Setiap rumah perangkat lunak seperti mekanisme yang rumit di mana proses yang lancar bergantung pada interaksi elemen-elemen individual - perencanaan kerja, pengambilan keputusan, dan manajemen sumber daya proyek. Oleh karena itu, kunci dari operasi bisnis Anda yang paling efisien adalah memahami cara menangani penawaran dan permintaan di rumah perangkat lunak. Dalam artikel ini, kami akan menguraikan cara terbaik untuk melakukannya.
Kita mengenal konsep penawaran dan permintaan terutama dari ilmu ekonomi. Ini adalah jumlah barang yang dapat dipasok oleh produsen ke pasar dan permintaan untuk barang tersebut. Namun, dalam konteks internal setiap rumah perangkat lunak, hal ini merupakan sumber daya seperti jumlah karyawan, kapasitas, anggaran, teknologi, dll. Selama permintaan dan penawaran tetap dalam keseimbangan relatif, semuanya bergerak maju. Rumah perangkat lunak memenuhi tenggat waktu dan memberikan produk baru kepada kliennya, anggaran memungkinkan realisasi asumsi dan pengembangan perusahaan, karyawan tidak lelah ... Dan beginilah seharusnya dunia yang ideal. Sayangnya, sering kali permintaan akan sumber daya lebih besar daripada penawaran. Dan kemudian masalah dimulai.
Kemacetan adalah titik di mana produktivitas perusahaan terhambat oleh krisis yang menghalangi kemajuan pekerjaan dan menyebabkan penundaan. Misalnya, ketika ada terlalu banyak pekerjaan dan tidak ada cukup staf atau ketika semua keputusan bergantung pada satu orang. Kemacetan biasanya terjadi karena kurangnya sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu proses. Meskipun hal ini terjadi di setiap perusahaan, namun selalu mengakibatkan hilangnya produktivitas, sehingga perlu dihindari. Dalam artikel ini, kami membahas bagaimana cara melakukan ini.
Ini adalah keadaan di mana Anda ingin melakukan atau mendapatkan sesuatu, tetapi tidak bisa. Tidak ada yang menyenangkan, bukan? Terutama karena frustrasi juga dapat menyebabkan kemarahan, suasana hati yang buruk, dan agresi. Anda tentu tidak menginginkan hal itu dalam bisnis Anda. Terhalang untuk menyelesaikan tugas, menyelesaikan proyek, beristirahat, berlibur, atau memenuhi tenggat waktu adalah masalah yang umum terjadi di perusahaan perangkat lunak, apa pun ukurannya.
Persaingan itu bagus... dalam konteks tertentu. Misalnya, saat Anda bersaing dengan kompetitor Anda dalam sebuah tender dan Anda ingin memberikan penawaran terbaik yang akan membuat klien potensial Anda terpesona. Lebih buruk lagi, ketika persaingan memperebutkan sumber daya yang tidak dimiliki perusahaan Anda. Jika karyawan harus saling mendorong satu sama lain mengenai proyek mana yang lebih penting dan siapa yang harus didukung, berarti Anda harus memperbaiki manajemen sumber daya perusahaan Anda.
Miskin perencanaan sumber daya menyebabkan banyak masalah di dalam organisasi, tetapi juga memengaruhi hubungan dengan klien. Ketika proyek tertunda, anggaran terlampaui dan tim tidak memiliki elemen yang diperlukan untuk menghasilkan produk jadi, pelanggan tidak senang, yang memengaruhi reputasi seluruh perusahaan.
Dalam sebuah rumah perangkat lunak, semuanya saling berhubungan. Ketika Anda tidak dapat menyelesaikan sebuah tahap karena kekurangan orang - proyek mulai tertunda. Ketika proyek tertunda - Anda tidak mendapatkan bayaran untuk itu, dan terkadang Anda bahkan harus membayar ekstra karena melebihi tenggat waktu. Tanpa waktu dan uang, sebuah perusahaan tidak dapat berfungsi, sehingga pasokan sumber daya yang tidak mencukupi dalam sebuah perusahaan menciptakan lingkaran setan penundaan dan kerugian.
