Sekarang setelah Anda berada di sini, Anda mungkin bertanya-tanya apa yang bisa Anda lakukan dengan lebih baik dalam menjadwalkan tim Anda. Anda menyadari bahwa terlalu banyak waktu yang terbuang, proyek terkadang tertunda, dan karyawan merasa seperti kacau. Jangan khawatir, masalah seperti ini adalah bagian dari setiap organisasi. Untungnya, ada beberapa cara untuk mengatasinya. Salah satunya adalah perangkat lunak penjadwalan proyek atau perangkat lunak penjadwalan manajemen proyek - alat penjadwalan proyek yang sangat menarik.
Dari artikel ini Anda akan belajar:
Rekomendasi manajer proyek dari perusahaan pengembangan perangkat lunak
Mendesak manajemen jadwal proyek alat dan fitur utamanya
Apa yang harus diperhatikan saat memilih jadwal proyek dan perangkat lunak manajemen sumber daya
Apa itu perencanaan proyek, manajemen proyek, penjadwalan proyek, dan pelacakan proyek dan apa perbedaannya
Mengapa perangkat lunak penjadwalan proyek, yang berarti alat penjadwalan proyek sangat penting bagi para manajer
Sedikit perkenalan sebelum kita membahas tentang hal-hal penting dalam menggunakan alat penjadwalan proyek. Perangkat lunak penjadwalan proyek, perangkat lunak penjadwalan sumber daya, perangkat lunak manajemen karyawanalat penjadwalan manajemen proyek, atau perangkat lunak manajemen jadwal - istilah-istilah ini memiliki arti yang sama. Dan tujuan utama dari masing-masing adalah sama. Secara umum, tanpa membicarakan banyak fitur dan perbedaan fungsional lainnya, mereka membantu dalam penjadwalan, mengalokasikan sumber daya (karyawan), dan perencanaan proyek yang luas.
50% organisasi sebagian besar atau selalu membuat jadwal proyek mereka. Apakah Anda seorang manajer proyek pemula atau Anda memiliki manajemen jadwal di ujung jari Anda, Anda akan membutuhkan sebuah sistem untuk membantu Anda menyatukan semua proses Anda. Bukan berarti Anda tidak bisa melakukannya dengan cara yang berbeda - banyak perusahaan yang mencoba mengelola pekerjaan mereka dengan menjadwalkannya di papan tulis atau di Excel.
Masalahnya adalah bahwa strategi seperti itu hanya berhasil sampai titik tertentu. Dan saat itu datang dengan sangat cepat bagi perusahaan yang haus akan pengembangan dan berambisi untuk berkembang. Untuk perangkat lunak modern perusahaan pengembanganpertanyaan "apakah layak menggunakan perangkat lunak manajemen jadwal" tidak lagi ada. Sebaliknya, mereka bertanya pada diri sendiri "manajemen jadwal mana yang harus dipilih". Dan di sini ada beberapa kriteria yang perlu diperhatikan.
1. Antarmuka intuitif dari alat bantu penjadwalan proyek - alasan yang paling mungkin mengapa alat penjadwalan proyek ditolak hanyalah UX dan kegunaan. Jadi, sangat jelas, sebelum Anda membeli - cobalah, mari kita coba orang yang akan menggunakannya. Alat ini seharusnya membuat pekerjaan Anda lebih mudah, bukan lebih rumit, jadi pastikan Anda merasa nyaman dalam menavigasi panel.
2. Pelacakan waktu / Manajemen waktu - Manajemen proyek yang efektif tidak mungkin dilakukan jika Anda tidak mengetahui apa yang sedang dikerjakan oleh tim Anda dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Alat bantu penjadwalan proyek bisa sangat membantu.
[Sumber: Layar dari perangkat lunak manajemen sumber daya dan penjadwalan proyek]
3. Manajemen cuti / Manajemen Ketidakhadiran / Ketersediaan tim - karyawan berhak atas hari libur dan cuti, namun ketidakhadiran mereka mempengaruhi seluruh alur kerja dan perencanaan kerja. Alat penjadwalan proyek yang baik akan memberi Anda wawasan penuh tentang ketersediaan tim Anda.
4. Pelaporan khusus - setiap perusahaan memiliki prioritas yang berbeda dan metrik yang berbeda akan menjadi penting bagi mereka. Penjadwalan proyek perangkat lunak harus menghasilkan laporan yang Anda butuhkan untuk Anda.
5. Penjadwalan dalam waktu nyata - salah satu hal yang paling penting dalam perencanaan kerja adalah pembaruan segera. Perubahan jadwal yang dibuat hanya setelah beberapa waktu akan menciptakan kekacauan yang tidak perlu, sehingga alat Anda harus segera memperbaruinya, sehingga perlu alat jadwal proyek yang menarik.
