Manajemen sumber daya penting bagi setiap perusahaan karena dapat meningkatkan efisiensi, kepuasan karyawan, serta menghemat waktu dan biaya. Dalam artikel ini, kami akan memperkenalkan topik tentang manajemen sumber daya proyek dan bagaimana cara menerapkannya dalam organisasi Anda.
Apa yang dimaksud dengan manajemen sumber daya?
Mengutip pernyataan Asosiasi Manajer Proyek:
Manajemen sumber daya adalah memperoleh, mengalokasikan, dan mengelola sumber daya, seperti individu dan keterampilan mereka, keuangan, teknologi, bahan, mesin, dan sumber daya alam yang diperlukan untuk sebuah proyek. Manajemen sumber daya memastikan bahwa sumber daya internal dan eksternal digunakan secara efektif tepat waktu dan sesuai anggaran. Sumber daya dapat diperoleh secara internal dari organisasi tuan rumah atau diperoleh dari sumber eksternal.
Manajemen yang tepat sangat penting bagi efisiensi bisnis apa pun.
9 manfaat dari pengelolaan sumber daya yang baik
1. Mencegah kekacauan
Kekacauan adalah musuh terburuk dalam pengoptimalan kerja. Hal ini dapat terjadi ketika Anda memiliki terlalu banyak tugas dan terlalu sedikit karyawan, tetapi juga ketika Anda memiliki terlalu banyak karyawan tanpa ada yang bisa dilakukan. Ketika proyek tidak direncanakan dengan baik atau tim tidak memiliki keterampilan yang diperlukan. Atau ketika Anda memiliki terlalu banyak kebutuhan dan informasi yang harus diproses yang tidak terstruktur dan dikelola dengan baik. Semakin besar perusahaan Anda, semakin banyak proses dan proyek yang Anda jalankan, semakin mudah tersesat dalam labirin tanggung jawab, tenggat waktu, dan keterampilan karyawan Anda. Dan pencegahan kekacauan inilah yang menjadi salah satu tugas utama manajemen sumber daya.
Ini akan memungkinkan Anda untuk melakukannya:
- Memantau status proyek
- Mengalokasikan tugas dan memeriksa apakah tugas tersebut sudah selesai
- Memenuhi tenggat waktu
- Mengalokasikan jumlah orang yang tepat untuk sebuah proyek...
- ... dan pastikan mereka memiliki keterampilan yang tepat
- Jadwalkan pertemuan agar tidak berbenturan satu sama lain
- Mengelola hari libur
2. Itu banyak sekali kelebihannya, tetapi bagaimana Anda melakukannya?
Pertama-tama, Anda memerlukan sistem (seperti perangkat lunak manajemen sumber daya) di mana Anda bisa melihat sumber daya apa yang Anda miliki dan di mana sumber daya tersebut dibutuhkan. Sistem mana yang Anda gunakan tergantung pada sifat bisnis Anda: bisa berupa buku catatan pribadi, papan tulis di ruang konferensi, file Excel, atau alat manajemen kerja. Cara apa pun bagus selama cara tersebut berhasil dan selama informasinya terkini.
3. Proses yang lebih transparan
Sulit untuk menjaga pekerjaan tetap mengalir ketika orang-orang yang terlibat tidak tahu pada tahap apa proyek itu, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu atau bagaimana jadwalnya. Ada banyak departemen dan entitas yang terlibat dalam pekerjaan rumah perangkat lunak: pengembang, manajer proyek, departemen pemasaran, klien. Dalam hal ini, transparansi proses menjadi penting.
Transparansi proyek juga memungkinkan untuk bereaksi dengan cepat terhadap potensi masalah dan penundaan, karena hal ini membantu untuk segera mengetahui jika terjadi kemacetan di suatu tempat. Untuk menjaga proses tetap transparan, alat bantu seperti perencana jadwal onlines, pencapaian proyekdan lembar waktu akan sangat berguna. Akan sangat membantu jika Anda menampilkan proyek dalam bentuk grafis, misalnya diagram, tabel, atau garis waktu.
