Jika Anda bertanya pada diri sendiri apa itu manajemen sumber daya, Anda berada di tempat yang tepat. Dalam mengelola sebuah proyek, Anda tidak hanya mengelola tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Bagaimana Anda merencanakan, mengatur, dan mengelola tim Anda memiliki dampak yang signifikan terhadap kesuksesan proyek Anda. Tidak heran jika mengikuti praktik terbaik manajemen sumber daya dapat membuat perbedaan nyata di tempat kerja.
Apa yang akan Anda dapatkan dengan artikel ini:
- Bagaimana perangkat lunak manajemen sumber daya meningkatkan efektivitas manajemen sumber daya proyek
- Peran manajemen sumber daya dalam manajemen proyek
- Teknik penjadwalan proyek
- Perbedaan antara perencanaan sumber daya, alokasi sumber dayadan penjadwalan sumber daya
Mengapa manajemen sumber daya proyek?
Karena kami ingin menjelaskan esensi manajemen sumber daya proyek, kami perlu memperkenalkan sedikit percakapan akademis yang bertujuan untuk mencerahkan istilah-istilah yang terkait dengan topik utama kami.
Namun, ada juga alasan lain dari dalih-dalih ini. Tanpa memiliki pemahaman yang jelas tentang elemen-elemen utama dan faktor-faktor yang membentuk manajemen sumber daya proyek, keputusan yang diambil oleh siapa pun akan memiliki risiko kesalahan yang lebih besar. Kesalahan yang terkait dengan proses dalam proyek atau bahkan dalam pemilihan perangkat lunak untuk meningkatkan pengelolaan sumber daya proyek.
Memiliki gambaran besar akan membuat Anda tidak akan tersesat dalam labirin konsep dan hubungan yang tidak jelas antara area pengetahuan yang pada dasarnya mendukung manajemen proyek.
Dari proyek, manajemen proyek, hingga manajemen sumber daya proyek
Manajemen proyek TI, manajemen proyek pemasaranmanajemen proyek di industri real estat, atau manajemen proyek agensi kreatif - Namun, apapun industri yang akan Anda masukkan sebelum kata "manajemen proyek", fase, proses, dan langkah-langkahnya hampir sama. Namun, sebelum Anda mengetahuinya, ada sedikit pengenalan yang harus dilakukan.
Seperti yang kita ketahui, orang belajar lebih cepat ketika melihat gambar, atau contoh - sesuatu yang dapat ditangkap oleh indera, dengan mata. Jadi - sebelum dihadapkan pada banyak pertanyaan terkait arti dari setiap istilah dalam definisi yang disajikan di bawah ini - mari kita mulai dengan contoh-contoh yang imajinatif dan mudah diadaptasi yang termasuk dalam keluarga manajemen proyek.
Mulai dari yang tidak terlalu rumit dan membutuhkan waktu yang lebih singkat:
- membangun situs web yang laris manis dengan banyak elemen interaktif yang tidak akan melambat di perangkat seluler - dalam 4 minggu;
- membentuk kembali desain botol oleh perusahaan bir dan pembuatannya sebelum musim panas dimulai - dalam waktu 3 bulan;
- ekspansi penjualan ke pasar baru, yang meliputi penyewaan kantor, mencari, memilih, mempekerjakan spesialis baru, menyiapkan rencana pemasaran, dan implementasinya untuk permintaan lokal - dalam waktu 6 bulan;
- menciptakan sesuatu seperti di bawah ini dalam waktu 48 bulan - menciptakan bendungan terbesar di dunia. Contoh ini berdiri di atas sungai terbesar ketiga di dunia - Sungai Yangtze di Tiongkok.
Sebagai penutup, setiap kali Anda memikirkan "proyek", Anda harus memiliki gambaran tentang berapa banyak orang, keterampilan, subkontraktor, alat, dan pengaturan yang ada di dalam proyek tersebut. Berapa banyak sumber daya, ketergantungan, langkah-langkah kecil, dan sejuta tugas, serta jadwal yang terlibat untuk menyelesaikan setiap ilustrasi proyek?
Melanjutkan topik kita, saatnya untuk menggali definisi. Jadi, mari kita mulai dengan sesuatu yang lebih mudah untuk diterapkan. Bayangkan Anda sedang berbicara dengan seorang anak dan ingin menjelaskan kepadanya apa arti manajemen proyek. Dalam konteks seperti ini, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan dengan definisi dari projectmanager.com:
Manajemen proyek adalah disiplin perencanaan, pelaksanaan, dan penyelesaian proyek.
Pemahaman di atas melihat manajemen proyek sebagai sebuah proses dan membaginya menjadi 3 langkah. Tentu saja, masing-masing langkah mengandung beberapa kelompok elemen, proses, tugas, dan - yang tidak pernah diremehkan, selalu tidak dapat diprediksi - tantangan yang terkait dengan masing-masing langkah tersebut.
Namun, ini adalah versi yang sangat disederhanakan dari siklus hidup manajemen proyek - karena begitulah cara para spesialis menamai prosesnya. Yang paling populer adalah versi dengan 5 fase. Dikembangkan oleh PMI meliputi konsepsi dan inisiasi, perencanaan, eksekusi, kinerja/pemantauan, dan penutupan proyek.
