Elemen pertama dari tim proyek yang efektif dan manajemen tim adalah mengetahui struktur tim Anda. Hal ini penting untuk merencanakan sumber daya dan mendistribusikan tugas dengan benar, dan menerapkan proses yang paling efektif untuk kebutuhan peran yang berbeda. Peran dasar dalam sebuah tim manajemen proyek yang lengkap, adalah:
Manajer proyek
Secara independen apakah kita berbicara tentang manajemen proyek TI, atau manajemen sumber daya pemasaranperan pemimpin juga sama. Ini adalah peran utama dalam proyek, yang berfokus pada pengambilan keputusan, mengalokasikan tugas, memeriksa kemajuan, mentransfer informasi antara klien, manajemen, dan anggota tim, dan memastikan proyek memenuhi tujuan dan ruang lingkupnya. Jika tim adalah sebuah orkestra, manajer proyek adalah konduktornya.
Dalam bisnis kecil dan bisnis yang lebih besar, perangkat lunak adalah bagian yang tak tergantikan dalam perjalanan manajemen tim proyek
Ini adalah orang yang memikul tanggung jawab terbesar dan harus memastikan bahwa semuanya berjalan sebagaimana mestinya. Kebutuhan untuk mengurus begitu banyak aspek proyek tidak akan mungkin terjadi tanpa dukungan yang tepat, itulah sebabnya perangkat lunak manajemen kerja yang membantu mengendalikan siklus hidup proyek, kalender, tugas, dan kemajuan adalah suatu keharusan.
Mencari lebih banyak kiat ahli tentang manajemen proyek? Lihatlah Daftar periksa perencanaan sprint GRATIS sekarang!
Pemimpin tim
Sulit untuk mengelola secara bersamaan setiap aspek dari proyek yang sangat kompleks, oleh karena itu orang-orang yang mengerjakannya biasanya dibagi menjadi beberapa tim. Setiap tim menangani beberapa bagian dari produk dan sementara manajer proyek bertanggung jawab atas gambaran besarnya, para pemimpin timlah yang mengawasi bagian-bagiannya.
Ini adalah peran yang sangat penting karena ketua tim terlibat langsung dalam seluruh proses dan berpartisipasi di dalamnya bersama dengan anggota tim lainnya. Orang ini berpartisipasi dalam rapat harian dan proyek atau perencanaan sumber dayaadalah kontak pertama jika terjadi masalah, dan bertindak sebagai perantara antara tim dan manajer proyek. Hal ini memberikan tim lebih banyak keleluasaan dan otonomi, menghindari manajemen mikro dan situasi di mana semua keputusan bergantung pada satu orang.
Pemimpin tim sangat penting dalam membangun rasa memiliki dan mempertahankan semangat kerja yang tinggi bahkan dalam situasi krisis. Strategi manajemen tim yang memadai, yang akan kita bahas nanti dalam artikel ini, akan menjadi dukungan yang berharga dalam pekerjaan sehari-hari seorang pemimpin.
Anggota tim
Anggota tim adalah inti dari proyek yang bertanggung jawab atas bagian eksekusi pekerjaan. Mereka adalah spesialis di berbagai bidang: pengembang, perancang, penulis, dan penguji, yang bertugas mengimplementasikan aspek-aspek tertentu dari produk. Pengetahuan dan pengalaman ahli mereka memungkinkan aplikasi atau perangkat lunak dibuat.
Masing-masing dari mereka memiliki kompetensi dan spesialisasi yang berbeda, oleh karena itu mereka harus bekerja sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen tim yang baik memungkinkan penggunaan potensi mereka secara penuh, dan yang buruk adalah sumber frustrasi dan kelelahan.
A manajer sumber daya adalah orang yang bertanggung jawab atas alokasi sumber daya di perusahaan. bekerja sama dengan manajer proyek dan departemen SDM. RS mengetahui persyaratan proyek dan kompetensi karyawan, sehingga ia dapat dengan terampil membangun tim proyek dan melaporkan kebutuhan perekrutan. Perangkat lunak manajemen sumber daya adalah alat kerja harian untuk posisi ini.
