Mengelola Tim Virtual dalam Proyek - Alat Untuk Tim Jarak Jauh dan Tips

Menyiapkan proyek dengan tim virtual membutuhkan keterampilan, taktik, dan alat komunikasi yang berbeda dari memulai proyek yang melibatkan karyawan internal. Di Apptension, rumah perangkat lunak di balik Teamdeck (platform perangkat lunak manajemen sumber daya), kami juga bekerja dengan karyawan jarak jauh. Dan kami tidak berbicara tentang programmer yang berlokasi di kota-kota terdekat.

Dalam artikel ini, kami akan berbagi dengan Anda, bagaimana caranya:

• pilih yang terbaik alat manajemen proyek dan sumber daya untuk tim jarak jauh
• menyusun tim untuk mengelola tim virtual secara efisien
• menyiapkan proyek
• membangun proses komunikasi untuk manajemen tim virtual

Anggota tim kami tinggal dan bekerja di berbagai negara dan zona waktu yang berbeda, termasuk Jepang dan Inggris. Kami memahami keuntungan dan kerugian bekerja dengan orang-orang yang tidak bisa Anda temui di satu ruangan dan berbicara tentang proyek. Atau berkumpul setelah bekerja untuk merayakan keberhasilan sprint lainnya (yang, BTW, sangat penting untuk membangun tim yang erat).

Sebelum kita membahas lebih jauh, mari kita rangkum apa itu tim virtual dan apakah ini benar-benar tren yang sedang berkembang dalam merekrut dan mengelola karyawan.

Munculnya manajemen proyek virtual

Tim virtual adalah kelompok karyawan yang mengerjakan proyek yang sama dari lokasi yang berbeda, berkomunikasi satu sama lain melalui email atau aplikasi perpesanan.

Bekerja dari jarak jauh semakin umum dilakukan oleh perusahaan yang mengandalkan pekerja berpengetahuan, yang dapat bekerja dari mana saja, sering kali hanya menggunakan laptop dan koneksi Wi-Fi yang memadai.

Menurut statistik resmi yang disebutkan oleh BBClebih dari empat juta orang Inggris bekerja dari rumah pada tahun 2016. Kerja jarak jauh menghemat uang bagi orang-orang yang tidak perlu bolak-balik atau menyewa apartemen di kota tertentu.

Mencari lebih banyak kiat ahli tentang manajemen proyek? Lihatlah Daftar periksa perencanaan sprint GRATIS sekarang!

Bagaimana dengan apa yang disebut "pengembara digital"? Menurut Survei Nomaden DigitalSebanyak 52% orang yang diwawancarai menganggap diri mereka 'tidak bergantung pada lokasi', sementara 40% lainnya ingin menjadi seperti itu. Para nomaden digital senang bekerja dari rumah (67%), kafe (36%), dan ruang kerja bersama (33%), bahkan mengunjungi 5-10 negara dalam setahun (30% responden).

Tren umum terhadap pekerjaan yang fleksibel, termasuk tim virtual, telah diakui dalam laporan Forum Ekonomi Dunia 'Masa Depan Pekerjaan'. Para penulis menunjukkan perlunya "mendefinisikan kembali batas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi seseorang dalam prosesnya". Karena pekerjaan jarak jauh dapat membantu perusahaan untuk lebih mudah menemukan dan mempekerjakan pekerja berbakat, dan karyawan dapat menjalani hidup mereka dengan lebih mandiri, ada satu kekhawatiran yang harus dipecahkan:

"Tantangan bagi pemberi kerja, individu, dan pemerintah adalah mencari cara dan sarana untuk memastikan bahwa perubahan sifat pekerjaan menguntungkan semua orang."

Meningkatnya aksesibilitas Internet, solusi berbasis cloud seperti Citrix atau Alternatif Amazon WorkSpaces Untuk pekerjaan kolaboratif, munculnya ruang coworking membuat bekerja dalam tim virtual menjadi lebih mudah. Dengan taktik dan alat bantu yang tepat untuk mengelola, tim-tim tersebut tidaklah terlalu sulit.

Baca terus untuk mengetahui cara menangani tim virtual saat mengelola proyek.

Memulai manajemen tim virtual 

Sangatlah menantang untuk mengubah sekelompok individu yang belum pernah bertemu satu sama lain, menjadi sebuah tim.

Paradoksnya, dikatakan bahwa Anda harus melakukannya, jika memungkinkan, kumpulkan tim bersama secara fisik sejak dini. Pertemuan tatap muka dapat membantu dalam manajemen tim proyekmengenal satu sama lain, serta membangun kepercayaan dan hubungan.

Jika tidak memungkinkan, jangan khawatir. Lakukan yang terbaik untuk membantu karyawan jarak jauh Anda mengembangkan semangat tim secara virtual, misalnya dengan membuat grup obrolan yang dimaksudkan untuk menyampaikan "momen pendingin". Di sana karyawan Anda dapat melakukan percakapan santai, bertukar pikiran yang tidak harus terkait dengan proyek yang mereka jalankan.