Tetapi definisi ini tidak mengangkat topik siapa. Untuk mengatakannya secara spesifik - seorang manusia, seorang spesialis dan kompetensi, pengalaman, atau kedewasaannya.
Menurut PMI yang sama yang sering kami sebutkan di sini, mereka menawarkan definisi yang menyoroti sesuatu di balik setiap proyek. Ini adalah tentang orang-orangnya, mulai dari manajer proyek hingga kontraktor proyek dan tenaga kerja yang terlibat dalam proyek tersebut. Orang-orang yang menjadwalkan, tetapi juga yang dipilih untuk berpartisipasi dalam beberapa tahap proyek dan ditugaskan untuk tugas-tugas tertentu.
Mengutip kata-kata mereka, manajemen proyek adalah tentang menggunakan pengetahuan, bakat, keterampilan, perangkat, alat, metode, proses, dan teknik tertentu untuk memberikan sesuatu yang "bernilai bagi orang lain".
Seperti yang kita lihat, di sini lebih banyak tentang kompetensi (juga kompetensi lunak), tentang memiliki informasi dan kemampuan untuk mengimplementasikan pengetahuan tersebut. Atau - menggunakan frasa yang diambil dari, katakanlah, perpustakaan motivasi - mengubah pemikiran menjadi tindakan dan menyelesaikan sesuatu.
Dalam ringkasan bab ini, kami menggunakan proposisi dari lembaga Association for Project Management. Ini bukan hal yang paling mudah untuk diingat, atau bahkan untuk memahami definisi manajemen proyek, tetapi setelah membaca apa yang ada di atas, dapat dengan mudah membayangkan apa yang ada dalam pikiran penulis. Namun, ada satu hal yang tidak kami setujui. Namun demikian:
Manajemen proyek adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek tertentu sesuai dengan kriteria penerimaan proyek dalam parameter yang telah disepakati. Manajemen proyek memiliki hasil akhir yang dibatasi oleh skala waktu dan anggaran yang terbatas.
Beberapa kata komentar. Kami melihat beberapa kesamaan dengan proposisi yang disarankan sebelumnya, jadi tidak ada yang perlu dikatakan lagi. Yang baru adalah waktu dan anggaran yang terbatas, dan kriteria penerimaan. Mulai dari yang terakhir, klien Anda biasanya memiliki beberapa ekspektasi tentang apa yang ingin dia lihat pada hasil akhir, bagaimana cara kerjanya, dan bagaimana hal itu dapat membantu menyelesaikan tantangannya. Dia tidak bisa menerima hasil pekerjaan Anda. Lalu bagaimana?
Namun, sulit untuk membuat sebuah kontradiksi - kriteria penerimaan dapat membuat sebuah proyek bertahan lebih lama dari yang diasumsikan. Namun, kami tidak setuju dengan pernyataan yang menyatakan bahwa anggaran dan waktu adalah syarat yang membuat memimpin proyek memenuhi syarat sebagai manajemen proyek.
Skala waktu dan anggaran yang terbatas adalah hal yang memisahkan manajemen proyek dari sekadar manajemen [Layar di atas = ikhtisar pelacakan waktu beberapa tugas melalui sistem manajemen sumber daya proyek]
Siapapun tahu bahwa dua aspek terakhir yang harus dipertimbangkan oleh pimpinan, bos, atau pengambil keputusan dalam melakukan proyek apa pun adalah waktu dan anggaran yang disebutkan di atas - karena keduanya tidak terbatas. Tetapi satu-satunya pengembalian investasi, pengembalian yang diharapkan dalam jumlah waktu yang diharapkan memiliki dampak terbesar pada keputusan bisnis daripada faktor lainnya. Dan dari sudut pandang banyak bisnis, bagian mendasar dari bisnis adalah uang. Karena, jika Anda memiliki cukup uang, Anda tidak perlu membuat keputusan yang terburu-buru dan menunggu apa yang akan dilakukan oleh kompetitor untuk memperebutkan klien berikutnya.
Jika kita setuju dengan pernyataan terakhir, kita tidak dapat setuju dengan pernyataan bahwa manajemen proyek adalah sesuatu yang berbeda dari "manajemen" yang menunjukkan faktor kunci yang membedakan keduanya adalah bahwa manajemen proyek memiliki hasil akhir dan rentang waktu yang terbatas, tidak seperti manajemen yang merupakan proses yang berkelanjutan.
Kami tidak yakin apakah cara kerjanya hanya seperti itu. Apakah tujuan bisnis adalah untuk memiliki banyak klien, terutama jumlah klien yang memungkinkan bisnis berjalan? Apakah bisnis membutuhkan komunikasi yang berkelanjutan dengan klien potensial? Apakah departemen pemasaran mengimplementasikan tugas-tugas yang lebih kecil atau proyek-proyek yang lebih besar dalam waktu yang dibutuhkan untuk membuat komunikasi yang lebih baik, jumlah pengunjung situs web, dan jumlah prospek? Apakah orang-orang yang bertanggung jawab atas pemasaran dan komunikasi tidak perlu sebulan sekali atau beberapa kali dalam setahun untuk menginformasikan hasilnya?