6. Manajemen beban kerja - Agar jadwal dapat berjalan dengan baik, Anda perlu mengetahui siapa yang memiliki waktu untuk mengurus tugas tertentu. Alat yang ideal akan menunjukkan kepada Anda kapasitas karyawan Anda.
Nah, kami telah memberi tahu Anda mengapa Anda membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek, yang dikenal sebagai alat penjadwalan proyek dan apa yang harus dicari ketika memilih satu-satunya.
Sekarang saatnya untuk beberapa contoh.
"Perangkat lunak perencanaan sumber daya yang dikembangkan oleh software house untuk kebutuhan mereka sendiri, oleh karena itu, paling sesuai dengan kebutuhan industri." - salah satu alat penjadwalan proyek yang sangat menarik.
Teamdeck adalah perangkat lunak penjadwalan sumber daya dan proyek dengan fitur pelacakan waktu dan manajemen ketersediaan
Harga (paket standar): $3.60 / anggota tim / bulanan
Kelebihan:
Waktu dan ketersediaan kerja organisasi khusus.
Kemampuan untuk menetapkan bidang khusus untuk orang dan proyek, misalnya jabatan, keterampilan, teknologi, dll.
Tampilan transparan dari jadwal kerja dan ketersediaan untuk berbagai departemen, dan posisi menggunakan tampilan kalender
Tag khusus
Pelaporan khusus seperti Excel
Hari libur bank otomatis untuk beberapa lokalisasi
Tersedia dalam versi seluler
Sistem keamanan data
Integrasi dengan sistem lain seperti Google Kalender, Slack, Podio, SageHR, Zapier, dan REST API
Kekurangan
Aplikasi seluler untuk melacak jam kerja tidak memungkinkan untuk hanya melihat proyek yang aktif
Tidak ada ketergantungan untuk pemesanan
Tidak ada pelacak waktu mulai-berhenti di desktop (hanya di aplikasi seluler)
"nTask adalah salah satu alat penjadwalan proyek yang dirancang sebagai alat kolaborasi untuk bisnis yang merupakan solusi manajemen proyek yang lengkap." - G2
Harga (paket standar): $3 / anggota tim / bulanan
Kelebihan:
Antarmuka yang mudah dan intuitif
Manajemen tugas
Manajemen proyek
Manajemen risiko
Pelacakan waktu
Manajemen lembar waktu
Manajemen rapat
Papan kanban
Bagan Gantt
Kekurangan:
Kurangnya penyesuaian
Kurangnya pelaporan
"Resource Guru dirancang khusus untuk mengurangi beban kerja yang berlebihan, meningkatkan moral tim, menurunkan tingkat keluar masuknya karyawan, dan membantu Anda melakukan pekerjaan yang terbaik."
Kalender proyek membantu mengidentifikasi dan memvisualisasikan tugas-tugas di sepanjang proyek.
Harga (paket standar): $4.16 / anggota tim / bulanan
Kelebihan:
Ketersediaan sumber daya
Kolaborasi tim
Antarmuka yang ramah pengguna
Panel ketersediaan dan perencanaan kapasitas sumber daya opsi
Manajemen konflik penjadwalan
Pelaporan dan prakiraan
Sistem manajemen cuti fitur
Penjadwalan proyek dan sumber daya
Sistem pemesanan ruang konferensi
Pelacakan peralatan
Integrasi dengan Slack, Gmail, Outlook, Kalender Google
Sistem keamanan data
Kekurangan:
Tidak ada kemampuan untuk mengurutkan sumber daya berdasarkan tingkat pengalaman
Tidak ada fungsi "batalkan" di bagian pemesanan
Tidak ada kemampuan untuk menyalin tugas sumber daya
Tidak ada kemampuan untuk mencari pemesanan dengan kata kunci
"Tambahkan proyek dan tim Anda dan Anda siap untuk memulai! Klik dan seret di mana saja pada jadwal untuk mulai menetapkan tugas."
Float juga membantu dengan tugas-tugas proyek dan mengatur ketergantungan tugas.
Harga (paket standar): $ 10 / anggota tim / bulanan
Kelebihan:
Panel manajemen sumber daya yang fleksibel dan mudah digunakan
Navigasi dan pemfilteran yang mudah
Antarmuka visual, seret dan lepas dari penjadwalan sumber daya
Pelacakan waktu yang telah diisi sebelumnya dengan tugas yang sedang berlangsung
Merencanakan beberapa proyek
Pelaporan dan prakiraan
Integrasi dengan Jira, Teamwork, Asana, Trello
Kekurangan:
Navigasi garis waktu proyek yang tidak nyaman.
Beberapa integrasi tidak bekerja seperti yang diharapkan.
Pembaruan daftar karyawan yang memakan waktu.
Setiap pengguna dapat menambah dan mengubah data yang menyebabkan kekacauan.