4. Lebih baik pemanfaatan sumber daya proses
Kapasitas tim Anda adalah sumber daya utama Anda - tanpanya, tidak ada yang bisa bergerak maju. Manajemen sumber daya atau perencanaan sumber daya memungkinkan Anda untuk mengatur waktu dan pekerjaan karyawan Anda sedemikian rupa sehingga menjadi lebih efektif. Bagaimana cara melakukannya? Keseimbangan adalah kuncinya: penting agar tim Anda tidak terbebani dengan tugas-tugas, karena hal ini dapat mengurangi motivasi, komitmen, dan kepuasan kerja. Eksploitasi karyawan tidak ada hubungannya dengan produktivitas.
Di sisi lain, memiliki sedikit tanggung jawab atau bekerja di bawah kompetensi juga tidak baik, karena karyawan bisa merasa bosan dan tidak bersemangat. Temukan jalan tengah dengan menggunakan data yang tersedia: periksa laporan absensi untuk melihat apakah tim bekerja terlalu banyak lembur atau, sebaliknya, terlalu sedikit. Pertemuan empat mata juga merupakan kesempatan yang baik untuk mengetahui secara langsung dari karyawan apakah mereka merasa nyaman dengan cara mereka bekerja.
5. Halus manajemen alur kerja proyek
Bahkan proses yang paling berguna pun bisa menjadi penghalang jika Anda menggunakannya secara berlebihan atau dalam konteks yang salah. Komunikasi tim itu penting. Rapat status itu penting. Perencanaan kerja itu penting. Umpan balik dari pelanggan itu penting... TETAPI, jika karyawan harus menghabiskan dua jam setiap hari untuk berbicara satu sama lain tentang pekerjaan saat ini, dua jam lagi untuk perencanaan tim dan rapat status, lalu satu jam lagi untuk mendengarkan masukan dari pelanggan, tiba-tiba waktu yang tersisa untuk bekerja menjadi lebih sedikit dari yang seharusnya. Contoh di atas mungkin terlihat tidak masuk akal, tapi percayalah, ada banyak perusahaan yang menghabiskan waktu berjam-jam setiap hari untuk membicarakan tugas-tugas mereka saat ini karena tidak ada proses yang terotomatisasi atau jelas.
Oleh karena itu, manajemen sumber daya yang baik adalah kunci untuk alur kerja yang lancar. Pastikan rapat status sering dilakukan (misalnya, setiap pagi) namun singkat (15-20 menit). Buatlah perencanaan kerja yang teratur, namun tidak terlalu sering (Anda bisa membagi pekerjaan menjadi sprint mingguan). Biarkan dua orang yang berdedikasi mendengarkan umpan balik pelanggan, bukan seluruh tim. Hal ini juga baik untuk memungkinkan karyawan fokus pada satu tugas yang menarik untuk waktu yang lama tanpa gangguan. Izinkan karyawan untuk menggunakan mode 'jangan ganggu' di Skype atau Slack saat mereka membutuhkannya. Tepat, manajemen sumber daya yang efektif akan memastikan bahwa karyawan mengetahui apa yang diharapkan, seperti apa rutinitas kantor sehari-hari, dan apa tanggung jawab mereka. Sikap adalah kekuatan psikologis yang kuat untuk alur kerja yang lebih lancar dan efisien, dan manajemen sumber daya memungkinkan hal tersebut.
6. Lebih banyak kendali atas proyek
Sulit untuk mengelola proyek dengan baik apabila Anda terus-menerus dikejutkan oleh situasi yang tidak terduga. Tentu saja, fleksibilitas sangat penting. Bisnis itu dinamis dan Anda harus mampu beradaptasi dengan perubahan yang tiba-tiba. Namun, pekerjaan menjadi sangat berbeda ketika situasi ini terjadi dan ketika situasi ini terjadi setiap saat. Oleh karena itu, Anda perlu memiliki kendali dan prediktabilitas dalam aspek-aspek yang memungkinkan. Dengan cara ini, masalah yang tidak terduga tidak akan mengganggu fungsi seluruh perangkat lunak. Anda juga akan lebih mudah menemukan solusi yang tepat.
