Hubungan antara manajemen proyek dan pelacakan waktu (atau manajemen waktu proyek) bagi sebagian orang tidak memerlukan penjelasan apa pun. Setiap kali mereka memikirkan "proyek", mereka melihat "waktu" atau "pelacakan waktu". Artikel ini berbeda.
Dari "Mengapa saya harus melakukannya?" hingga "Oke, bagaimana cara memulainya?" panduan pelacakan waktu ini akan menunjukkan kepada Anda manfaat dari proses ini dan cara yang tepat untuk melakukannya. Bagian terakhir ini sangat penting, karena pencatatan waktu, jika tidak diimplementasikan dengan benar, dapat membuat karyawan Anda kewalahan dan malah tidak menjadi lebih produktif.
Apa yang akan Anda dapatkan dengan artikel ini:
- Cara melacak kemajuan proyek dan sumber daya proyek
- Nama-nama perusahaan yang menggunakan alat pelacakan waktu manajemen proyek untuk melacak waktu proyek (di bagian bawah)
- Peran dan pentingnya proyek dan perangkat lunak pelacakan waktu karyawan dalam proses perencanaan proyek
Mengapa
Lebih dari $18.000 hilang rata-rata setiap tahun oleh tim pengembangan web dan perangkat lunak ketika mereka tidak menggunakan pelacakan waktu - hal ini saja sudah cukup meyakinkan. Selain itu, semua orang yang terlibat dalam proses pengembangan perangkat lunak sebenarnya bisa mendapatkan manfaat dari pelacakan waktu:
CEO dan keuangan
Pelacakan waktu berarti mereka memiliki kontrol lebih besar atas efisiensi tim mereka, yang pada gilirannya membantu memperkirakan tingkat burn rate dan, akibatnya, membuat keputusan strategis untuk proyek yang dilakukan.
Pengembang
Banyak yang mungkin berfokus pada aspek produktivitas ketika ditanya tentang alasan di balik pelacakan waktu TI. Bagaimanapun juga, detak jam memaksa sebagian besar dari kita untuk fokus pada tugas yang sedang dikerjakan. Namun, alasan utama untuk melacak waktu adalah untuk mendorong pengembangan.
Melacak kecepatan penyelesaian tugas membantu menunjukkan jika ada keterampilan mereka yang membutuhkan kerja ekstra; akibatnya, ini mempermudah untuk mengatasi kekurangan keterampilan sebelum menjadi masalah yang nyata dan berdampak serius pada kecepatan tim. Selain itu, pelacakan waktu memungkinkan para pengembang untuk membandingkan estimasi mereka dengan waktu kerja yang sebenarnya. Hasilnya, mereka menjadi lebih baik dalam mengevaluasi beban kerja mereka.
Jaminan Kualitas
Pelacakan waktu tinjauan kode membantu menetapkan tingkat pemeriksaan dan membuat proyeksi di masa mendatang menjadi lebih akurat.
Klien
Pelacakan waktu dan pelacakan kemajuan proyek membuktikan kepada klien bahwa mereka mendapatkan nilai uang mereka. Ketika sebuah proyek dilacak waktunya, klien dapat melihat sendiri berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. pencapaian proyek- Dengan cara ini, mereka tahu persis untuk apa mereka dikenakan biaya.
Manajer Proyek
Terakhir, Anda, Proyek dan Manajer Sumber Dayamenggunakan pelacak waktu untuk proyek memungkinkan Anda untuk melacak kinerja tim dan memudahkan untuk memperkirakan iterasi di masa mendatang, karena menyediakan data historis mengenai performa mereka di masa lalu.
Tidak semua jam kerja dibuat sama- atau begitulah kelihatannya. Meskipun nilai jam kerja yang dapat ditagih (mencakup tugas, rapat, dan panggilan yang sebenarnya) cukup jelas, jauh lebih sulit untuk menghitung jam kerja yang tidak dapat ditagih - dan terkadang jam kerja tersebut merupakan bagian penting dari pekerjaan.