"Teknologi yang dibuat khusus untuk kejelasan, kontrol, dan kepercayaan diri."
Mavenlink juga ada dalam perbandingan alat penjadwalan proyek kami yang membantu menyelesaikan proyek dengan sukses
Harga (paket standar): Harga perorangan
Kelebihan:
Panel manajemen sumber daya tingkat lanjut
Fitur intelijen bisnis
Metrik proyek waktu nyata
Kemampuan untuk menetapkan peran dan izin yang berbeda
Perlindungan data
Sumber daya yang terintegrasi dengan perencanaan proyek dan sumber daya
Layanan klien tambahan seperti penasihat, bimbingan, pembinaan, dan program kesuksesan pelanggan.
Pelatihan produk dan dukungan 24/7
Integrasi dengan Slack, Jira, GSuite, Oracle
Kekurangan:
Tidak ada uji coba gratis
Pembuatan laporan khusus yang rumit
Fitur-fitur canggih hanya untuk paket Premier dan Enterprise
Terlalu banyak pemberitahuan email
Banyak cara untuk mendapatkan efek yang sama persis yang tidak perlu memperumit sistem
"Sesuaikan Wrike agar sesuai dengan organisasi Anda. Mulai dari dasbor dan alur kerja khusus hingga otomatisasi khusus tim untuk merampingkan proses."
Manajemen tugas dengan Wrike adalah perangkat lunak penjadwalan proyek.
Harga (paket standar): $ 9.80 / anggota tim / bulanan
Kelebihan:
Versi gratis dengan fitur dasar
Bagan Gantt interaktif
Kustomisasi sistem yang tinggi.
Kelompok fungsi khusus.
Papan kanban
Analisis tingkat lanjut
Penjadwalan, manajemen proyek, pelacakan waktu, dan pengunggahan dokumen dalam satu alat
Sistem keamanan data
Kekurangan:
Rumit untuk digunakan
Tidak ada kemungkinan manajemen proyek offline
Persyaratan perangkat keras yang tinggi membuatnya tidak nyaman untuk digunakan pada komputer lama
Fitur paling canggih ada dalam paket premium, yang harganya mahal
"Menyelaraskan tim global, membangun dan meningkatkan solusi berbasis bisnis, serta memungkinkan TI untuk mengelola risiko dan menjaga kepatuhan pada platform untuk pekerjaan yang dinamis."
Bagan Gantt berguna untuk mengembangkan jadwal proyek dan memvisualisasikan ketergantungan tugas
Harga (paket standar): $24.80 / anggota tim / bulanan
Kelebihan:
Didedikasikan untuk manajemen konten tim kreatif dan pemasaran
Antarmuka yang ramah pengguna mengalokasikan sumber daya, melacak kemajuan atau waktu
Alur kerja proyek otomatisasi
Dasbor manajemen tingkat lanjut
Kolaborasi tim
Komunikasi dan pertukaran data yang nyaman dengan anggota tim lainnya
Cerdas manajemen alur kerja proyek
Sistem keamanan data
Sinkronisasi data
Manajemen jadwal
Perencanaan multi-proyek
Kekurangan:
Harga tinggi
Paket dasar untuk hingga 25 karyawan
Beberapa fitur hilang atau tidak tersedia
Alat ini berat dan terkadang lambat
Panel tugas yang tidak dapat dibaca oleh beberapa pengguna
"Menyatukan proyek, sumber daya, dan keuangan Anda dalam satu platform asli AI."
Untuk mengelola proses penjadwalan proyek secara efektif, prakiraan tidak tergantikan bagi banyak manajer
Harga (paket standar): $30 / anggota tim / bulanan
Kelebihan:
Otomatisasi dan fungsionalitas berbasis AI
Mudah digunakan
Perangkat lunak perencanaan, pelacakan, dan penjadwalan proyek
Lanjutan sistem manajemen cuti
Memantau biaya dan keuntungan untuk setiap proyek
Opsi penyesuaian yang luas
Penjadwalan otomatis berdasarkan ketersediaan karyawan
Integrasi dengan Asana, BambooHR, Azure
Pelaporan dan prakiraan
Kekurangan:
Harga tinggi
Tidak memiliki beberapa fungsionalitas yang berguna
Terlalu banyak visualisasi proyek membuat data tidak dapat dibaca
Penjadwalan sangat ketat dan tidak ideal untuk perusahaan yang lincah
Alat ini secara estetika menyenangkan tetapi tidak terlalu intuitif
Di dunia digital, keamanan data adalah segalanyaterutama ketika Anda bekerja dengan begitu banyak informasi rahasia. Perangkat lunak penjadwalan manajemen proyek yang ideal harus menjamin keamanan database Anda. Selain itu, software ini harus mematuhi GDPR - undang-undang perlindungan data Eropa yang berlaku sejak tahun 2018. Ini berisi peraturan yang sangat ketat mengenai pengumpulan, pemrosesan, dan penggunaan informasi tersebut, sehingga sistem yang tepat memperhitungkannya.
