Bagaimana jika saya beritahukan kepada Anda bahwa perusahaan Anda mungkin telah menyia-nyiakan pengeluaran perangkat lunak hingga 37% dan Anda bahkan tidak menyadarinya?
Hal ini tidak perlu terjadi jumlah uang yang tepattetapi Anda mungkin membuang-buang uang setidaknya beberapa dolar untuk perangkat lunak yang tidak Anda perlukan.
Jika Anda seorang manajer proyek, CEO, atau CIO yang bertanggung jawab untuk menyediakan alat bantu bagi perusahaan, Anda mungkin telah berkontribusi pada masalah ini.
Shelfware, alias perangkat lunak yang tidak dipedulikan oleh siapa pun di organisasi Anda, jumlahnya mencapai $18 miliar di pasar CRM saja.
Mengapa?
Masalahnya adalah hanya 40% organisasi yang mengimplementasikan alat CRM yang "mencapai adopsi pengguna akhir berskala penuh", demikian temuan CSO Insights.
CRM, manajemen media sosial, alat analisis, perangkat lunak penjadwalan proyek, alat manajemen sumber dayadll. Kita semua menggunakan beberapa di antaranya.
Dan, kemungkinan besar, kita semua memiliki setidaknya satu alat yang kita bayar namun tidak kita gunakan.
Saatnya melakukan sesuatu, bukan?
Shelfware adalah perangkat lunak yang telah dibeli tetapi tidak pernah digunakan.
Saat ini, di dunia dengan pasar yang terus berkembang SaaS alat, mungkin juga alat yang kita langgani, dan kemudian kita melupakannya.
Hal lain yang perlu diingat adalah bahwa shelfware tidak menunjukkan bahwa ada yang salah dengan perangkat lunak itu sendiri. Sebenarnya, setiap perangkat lunak dapat menjadi shelfware.
Lagi pula, ada alasan mengapa Anda membeli lisensi atau berlangganan paket berbayar. Anda tidak akan melakukannya, jika itu buruk, atau jika tidak cocok untuk perusahaan Anda.
Kami telah menetapkan bahwa tidak selalu masalah kualitas perangkat lunak yang buruk, kesalahan biasanya ada di pihak pengguna.
Salah satu alasan mengapa shelfware menjadi bagian dari tumpukan Anda adalah membeli lebih banyak lisensi yang sebenarnya dibutuhkan perusahaan. Terutama ketika ada diskon.
Techopedia memberikan contoh yang bagus di sini:
Mari kita asumsikan bahwa lisensi perangkat lunak adalah $100 untuk setiap perangkat lunak. Membeli 50 lisensi akan membebani perusahaan sebesar $5000. Sekarang mari kita bayangkan diskon untuk perangkat lunak yang sama, yaitu $45 untuk satu lisensi, tetapi Anda perlu membeli 100 lisensi. Ini memberikan $4500, yang akan Anda bayar, karena masih lebih murah dari sebelumnya.
Dalam contoh ini, 50 lisensi tambahan berubah menjadi perangkat penyimpanan.
Alasan lainnya adalah membeli lisensi 'untuk berjaga-jaga', untuk karyawan di masa depan. Dalam kasus ini, Anda mungkin akan menggunakannya pada akhirnya, tetapi secara umum, lisensi ini berakhir sebagai sumber daya perusahaan yang tidak terpakai atau kurang dimanfaatkan.
Opsi ketiga mengacu pada alat SaaS, dan itu hanya melupakan mereka. Sebagai manajer proyek atau CEO, Anda mungkin tahu bahwa Anda membayar setiap bulan untuk alat tertentu. Tetapi apakah Anda tahu persis, apakah mereka benar-benar digunakan?
Langganannya bisa $10 atau $60 per bulan. Hal ini terjadi pada alat SaaS yang paling murah, dan juga yang lebih mahal.
Intinya di sini adalah kurangnya komunikasi dalam perusahaan, dan tidak mengawasi alokasi sumber daya dan pemanfaatannya, dapat menyebabkan kerugian uang.
Pertanyaannya adalah:
Bagaimana cara memilih perangkat lunak yang tepat dan mengikutsertakan karyawan untuk benar-benar menggunakannya?
Masalahnya, seperti yang Anda lihat, dapat dipersempit menjadi dua tantangan utama:
Mari kita mulai dengan memilih perangkat lunak yang tepat.
Ketika meneliti perangkat lunak untuk perusahaan Anda, Anda mungkin akan mendapatkan banyak kemungkinan. Bertanya kepada teman dan kolega akan memberi Anda banyak pilihan, tetapi biasanya mereka akan merekomendasikan alat yang berbeda.