Jawaban atas pertanyaan tersebut Mengapa manajemen sumber daya proyek
Apakah Anda sudah memahami pentingnya manajemen sumber daya proyek sekarang?
Apa peran manajemen sumber daya proyek?
Anda sudah tahu banyak tentang manajemen proyek, jadi Anda tidak perlu diberi tahu lebih banyak lagi. Kami juga sudah tahu di mana selalu untuk menemukan di antara 5 fase siklus hidup manajemen proyek tempat untuk manajemen sumber daya proyek.
- Fase inisiasi dan pembuahan
- Perencanaan - selalu di sini
- Peluncuran dan eksekusi - selalu di sini
- Pemantauan dan kontrol - selalu di sini
- Penutupan proyek
Ini adalah bintang utama dari penyelidikan kami - manajemen sumber daya proyek. Kita sudah tahu apa arti sebuah proyek. Jadi, sumber daya apa yang dimaksud?
Terima kasih kepada Badan Pengetahuan APMKita tahu bahwa sumber daya dipahami secara luas - sebagai orang (dan keterampilan mereka), tetapi juga sebagai uang, mesin, bahan, teknologi, dan apa pun yang diperlukan untuk memberikan hasil yang diharapkan. Bisa juga dikatakan bahwa sumber daya adalah segala sesuatu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas atau proyek.
Tentu saja, dari sudut pandang banyak bisnis, terutama perusahaan yang berorientasi pada layanan, mengelola sumber daya adalah tentang orang. Orang-orang dan keterampilan mereka.
Bagi mereka, manajemen sumber daya proyek adalah:
(...) memperoleh, mengalokasikan, dan mengelola sumber daya, seperti individu dan keterampilan mereka, keuangan, teknologi, bahan, mesin, dan sumber daya alam yang diperlukan untuk sebuah proyek. Manajemen sumber daya memastikan bahwa sumber daya internal dan eksternal digunakan secara efektif tepat waktu dan sesuai anggaran.
Ini bukanlah definisi termudah yang pernah dibuat, karena istilah-istilahnya yang ambigu sehingga bisa jadi cukup bagus untuk disertasi akademis. Tapi tidak di blog ini. Di Projectmanager.com kita akan membahasnya secara langsung. Tanpa berbicara tentang kualitas, tuntutan, dan ekspektasi yang datang dari para pemangku kepentingan, atau bahkan waktu dan anggaran.
Manajemen sumber daya adalah proses perencanaan, penjadwalan, dan pengalokasian sumber daya untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Manajemen sumber daya yang baik menghasilkan sumber daya yang tepat tersedia pada waktu yang tepat untuk pekerjaan yang tepat. Dan peran manajer sumber daya adalah untuk - mengutip kata-kata APM - mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan (karyawan dengan keterampilan dan pengalaman yang relevan) untuk menyelesaikan pekerjaan, sebagai bagian dari perencanaan, dan menentukan kapan sumber daya akan dibutuhkan, melalui penjadwalan.
Seperti yang kita lihat, secara umum, definisi-definisi tersebut - tidak termasuk bentuk penyajiannya - serupa. Jika kita mencoba membandingkan definisi manajemen sumber daya proyek, kita akan lebih tercerahkan dengan melihat kesamaan dari semua definisi tersebut. Baiklah:
- pra-perencanaan/perencanaan
- pengalokasian/penjadwalan/pencocokan
- pemantauan/pengukuran
- pengoptimalan
Untuk meringkas diskusi sejauh ini, manajemen sumber daya proyek - tanpa diragukan lagi - merupakan elemen yang paling menuntut dan menantang dalam proses manajemen proyek. Perannya - secara umum - adalah merencanakan, mengorganisir, mengendalikan, dan mengukur pekerjaan orang.
Manajemen sumber daya proyek adalah - sederhananya - menggunakan sumber daya yang terbatas secara efisien dari sumber daya yang Anda miliki. Atau - untuk mengatakannya dengan cara yang sebenarnya - menggunakan sumber daya maksimum yang tersedia - yang sebelumnya telah diidentifikasi dan diperiksa untuk mengetahui keterampilan yang sesuai - untuk menyelesaikan proyek dalam waktu yang diharapkan dengan hasil yang diharapkan.
Antara penjadwalan sumber daya, alokasi sumber daya, dan manajemen sumber daya proyek
Untuk menghindari perkenalan yang terlalu panjang, Anda harus menyadari bahwa 3 istilah yang disebutkan di atas bagi beberapa manajer proyek dan perwakilan akademis dipahami secara terpisah dan masing-masing memiliki arti tersendiri.
Namun bagi sebagian orang, penjadwalan sumber daya dan alokasi sumber daya memiliki arti yang sama, dan keduanya merupakan bagian dari sesuatu yang lebih besar - manajemen sumber daya. Namun di antara banyak sumber tentang subjek kita, juga dapat ditemukan definisi yang menyamakan "manajemen sumber daya" dan "penjadwalan sumber daya" (lihat definisi Wikipedia). Jadi, inilah saatnya untuk beberapa kata penjelasan.