Misalnya, haruskah Anda menagih klien untuk jam kerja yang dihabiskan pengembang Anda untuk mempelajari teknologi baru yang diperlukan untuk proyek tersebut?
Di satu sisi, hal ini sangat penting untuk proyek tersebut; di sisi lain, kemungkinan besar ini adalah investasi yang akan berguna di masa depan, jadi membebankan biaya kepada siapa pun 100% untuk membuat pengembang memperoleh keterampilan baru bisa dianggap tidak adil.
Kasus lainnya adalah ketika tim Anda harus menyelidiki teknologi yang benar-benar baru sebelum terjun ke sebuah proyek. Sebagai contoh, tim Anda mungkin harus menyelidiki kombinasi teknologi inovatif yang dapat menentukan keberhasilan proyek: tidak ada yang tahu apakah kombinasi ini akan berhasil, sehingga klien harus memutuskan apakah mereka bersedia untuk mengejar ide yang mungkin akan gagal total.
Anda harus selalu mendiskusikan masalah seperti itu dengan klien sebelumnya, demi kepentingan waktu dan biaya. Jika perusahaan Anda menggunakan pelacakan waktu, mereka dapat memantau rasio jam yang dapat ditagih/tidak dapat ditagih dan menghasilkan tarif rata-rata untuk layanan.
The Hows
Tidak dapat dipungkiri bahwa pelacakan waktu itu sendiri membutuhkan waktu dan usaha untuk mengintegrasikan pengguna baru dan memastikan mereka benar-benar menggunakan perangkat lunak pelacakan. Namun, karena lebih dari 38% potensi pendapatan yang dapat ditagih hilang karena waktu yang tidak terlacak yang dihabiskan untuk email dan rapat serta penundaan dalam mengisi lembar waktu, permainan ini sangat berharga. Mengikuti 6 aturan ini sambil memperkenalkan tim TI pada pelacakan waktu, tidak hanya akan memudahkan penerapannya namun juga mendorong proses yang lebih efektif:
1. Pilih menu perangkat lunak pelacakan waktu karyawan terbaik
Pastikan pelacak waktu yang Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Faktor yang paling jelas untuk dipertimbangkan adalah ukuran perusahaan dan alat yang sudah digunakan. Jika perusahaan berkembang pesat, Anda memerlukan alat yang dapat berkembang seiring dengan itu. Demikian pula, jika alat tertentu sudah diimplementasikan, maka gunakan perangkat lunak yang dapat menjadi bagian integral dari sistem.
Sebagai alternatif, pikirkan apakah masuk akal bagi Anda untuk memilih perangkat lunak pelacakan waktu karyawan yang dapat digunakan untuk tujuan lain yang berhubungan dengan karyawan: penjadwalan sumber daya atau ketersediaan / manajemen cuti (di Apptension, rumah perangkat lunak tempat saya bekerja, kami membuat sebuah aplikasi untuk menangani semua manajemen sumber daya proyek-berorientasi tugas, termasuk pelacakan waktu).
Intinya: pastikan perangkat lunak tersebut digunakan dengan baik dan tidak menjadi "barang yang tidak terpakai". Jika Anda membutuhkan argumen untuk menentang pemborosan perangkat lunak, pertimbangkan bahwa: lebih dari 4 dari 5 perusahaan skala kecil dan menengah di Inggris tidak menggunakan perangkat lunak yang mereka bayar, dengan total lebih dari 5,7 miliar poundsterling yang dihabiskan selama 4 tahun penelitian.
2. Selalu jelaskan alasannya
Jangan hanya mengumpulkan anggota tim Anda di sebuah ruangan pada suatu hari dan berkata, "Mulai sekarang, kita akan menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu TI ini untuk melihat bagaimana hasil kerja Anda. Klik di sini, sekarang klik di sana, sempurna, terima kasih, rapat selesai" - kecuali jika Anda ingin bertemu dengan sekelompok penggosip setiap kali Anda pergi ke dapur. Orang-orang ingin diperlakukan secara adil: jika Anda memperkenalkan beberapa perubahan, jelaskan alasan di baliknya. (Jika tidak, mereka akan membuat perubahan sendiri, dan kemungkinan besar Anda tidak akan menyukai versi mereka).