Mengapa harus menggunakan perangkat lunak yang tidak Anda ketahui cara menggunakannya? Bahkan fungsionalitas yang paling revolusioner sekalipun akan menjadi masalah, bukan membantu jika Anda tidak dapat menggunakan potensinya. Perencana jadwal proyek yang baik tidak hanya memperhatikan pelanggannya dalam hal membujuk mereka untuk membelinya, tetapi juga di seluruh proses kerja sama - baik alat penjadwalan proyek tidak penting. Pastikan bahwa mitra bisnis yang Anda pilih menyediakan proses orientasi yang tepat sehingga Anda dapat memanfaatkan berbagai kemampuan yang Anda bayar.
Wajar jika bisnis Anda akan berkembang... dan perangkat lunak penjadwalan proyek tidak boleh memperlambat proses ini. Atau setidaknya itulah salah satu tujuan bisnis Anda. Pertanyaannya adalah apakah perencana jadwal proyek yang Anda pilih akan dapat mengikuti Anda. Ketika memilih alat yang ideal, pikirkanlah jauh ke depan, tidak hanya tentang kebutuhan Anda saat ini, tetapi juga tentang apa yang akan Anda perlukan di masa depan.
Pastikan perangkat lunak akan memenuhi kebutuhan Anda saat ini dan yang akan datang. Juga sangat penting untuk memeriksa bagaimana harga layanan akan berubah - mungkin saja beberapa alat akan menjadi solusi terbaik untuk perusahaan kecil, sementara sama sekali tidak menguntungkan untuk rumah perangkat lunak menengah atau besar. Pertimbangkan arah pengembangan organisasi Anda untuk membuat pilihan Anda menjadi yang paling optimal.
Bayangkan sebuah perusahaan kecil yang setiap orangnya bekerja penuh waktu di kantor dan menangani maksimal 3 proyek secara bersamaan. Sekarang bayangkan perusahaan kedua, sebuah perusahaan multinasional yang mempekerjakan orang-orang di seluruh dunia. Sebagian besar dari mereka bekerja dari jarak jauh di zona waktu yang berbeda. Beberapa memiliki pekerjaan penuh waktu, beberapa bekerja paruh waktu, dan beberapa adalah pekerja lepas. Hingga beberapa lusin proyek ditangani secara bersamaan.
Seperti yang mungkin bisa Anda bayangkan, alur kerja kedua perusahaan ini akan sangat berbeda, tetapi bukan berarti mereka harus menggunakan alat bantu penjadwalan proyek yang berbeda. Perangkat lunak penjadwalan manajemen proyek yang ideal cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan ekspektasi masing-masing perusahaan.
Perhatikan apakah perangkat lunak memungkinkan Anda untuk dengan mudah menambah, menghapus, dan mengedit data, membuat pengaturan khusus, mengaktifkan dan menonaktifkan pelacak waktu sesuai kebutuhan, menambahkan data tentang setiap karyawan dan mempersonalisasi ketersediaan, misalnya, jika seseorang bekerja paruh waktu atau sedang berlibur. Sistem ini juga harus memungkinkan Anda untuk memberikan peran dan izin kepada masing-masing karyawan, misalnya, siapa yang dapat menerima permintaan cuti, memberikan tugas kepada individu, menetapkan tonggak pencapaian, menerima jadwal, dll.
Anda tidak dapat meningkatkan pekerjaan Anda tanpa data tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak, itulah sebabnya salah satu fungsi utama perangkat lunak penjadwalan proyek adalah pelaporan. Pastikan sistem menghasilkan laporan dasar yang menyediakan data paling penting bagi Anda dan laporan tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Ya, kita tahu, bahwa daftar panjang integrasi pada halaman sistem selalu mengesankan. Namun, ketika memilih perangkat lunak jangan hanya melihat jumlah logo khusustetapi juga seberapa cepat alat ini dapat memperkenalkan integrasi baru.
Oke, katakanlah saat ini perangkat lunak memiliki integrasi dengan semua aplikasi utama yang Anda gunakan, tetapi bagaimana jika ada aplikasi baru yang hadir di pasaran? Apakah alat tersebut dapat mengimplementasikan integrasi baru dalam beberapa hari, minggu, atau bulan? Kecepatan dan kelincahan integrasi adalah kriteria yang sangat penting saat memilih sistem.
Setiap perusahaan akan berusaha meyakinkan Anda bahwa solusi mereka adalah yang terbaik dan akan mengubah pemikiran Anda tentang perencanaan kerja. Namun, kenyataannya adalah sampai Anda mengujinya sendiri - Anda tidak akan tahu pasti. Perusahaan yang yakin dengan kualitas layanan mereka tidak akan takut untuk menawarkan masa percobaan gratis kepada Anda.