Karena kami menggunakan Slack untuk sebagian besar komunikasi sehari-hari, kami telah membuat saluran #internal untuk percakapan santai. Selain itu, kami mendorong karyawan kami untuk membuat kanal mereka sendiri, fokus pada hal-hal yang menarik bagi mereka, dan kemudian mengundang rekan kerja lain yang memiliki minat yang sama. Orang-orang juga dapat saling mengenal satu sama lain melalui kegiatan yang menyenangkan. Ada permainan yang dirancang khusus untuk tim jarak jauh. Mereka sangat bagus untuk mencairkan suasana di awal proyek Anda.

Bekerja dengan tim jarak jauh, sangat penting untuk memupuk persahabatan di antara para karyawan sehingga mereka lebih bersedia untuk bekerja sama, berbagi pengetahuan, dan saling membantu dalam mengembangkan proyek.

Menyiapkan proyek

Peluncuran proyek yang sukses bergantung pada dua hal:

• Mengumpulkan sebanyak mungkin informasi tentang proyek untuk memahami sepenuhnya kompleksitas, harapan klien, dan tujuan bisnisnya.
• Menyampaikan wawasan ini kepada tim Anda dan memastikan bahwa semua orang memahami apa yang diperlukan dari mereka.

Semakin baik Anda dapat melakukannya, semakin mudah bagi tim Anda untuk memberikan apa yang diharapkan.

Salah satu perbedaan utama antara memulai proyek dengan tim virtual dibandingkan dengan mengelola tim internal adalah Anda harus memberikan perhatian lebih untuk menghindari manajemen mikro.

Mulailah dengan menetapkan tujuan dan sasaran proyek yang jelas. Jelaskan kepada semua orang yang terlibat dalam proses untuk menghindari kebingungan dan pertanyaan-pertanyaan di kemudian hari. Gunakan papan bersama seperti Jira atau Trello untuk memberikan tugas sehingga semua karyawan dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas apa.

Saat memberikan tugas, pertimbangkan ketersediaan karyawan. Bekerja dengan tim virtual, Anda perlu mengingat hal ini:

• zona waktu yang berbeda dan bagaimana hal itu dapat memengaruhi komunikasi Anda
• hari libur nasional dan hari libur pribadi
• Ketersediaan per jam - terutama penting saat bekerja dengan pekerja paruh waktu dan pekerja lepas

Dengan memiliki semua ini, jadwal bersama akan membantu Anda menjaga alur proyek yang tepat. Anda juga dapat menghindari penundaan yang disebabkan oleh ketidakhadiran beberapa anggota tim, yang belum disertakan dalam alur kerja.

Ketika memikirkan tentang manajemen proyek virtual, pikirkan tentang proses komunikasi

Menetapkan proses komunikasi yang jelas sejak awal sangat penting saat bekerja dengan tim jarak jauh.

Karena sebagian besar komunikasi Anda akan dilakukan melalui email dan aplikasi perpesanan, Wade Foster dari Zapier mengatakan bahwa saat merekrut karyawan jarak jauh, disarankan untuk mempekerjakan penulis yang baik. Keterampilan komunikasi tertulis yang baik dari karyawan Anda akan memudahkan untuk menghindari kesalahpahaman.

Sebagai pemimpin proyek, temukan cara untuk mengatur jadwal pertemuan bersama dengan tim Anda. Panggilan harian yang melibatkan semua orang yang terlibat dalam proyek dapat membantu memahami status saat ini: apa yang telah dilakukan, apa yang perlu diurus, dan bagaimana melakukannya.

Hal ini juga akan memudahkan Anda memantau alur kerja.

Untuk panggilan lain, seperti rapat perencanaan proyek atau sesi tinjauan, panggilan klien, dll., cobalah untuk merencanakan segala sesuatunya terlebih dahulu dan jadwalkan pertemuan di kalender karyawan Anda. Menggunakan sistem telepon virtual akan membantu meningkatkan produktivitas, mengurangi miskomunikasi, dan mengurangi panggilan tak terjawab. Karyawan dapat membuat dan menerima panggilan telepon rumah dari mana saja dan kapan saja, meningkatkan kepuasan karyawan dan membuat pekerjaan jarak jauh menjadi lebih produktif. Ingatlah perbedaan waktu dan beritahukan kepada rekan kerja Anda sebelumnya.

Salah satu tantangan terbesar terkait komunikasi dengan tim virtual Anda adalah mengatur panggilan ad hoc. Terkadang, ketika ada sesuatu yang mendesak, Anda mungkin ingin segera melakukan panggilan secepatnya, namun dengan komunikasi asinkron, hal itu tidak mungkin dilakukan. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan mengatur waktu di siang hari ketika semua anggota tim Anda (atau setidaknya sebagian besar dari mereka) tersedia, dan melakukan panggilan pada jam-jam tersebut.