Bagaimana cara memutuskan, mana yang merupakan terbaik? Dan apa artinya?
Amanda Moskowitz merekomendasikan ini 10 langkah memilih perangkat lunak terbaik untuk perusahaan Anda, tetapi mari kita fokus pada tiga yang pertama dari daftarnya:
Seperti yang dikatakan Moskowitz, aplikasi hanyalah alat untuk mencapai tujuan perusahaan Anda. Jadi, pertama-tama, yang terbaik adalah menetapkan tujuan itu sendiri: baik tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Kemudian, saatnya untuk menemukan alat yang akan membantu Anda mencapainya.
Tidak ada "satu perangkat lunak yang cocok untuk semua". Sebaliknya, fokuslah pada kebutuhan Anda: apakah Anda perlu melacak alur proyek, melacak waktu karyawan Anda, menjadwalkan sumber daya, mengelola klien Anda dengan CRM, menganalisis kehadiran media sosial Anda?
Cari tahu apa yang perlu Anda lakukan dengan sebuah alat dan kemudian temukan alat yang spesifik untuk pekerjaan tersebut.
Sekarang setelah Anda mengetahui apa tujuan bisnis Anda dan apa yang harus Anda capai dengan sebuah alat bantu, mari temukan yang terbaik untuk perusahaan Anda.
Patrycja Markowska, Manajer Operasi Pemasaran, berbagi wawasannya tentang proses ini dalam artikelnya yang berjudul "Operasi Pemasaran: Seni mengelola kekacauan". Dari pengalamannya, menemukan alat yang sempurna lebih kepada iterasi pengembangan proses.
Kunci untuk menemukan perangkat lunak terbaik bagi perusahaan Anda adalah dengan menguji berbagai pilihan. Mendaftarlah untuk versi uji coba, sehingga Anda dapat mencobanya secara gratis. Kemudian bandingkan hasilnya dan pilih salah satu yang paling cocok untuk Anda.
Jika Anda mencari perangkat lunak untuk tim Anda, termasuk karyawan saat ini dan yang akan datang, Anda mungkin ingin berinvestasi pada perangkat lunak dengan paket harga dinamis.
Hal ini terutama terjadi pada SaaS alat. Mereka sering kali mengizinkan Anda memilih di antara paket-paket yang bergantung pada berapa banyak orang yang perlu menggunakan alat ini.
Paket harga Buffer adalah contoh yang bagus untuk hal ini.
Solusi lain adalah harga fleksibel yang memungkinkan Anda memasukkan jumlah orang yang akan diberikan akses ke perangkat lunak, dan kemudian menghitung pembayaran berdasarkan jumlah tersebut.
Teamdeck, alat penjadwalan sumber daya dan pelacakan waktu, beroperasi dengan model penetapan harga ini.
Sebelum mendaftar paket berbayar atau membeli lisensinya, Anda mungkin juga ingin menjawab dua pertanyaan ini:
Alat ini harus mencerminkan tingkat kematangan perusahaan Anda dan dapat tumbuh bersama Anda.
Perangkat lunak yang Anda pilih harus nyaman digunakan oleh semua pengguna, jika tidak, perangkat lunak tersebut akan segera ditinggalkan.
Jika jawabannya ya untuk kedua pertanyaan tersebut, sekarang adalah waktu yang tepat untuk memperkenalkan alat ini kepada tim Anda.
Untuk lebih banyak tips dan daftar periksa tentang manajemen sumber daya dan memilih
alat yang tepat untuk perusahaan Anda, unduh ebook gratis kami pada praktik-praktik terbaik pengelolaan sumber daya.
Sekarang adalah waktu yang tepat untuk memperkenalkan perangkat lunak yang Anda pilih kepada anggota tim Anda yang lain.
Apa sebenarnya adopsi perangkat lunak itu? Brandon Bruce mendefinisikannya dengan baik dalam bukunya, "The Shelfware Problem":
"Adopsi adalah penggunaan yang konsisten dan efektif dari teknologi atau platform perangkat lunak tertentu yang mendorong tujuan bisnis dengan cara yang terukur."
Masalahnya adalah dalam dunia nyata, Anda tidak bisa begitu saja memerintahkan tim Anda untuk menggunakan perangkat lunak yang Anda pilih.
Anda harus meluangkan waktu untuk melakukan orientasi karyawan Anda. Seperti yang dikatakan Amanda Moskowitz:
"Jangan hanya menemukan aplikasi baru: pastikan semua orang di tim Anda menggunakannya."
Jika melakukan hal ini terdengar jelas bagi Anda, ingatlah bahwa "sekitar 50% lisensi CRM tidak tersentuh", seperti yang dikatakan Brandon Bruce.
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...