Mereka tidak ingin Anda membeli produk mereka secara buta, mereka hanya mengatakan "Lihat, ini adalah sistem kami, periksa apakah ini cocok untuk Anda dan jika cocok - kami mengundang Anda untuk bekerja sama." Masa uji coba gratis adalah cara paling efektif untuk memverifikasi apakah sebuah solusi cocok untuk Anda, jadi jangan ragu untuk menggunakannya dan mencari perusahaan yang menawarkannya.
Ketika Anda mencari informasi di internet untuk mencari informasi tentang manajemen jadwal dan alat penjadwalan proyek, Anda pasti akan menemukan istilah-istilah seperti perencanaan proyek, pelacakan proyek, dan manajemen proyek. Semua istilah tersebut tampak serupa, muncul dalam konteks yang sama - pengoptimalan perangkat lunak, dan memberikan manfaat yang sama bagi perusahaan Anda. Kami tahu, sangat mudah untuk tersesat di dalamnya, jadi sebelum kita melangkah lebih jauh, kami akan menjelaskan terminologi yang membingungkan ini.
Mungkin Anda belum tahu, tetapi penjadwalan proyek dan manajemen sumber daya adalah bagian dari siklus hidup manajemen proyek atau - lebih mudahnya lagi - proses manajemen proyek. Namun sebelum membahas lebih lanjut, mari kita mulai dengan hal-hal mendasar. Bagaimana manajer proyek memahami manajemen proyek dan mengapa mereka menggunakan alat penjadwalan proyek?
Mengutip definisi Project Management Institute (PMI), manajemen proyek adalah tentang menggunakan pengetahuan, kompetensi, keterampilan, perangkat, alat, metode, teknik, dan apa pun yang diperlukan untuk memberikan "nilai kepada orang". Mengesampingkan ambiguitas frasa "nilai bagi orang-orang", dapat dikatakan bahwa manajemen proyek adalah tentang menggunakan sumber daya seseorang (baik yang berwujud maupun tidak berwujud) untuk menciptakan dan mengimplementasikan sesuatu - katakanlah - yang berguna (tidak harus untuk semua orang).
Seperti yang kita lihat, pemahaman yang disebutkan di atas cukup besar. Dari perspektif PMI, hasil dari manajemen proyek - tampaknya - dapat berupa apa saja. Apa pun yang berguna bagi manusia. Tentu saja, untuk membuatnya lebih rumit, kita dapat bertanya apakah setidaknya dua orang yang telah menciptakan sesuatu (berwujud atau tidak berwujud) dan memiliki kegunaan untuk itu adalah manajer proyek, dan pekerjaan mereka adalah sebuah proyek? Atau, berapa banyak dari mereka yang harus mendapatkan manfaat dari suatu ciptaan agar dapat disebut sebagai proyek?
Melewati pertanyaan seperti itu, perlu dikatakan bahwa definisi di atas tidak mengatakan sesuatu yang benar-benar mendasar. Bisa dikatakan, dasar-dasar dari setiap proyek, termasuk perencanaan dan penjadwalan. Dan dasar-dasar yang berbeda antara manajemen proyek dan manajemen. Kita juga tidak bisa melupakan manajemen tugas.
Manajemen proyek adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek tertentu sesuai dengan kriteria penerimaan proyek dalam parameter yang telah disepakati. Manajemen proyek memiliki hasil akhir yang dibatasi oleh skala waktu dan anggaran yang terbatas. Perangkat lunak penjadwalan proyek dapat membantu dalam hal ini.
Berikut adalah 3 aspek manajemen proyek yang tidak muncul dalam definisi PMI. Yang pertama adalah "kriteria penerimaan proyek", yang kedua adalah waktu, dan yang ketiga adalah anggaran.
Mari kita gunakan kolaborasi dengan klien sebagai contoh. Seperti yang kita ketahui, proyek ditugaskan, baik secara internal maupun eksternal - oleh seseorang dari perusahaan Anda atau dari luar, oleh klien. Dia membuat pesanan bisnis. Dia memiliki ekspektasi terkait produk dan bagaimana produk tersebut akan membantu bisnisnya saat ini atau bisnis yang baru. Dan - yang paling penting - dia tidak memiliki waktu yang tidak terbatas dalam hidup dan dompet Warren Buffet.
Atau, di sisi lain, dia ingin mendapatkan hasil pesanannya dengan cepat dan murah. Mengatakan secara langsung - kualitas produk, waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkannya, dan - yang paling penting - biaya menentukan keputusan bisnis klien potensial dan klien saat ini. Jika kriteria penerimaan klien tidak sesuai dengan hasil pekerjaan, di sinilah awal dari masalah lain yang jauh lebih buruk...