Kami setuju dengan perusahaan Saviom - pesaing kami di pasar sistem manajemen sumber daya proyek - bahwa:
Alokasi sumber daya, juga dikenal sebagai penjadwalan sumber daya, mengenali dan menetapkan sumber daya untuk periode tertentu untuk berbagai aktivitas
Dalam sekejap mata dapat dilihat bahwa definisi ini juga dapat diperlakukan sebagai definisi manajemen sumber daya. Bukankah begitu? Namun demikian, dalam artikel ini, kami mencoba untuk mempertahankan urutan dimana manajemen sumber daya proyek dan seluruh prosesnya mengandung penjadwalan dan alokasi sebagai bagiannya.
Kita dapat melanjutkan wacana ini dengan mendefinisikan nuansa, tetapi bukan itu tujuannya. Tujuan dari bab ini adalah untuk memberikan gambaran yang lebih luas kepada Anda mengenai pertimbangan terminologis dan tantangan yang terkait dengan istilah yang menarik.
KPI, tantangan, dan peran perangkat lunak yang bermanfaat untuk manajemen sumber daya proyek
KPI manajemen sumber daya proyek
A. Perkiraan vs. jam kerja aktual karyawan
Apakah proyek berjalan sesuai dengan rencana - itu adalah pertanyaan yang selalu ada di kepala setiap manajer proyek. Perbandingan nilai estimasi yang diasumsikan (seperti jam yang harus dihabiskan untuk suatu tugas oleh karyawan) dengan jam yang dilacak adalah cara untuk memeriksa kemajuan. Berkat metode ini, Anda akan dapat melihat tanda-tanda awal penundaan proyek dan membuat beberapa perubahan selama proyek berjalan atau di masa depan.
B. Perkiraan vs. biaya aktual per anggota tim (varians biaya sumber daya)
Biaya yang dihasilkan oleh pekerjaan tim adalah faktor lain yang memaksa pemimpin proyek untuk berpikir secara intensif. Sistem manajemen sumber daya proyek yang baik memungkinkan Anda untuk menetapkan tarif per jam atau bahkan per hari untuk setiap anggota tim dan menyusun pelacakan biaya proyek laporan berdasarkan laporan tersebut dan lembar waktu tim Anda.
C. Jam yang dapat ditagih vs jam yang tidak dapat ditagih
Pembagian antara jam kerja yang tidak dapat ditagih dan jam kerja yang dapat ditagih dalam proyek membantu melacak profitabilitas perusahaan. Periksa berapa jam yang dihabiskan anggota tim Anda untuk aktivitas seperti rapat, tugas administratif, dll.
D. Pemanfaatan sumber daya / Pemanfaatan karyawan
Pemanfaatan sumber daya adalah salah satu KPI kinerja yang paling penting yang dilacak di perusahaan. Lagi pula, Anda tidak ingin tim Anda kelebihan tugas atau terlalu banyak bekerja. Dan - sebaliknya - tidak boleh ada yang tidak memiliki tugas. Ada 2 cara untuk menghitung pemanfaatan sumber dayadan Anda harus menggunakannya pada dua fase yang berbeda dalam siklus hidup proyek.
Tantangan yang muncul selama proses manajemen sumber daya proyek
A. Kurangnya akses yang mudah terhadap kompetensi sumber daya dan kumpulan sumber daya
Semakin besar jumlah proyek, semakin besar pula jumlah karyawan yang terlibat. Semakin banyak jumlah karyawan, semakin sulit untuk menemukan karyawan yang tepat untuk ditugaskan dalam sebuah proyek. Peran sistem perencanaan sumber daya proyek yang memadai adalah untuk membantu menemukan sumber daya dengan keterampilan, kematangan, pengalaman, kompetensi, lokasi, profil biaya, zona waktu, dll.
B. Ikhtisar kinerja sumber daya yang hilang
Mengukur produktivitas masih menjadi tantangan utama di perusahaan - baik perusahaan baru maupun perusahaan dengan tradisi yang sudah lama. Analisis waktu kerja - baik yang produktif maupun non-produktif, pelacakan waktu karyawan yang dihabiskan untuk tugas-tugas tertentu adalah cara yang membantu dalam pengoptimalan kerja dan perkiraan waktu dan anggaran.
C. Konflik penjadwalan
Konflik penjadwalan bukanlah sesuatu yang langka bahkan di perusahaan yang terorganisir dengan baik. Terutama di perusahaan perangkat lunak, biro iklan, dan perusahaan berorientasi layanan lainnya di mana bahkan hanya beberapa manajer proyek yang mencari sumber daya yang sesuai. Sistem manajemen sumber daya proyek memperingatkan tentang tumpang tindih pemesanan dan - dari sudut pandang karyawan - pemesanan berlebih.
D. Perencanaan kapasitas sumber daya yang tidak memadai
Merencanakan kapasitas sumber daya dapat menghindari penundaan di menit-menit terakhir. Kapasitas menentukan sumber daya yang tersedia untuk melakukan tugas tertentu.