3. Fokus pada proses, bukan produk
Ketika menjelaskan mengapa Anda ingin melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang diberikan oleh anggota tim Anda, fokuslah pada evaluasi diri dan pengembangan yang konstan, bukan pada angka-angka. Bagaimanapun juga, itulah alasan utama di balik pencatatan waktu: menjadi lebih baik dalam pekerjaan mereka. Jika Anda menumbuhkan budaya belajar, maka peningkatan efisiensi akan menjadi bonus tambahan yang besar.
4. Pantau bagaimana orang menggunakan pelacak mereka
Jika Anda seorang manajer proyek, Anda harus memiliki wawasan tentang pelacak pengembang Anda. Menghitung setiap lima menit dalam sehari adalah hal yang gila, tetapi jika seseorang terus-menerus membiarkan pelacak mereka berjalan di satu tugas sementara mereka sudah berpindah ke tugas lain atau membuat beberapa pelacak terus berdetak secara bersamaan, Anda pasti ingin berbicara dengan orang ini.
5. Ingatkan orang untuk melacak waktu mereka (banyak)
Pelacakan waktu adalah sebuah kebiasaan, dan kebiasaan tidak dibuat dengan mudah; pada awalnya, Anda harus mengingatkan orang untuk menggunakan pelacak secara terus-menerus. Bersabarlah dan penuh pengertian: tidak ada kebiasaan yang dapat dibangun dalam sehari. Jika pengembang Anda belum pernah melacak waktu sebelumnya, maka akan membutuhkan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan untuk membiasakan diri. Namun, hal ini akan sepadan dalam jangka panjang.
6. Gunakan data proyek
Pelacakan waktu memberikan Anda data mengenai kinerja tim Anda dan dinamika di antara anggota yang berbeda; dengan harapan, Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan kinerja setiap orang. Kumpulan data historis harus menjawab satu atau beberapa pertanyaan berikut ini:
Kekurangan keterampilan. Apakah ada keterampilan yang diperlukan yang tidak dimiliki oleh anggota tim tertentu? Apakah hal tersebut memperlambat kinerja mereka atau menghambat penyelesaian tugas? Dapatkah Anda menyediakan waktu dan sumber daya untuk memperoleh keterampilan ini?
Efisiensi tim. Bagaimana perkiraan kecepatan Anda untuk tim tertentu dibandingkan dengan kinerja aktual mereka? Jika Anda selalu memperkirakan cerita pengguna menggunakan poin cerita, dapatkah Anda menghitung kecepatan tim Anda?
Dinamika tim. Apakah konfigurasi anggota tertentu bekerja dengan baik untuk proyek tertentu? Apakah ada yang membuat tim menjadi lambat, atau apakah alur kerjanya lancar?
Kesimpulan
Ini dia: panduan pelacakan waktu manajemen proyek yang akan membantu Anda berada di jalur yang benar.
Ingatlah bahwa pelacakan waktu dapat meningkatkan pertumbuhan keterampilan dan efisiensidan lain-lain. Meskipun memulai melacak waktu mungkin merupakan perjalanan yang tidak mulus, hal ini akan menjadi lebih mudah jika Anda fokus untuk menjelaskan alasan di balik penerapannya dan terus membantu anggota tim untuk terbiasa dengan alat baru ini.
Waspadalah terhadap perangkat yang sudah jadi - ingatlah bahwa alat tersebut seharusnya dibuat dengan mempertimbangkan perusahaan seperti Anda. Mungkin ada baiknya mempertimbangkan pelacak khusus, seperti perangkat lunak pelacakan waktu agensi, perangkat lunak manajemen sumber daya pemasaranatau untuk industri lainnya.