Seperti yang disarankan oleh APM, perbedaan antara 'manajemen' dan manajemen proyek adalah tentang waktu ketika proyek siap untuk diimplementasikan atau sudah diimplementasikan. Meskipun manajemen adalah proses yang berkelanjutan, manajemen proyek memiliki hasil akhir yang diberikan dalam rentang waktu yang terbatas. Di tempat ini kami memiliki beberapa komentar karena kami tidak yakin apakah "rentang waktu yang terbatas" adalah cara terbaik untuk membagi manajemen proyek dan manajemen yang adil.
Sebagai contoh, mari kita gunakan departemen pemasaran atau hanya spesialis PPC. Keduanya bertanggung jawab untuk generasi pemimpin aktivitas - itulah tujuan proyek, mengumpulkan prospek. Tujuannya mencakup pengoptimalan kampanye, pengoptimalan halaman arahan, pembuatan konten, dll - itulah tugas-tugasnya. Ada anggaran yang didedikasikan untuk itu. Jika jumlah prospek yang dikumpulkan setiap bulan tidak cukup, bisnis mulai memiliki masalah besar. Dari titik ini, jika manajer proyek dalam diri seorang spesialis PPC tidak mencapai tujuan dalam waktu dan anggaran yang diharapkan, proyek gagal. Jadi, seperti yang kita lihat, terkadang ini bukan tentang rentang waktu, tetapi anggaran - karena yang terakhir adalah aspek yang lebih kuat dari sebuah proyek yang menentukan profitabilitasnya. Alat penjadwalan proyek bisa sangat membantu.
Dengan mengingat komentar ini, mari kita lanjutkan dengan beberapa pelajaran lainnya.
Jadi, manajemen proyek adalah - seperti yang disarankan oleh APM - sebuah penerapan metode dan proses. Di internet, siapa pun akan menemukan proses manajemen proyek yang dibagi menjadi beberapa fase. Terkadang 3 fase, terkadang 4, 5, 6, atau bahkan 7 fase. Kami menggunakan yang paling populer yang berisi 5 fase.
Inisiasi & konsepsi
Perencanaan proyek
Peluncuran & eksekusi
Pemantauan & kontrol
Penutupan proyek
Dari perspektif yang lebih sempit, manajemen proyek bertanggung jawab untuk BAGAIMANA cara mencapainya individu tujuan proyek dengan semua detailnya. Ini adalah bagian eksekusi dari mengelola pekerjaan dan ditujukan untuk membuat tim mencapai tujuan. Memimpin proyek dari awal hingga akhir, dengan mempertimbangkan semua tahapan individu, semua tugas dalam kerangka anggaran yang ditentukan, dan sasaran kualitas. Bertanggung jawab atas bagaimana ruang lingkup akan disampaikan. Elemen-elemen manajemen proyek, antara lain, meliputi:
pembuatan dan pengembangan konsep proyek,
mengelola pekerjaan seluruh tim,
memutuskan proses dan metode realisasi proyek,
persiapan daftar tugas dan penentuan prioritasnya,
penugasan tugas dan tenggat waktu tugas,
kontrol kualitas dan pemecahan masalah,
manajemen anggaran,
kontrol kepuasan pelanggan,
evaluasi efektivitas pekerjaan yang dilakukan.
Sekarang untuk masalah terminologi karena perencanaan proyek, penjadwalan proyek, dan terkadang bahkan pelacakan proyek adalah istilah yang dapat dipertukarkan.
Seperti yang ditunjukkan oleh grafik di bawah ini, penjadwalan proyek adalah salah satu bagian dari siklus hidup manajemen proyek. Ini adalah salah satu kelompok tugas yang termasuk dalam fase perencanaan dan pelaksanaan proyek.
Perangkat lunak penjadwalan proyek yang mutakhir berpartisipasi dalam hampir setiap tahap siklus hidup manajemen proyek
Perencanaan proyek adalah bagian dari proses manajemen proyek yang menjawab pertanyaan APA YANG HARUS DILAKUKAN dalam sebuah proyek. Rencana ini menjelaskan visi dan langkah-langkah utama yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Tujuannya adalah untuk mendefinisikan aktivitas dan metodologi yang akan memungkinkan tim Anda untuk memenuhi tujuannya. Ini adalah pandangan horizontal dari sebuah proyek yang belum terlalu detail. Fase perencanaan terdiri dari elemen-elemen seperti:
deskripsi tentang sponsor, pemangku kepentingan, dan klien proyek,
deskripsi ruang lingkup proyek, anggaran, dan tenggat waktu,
identifikasi elemen-elemen proyek yang diperlukan untuk mencapai tujuan,
identifikasi potensi tantangan dan ancaman,
mempresentasikan rencana proyek kepada investor, klien, atau pemangku kepentingan lainnya.