Jika Anda telah menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran, Anda berada di jalur yang benar. Banyak organisasi yang gagal menguraikan kapasitas sumber daya pada tahap awal proyek; akibatnya, sulit untuk merencanakan alokasi sumber daya.
Kapasitas sumber daya dapat dianalisis dengan pelacakan sumber daya. Berkat beberapa Manajemen Sumber Daya serbaguna dengan alat bantu manajemen proyek yang dapat meringankan tantangan ini.
Bergantung pada ukuran tim Anda, profil perusahaan, dan metodologi manajemen proyek yang Anda ikuti, Anda bisa memilih berbagai alat manajemen sumber daya. Bahkan, pada awalnya, Anda bahkan bisa menggunakan spreadsheet sederhana untuk melakukannya (meskipun saya menyarankan Anda untuk tidak melakukannya, karena spreadsheet bisa jadi tidak efektif seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda).
Meringkas bab ini, idealnya, sebuah alat manajemen sumber daya harus terdiri dari jadwal (misalnya, dalam bentuk kalender sumber daya view), ketersediaan sumber daya Anda, pemesanan saat ini, dan lembar waktu.
Kategori atau tag khusus juga sangat membantu, karena memudahkan navigasi ke sumber daya yang Anda perlukan saat itu, menyaring tampilan berdasarkan peran atau proyek tertentu, dll.
Terakhir, Anda mungkin ingin memilih alat dengan bagian laporan terintegrasi, di mana Anda dapat dengan mudah menggunakan data yang Anda kumpulkan untuk menganalisis beban kerja tim, anggaran proyekatau ROI bagi perusahaan.
Semakin komprehensif (namun jelas) pandangannya, semakin baik wawasan yang bisa Anda dapatkan darinya.
Manajer sumber daya proyek apa yang terlibat? Apa saja kecanduannya?
Peran dan tanggung jawab manajer sumber daya proyek
Dari betterteam.com - perusahaan industri SDM:
Manajer sumber daya membantu manajer proyek dengan perencanaan sumber daya manusia dan alokasi staf. Mereka menentukan kapasitas perusahaan untuk memenuhi kebutuhan staf proyek, menugaskan personel ke proyek, dan mempekerjakan karyawan baru. Mereka juga dapat mengelola penggajian dan melatih staf.
Untuk visualisasi yang lebih baik dari peran utama bab ini - perencana sumber daya - mari kita gunakan beberapa perbandingan. Perbandingan ini didasarkan pada perbedaan yang disederhanakan antara manajer sumber daya dan manajer proyek. Jadi, Manajer Proyek beroperasi pada tingkat proyek - mereka mengkoordinasikan sekelompok proyek (sebagian besar, terhubung satu sama lain) atau hanya sebuah proyek. Mereka bertanggung jawab untuk menyelesaikannya oleh tim proyek. Sementara Manajer Sumber Daya beroperasi di tingkat perusahaan. Memilih, mengalokasikan, dan mencocokkan sumber daya yang memiliki keahlian yang tepat untuk beberapa proyek.
Association for Project Managers melalui Kirsten Bird mengusulkan arti bintang kita tersebut.
Profesional proyek harus mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, sebagai bagian dari perencanaan, dan menentukan kapan sumber daya tersebut diperlukan, melalui penjadwalan.
Yang sangat ingin kami tekankan adalah bagian pertama yang berbunyi "Harus mengidentifikasi...". Mengapa ini sangat penting? Pertama-tama, tetapi bukan yang paling penting, karena ini adalah titik awal. Ketika berbicara tentang aspek manajemen sumber daya, sebagian besar menyoroti penjadwalan sebagai intinya. Di sini kita melihat apa yang menjadi dasar dari penjadwalan yang baik - soft skill, terutama mata dan perasaan yang baik terhadap orang lain.
Sekarang saatnya untuk Tanggung jawab Manajer Sumber Daya:
- Memeriksa ketersediaan staf berdasarkan keterampilan, dan menugaskan ke proyek yang akan memfasilitasi penyelesaian proyek dalam waktu dan anggaran yang ditunjukkan
- Mengamati penggunaan, beban kerja, dan jam lembur karyawan
- Mendokumentasikan proses dan memelihara catatan
- Bekerja sama dengan departemen internal dan memastikan jumlah karyawan yang sesuai
- Menyediakan dukungan terkait manajemen sumber daya secara konstan kepada manajer proyek.
- Mengurangi masalah sumber daya dengan merealokasi karyawan, merevisi tujuan, atau menugaskan tim tambahan
- Mempekerjakan orang baru sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau proyek
- Membantu proses SDM, seperti pembuatan faktur, pelatihan staf, administrasi penggajian, kompensasi, dll.
- Terus mengikuti perkembangan tren dalam manajemen sumber daya dan hukum ketenagakerjaan.
Cakupan pengetahuan yang harus dikuasai oleh Manajer Sumber Daya Proyek
Bidang pengetahuan yang diberikan oleh Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
- Manajemen Integrasi: Mengambil berbagai proses dan metodologi manajemen proyek untuk menciptakan strategi yang membantu tim bekerja sama dengan lebih baik.
