Apa Saja Cara yang Berbeda Untuk Melantik Anggota Tim Baru Dalam Sebuah Proyek: 4 Langkah untuk Orientasi Proyek

Baik meluncurkan proyek baru atau menugaskan anggota tim baru ke proyek yang sudah ada, tugas Anda sebagai manajer proyek adalah memastikan orientasi proyek berjalan lancar. Hal ini melibatkan program orientasi yang efektif untuk memastikan karyawan baru memahami persyaratan proyek dan peran mereka di dalamnya. Terkadang, bahkan alat perencanaan proyek terbaik pun tidak akan cukup dengan sendirinya. Anda tidak cukup hanya memiliki semua informasi tentang proyek itu sendiri. Kunci untuk menciptakan proyek yang sukses adalah dengan membuat semua anggota staf Anda memiliki pemahaman yang sama.

Dengan proses orientasi proyek yang buruk, muncul risiko berikut: anggota tim Anda tidak memahami persyaratan, sehingga mereka tidak dapat berkontribusi penuh pada proyek. Orang-orang tidak memiliki akses ke alat bantu yang seharusnya mereka gunakan. Anda membuang terlalu banyak waktu untuk menjelaskan berbagai hal setelah proyek diluncurkan. Proyek menjadi tertunda. Daftarnya bisa lebih panjang, namun Anda sudah paham maksudnya. Sumber daya yang tepat untuk proyek apa pun sangat penting untuk penyelesaiannya yang tepat waktu (dan sesuai anggaran).

Apa yang dimaksud dengan Orientasi Proyek?

Seperti yang kita ketahui, di antara 8 tantangan manajemen proyek adalah sumber daya yang tidak memadai dan ekspektasi yang tidak jelas. Orientasi proyek adalah proses mendaftarkan sumber daya dalam proyek, yang pada dasarnya merupakan proses induksi karyawan. Program induksi yang disesuaikan dapat membantu karyawan baru merasa lebih nyaman dengan pekerjaan baru mereka dan memahami bisnis dan ekspektasi peran. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam proyek, terutama pemula, memahami tujuan dan persyaratan bisnisnya, mengetahui peran mereka, dan hasil yang diharapkan dari proyek itu sendiri. Pendekatan terstruktur ini, melalui program induksi karyawan, memastikan anggota tim baru dapat berkontribusi penuh pada proyek, menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari tahu dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka.

Pentingnya Program Induksi yang Efektif

Orientasi proyek yang efektif lebih dari sekadar pengenalan sederhana terhadap proyek. Ini adalah proses komprehensif yang menyelaraskan para pemula dengan visi, tujuan, dan metodologi proyek. Penyelarasan ini sangat penting karena secara langsung berdampak pada seberapa efisien dan efektif tim akan beroperasi di sepanjang siklus proyek. Ketidakselarasan dapat menyebabkan kesalahpahaman, miskomunikasi, dan tenggat waktu yang terlewat, yang semuanya dapat menggagalkan proyek.

Dampak pada Kinerja Tim

Orientasi yang tepat memiliki dampak yang signifikan terhadap kinerja tim. Ketika anggota tim memahami tujuan proyek dan peran mereka di dalamnya, mereka cenderung lebih produktif dan termotivasi. Tim yang diorientasi dengan baik juga lebih siap untuk menangani tantangan dan beradaptasi dengan perubahan, sehingga menghasilkan lingkungan proyek yang lebih tangguh. Mereka menjadi gesit, mampu mengubah strategi dan mengatasi rintangan yang tak terduga tanpa kehilangan tujuan proyek.

Membangun Kesuksesan Jangka Panjang

Orientasi bukan hanya tentang dimulainya proyek secara langsung. Hal ini meletakkan dasar untuk kesuksesan jangka panjang. Dengan berinvestasi dalam proses orientasi yang menyeluruh, manajer proyek dapat memastikan bahwa tim mereka siap untuk proyek-proyek masa depan, menciptakan budaya manajemen proyek yang berkelanjutan dan efisien. Pandangan ke depan ini tidak hanya bermanfaat bagi proyek saat ini, namun juga menjadi preseden untuk transisi yang lebih lancar dan kolaborasi yang lebih efektif dalam proyek-proyek berikutnya.

Langkah-langkah untuk Keberhasilan Penerimaan Proyek

Sekarang setelah Anda tahu mengapa penting untuk mengintegrasikan sumber daya Anda dengan benar saat memulai sebuah proyek, mari kita pandu Anda melalui prosesnya.