Seringkali tanggung jawab manajer sumber daya dibagi antara manajer proyek dan departemen SDM, namun, dalam kasus perusahaan yang lebih besar dan proyek yang lebih maju, dukungan posisi yang terpisah sangat berharga.
Analis bisnis
Pakar ini bertanggung jawab untuk mendefinisikan potensi bisnis rencana proyek, penilaian profitabilitas, dan analisis posisi pasar, termasuk permintaan dan persaingan. Ia juga membantu dalam pengoptimalan anggaran untuk kegiatan proyek.
Pemangku kepentingan
Pemangku kepentingan adalah orang yang akan terpengaruh oleh sebuah proyek. Pemangku kepentingan dapat berupa target pengguna, perusahaan mitra pelanggan, investor, karyawan, atau pemasok. Meskipun pemangku kepentingan bukanlah pengambil keputusan atau eksekutif, suara mereka sangat penting dalam proses pembuatan produk yang akan dilakukan.
Klien
Seringkali klien dipandang sebagai orang luar dan bukan bagian dari tim. Namun, jika tidak ada klien, maka tidak akan ada proyek, karena klienlah yang membuat permintaan, menentukan tujuan, dan memberikan uang.
Dalam kesuksesan proyek dan proses pengembangan, semua pihak terlibat, oleh karena itu, Anda harus mempertimbangkan klien atau pemilik produk sebagai bagian penting dari tim, yang berpartisipasi dalam rapat dan memutuskan apa yang dibutuhkan. Sifat dari kolaborasi ini tentu saja berbeda dengan antar karyawan dalam organisasi yang sama, tetapi Anda dapat yakin bahwa dengan mengikutsertakan klien dalam siklus proyek dan proses pengembangan serta membangun hubungan yang baik akan membuat kerja sama Anda menjadi lebih baik.
Tim yang sukses adalah kelompok yang terdiri dari banyak tangan dan satu pikiran."
Bill Bethel
Anda dapat mengelola tim dengan berbagai cara. Cara-cara ini disebut gaya manajemen atau gaya kepemimpinan. Gaya tersebut merupakan kombinasi dari berbagai faktor seperti hierarki dalam organisasi, peningkatan motivasi, pembagian tanggung jawab, komunikasi, dan pendekatan umum terhadap aturan kerja sama. Karena hanya 48% karyawan yang menganggap kepemimpinan perusahaan mereka "berkualitas tinggi" (Zippia, 2022), mengadopsi gaya yang efektif sangat penting untuk keseluruhan alur kerja dan manajemen tim. Ada beberapa gaya manajemen utama.
1. Otokratis, yang berarti "Anda akan melakukan apa yang saya katakan"
Dalam gaya ini, yang ada adalah atasan, bukan pemimpin. Komunikasi berjalan satu arah, dari atasan ke karyawan. Hirarki dalam tim ditandai dengan sangat jelas, tidak ada yang namanya struktur datar. Jalannya pekerjaan dikontrol dengan ketat, dan karyawan bertanggung jawab terutama untuk hasil dan kinerja.
Dalam gaya ini, anggota tim tidak didorong untuk mengajukan pertanyaan, membuat inisiatif, atau mengomunikasikan keraguan mereka - mereka adalah pelaku, bukan pengambil keputusan atau entitas kreatif. Domain dari gaya ini adalah manajemen mikro; atasan mengatur setiap elemen pekerjaan dan karyawan tidak diberi kepercayaan atau rasa memiliki.
Gaya manajemen ini dapat berguna di tempat-tempat di mana disiplin dan prosedur yang ketat sangat penting, seperti jika Anda seorang ahli bedah yang menjalankan operasi. Atau Anda melatih anggota baru di militer. Tetapi dalam tim pengembangan? Pikirkan dua kali tentang itu. Atau jangan pikirkan sama sekali.