Tujuan dari perencanaan proyek adalah untuk menyiapkan dokumen formal dan disetujui yang digunakan untuk memandu pelaksanaan dan pengendalian proyek. Dengan demikian, tujuan dari jadwal proyek - menurut PMI PMBOK Guide, adalah untuk menunjukkan "tanggal yang direncanakan untuk melakukan aktivitas dan tanggal yang direncanakan untuk memenuhi tonggak pencapaian". Seperti yang kita baca di situs web Project Cubicle:
Jadwal proyek menunjukkan aktivitas, durasi, ketergantungan, pencapaian, tanggal mulai dan selesai, kalender, dan jalur kritis dalam sebuah diagram.
Penjadwalan proyek (atau penjadwalan sumber daya atau manajemen jadwal) adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan mengalokasikan sumber daya sehingga proyek dapat diselesaikan dalam waktu dan anggaran yang ditentukan.
Proses ini terdiri dari memperkirakan kapasitas yang tersedia dan sumber daya tambahan yang dibutuhkan pada setiap tahap proyek dan merencanakan kapan tugas-tugas dan fase proyek tertentu harus diselesaikan untuk memenuhi tenggat waktu yang telah ditentukan. Elemen-elemen manajemen jadwal adalah:
membagi proyek ke dalam beberapa tahap dan menentukan pencapaian,
mendefinisikan tugas-tugas dalam proyek berdasarkan ruang lingkup,
penentuan sumber daya dan permintaan yang tersedia,
alokasi sumber daya,
memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tertentu (jadwal proyek) untuk memenuhi tenggat waktu.
Pada akhirnya, kami perlu menunjukkan pelacakan proyek karena istilah ini juga dianggap sebagai sesuatu yang mirip dengan penjadwalan proyek.
Pelacakan proyek adalah proses pemantauan kemajuan proyek (ini adalah fase pemantauan dalam siklus hidup manajemen proyek). Pelacakan proyek terhubung atau bahkan sama dengan pelacakan tugas - pelacakan ini difokuskan pada kemajuan tugas yang tentu saja merupakan elemen dari keseluruhan proyek.
Ini tidak sama dengan pelacakan waktu karyawanyaitu memantau untuk tugas apa saja karyawan menghabiskan waktu kerjanya. Ketika semua pekerjaan telah direncanakan, tujuan telah ditetapkan dan sumber daya telah dialokasikan, sekarang saatnya untuk memeriksa apakah pelaksanaan proyek berjalan sebagaimana mestinya, jadwal telah dilaksanakan dengan benar, tidak ada masalah yang belum terselesaikan, dan kemacetan tidak menghalangi kemajuan pekerjaan.
Pelacakan proyek adalah proses yang sangat penting bagi manajer proyek dan klien karena memungkinkan mereka untuk memeriksa apakah semuanya berjalan dengan lancar dan apakah rencana awal berhasil atau perlu dimodifikasi, misalnya dengan memperluas tim atau menambahkan tugas baru.
Pembagian yang kaku dari istilah-istilah yang disebutkan di atas sangat sulit, karena semuanya saling berinteraksi dan merupakan bagian dari manajemen proyek. Terkadang orang yang berbeda ditugaskan untuk setiap tahap, terkadang seluruh proses berada di pundak manajer proyek. Semakin rumit proyeknya, semakin besar organisasinya, semakin banyak elemen yang akan berkontribusi pada optimalisasi kerja.
Itulah mengapa perusahaan perangkat lunak modern bahkan tidak mulai mengerjakan proyek tanpa alat yang tepat. Tentu saja, ada sistem yang didedikasikan untuk setiap tahapan, tetapi akan jauh lebih mudah bagi Anda untuk bekerja menggunakan satu perangkat lunak yang akan memenuhi semua kebutuhan Anda dan membantu Anda membuat rencana proyek, mengatur jadwal, mengelola sumber daya, memantau waktu kerja, dan kemajuan, serta menetapkan tugas. Di bawah ini kami memiliki beberapa saran untuk Anda tentang alat yang efektif untuk mengelola pekerjaan di organisasi Anda.
Dengan tidak mempersiapkan diri, Anda bersiap untuk gagal.
- Benjamin Franklin
Baiklah, Anda sudah tahu bahwa Anda membutuhkan alat penjadwalan proyek dan bagaimana memilihnya... Tapi apakah Anda sadar mengapa Anda benar-benar membutuhkannya? Kami tahu bahwa semua orang berbicara tentang betapa pentingnya alat ini, tetapi apa yang akan diberikannya kepada Anda dan bagaimana alat ini akan mengubah bisnis Anda menjadi lebih baik?
