur yang ditetapkan untuk kapasitas tim yang terlalu banyak atau terlalu sedikit? Jika tidak, angkatlah masalah ini dalam rapat tim manajemen proyek Anda berikutnya. Mungkin Anda bisa mencari solusi seperti inisiatif R&D ketika Anda memiliki karyawan yang tersedia dan tidak ada proyek yang harus dikerjakan? Bagaimanapun juga, kurang dimanfaatkan tidak bagus untuk moral karyawan.
Lindungi karyawan Anda dengan perencanaan kapasitas
Perencanaan kapasitas juga dihargai oleh para karyawan. Pendekatan strategis terhadap manajemen sumber daya berarti bahwa anggota tim tidak diharapkan untuk bekerja melebihi kapasitas mereka. Selain itu, karyawan tahu bahwa ketersediaan mereka terlihat dan dihargai oleh para manajer. Mereka tidak mungkin ditugaskan untuk proyek yang mendesak di tengah-tengah liburan musim panas.
Terakhir, jika perusahaan Anda menggunakan aplikasi manajemen sumber daya, karyawan Anda tahu apa yang akan terjadi dalam jadwal mereka: proyek apa yang akan mereka kerjakan selanjutnya, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan sebagainya.
Rencanakan kapasitas tim Anda dengan mudah!
Kami harap artikel ini meyakinkan Anda bahwa perencanaan kapasitas dapat dikelola dan diperlukan. Lupakan memeriksa kapasitas tim Anda, dan proyek Anda berisiko: Anda tidak akan bisa menyelesaikannya tepat waktu tanpa memiliki cukup orang yang berkualitas. Pada saat yang sama, Anda mungkin akan melebihi anggaran Anda jika Anda akhirnya mengalihdayakan tenaga kerja tambahan. Untungnya, kedua skenario ini bisa dihindari jika Anda membandingkan kapasitas dengan permintaan. Ingatlah tentang memanfaatkan perangkat lunak manajemen sumber daya proyek untuk membuat seluruh proses lebih kuat.
Ingin melihat betapa sederhananya perencanaan kapasitas dengan Teamdeck? Jadwalkan panggilan dengan Anielasalah satu pakar kesuksesan pelanggan kami. Dia akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat membuat keputusan strategis yang lebih baik berkat manajemen sumber daya proyek yang efektif.