Kelebihan
Kekurangan
2. Laissez-faire atau "Anda melakukan apa yang Anda inginkan"
Dalam pendekatan ini, seorang manajer tidak benar-benar... mengelola. Tim memiliki kendali penuh atas keputusan yang berkaitan dengan memperkenalkan solusi dan memecahkan masalah karena pemimpin percaya pada kompetensi dan pengalaman mereka. Kepemilikan adalah moto dari gaya ini.
Peran manajer adalah untuk mengoordinasikan dan mendistribusikan tugas, menginspirasi dan menciptakan visi, serta memotivasi dan memeriksa apakah proyek berjalan dengan baik, tetapi seluruh bagian eksekusi juga berada di pundak tim.
Manajer terlibat ketika tim membutuhkan bantuan atau dukungannya, namun tidak ikut campur dalam proses kreatif. Karena dia tidak terlalu aktif, dia bisa terlibat dalam lebih banyak proyek sekaligus. Gaya ini memungkinkan struktur yang benar-benar datar dan bekerja dengan baik ketika tim berpengalaman, mandiri, dan berpengetahuan luas.
Kelebihan
Kekurangan
3. Demokratis, yang berarti "kami melakukan apa yang kami anggap terbaik"
Gaya ini adalah sesuatu di antara otokratis dan laissez-faire. Manajer meminta umpan balik dari anggota tim, mengandalkan pendapat mereka, dan mendorong keterlibatan dan saran ide mereka. Meskipun demikian, pemimpin membuat keputusan dan bertanggung jawab atas hasil akhirnya.
Manajer tidak mengatur setiap aspek pekerjaan; ia memberikan panduan dan mendistribusikan tugas, tetapi karyawan memiliki tingkat kepemilikan tertentu dan melakukan tugas secara mandiri. Manajer mengoordinasikan pekerjaan, mengontrol tahapan proyek, dan merencanakan strategi dan jadwal proyek. Dengan cara ini, pekerjaan memiliki struktur dan hierarki, tetapi juga ada ruang untuk kreativitas dan inisiatif.
Kelebihan
Kekurangan
Manajemen tim adalah sebuah keterampilan, tetapi juga sebuah seni. 86% karyawan yang menduduki posisi kepemimpinan menyalahkan kurangnya kolaborasi sebagai alasan utama kegagalan di tempat kerja (Zippia, 2022).
Sekelompok orang yang termotivasi dengan baik yang dapat bekerja sama, bahagia, dan merasa memiliki perusahaan dapat mencapai apa pun dan mencapai tujuan dengan lebih cepat, lebih efisien, dan lebih baik daripada tim yang dikelola dengan buruk.
Pertanyaannya adalah bagaimana menemukan keseimbangan yang sempurna, mencocokkan gaya manajemen dengan sifat tim, dan tidak terbebani oleh informasi dan tanggung jawab yang berlebihan. Kami memiliki beberapa teknik yang akan membuat manajemen tim menjadi sangat mudah bagi Anda.
Tidak ada solusi yang cocok untuk semua. Ketika Anda merencanakan strategi pemasaran, Anda mempertimbangkan tujuan klien, situasi pasar, persaingan, anggaran, dan target audiens. Demikian juga saat Anda membuat peta jalan produk.
Pendekatannya tergantung pada variabelnya. Sama halnya dengan manajemen tim - Anda membutuhkan data untuk melakukannya dengan baik. Dan data ini adalah informasi tentang siapa saja karyawan Anda, keterampilan apa yang mereka miliki, gaya kerja mereka, hubungan mereka satu sama lain, apa yang mereka sukai, dan apa yang membuat mereka jengkel. Meskipun tidak selalu mungkin untuk menemukan solusi yang cocok untuk semua orang, mengetahui tentang tim Anda akan membantu Anda menemukan solusi terbaik.
Tim adalah struktur yang dinamis. Proyek berubah dan dengan itu pula permintaan akan kompetensi tertentu. Oleh karena itu, rekrutmen merupakan elemen kunci dari manajemen tim proyek. Yang tepat akan memungkinkan Anda untuk mengembangkan potensi Anda dan bekerja lebih efisien, sementara yang salah dapat menyebabkan frustrasi dan krisis.