Kekacauan membutuhkan uang. Ini bukan rahasia lagi. Dalam kekacauan, Anda membuang waktu untuk mencari tahu apa yang sedang terjadi dan apa yang perlu dilakukan. Dan di rumah perangkat lunak, waktu adalah uang.... yang sangat berharga. Lagi pula, layanan Anda memiliki harga karena suatu alasan. Jika Anda ingin menggunakan uang perusahaan Anda untuk sesuatu, itu untuk pengembangan, inovasi, dan pemasaran, bukan membuang-buang sumber daya. Alat penjadwalan proyek dapat membantu.
Hal ini mungkin terlihat sepele - bagaimanapun juga, semua orang yang bekerja dalam sebuah proyek tahu apa tujuannya dan apa yang dibutuhkan, bukan? Sebenarnya tidak juga. Sering kali tugas yang tampaknya sederhana memiliki lebih banyak bagian daripada yang terlihat. Dan masing-masing komponen tersebut membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang terlihat.
Jadwal yang dipersiapkan dengan baik selalu memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang perlu Anda lakukan dan kapan Anda harus melakukannya untuk mencapai tujuan Anda. Hal ini memastikan Anda tidak melewatkan apa pun dan menghindari penundaan. Inilah mengapa Anda harus memilih perangkat lunak penjadwalan proyek yang baik.
Manajemen jadwal sangat penting dari sudut pandang kerja tim karena setiap anggota tim tahu apa tanggung jawab mereka dan bahwa pekerjaan orang lain bergantung pada pekerjaan mereka. Hal ini membantu membangun tanggung jawab bersama dan solidaritas di antara karyawan Anda, yang berdampak positif pada produktivitas.
Beberapa proyek dimulai dengan lancar dan hanya membutuhkan sumber daya yang minimal, dan kemudian tiba-tiba ternyata ini hanyalah puncak dari gunung es, dan setiap tahap berikutnya semakin sulit. Jika Anda sudah menyiapkan jadwal proyek, Anda tentu sudah mengantisipasi situasi ini dan mengamankan waktu staf yang bisa digunakan untuk mendukung proyek. Jika belum, semoga berhasil.
Anda tahu situasi ketika Anda mulai mengerjakan sebuah proyek dan semuanya sempurna, Anda memberikan 110% dan kualitas pengerjaan setinggi mungkin? Sayangnya, semakin lama Anda bekerja, semakin sedikit waktu yang Anda miliki, dan pada akhirnya ternyata Anda tidak dapat menyelesaikan proyek tersebut dengan tetap mempertahankan level awal.
Dan yang lebih buruk lagi, Anda harus menurunkan kualitas standar Anda secara signifikan untuk memenuhi tenggat waktu. Manajemen jadwal yang didukung oleh perangkat lunak penjadwalan proyek yang baik memungkinkan Anda untuk menghindari situasi ini, merencanakan waktu dengan hati-hati, dan mempertahankan kualitas kerja yang merata di seluruh proyek.
Jadwal proyek menunjukkan dengan jelas apa yang harus dilakukan dan kapan. Jika tugas tertentu tiba-tiba mulai tergelincir, ini merupakan sinyal bagi Anda bahwa ada sesuatu yang terjadi dan Anda perlu bereaksi. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyelesaikan masalah pada tingkat awal dan mencegah kemacetan sebelum mempengaruhi seluruh alur kerja. Tanpa jadwal, Anda mungkin akan menyadari adanya krisis ketika krisis tersebut sudah sangat serius,
Apakah Anda membutuhkan bantuan untuk menemukan perangkat lunak penjadwalan proyek terbaik?
"Tujuan tanpa rencana hanyalah sebuah harapan"
Meningkatkan manajemen waktu adalah salah satu resolusi Tahun Baru yang paling populer. Rencana adalah bagian integral dari kehidupan kita. Ketika kita pergi berlibur, membuat makan malam, ingin mendapatkan promosi atau pekerjaan impian, mengikuti kompetisi, mencapai apa pun. Karena rencana adalah bagian penting dari perkembangan individu kita, bayangkan sebuah organisasi yang penuh dengan individu, masing-masing dengan potensi, kompetensi, dan waktu kerja yang terbatas.
Dapatkah Anda memimpin perusahaan menuju kesuksesan tanpa manajemen jadwal dan rencana yang baik? Mungkin ya. Namun, hal ini sama saja seperti berhenti dari pekerjaan Anda dan menunggu untuk memenangkan lotre. Apakah layak untuk percaya pada takdir yang buta?
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Perusahaan biasanya berupaya keras dalam alokasi sumber daya. Anda ingin membuat semua orang sibuk sambil memastikan tugas mereka berharga (yang sering kali berarti dapat ditagih) bagi perusahaan. Hal ini menjadi sangat rumit ketika tim Anda...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...