1. 1. Mengumpulkan Informasi yang Komprehensif

Pertama, pastikan Anda memiliki semua informasi yang diperlukan tentang proyek tersebut sehingga Anda dapat menyampaikannya kepada tim Anda. Bahan-bahan yang Anda perlukan dapat bervariasi, tergantung pada sifat proyek - apakah itu proyek baru atau proyek yang sedang berjalan? Daftarnya mungkin termasuk:

• Daftar hasil kerja (misalnya, Dokumen Persyaratan Bisnis)
• Jadwal Proyek
• Pernyataan Pekerjaan Saat Ini (SOW)
• Laporan Status Mingguan
• Informasi kesehatan dan keselamatan, termasuk rincian tentang tata letak bangunan, pintu keluar darurat, fasilitas pertolongan pertama, dan ikhtisar kebijakan WHS

Memiliki rencana tingkat tinggi dari proyek juga dapat membantu, karena rencana ini mencakup tujuan, ketergantungan, sumber daya yang tersedia, jadwal, dan anggaran proyek. Mengumpulkan rincian kontak darurat merupakan langkah penting dalam memastikan keselamatan dan kesejahteraan karyawan baru.

Pentingnya Dokumentasi

Dokumentasi yang tepat berfungsi sebagai tulang punggung orientasi proyek. Dokumentasi ini menyediakan titik referensi yang dapat digunakan oleh anggota tim ketika mereka membutuhkan kejelasan tentang detail proyek. Hal ini mengurangi ketergantungan pada komunikasi bolak-balik yang konstan dan memberdayakan anggota tim untuk menjadi lebih mandiri dan terinformasi. Dokumentasi yang komprehensif memastikan bahwa setiap orang memiliki akses ke informasi yang sama, mendorong konsistensi dan mengurangi potensi kesalahan.

2. Membentuk Tim yang Terdiri dari Anggota Tim Baru

Jika Anda belum menemukan sumber daya untuk proyek tersebut, kenali kebutuhan dan peran yang diperlukan untuk setiap anggota staf untuk menyelesaikan proyek. Kemudian, cari sumber daya dengan keterampilan yang tepat untuk memenuhi persyaratan ini. Di Teamdeck, Anda bisa dengan cepat menemukan anggota tim dengan keterampilan yang diinginkan menggunakan bidang khusus. Setelah Anda menemukan anggota tim untuk proyek Anda, pastikan mereka tersedia. Anda dapat melakukan ini dengan mudah jika Anda melacak ketersediaan karyawan Anda. Perangkat lunak manajemen sumber daya Teamdeck menawarkan tampilan bilah beban kerja yang menunjukkan apakah seseorang bebas untuk dipesan atau jika mereka telah ditugaskan ke sebuah proyek.

Sekarang, pastikan bahwa setiap anggota tim yang Anda pilih telah resmi dipesan untuk proyek tersebut. Jika Anda memiliki perencana kalender online, tetapkan anggota tim untuk melacak waktu dan beban kerja mereka nantinya.

Membangun Unit yang Kohesif

Membentuk tim bukan hanya tentang mengisi peran; ini tentang menciptakan unit yang kohesif di mana setiap anggota memahami kontribusi mereka terhadap keberhasilan proyek. Langkah ini sangat penting untuk menumbuhkan rasa tanggung jawab dan akuntabilitas di antara anggota tim. Ketika semua orang mengetahui peran mereka dan bagaimana mereka menyelaraskannya dengan tujuan proyek, hal ini akan mendorong persatuan dan tujuan bersama, sehingga meningkatkan kinerja dan moral tim secara keseluruhan.

3. Mengatur Alat

Setelah Anda menugaskan orang ke dalam proyek, siapkan alat bantu yang akan mereka gunakan untuk menyelesaikan proyek. Beberapa alat bantu yang mungkin Anda inginkan untuk diakses oleh anggota tim Anda:

• Alat kolaborasi: Di Teamdeck, kami menggunakan alat bantu seperti Confluence dan Bitbucket, jadi kami ingin memastikan bahwa mereka memiliki akses ke ruang kerja dan proyek yang ditugaskan kepada mereka.
• Saluran komunikasi: Kami menggunakan Slack untuk komunikasi sehari-hari, jadi kami membutuhkan anggota tim untuk bergabung dengan saluran yang tepat. Mengelola Slack di berbagai ruang kerja bisa menjadi sangat penting untuk tim atau proyek yang lebih besar yang menjangkau berbagai departemen, jadi sangat penting untuk mengatasi masalah ini saat proses penerimaan.
• Lembar waktu & pelacakan waktu: Kami ingin melacak beban kerja dan jam kerja karyawan kami. Karena mereka mengisi lembar waktu sendiri, mereka harus memiliki akun Teamdeck dengan peran yang tepat.
• Perangkat lunak penjadwalan proyek atau alat perencanaan kapasitas
• Aplikasi manajemen waktu karyawan
• Perangkat lunak manajemen cuti
• Perangkat lunak manajemen karyawan