Menemukan kandidat yang sempurna adalah kepentingan utama para pemimpin tim dan manajer, jadi libatkan diri Anda dalam prosesnya. Lakukan wawancara tatap muka, atur pertemuan dengan anggota tim lainnya, berikan tugas perekrutan, dan bicarakan dengan kandidat mengenai pengalaman mereka, namun juga mengenai nilai, kebutuhan, aspirasi, kekuatan, dan kelemahan mereka. Bahkan perekrut dan profesional HR terbaik pun tidak mengenal tim Anda lebih baik daripada Anda sendiri, jadi jadikan proses perekrutan sebagai salah satu prioritas Anda.
Memiliki aspirasi adalah hal yang baik. Menetapkan tujuan yang ambisius yang dapat mengungkap potensi dan bakat terdalam seseorang adalah hal yang baik - ini adalah motivasi yang hebat. TETAPI, tujuan yang tidak realistis bekerja dengan cara yang berlawanan - tujuan ini menunjukkan kepada orang-orang bahwa pekerjaan tidak pernah berakhir dan tidak peduli seberapa besar usaha yang mereka lakukan, itu tidak akan pernah cukup.
Jadi, bagilah tujuan besar menjadi langkah-langkah yang lebih kecil, dan langkah-langkah itu - menjadi tugas dan subtugas individual. Alat penjadwalan kerja akan sangat berguna di sini, di mana Anda dapat memecah tugas dan menetapkan tonggak pencapaian, yang penyelesaiannya akan menjadi kesempatan untuk perayaan dan pertemuan pembangunan tim.
Orang-orang yang berada di posisi yang sama mungkin memiliki keahlian yang berbeda. Hal ini terutama terlihat dalam struktur organisasi yang datar, di mana alih-alih junior, menengah, dan senior, Anda hanya memiliki spesialis yang berpengalaman dalam bidang pekerjaan lain.
Oleh karena itu, salah satu elemen terpenting dari manajemen tim yang baik adalah menugaskan tugas yang tepat kepada orang yang tepat. Pengembang mengetahui bahasa pemrograman yang berbeda dan berspesialisasi dalam produk yang berbeda, copywriter mungkin merasa lebih nyaman dengan artikel, konten media sosial, dokumentasi, atau penulisan web. Untuk mengoptimalkan pekerjaan Anda, kembangkan potensi tim Anda.
Gunakan karya atau perangkat lunak penjadwalan sumber daya di mana Anda melengkapi profil setiap karyawan dengan informasi tentang kompetensi mereka. Dengan cara ini, Anda bisa yakin bahwa pekerjaan akan diberikan kepada karyawan yang paling tepat.
Hanya karena karyawan Anda bekerja lebih lama bukan berarti mereka lebih efektif. Sebaliknya, beban kerja yang berlebihan dan lembur mengakibatkan menurunnya motivasi dan produktivitas, fokus yang lebih buruk, meningkatnya frustrasi, dan bahkan pergantian karyawan. Pastikan tim Anda memiliki ruang untuk beristirahat dan beristirahat. Gunakan lembar waktu dan pelacakan waktu untuk memantau apakah karyawan Anda memiliki terlalu banyak tugas dan membutuhkan dukungan. Sistem manajemen cuti juga akan sangat berguna. Dengan cara ini Anda akan memastikan bahwa semua orang dapat berlibur dengan baik dan pada saat yang sama menjaga alur kerja tetap berjalan dengan mengalokasikan sumber daya dengan bijak.
Banyak sekali kesalahpahaman dan kesalahan dalam tim berasal dari komunikasi yang buruk. Orang-orang tidak mengetahui prosesnya dengan baik, mereka memiliki informasi yang tidak lengkap, sehingga mereka dapat melakukan tugas yang salah atau bahkan mengerjakan hal yang sama secara bersamaan.
Meningkatkan komunikasi sangat penting terutama pada saat bekerja jarak jauh, ketika berbagi informasi dan wawasan menjadi lebih sulit. Pastikan Anda memiliki sistem yang tepat, seperti drive bersama yang terstruktur dan saluran yang tidak terstruktur yang diperiksa oleh semua orang secara teratur.