- Manajemen Ruang Lingkup: Tugas, hasil, dan pencapaian proyek diidentifikasi, didefinisikan, dan dikendalikan melalui proses yang mencakup pengumpulan persyaratan pemangku kepentingan, membuat struktur rincian kerja (WBS), dan kemudian memantau dan mengelola perubahan.
- Manajemen Jadwal: menciptakan jadwal yang realistis untuk mencapai tujuan proyek.
- Manajemen Biaya: Proses yang mengelola perencanaan dan pengendalian biaya yang terkait dengan proyek. Ini berarti mengumpulkan, menganalisis, dan melaporkan biaya untuk meramalkan dan memantau anggaran proyek agar tidak terjadi pengeluaran yang berlebihan.
- Manajemen Kualitas: Mengawasi semua kegiatan yang terkait dengan pembuatan hasil proyek untuk memastikan bahwa hasil tersebut memenuhi ekspektasi kualitas. Hal ini dilakukan dengan terus mengukur kualitas selama pelaksanaan proyek dan mengoreksi setiap penyimpangan dari ekspektasi kualitas.
- Manajemen Sumber Daya: Dapatkan hasil maksimal dari orang, bahan, dan peralatan yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek Anda dengan mengalokasikan dan mengalokasikan ulang sumber daya sesuai kebutuhan.
- Manajemen Komunikasi: Berbagai proses digunakan untuk menyampaikan pesan yang jelas dalam sebuah proyek. Proses ini melibatkan pembuatan saluran, frekuensi, dan pesan yang benar untuk memastikan pesan tersebut diterima secara tepat waktu dan dipahami.
- Manajemen Risiko: Mengidentifikasi, mengevaluasi, dan mencegah atau memitigasi risiko dalam proyek Anda, baik itu risiko negatif yang harus dihindari maupun risiko positif yang harus dieksploitasi.
- Manajemen Pengadaan: Membangun dan memelihara hubungan dengan sumber daya eksternal yang diperlukan dalam proyek Anda. Ini termasuk vendor yang menjual produk dan layanan yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek.
- Manajemen Pemangku Kepentingan: Mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek, menentukan ekspektasi dan pengaruh mereka, dan kemudian mengembangkan strategi untuk mengelola mereka dan memberi mereka informasi terbaru tentang kemajuan.
Strategi manajemen sumber daya proyek
A. Alokasi sumber daya
Dengan mempertimbangkan keterampilan dan ketersediaan karyawan Anda, Anda harus memiliki daftar karyawan yang siap untuk ditugaskan ke sebuah proyek. Dengan daftar karyawan yang telah dipilih untuk bergabung dengan proyek Anda, Anda dapat memesan mereka di alat yang Anda pilih.
Sebagai alokasi sumber daya adalah proses memanfaatkan sumber daya yang Anda miliki, Anda harus melacak kinerja dan pemanfaatannya. Aspek manajemen sumber daya manusia ini akan membantu Anda menghindari kekurangan atau kelebihan sumber daya dan mencegah kelelahan karyawan.
Manfaat lain dari alokasi sumber daya, termasuk:
- meningkatkan visibilitas semua sumber daya di seluruh perusahaan
- pemesanan yang lebih akurat
- negosiasi yang lebih mudah atas pemesanan dengan PM lain
B. Pemanfaatan sumber daya
Anda mengawasi seberapa banyak pekerjaan yang dilakukan oleh sumber daya manusia, teknis, mekanik, dan sumber daya lainnya, sekaligus mengawasi jam kerja mereka. Anda akan sangat memperhatikan sumber daya yang "kurang digunakan" atau "terlalu banyak digunakan" (alokasi keseluruhan).
C. Perataan sumber daya
Jika Anda dapat menyesuaikan jadwal proyek untuk memenuhi tenggat waktu proyek, Anda dapat menggunakan resource-leveling. Untuk memodifikasi jadwal menggunakan resource leveling, bagi atau gabungkan aktivitas sesuai dengan ketersediaan sumber daya, sehingga tidak ada anggota tim proyek yang kekurangan atau kelebihan sumber daya.
D. Perkiraan sumber daya
Manajer sumber daya yang melakukan pekerjaannya dengan baik dan mengetahui angka-angkanya akan dapat memprediksi, dengan keyakinan yang masuk akal, berapa banyak pekerjaan yang dapat dilakukan timnya selama periode waktu tertentu. Hal ini memungkinkan tim dan perusahaan untuk mempersiapkan dan merencanakan komitmen yang akan datang secara akurat.
Perencanaan tingkat tinggi dan manajemen sumber daya proyek
Setelah mengetahui apa itu manajemen sumber daya, Anda perlu membuat rencana. Dan bukan sembarang rencana-untuk mengelola sumber daya secara efisien di beberapa proyek, Anda perlu memiliki rencana tingkat tinggi untuk setiap proyek.
Perencanaan tingkat tinggi
Perencanaan tingkat tinggi adalah pandangan manajer proyek terhadapnya:
- tujuan,
- tujuan bisnis,
- kendala,
- orang yang dibutuhkan untuk menyampaikannya,
- jadwal dan anggaran.
Dalam manajemen sumber daya proyek, rencana tingkat tinggi membantu menjawab pertanyaan: "Peran apa yang saya perlukan agar berhasil menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran?"