Sebuah rencana kerja biasanya mengasumsikan bahwa segala sesuatu akan berjalan sesuai rencana. Anda mendasarkan asumsi ini pada pengalaman bertahun-tahun dengan proyek serupa. Tentu saja, Anda juga mengasumsikan adanya margin kesalahan tertentu untuk kecelakaan yang tidak terduga, tetapi mari kita jujur - biasanya rencana kerja tidak terlalu hati-hati karena Anda ingin menyelesaikan proyek seefisien mungkin. Dalam situasi ini, krisis besar dalam ketersediaan sumber daya berarti kekacauan. Rencana menjadi tidak terkendali, jadwal menjadi terganggu, Anda harus memprioritaskan proyek, sehingga beberapa proyek tidak mendapatkan dukungan sebanyak yang seharusnya dan menghasilkan penundaan lebih lanjut. Dan, tentu saja, komunikasi - ketika banyak hal harus diubah dengan cepat dan orang-orang sibuk - akan lebih mudah terjadi kesalahan dan kesalahpahaman.
Nah, sekarang Anda sudah tahu apa yang dimaksud dengan ketidakseimbangan antara penawaran dan permintaan di sebuah software house. Sekarang, izinkan kami membantu Anda mengembangkan strategi untuk meningkatkan manajemen sumber daya perusahaan Anda.
Mulailah dengan mengidentifikasi masalahnya. Pikirkan aspek mana dari bisnis Anda yang tidak berjalan sebagaimana mestinya. Mungkin Anda memiliki terlalu sedikit karyawan? Mungkin rapat-rapat yang dilakukan terlalu banyak menghabiskan waktu dan mengganggu jadwal? Mungkin proses persetujuan memakan waktu lama? Terkadang masalahnya terletak di tempat lain dari yang pertama kali terlihat, jadi Anda perlu melakukan pendekatan yang menyeluruh dalam melakukan analisis. Lihatlah proses perusahaan Anda, periksa langkah demi langkah dan lihat pada tahap mana masalah muncul.
Pertemuan 1:1 secara rutin juga merupakan ide yang bagus. Banyak karyawan yang merasa tidak nyaman saat mereka harus mendatangi atasan mereka dan membicarakan kesulitan yang mereka hadapi. Mereka tidak ingin melangkahi otoritas mereka atau menjadi orang yang mengeluh. Terkadang juga sulit untuk berbicara di depan seluruh tim, terutama jika ada komentar yang kritis. Pertemuan 1:1 adalah kesempatan yang sangat berharga untuk mendapatkan umpan balik tentang berbagai aspek bisnis Anda dan untuk mendapatkan perspektif yang tidak Anda sadari sebelumnya.
Anda juga dapat melakukan survei anonim di mana Anda mengajukan pertanyaan kepada karyawan tentang area yang menjadi perhatian dan mendapatkan data agregat tentang apa yang dapat ditingkatkan.
Setelah Anda menganalisis poin-poin paling penting dalam rumah perangkat lunak Anda, sekarang saatnya untuk mengimplementasikan solusi dan meningkatkan manajemen permintaan dan pasokan sumber daya.
Industri TI saat ini merupakan area pasar yang sangat panas, yang berhubungan dengan uang yang besar, perkembangan yang cepat, tetapi juga persaingan yang ketat. Perusahaan tidak hanya berjuang untuk mendapatkan pelanggan, tetapi juga (atau mungkin di atas segalanya?) untuk mendapatkan karyawan. Dan salah satu situasi yang paling melumpuhkan di perusahaan adalah kekurangan staf. Pengembang yang berpengalaman bahkan bisa mendapatkan beberapa tawaran pekerjaan dalam sehari, jadi pastikan proses rekrutmen Anda seefisien mungkin. Biarkan departemen SDM Anda proaktif. Jangan menunggu kandidat menemukan perusahaan Anda - beritahukanlah kepada mereka tentang perusahaan Anda, misalnya melalui pesan langsung di Linkedin. Tetapi pastikan Anda tidak mengirim terlalu banyak pesan - spam adalah kebalikan dari kesan pertama yang baik.
Cari tahu juga di mana para developer paling sering mencari pekerjaan. Linkedin terus berkembang sebagai platform terdepan untuk terhubung dengan para kandidat, namun ada baiknya juga untuk melihat platform lainnya. papan pekerjaan khusus seperti GitHub, JustJoinIT, Stack Overflow, dll. Banyak perekrut dan tim akuisisi talenta juga memanfaatkan perangkat lunak pencarian eksekutif ketika harus merekrut untuk posisi eksekutif di mana Anda perlu merekrut talenta terbaik.