Manajemen tim modern adalah tentang kepercayaan dan kepemilikan. Karyawan Anda bukanlah robot yang harus mengikuti perintah, tetapi spesialis berkualifikasi yang memahami pekerjaan mereka dan merupakan mitra bisnis Anda yang paling penting. Berikan mereka perasaan bahwa mereka memiliki peran dalam proses pengambilan keputusan. Adakan sesi curah pendapat dan rapat untuk mencari solusi terbaik.
Tanyakan juga kepada mereka tentang inspirasi dan proyek menarik yang pernah mereka lihat - mungkin salah satu dari proyek tersebut akan berguna bagi pekerjaan Anda? Anda bisa yakin bahwa motivasi dan kepuasan tim Anda akan meningkat ketika mereka merasa bahwa Anda menghargai dan menghormati mereka.
Bayangkan bekerja di sebuah perusahaan di mana Anda tidak pernah tahu apakah Anda melakukan sesuatu yang benar atau salah atau jika seseorang memiliki masalah dengan sikap Anda atau lebih suka Anda melakukan sesuatu yang berbeda. Anda tidak mengetahuinya, namun Anda merasakannya karena suasana atau hubungan Anda dengan orang lain berubah. Situasi ini menyebabkan kebingungan dan membuat Anda tidak dapat berkembang karena Anda tidak tahu arah mana yang benar.
Inilah sebabnya mengapa umpan balik merupakan bagian penting dari manajemen tim. Dengan berbicara kepada karyawan Anda tentang kinerja, pengamatan, dan kesan mereka, Anda memberi mereka kepercayaan diri. Karyawan yang menerima umpan balik dapat meningkatkan diri, melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efektif, dan lebih memahami apa yang Anda harapkan dari mereka.
Ini adalah proses yang sangat penting untuk menciptakan komunikasi yang transparan dan menghindari kesalahpahaman. Misalnya, jika seorang anggota tim tiba-tiba mulai bekerja lebih buruk, terlambat datang ke rapat, dan melakukan kesalahan, reaksi pertama Anda mungkin adalah ketidakpuasan. Anda mungkin akan menjadi lebih kritis, kehilangan kepercayaan terhadap seseorang, dan bahkan mulai mempertimbangkan untuk memecat karyawan tersebut.
Di sisi lain, jika Anda langsung memberikan umpan balik, Anda mungkin akan mengetahui bahwa dia memiliki situasi pribadi yang sulit, merasa terlalu banyak bekerja dan hal tersebut mempengaruhi pekerjaannya. Dalam situasi ini, Anda dapat bersama-sama mencari solusi dan memperkuat rasa saling percaya, dan dalam jangka panjang, bahkan meningkatkan kualitas pekerjaan.
Ingatlah bahwa umpan balik tidak berjalan satu arah. Karyawan Anda juga harus memiliki kesempatan untuk memberi tahu Anda secara terbuka jika mereka tidak menyukai sesuatu dan mengungkapkan kebutuhan dan pendapat mereka.
Berbicara tentang umpan balik, tidak harus selalu tentang sesuatu yang buruk. Sayangnya, asosiasi dengan pertemuan empat mata dengan pemimpin tim sering kali negatif. Orang-orang menjadi stres, mengharapkan kritik, dan takut untuk berbicara secara terbuka. Sangat penting untuk menunjukkan kepada anggota tim lainnya bahwa Anda menghargai komitmen dan pekerjaan mereka. Berikan umpan balik positif secara individu, tetapi juga sebagai kelompok. Ucapan sederhana seperti "Kerja bagus, terima kasih atas usaha Anda akhir-akhir ini, kita berhasil menyelesaikannya!" akan menumbuhkan rasa memiliki, metrik keberhasilan, dan kerja sama tim.
Kapan bekerja dari jarak jauhbanyak orang di perusahaan merasa tidak dikenal. Namun mereka melakukan hal-hal yang penting dan perlu! Gunakan rapat perusahaan sebagai kesempatan untuk menceritakan apa yang telah dilakukan tim Anda dan pujilah mereka di depan semua orang.