Dalam membuat rencana tingkat tinggi, Anda tidak perlu membuat daftar terperinci dari semua tugas. Sebaliknya, Anda perlu memasukkan:
- Tujuan -mereka memberi Anda pemahaman tentang apa yang harus dicapai dalam proyek.
- Waktu - membantu Anda menyadari berapa jangka waktu untuk menyelesaikan proyek dan apakah memungkinkan dengan sumber daya yang Anda miliki.
- Tim - ini memungkinkan Anda untuk memahami peran yang Anda butuhkan untuk proyek tersebut.
Dengan memiliki rencana tingkat tinggi, Anda akan mendapatkan gambaran yang lebih baik mengenai kapasitas sumber daya dan ruang lingkup proyek.
Perencanaan sumber daya
Dengan rencana tingkat tinggi, Anda memiliki gambaran besar tentang apa yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Kami juga telah mengatakan bahwa hal ini akan membantu Anda untuk memahami peran apa saja yang Anda perlukan untuk menyelesaikannya. Namun, bagaimana tepatnya Anda mengidentifikasi peran-peran ini sebelum menugaskan mereka ke proyek baru ini?
Menurut standar yang disiapkan oleh Institut Manajemen Proyek yang dikenal secara internasional, PMBOK®, perencanaan sumber daya adalah "menentukan sumber daya apa (orang, peralatan, material, dll.) dan berapa jumlah masing-masing yang harus digunakan untuk melakukan kegiatan proyek."
Menggunakan struktur perincian kerjaperkiraan durasi, atau data historis, Anda dapat menentukannya:
- daftar karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek,
- pemesanan dan ketersediaan mereka saat ini,
- ketersediaannya selama proyek berlangsung.
Setelah Anda mendapatkan daftar karyawan yang dapat Anda pesan tanpa menyebabkan konflik penjadwalan, Anda siap untuk mengalokasikan mereka ke proyek Anda.
Perencanaan proyek masa depan yang efisien sebagai tujuan mendasar dari perencanaan sumber daya proyek
Dengan memiliki rencana tingkat tinggi untuk semua proyek yang Anda jalankan dan gagasan tentang cara menggunakan sumber daya Anda saat ini, Anda mengetahui kapasitas Anda dan jalur perusahaan.
Sekarang, ketika perusahaan Anda memenangkan proyek baru, Anda dapat dengan cepat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apakah Anda dapat melaksanakan proyek-proyek ini tanpa, misalnya, mempekerjakan lebih banyak sumber daya manusia (baik in-house atau freelancer)?
- Kapan Anda bisa memulai dan bagaimana pengaruhnya terhadap keuntungan Anda? Anda bisa memeriksanya dengan, misalnya, menghitung profitabilitas proyek Anda, dan juga biaya proses perekrutan yang potensial.
Orientasi proyek sebagai bagian dari manajemen sumber daya proyek yang efektif
Penerimaan proyek adalah bagian penting dari manajemen sumber daya yang efektif. Perkenalkan anggota tim Anda pada tujuan, sasaran, dan hasil proyek yang akan mereka kerjakan. Strategi seperti itu akan meningkatkan transparansi proyek dan membantu Anda membangun kepercayaan dengan tim Anda sebagai PM.
Bagian proses ini terdiri dari 4 langkah:
- Menyampaikan informasi proyek kepada tim - dokumen yang dapat Anda gunakan termasuk daftar hasil kerja (mis, Dokumen Persyaratan Bisnis), jadwal proyek, Pernyataan Pekerjaan saat ini (MENABUR), dan laporan status proyek mingguan.
- Menugaskan anggota tim ke proyek yang tepat di alat manajemen sumber daya yang Anda gunakan (kecuali jika Anda sudah melakukannya).
- Siapkan alat kolaborasi, dan saluran komunikasi, serta berikan akses kepada anggota tim ke alat yang mereka perlukan saat mengerjakan proyek.
- Adakan sesi orientasi.
Teknik penjadwalan proyek dan sumber daya
Untuk menyelaraskan jadwal proyek, sumber daya yang tersedia, dan ruang lingkup, gunakan penjadwalan sumber daya. Penjadwalan sumber daya ini sangat penting karena memberi tahu Anda kapan tepatnya Anda membutuhkan sumber daya yang diberikan sehingga Anda dapat merencanakan pemesanan yang sesuai. Ingatlah untuk selalu memperhatikan ketersediaan sumber daya saat menugaskan orang ke proyek.
Ada beberapa teknik penjadwalan proyek yang dapat Anda gunakan:
A. Metode Jalur Kritis
The Metode Jalur Kritis (CPM) adalah teknik yang digunakan untuk menentukan waktu terlama yang dibutuhkan proyek untuk menyelesaikannya. Dengan membuat daftar semua tugas dan mengkategorikannya sebagai tugas kritis dan mengambang, Anda bisa menghitung jadwal dan menandai ketergantungan di antara tugas-tugas tersebut.
Untuk membuat alur tugas menggunakan metode CPM, Anda perlu:
- ruang lingkup proyek,
- daftar semua tugas yang diperlukan untuk penyelesaiannya.