Pemasaran dan PR yang baik untuk perusahaan Anda juga merupakan bagian penting dari proses rekrutmen. Kandidat lebih cenderung bekerja di tempat yang telah mereka dengar dan memiliki reputasi yang baik. Partisipasi dalam konferensi, penerapan teknologi baru, para ahli dari perusahaan yang memberikan wawancara - semua ini berkontribusi pada citra perusahaan, dan citra yang baik adalah kartu tawar yang kuat untuk departemen SDM.
Bekerja di sebuah software house sudah cukup berat, jangan membuatnya semakin sulit dengan proses yang tidak efisien. Mengembangkan praktik yang efektif di perusahaan adalah topik untuk beberapa artikel terpisah, tetapi kami akan menyajikan beberapa elemen kunci di sini:
Keterampilan karyawan Anda adalah salah satu sumber daya paling berharga yang Anda miliki. Setiap orang yang Anda pekerjakan membawa serangkaian kompetensi dan pengalaman berharga. Oleh karena itu, pasokan keterampilan perlu didistribusikan agar dapat memenuhi permintaan mereka berdasarkan proyek per proyek. Sering kali, ketika perusahaan terlihat kekurangan karyawan, masalahnya sebenarnya adalah penggunaan kemampuan karyawan Anda yang tidak efisien. Jelaskan semua karyawan dalam hal apa yang dapat mereka lakukan, dan setiap proyek sesuai dengan keterampilan yang dibutuhkan. Hal ini akan memudahkan Anda untuk membuat tim dengan perpaduan kompetensi yang tepat untuk membuat setiap produk secara efisien. Tentu saja, Anda tidak perlu melakukan ini sendirian - ada alat yang dapat membantu Anda membuat tim untuk setiap proyek.
Saring sumber daya Anda berdasarkan keahlian
Musim liburan selalu menjadi hambatan dalam hal kapasitas perusahaan Anda. Catatlah hari libur karyawan Anda dalam kalender khusus sehingga ketika Anda merencanakan pekerjaan, Anda memperhitungkan bahwa untuk waktu tertentu, kapasitas tim Anda akan berkurang. Agar semuanya berjalan lancar, pastikan bahwa saat seorang karyawan absen, tanggung jawabnya (termasuk pengambilan keputusan dalam proyek) telah dialihkan ke orang lain, semua informasi telah disampaikan dan semua orang dalam tim tahu apa yang harus dilakukan dan tidak perlu mengganggu waktu istirahat rekan kerja yang berharga.
Sumber daya perusahaan Anda terlalu berharga untuk dihabiskan untuk proyek-proyek yang tidak menguntungkan. Sering kali, di tengah hiruk pikuknya pekerjaan, Anda tidak dapat melihat proyek dan tugas mana yang menyita terlalu banyak waktu dan menghasilkan terlalu sedikit uang. Dalam kasus seperti itu, ada baiknya menggunakan lembar waktu. Alat khusus untuk melaporkan waktu kerja perusahaan Anda akan menunjukkan kepada Anda dalam panel yang jelas berapa banyak waktu yang dihabiskan setiap orang dan setiap tim untuk bekerja untuk klien tertentu, dan tugas mana yang paling menarik atau menghambat kemajuan. Dengan pengetahuan ini, Anda dapat bereaksi dengan tepat, misalnya dengan menugaskan dukungan tambahan kepada tim, mengubah rencana kerja, atau menegosiasikan ulang kontrak.
Dalam deskripsi perusahaan Anda, sangat menyenangkan untuk membanggakan bahwa Anda melakukan semuanya sendiri. Tetapi... apakah hal itu selalu sepadan? Ketika dihadapkan dengan kekurangan staf, proyek yang membebani, dan bulan-bulan yang luar biasa, ada baiknya meminta bantuan subkontraktor dan mitra seperti agensi pemasaran, rumah produksi, atau studio desain. Mengalihdayakan tugas-tugas tertentu ke sebuah organisasi sering kali menjadi penyelamat ketika dihadapkan dengan terlalu banyak pekerjaan dan menghasilkan biaya yang lebih rendah daripada penundaan dan kegagalan kontrak.