Tentukan satu aplikasi perpesanan yang akan digunakan oleh semua anggota tim. Slack, Hipchat, Google Hangouts, atau Skype - sebut saja. Pilih saja salah satu dan pastikan semua karyawan menggunakannya untuk berkomunikasi satu sama lain selama proyek berlangsung.

Lihat alat bantu manajemen proyek terbaik untuk tim jarak jauh

Perangkat yang tepat sangat penting untuk menjalankan tim jarak jauh. Karena Anda tidak bisa berkumpul secara fisik di satu ruangan dan mendiskusikan proyek, Anda memerlukan alat bantu online yang memungkinkan kerja kolaboratif untuk merencanakan tugas, menjadwalkan tugas, dan berkomunikasi.

Izinkan saya memperkenalkan Anda pada alat bantu yang kami gunakan, yang membantu kami mengelola lebih dari 50 karyawan, termasuk karyawan jarak jauh, yang berada di lokasi dan zona waktu yang berbeda.

1. JIRA

Untuk merencanakan dan memberikan tugas kepada karyawan kami, kami menggunakan Jira. Alat yang satu ini memungkinkan kami merencanakan, melacak, dan mengelola semua proyek dengan mudah.

Mengelola tim virtual, Anda ingin semua orang melihat status tugas dalam alur kerja, orang yang ditugaskan, dan orang yang bertanggung jawab untuk melaporkannya. Di Jira, Anda dapat mengonfigurasi alur kerja Anda, yang membuat pengelolaan tugas di papan menjadi lebih mudah. Dengan demikian, semua orang tahu persis apa yang sedang terjadi.

2. Pertemuan

Kolaborasi tim, seperti mengerjakan dokumen bersama termasuk catatan rapat, rencana proyek, persyaratan produk, basis pengetahuan, dan dokumentasi - untuk hal ini kami menggunakan Confluence.

Integrasinya dengan Jira sangat memudahkan kami untuk mengelola sumber daya terkait proyek. Kemampuan untuk membuat dokumen bersama yang terhubung dengan tugas yang diberikan membantu karyawan kami untuk lebih memahami proyek.

3. Teamdeck

Yang terakhir namun tidak kalah penting, kami menggunakan perangkat lunak perencanaan sumber daya untuk penjadwalan sumber daya, pelacakan waktu, dan manajemen cuti. Dengannya, kami dapat memeriksa ketersediaan karyawan, memesan mereka untuk proyek-proyek dan melacak berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk proyek-proyek tersebut.

Teamdeck juga mempermudah bekerja dengan tim virtual, pekerja paruh waktu dan pekerja lepas. Kalender penjadwalan memberikan manajer proyek akses cepat ke pemesanan karyawan, liburan, ketersediaan jam kerja, dan banyak lagi. Hal ini, pada gilirannya, meningkatkan visibilitas tim, yang pada akhirnya mengarah pada efisiensi yang lebih baik. alokasi sumber daya dalam manajemen proyek.

4. Bitbucket

Bitbucket adalah sistem kontrol versi dari Atlassian. Programmer kami menggunakannya untuk bekerja bersama dalam sebuah proyek dari lokasi dan zona waktu mana pun. Ini memungkinkan kerja kolaboratif pada kualitas kode melalui tinjauan kode rekan kerja.

5. Kendur

Untuk semua komunikasi harian kami, kami menggunakan Slack. Di sini kami bisa melakukan percakapan empat mata, obrolan grup, dan saluran terbuka atau pribadi untuk semua jenis diskusi. Selain itu, banyaknya add-on dan bot membuatnya semakin disesuaikan dengan kebutuhan tim kami.

Sebagai contoh, karena kami menggunakan Culture Amp untuk survei 360 derajat, kami menambahkan bot mereka ke Slack kami. Hasilnya, karyawan kami mengetahui tentang survei yang akan datang melalui obrolan.

Kesimpulan

Menjalankan tim virtual bergantung pada keterampilan komunikasi, taktik, dan alat bantu (seperti sistem manajemen karyawan) yang Anda gunakan.

Karena sebagian besar Anda tidak dapat bertemu langsung untuk mendiskusikan proyek, tujuan, dan masalahnya, cara Anda melakukannya secara online akan membuat atau menghancurkannya.

Menggunakan alat bantu online untuk kerja kolaboratif dan menyelaraskannya dengan proses yang tepat serta transparansi akan membantu Anda mencapai tujuan dan menyelesaikan proyek sesuai harapan. Temukan yang terbaik untuk Anda, bergabunglah dengan tim Anda, dan ciptakan hal-hal hebat bersama orang-orang yang tersebar di seluruh dunia.

Apakah Anda memiliki pengalaman bekerja dengan tim virtual? Ceritakan kepada kami di kolom komentar.