Dengan cara ini, semua orang dapat berkontribusi penuh pada proyek. Memiliki akses ke alat dan saluran yang diperlukan memastikan anggota tim mengetahui informasi terbaru tentang proyek dan dapat bekerja sama dengan lebih mudah.

Menciptakan Lingkungan yang Produktif

Menyiapkan alat bantu adalah tentang menciptakan lingkungan di mana produktivitas dapat berkembang. Alat bantu yang tepat memungkinkan anggota tim untuk berkomunikasi secara efektif, mengelola tugas mereka secara efisien, dan tetap selaras dengan kemajuan dan persyaratan proyek. Lingkungan yang terstruktur ini tidak hanya memfasilitasi kelancaran operasi sehari-hari, tetapi juga meningkatkan kemampuan tim untuk memenuhi tenggat waktu dan mempertahankan hasil yang berkualitas tinggi.

4. Adakan Sesi Orientasi

Setelah Anda memiliki semua informasi tentang proyek, tim yang dipilih, dan perangkat yang disiapkan, Anda dapat bergabung dengan anggota tim Anda. Jika Anda memulai sebuah proyek baru, Anda dapat mengadakan lokakarya dengan klien Anda. Selama kick-off (atau Sprint Zero), tujuannya adalah untuk: Mengungkap risiko dan ketergantungan proyek

Periksa apakah semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang ruang lingkup proyek

Memastikan ekspektasi klien realistis

Mengidentifikasi area konflik atau ketidakkonsistenan yang perlu diselesaikan sebelum proyek dimulai Memiliki klien yang hadir selama kick-off akan membantu mencakup semua area proyek. Selain itu, menjelaskan ekspektasi di awal dan memberikan kesempatan kepada tim Anda untuk mengutarakan pendapat mereka akan meningkatkan kolaborasi di kemudian hari.

Jika Anda menerima sumber daya baru untuk proyek yang sudah ada atau perlu memperkenalkan perubahan dalam ruang lingkup, fokuslah pada transfer pengetahuan. Berikan pengarahan kepada tim Anda tentang proyek: tujuan, sasaran bisnis, persyaratan, dan hasil yang diharapkan. Beri tahu setiap anggota tim tentang peran mereka. Pertemuan ini memastikan bahwa semua orang memahami proyek tersebut.

Setelah sesi orientasi, sertakan aktivitas team building untuk membantu membina hubungan antar anggota staf dalam organisasi.

Meningkatkan Kolaborasi Tim

Sesi orientasi tidak hanya bersifat informatif; sesi ini merupakan platform interaktif untuk membangun kekompakan tim dan membangun pemahaman kolektif tentang misi dan tujuan proyek. Sesi ini menjadi dasar bagi lingkungan proyek yang kolaboratif dan produktif. Dengan memfasilitasi komunikasi terbuka dan saling pengertian, sesi orientasi menumbuhkan rasa kerja sama tim dan tanggung jawab bersama.

5. Komunikasi dan Umpan Balik yang Berkelanjutan

Bahkan setelah orientasi awal, menjaga jalur komunikasi yang terbuka dan sesi umpan balik yang teratur sangatlah penting. Hal ini memastikan bahwa anggota tim dapat menyampaikan kekhawatiran, mengajukan pertanyaan, dan tetap mendapatkan informasi tentang perubahan apa pun dalam proyek. Dialog yang berkelanjutan ini sangat penting untuk beradaptasi dengan tantangan baru dan menjaga agar semua orang tetap selaras dengan tujuan proyek. Pembaruan rutin dan umpan balik membantu dalam mengidentifikasi potensi masalah sejak dini dan menyesuaikan strategi yang sesuai.

Rangkuman - Apa Lagi yang Perlu Diketahui Tentang Orientasi Proyek?