Terkadang tidak perlu menemukan kembali roda dan melakukan semuanya sendiri - pasar menawarkan banyak alat yang dapat membantu Anda mengelola sumber daya dan menjaga penawaran dan permintaan bisnis Anda tetap terkendali. Di bawah ini adalah beberapa di antaranya.
Ini adalah sebuah laporan yang komprehensif perangkat lunak manajemen sumber daya untuk organisasi Anda. Dengan Teamdeck, Anda dapat dengan mudah mengisi lembar waktu, mengatur jadwal, menjadwalkan pertemuan agar tidak bentrok satu sama lain, mengelola hari libur karyawan Anda, menetapkan tonggak pencapaian proyek dan melacak kemajuan mereka. Selain itu, setiap aktivitas yang dipantau di Teamdeck memungkinkan Anda membuat laporan yang jelas di mana Anda bisa menganalisis timpemanfaatan sumber dayaanggaran proyek, penggajian dan absensi karyawan. Jika Anda ingin menyesuaikan Teamdeck dengan kebutuhan pribadi Anda, alat ini menawarkan penyesuaian dan integrasi dengan aplikasi lain seperti Slack atau Podio.
Slack adalah salah satu alat komunikasi paling populer di industri teknologi. Dengan Slack, Anda bisa dengan mudah dan cepat menghubungi siapa pun di organisasi Anda. Meskipun email sangat cocok untuk komunikasi eksternal, menyediakan dokumentasi percakapan dan temuan, Slack sangat bagus untuk komunikasi yang sedang berlangsung ketika Anda perlu mengonfirmasi sesuatu dengan cepat, meminta sesuatu, atau mengirim sesuatu. Fitur yang sangat nyaman dari Slack juga adalah pembuatan saluran bertema, misalnya berdasarkan tim, proyek, atau minat. Aplikasi ini juga bisa diintegrasikan dengan aplikasi lain sehingga Anda bisa lebih mudah menjadwalkan rapat, mengecek ketersediaan karyawan, mengatur hari libur, dan mengisi absensi.
Karya lain yang sangat populer dan perangkat lunak manajemen proyek pemasaran adalah Asana. Tujuan utama dari aplikasi ini adalah untuk mengatur dan menetapkan tugas. Dalam panel yang jelas dalam bentuk daftar, tabel, atau papan, karyawan bisa melihat tugas apa yang diberikan kepada mereka dengan rincian per tahap. Mereka juga bisa dengan mudah memprioritaskan dan memeriksa kemajuannya. Asana juga memungkinkan untuk memantau hasil kampanye, membuat portofolio, atau mengumpulkan inspirasi.
Wrike adalah alat untuk mengatur pekerjaan dan mengoptimalkan hasil. Alat-alat yang tersedia (seperti dasbor, alur kerja, formulir permintaan, dan banyak lagi) dapat disesuaikan untuk setiap tim untuk memenuhi kebutuhan spesifik mereka. Wrike juga memungkinkan Anda untuk berbagi informasi, dokumen, dan laporan, membuat bagan kreatif untuk menunjukkan kemajuan pada setiap tahap pekerjaan dan mendapatkan transparansi penuh dari proses Anda.
Jira adalah salah satu perangkat lunak manajemen tugas yang paling umum di industri TI. Aplikasi ini memungkinkan untuk membuat peta jalan yang jelas, menugaskan tugas ke departemen dan anggota tim yang sesuai, serta membuat tugas untuk masa depan di backlog. Ini memungkinkan bekerja dalam bentuk sprint, dan kekuatan aplikasi ini terletak pada kesederhanaannya - panel yang jelas dan tidak ada fungsi yang tidak perlu.
Sumber daya perusahaan Anda adalah fondasi bagi seluruh organisasi, membuat semuanya berjalan sebagaimana mestinya, sehingga mengelolanya dengan baik adalah kunci efisiensi dan pertumbuhan. Anda perlu mengetahui dan memahami penawaran dan permintaan sumber daya di rumah perangkat lunak Anda untuk selalu menjaga keseimbangan yang dinamis. Kami berharap artikel kami akan membantu Anda dalam hal ini!
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...