Seorang karyawan datang ke sebuah perusahaan dengan beberapa keahlian yang memadai untuk posisi mereka. Namun bagaimanapun juga, pekerjaan bukan hanya tentang melakukan hal-hal yang sudah Anda ketahui. Ini adalah kesempatan bagi orang-orang untuk mengembangkan keterampilan mereka dan mempelajari keterampilan baru.
Tanyakan kepada karyawan apa yang ingin mereka pelajari dan beri mereka tugas yang memungkinkan mereka melebarkan sayapnya. Ini juga akan menjadi kesempatan untuk mempererat ikatan di dalam tim, karena karyawan dapat saling mendukung dalam mengembangkan kompetensi dan bertukar pengetahuan. Ini juga merupakan ide yang baik untuk membuat anggaran pengembangan yang dapat digunakan karyawan Anda untuk pelatihan, konferensi, kursus, program, dan buku-buku yang menarik.
Bahkan dalam pekerjaan terbaik sekalipun, akan ada krisis dan saat-saat sulit. Namun, ingatlah bahwa peran Anda sebagai pemimpin tim adalah untuk mendukung tim dan menunjukkan bahwa tidak ada masalah yang tidak dapat Anda tangani.
Pada titik ini, sangat penting untuk menjaga keseimbangan antara kejujuran dan kesejukan. Jika situasi sulit terjadi, bicarakan dengan tim Anda tentang hal itu, beri tahu mereka apa yang terjadi dan apa yang dapat Anda lakukan. Libatkan mereka dalam proses mencari solusi, tetapi juga berikan mereka rasa aman. Orang-orang perlu tahu bahwa ada solusi di suatu tempat - Anda hanya perlu menemukannya.
Organisasi modern memiliki struktur yang sangat kompleks dan untuk mengelolanya membutuhkan dukungan alat digital, terutama alat manajemen proyek. Banyak proyek, yang masing-masing dibagi menjadi beberapa tahapan, tugas, dan subtugas, ratusan karyawan dan pekerja lepas dengan kompetensi dan ketersediaan yang berbeda, hari libur, rapat, dan sumber daya - ini adalah sejumlah besar informasi dan variabel yang memengaruhi keputusan dan alur kerja.
Untuk mengoptimalkan manajemen tim Anda, Anda akan membutuhkan sistem yang akan membuat proses Anda menjadi sederhana dan transparan. Pikirkan apa yang Anda butuhkan dan pilih alat yang tepat untuk membuat manajemen tim Anda efisien.
Pada titik ini, izinkan kami untuk sedikit mempromosikan diri. 😉 Kami ingin menunjukkan kepada Anda bagaimana perangkat lunak kami mendukung para pemimpin tim dalam mengelola pekerjaan mereka. Teamdeck adalah perangkat lunak manajemen sumber daya dikembangkan oleh desain produk dan perusahaan pengembangan perangkat lunak rumah dengan mempertimbangkan kebutuhan organisasi yang paling kompleks sekalipun, di mana semua elemen harus bekerja sama.
Tujuan kami adalah membuat pekerjaan Anda lebih mudah, bukan menambahkan alat lain yang harus Anda perjuangkan, itulah sebabnya kami menekankan pada antarmuka yang ramah dan intuitif. Kami percaya bahwa lebih banyak tidak selalu lebih baik, itulah sebabnya di Teamdeck Anda hanya akan menemukan fungsionalitas yang benar-benar berguna, alih-alih lusinan tambahan yang tidak perlu yang hanya memperumit navigasi melalui sistem.
...namun hal ini sangat berharga karena taruhannya tinggi. Peningkatan produktivitas, hubungan tim yang lebih baik, karyawan yang lebih bahagia, menghemat waktu dan uang, meningkatkan kemampuan organisasi dan kepemimpinan Anda, serta memberdayakan diri Anda sebagai pemimpin, bukan sebagai bos - hanyalah beberapa manfaat dari manajemen tim yang sangat baik. Dan itu sudah lebih dari cukup alasan untuk melakukannya!
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...