Saat memulai sebuah proyek, manajer proyek harus fokus untuk mentransfer pengetahuan proyek kepada tim mereka. Ini adalah waktu ketika Anda membuat keputusan akhir tentang tim Anda, memilih alat manajemen sumber daya terbaik, dan sumber daya yang ada. Pada tahap ini, Anda dapat mengurangi jumlah pertanyaan yang akan ditanyakan oleh anggota tim Anda di kemudian hari dan meningkatkan kolaborasi di antara mereka, karena semua orang tahu persis apa yang ditugaskan kepada mereka.

Proses yang Berkelanjutan dan Berkembang

Orientasi proyek yang efektif bukanlah acara satu kali, melainkan sebuah proses berkelanjutan yang berkembang seiring dengan berjalannya proyek. Komunikasi yang berkelanjutan, umpan balik, dan pemeriksaan rutin sangat penting untuk memastikan bahwa proses orientasi tetap relevan dan efektif seiring berjalannya proyek. Kemampuan beradaptasi dalam proses orientasi memungkinkan tim untuk merespons perubahan dan informasi baru secara dinamis, menjaga keselarasan dan fokus di sepanjang siklus proyek.

Selain itu, orientasi proyek adalah kesempatan untuk mengatur budaya dan etika kerja proyek. Ini adalah waktu yang tepat untuk menanamkan nilai-nilai seperti akuntabilitas, transparansi, dan kerja sama tim, yang sangat penting untuk kesuksesan proyek jangka panjang. Dengan menginvestasikan waktu dan tenaga dalam proses orientasi yang menyeluruh, Anda menempatkan proyek Anda di atas fondasi yang kokoh, membuka jalan bagi pelaksanaan proyek yang lebih lancar, lebih efisien, dan sukses.

Menanamkan Nilai-Nilai Proyek

Memastikan bahwa setiap anggota tim tidak hanya mengetahui tugas mereka tetapi juga memahami bagaimana pekerjaan mereka sesuai dengan gambaran yang lebih besar akan menciptakan rasa kepemilikan dan kebanggaan terhadap proyek. Hal ini, pada gilirannya, dapat meningkatkan motivasi, kualitas kerja yang lebih baik, dan pada akhirnya, keberhasilan penyelesaian proyek sesuai dengan batasan waktu dan anggaran. Ketika anggota tim melihat bagaimana kontribusi mereka berdampak pada keberhasilan proyek secara keseluruhan, hal ini akan menumbuhkan komitmen dan antusiasme yang lebih dalam untuk pekerjaan mereka.

Memanfaatkan Teknologi dalam Proses Orientasi

Memanfaatkan teknologi dapat secara signifikan meningkatkan proses orientasi. Alat untuk manajemen proyek, komunikasi, dan kolaborasi membantu menyederhanakan proses, sehingga memudahkan anggota tim baru untuk berintegrasi ke dalam proyek dan mulai berkontribusi secara efektif sejak hari pertama. Teknologi seperti alur kerja otomatis, basis pengetahuan digital, dan platform komunikasi waktu nyata menyederhanakan logistik orientasi dan memberikan informasi yang konsisten dan dapat diakses oleh semua anggota tim.

Pikiran Akhir

Orientasi proyek lebih dari sekadar tugas administratif; ini adalah langkah strategis yang menentukan keberhasilan proyek. Dengan berfokus pada komunikasi yang jelas, dokumentasi yang tepat, dan dukungan yang berkelanjutan, manajer proyek dapat memastikan bahwa tim mereka diperlengkapi dengan baik untuk mengatasi tantangan dan mencapai tujuan mereka secara efisien.

Proses orientasi adalah investasi untuk masa depan proyek. Proses ini membangun fondasi kepercayaan, kejelasan, dan kesiapan yang membantu tim menavigasi kompleksitas dan memberikan hasil. Dengan mendedikasikan waktu dan sumber daya untuk proses orientasi yang efektif, manajer proyek dapat meningkatkan kekompakan tim, meningkatkan kinerja, dan menjadi contoh untuk pelaksanaan proyek yang sukses baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Pada akhirnya, orientasi proyek adalah tentang menciptakan kerangka kerja yang kuat yang mendukung setiap aspek proyek. Ini adalah tentang menumbuhkan budaya di mana setiap anggota tim memahami peran mereka, merasa dihargai, dan termotivasi untuk berkontribusi pada kesuksesan proyek. Seiring bertambahnya kompleksitas dan ruang lingkup proyek, pentingnya proses orientasi yang terstruktur dengan baik menjadi semakin penting. Dengan proses orientasi yang menyeluruh dan bijaksana, manajer proyek dapat mengubah tantangan potensial menjadi peluang untuk pertumbuhan dan inovasi.