B. Teknik Evaluasi dan Peninjauan Program
Teknik Evaluasi dan Peninjauan Program (PERT) adalah metode yang mirip dengan CPM, tetapi menggunakan durasi rata-rata tertimbang daripada estimasi untuk menghitung jangka waktu yang memungkinkan.
Dengan menggunakan PERT, Anda juga harus membuat daftar tugas dengan ketergantungan di antara mereka, termasuk tonggak pencapaian dan estimasi durasi untuk setiap tugas. Berdasarkan informasi tersebut, Anda dapat memperkirakan jadwal proyek Anda dengan tiga tingkat kepercayaan:
- Waktu yang optimis
- Waktu yang paling mungkin
- Waktu yang pesimis
C. Pelacakan cepat
Pelacakan cepat adalah teknik penjadwalan sederhana yang digunakan oleh manajer proyek untuk menentukan tugas mana yang dapat ditangani secara bersamaan. Dengan mengetahui ketergantungan tugas proyek di antara mereka, Anda dapat mengetahui pekerjaan mana yang membutuhkan tugas lain untuk diselesaikan terlebih dahulu. Demikian pula, Anda dapat membuat daftar tugas yang dapat, setidaknya sebagian, tumpang tindih sehingga Anda dapat mempercepat pengiriman proyek.
D. Menabrak
Jika menggunakan fast-tracking tidak menghasilkan penghematan waktu yang diinginkan, Anda dapat menggunakan teknik crashing. Namun, ada biayanya, karena Anda perlu menambahkan waktu untuk mempercepat proyek. Cara untuk melakukannya adalah, misalnya, dengan menambah waktu lembur berbayar-Anda akan mendapatkan biaya proyek yang lebih tinggi tetapi masih dapat memenuhi tenggat waktu.
Pengukuran & Pelaporan
Berdasarkan data yang Anda kumpulkan dengan menerapkan manajemen sumber daya, seperti waktu yang dipesan karyawan, entri waktu, dan ketersediaan, Anda dapat mengukur kinerja mereka dan metrik bisnis lainnya.
Mengukur pemanfaatan sumber daya
Mengukur pemanfaatan sumber daya dengan mengikuti rumus sederhana:
Pemanfaatan sumber daya = Waktu sibuk / Waktu yang tersedia
Baik Anda menggunakan spreadsheet atau alat manajemen sumber daya, Anda dapat menggunakannya untuk membandingkan pemesanan dengan ketersediaan. Metrik yang dihasilkan menunjukkan kepada Anda apakah Anda menggunakan waktu karyawan secara efisien, atau apakah mereka terlalu banyak atau terlalu sedikit.
Demikian pula, Anda dapat menggunakan metrik ini untuk membandingkan waktu yang dapat ditagih dengan waktu kerja karyawan yang tercatat. Dengan cara ini, Anda dapat menentukan apakah Anda menggunakan sumber daya Anda secara produktif.
Menghitung anggaran proyek
Saat Anda mengumpulkan data pemesanan dan lembar waktu, Anda dapat menghitung anggaran proyek Andajuga. Anda bahkan dapat menggunakannya untuk melacak anggaran di seluruh proyek dan melihat apakah Anda tetap berada di dalam estimasi biaya atau tidak.
Sebagai contoh, Anda dapat membandingkan pemesanan dengan lembar waktu untuk melihat apakah waktu kerja yang tercatat sama dengan perkiraan Anda atau tidak. Kemudian, dengan mengetahui tarif per jam karyawan Anda, Anda bisa menghitung biaya aktual dari waktu yang mereka habiskan dalam proyek untuk menentukan anggaran yang sebenarnya.
Sekali lagi, Anda bisa menggunakan spreadsheet untuk melakukannya, namun akan jauh lebih nyaman menggunakan alat manajemen sumber daya dengan fitur pelaporan.
Mulai kelola tim Anda dengan lebih efisien hari ini - gunakan sistem manajemen sumber daya
Proyek manajemen sumber daya menghemat uang. Meskipun sekilas terlihat rumit, sebenarnya tidak terlalu sulit setelah Anda memahaminya. Jadikan hal ini sebagai bagian dari proses manajemen proyek tim Anda dan selalu gunakan sumber daya yang tepat dan waktu yang tepat.
Anda bisa menghemat banyak kesibukan dengan menerapkan sistem manajemen sumber daya. Teamdeck adalah contohnya. perangkat lunak manajemen sumber daya proyekyang menggabungkan penjadwalan sumber daya, pelacakan waktu, manajemen cuti, dan laporan khusus. Dengan alat ini, Anda dapat dengan mudah menambahkan pemesanan, mencatat entri waktu, mengelola dan menyesuaikan kalender, serta menghitung metrik yang Anda pilih berdasarkan data tersebut.
Ingin menjadi seorang manajer sumber daya yang efisien? Mencari sumber daya gratis untuk manajer proyek? Apakah Anda ingin tahu mengapa perusahaan memilih Teamdeck sebagai solusi email mereka untuk manajemen sumber daya proyek? Masih belum tahu mengapa proyek pengelolaan sumber daya itu penting?
