Mengelola satu proyek bisa jadi rumit. Mengelola beberapa proyek jauh lebih sulit dari itu. Dengan beberapa proyek yang berjalan sekaligus, Anda perlu menyulap tujuan bisnis, sasaran, jadwal, dan tenggat waktu yang berbeda. Seiring bertambahnya tanggung jawab dan jumlah tugas yang harus Anda kelola, mudah sekali untuk membuat kesalahan yang merugikan. Berikut ini beberapa ide untuk menjawab tantangan umum yang dihadapi PM saat mengelola beberapa proyek dalam satu waktu.
|
Mencari alat yang akan membantu Anda mengelola sumber daya di berbagai proyek? Dengan Teamdeck, Anda bisa mendapatkan gambaran umum yang lebih baik tentang tim dan proyek yang mereka kerjakan. Coba Teamdeck dengan Uji Coba GRATIS 30 hari hari ini. |
Mengelola beberapa proyek dimulai dengan membuat satu rencana untuk semua proyek Anda
Tanpa rencana induk yang mencakup semua proyek Anda, Anda berisiko tersesat atau mencampuradukkannya.
Menurut makalah PMI tentang pendorong utama efektivitas dalam mengelola banyak proyekAnda perlu memikirkan proyek Anda sebagai sebuah portofolio, dengan komponen-komponen yang saling mempengaruhi satu sama lain:
"Kelola semua proyek sebagai sebuah kumpulan, dengan menyesuaikan dan menghubungkan jadwal mereka agar sesuai dengan sumber daya yang tersedia, dan menghilangkan variasi yang tidak perlu dalam beban kerja manajer beberapa proyek"
Buatlah jadwal Anda sendiri yang terdiri dari setiap proyek yang Anda jalankan. Dengan cara ini Anda dapat memiliki gambaran umum tentang waktu Anda sendiri dan proyek yang harus Anda tangani dalam satu waktu.
Selalu perbarui rencana Anda
Mengelola perubahan merupakan hal yang tidak dapat dihindari dalam pekerjaan manajer proyek. Salah satu cara untuk berhasil dalam posisi ini adalah dengan mempelajari cara merespons perubahan tersebut saat terjadi.
Dalam mengelola proyek Anda, pastikan bahwa rencana Anda selalu diperbarui, sehingga Anda tidak akan melewatkan apa pun. Setelah perubahan terjadi, putuskan seberapa besar pengaruhnya terhadap ruang lingkup proyek dan apakah Anda dapat menyelesaikan proyek dengan sumber daya yang Anda miliki.
Untuk mengetahui kondisi proyek Anda saat ini, pantau jadwal di alat penjadwalan sumber daya atau Bicaralah dengan tim Anda selama rapat harian. Tanyakan kepada mereka apakah ada kendala atau hambatan, sehingga Anda dapat menghilangkan hambatan segera setelah muncul.
Hindari manajemen mikro saat mengelola banyak proyek
Mungkin Anda tergoda untuk mengelola sebanyak mungkin hal. Mengontrol pelaksanaan setiap tugas, harus menyetujui detail terkecil sekalipun, berkomunikasi dengan eksekutif atau klien atas nama tim Anda meskipun mereka bisa melakukannya sendiri - itu semua adalah manajemen mikro.
Meskipun hal ini dapat memberikan Anda rasa kendali, micromanaging tidak hanya akan membuat Anda kewalahan dari waktu ke waktu, namun juga akan berdampak buruk bagi moral tim Anda. Meskipun Anda bersedia menyingsingkan lengan baju dan melakukan pekerjaan ekstra saat mengelola beberapa proyek, Anda harus belajar mendelegasikannya.
Menugaskan orang untuk proyek, mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab dengan jelas, sehingga setiap orang tahu persis apa yang menjadi tanggung jawab mereka. Gunakan matriks keterampilan atau perangkat lunak penjadwalan sumber daya untuk menemukan siapa yang terbaik untuk tugas-tugas tertentu dan membiarkan mereka melakukan pekerjaan tersebut.
Belajar memprioritaskan tugas
Kemampuan untuk memprioritaskan tugas adalah keterampilan yang penting bagi PM. Menjalankan beberapa proyek pada saat yang bersamaan, semakin penting bagi Anda untuk unggul dalam hal ini. Memprioritaskan membantu Anda menghindari membuat keputusan yang kacau di bawah tekanan dan bekerja lebih strategis.
Seperti yang dijelaskan oleh Antonio Nieto-Rodriguez, seorang ahli terkemuka dalam manajemen proyek dan implementasi strategi, dalam bukunya Artikel HBR tentang penentuan prioritas:
Penentuan prioritas meningkatkan tingkat keberhasilan proyek strategis, meningkatkan keselarasan dan fokus tim manajemen senior di sekitar tujuan strategis, menghilangkan semua keraguan bagi tim operasional saat dihadapkan pada keputusan, dan yang terpenting, membangun pola pikir dan budaya eksekusi.
Jadi, bagaimana Anda memprioritaskan proyek untuk memenuhi harapan klien dan tujuan perusahaan? Menggunakan Metode Jalur Kritis (CPM) adalah salah satu cara untuk melakukannya. Awalnya dikembangkan oleh perusahaan DuPont pada akhir tahun 50-an, dan masih berlaku untuk banyak model bisnis, termasuk pengembangan perangkat lunak atau produk.
CPM menggunakan algoritme untuk penjadwalan berdasarkan serangkaian aktivitas proyek, seperti ketergantungan, waktu, dan hasil. Dengan cara ini Anda bisa menemukan aktivitas mana yang penting dan memfokuskan upaya Anda di sana terlebih dahulu.
Setelah Anda memprioritaskan pekerjaan, komunikasikan dengan jelas kepada tim Anda, sehingga semua orang tahu apa yang harus difokuskan.
Jadikan pengelolaan beberapa proyek lebih mudah dengan perangkat lunak yang sesuai
Di Teamdeck, kami percaya bahwa dengan alat perencanaan proyek dan teknik, Anda dapat melalui setiap proyek, menghasilkan pekerjaan berkualitas tinggi dan berhasil mengelola tim Anda.
Meskipun mengelola beberapa proyek mungkin membuat Anda takut pada awalnya, Anda bisa mengatasinya. Pelajari cara menjalankannya sebagai satu proyek, terus perbarui rencana Anda, dan delegasikan tugas. Menjadi lebih baik dalam hal ini akan membantu Anda meraih kesuksesan.
Mencari perangkat lunak untuk mengelola banyak proyek?
Kami perangkat lunak perencanaan sumber daya dipilih oleh perusahaan periklanan dan IT ternama. Ingin tahu alasannya?