Manajemen sumber daya adalah salah satu fondasi bisnis Anda karena Anda dapat memprediksi dengan cukup akurat apa yang Anda miliki. Berapa banyak karyawan yang Anda miliki, berapa banyak proyek yang mereka kerjakan, berapa banyak waktu yang mereka miliki, berapa besar anggaran, dan teknologi apa yang digunakan oleh organisasi Anda, wteknologi yang digunakan organisasi Anda. Pengetahuan dan manajemen sumber daya yang terampil ini memberi Anda lebih banyak kendali di sepanjang proyek, bahkan ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai keinginan Anda.
Manajemen sumber daya memberi Anda kendali lebih besar saat Anda membutuhkannya:
- Bernegosiasi dengan klien - Anda dapat lebih mudah menilai apakah Anda dapat memperluas ruang lingkup, apakah Anda perlu menegosiasikan ulang tenggat waktu, apakah Anda memiliki cukup waktu dan anggaran untuk melakukan perubahan yang signifikan.
- Memenuhi tenggat waktu - Dengan mengetahui sumber daya Anda dan mengelolanya dengan baik, Anda dapat menghindari penundaan.
- Merencanakan proyek - Anda dapat membuat asumsi yang akurat dan realistis tentang fungsi apa saja yang dapat Anda terapkan dan bagaimana jadwal kerjanya.
- Pemadam Kebakaran - Keadaan darurat tidak akan terlalu mengancam fungsi organisasi Anda jika Anda mengetahui dengan baik sumber daya apa yang Anda miliki dan karyawan Anda melakukan apa yang diperlukan pada saat-saat krisis.
7. Penggunaan waktu dan uang yang efektif
Kurangnya waktu dan uang adalah beberapa halangan yang paling sering terjadi dalam menjalankan perusahaan. Terlebih lagi, kedua faktor ini saling memicu satu sama lain, menciptakan lingkaran setan. Kekurangan waktu berarti Anda tidak bisa menghasilkan uang. Kekurangan uang berarti Anda tidak dapat mempekerjakan lebih banyak orang dan Anda kekurangan waktu untuk proyek-proyek baru.
Tahukah Anda bahwa hanya 43% perusahaan yang menyatakan bahwa mereka biasanya atau selalu berada dalam anggaran ketika melaksanakan proyek (Keadaan Manajemen Proyek 2020, Wellingtone 2020)? Statistik ini dengan jelas menunjukkan skala masalahnya. Tugas manajemen sumber daya adalah mengelola kapasitas perusahaan Anda sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan lancar. Sama pentingnya untuk membuat kantung udara keuangan sehingga Anda tidak mengganggu fungsi perusahaan Anda pada saat krisis.
8. Kepuasan karyawan
Bekerja di perusahaan yang dikelola dengan buruk memang membuat frustrasi. Perasaan bahwa waktu karyawan terbuang sia-sia, bahwa organisasi tidak berinvestasi dalam pengembangan mereka, pemberi kerja hanya peduli pada keuntungannya sendiri, pekerjaan yang terlalu banyak, terlalu banyak tugas, dan perusahaan yang berantakan adalah faktor-faktor yang menyebabkan banyak orang mulai bertanya pada diri sendiri: Apakah tempat saya bekerja adalah pilihan terbaik bagi saya? Jika jawabannya adalah 'tidak', ini akan menjadi langkah pertama bagi mereka untuk mengajukan pengunduran diri. Kita tidak lagi hidup di era perusahaan yang mengejar keuntungan secara kejam. Karyawan memiliki hak untuk mengharapkan perusahaan untuk menjaga keseimbangan dan kepuasan kerja mereka. Tanpa manajemen sumber daya yang baik, hal ini tidak mungkin terjadi.
Menurut pengalaman saya, karyawan menjadi sangat cemas ketika mereka tidak tahu proyek mana yang akan mereka kerjakan selanjutnya; terkadang jika mereka tidak memiliki jadwal yang jelas, mereka mulai berpikir bahwa mereka telah melakukan sesuatu yang salah! Hal ini membuat manajemen sumber daya menjadi proses yang sangat penting dalam sebuah software house karena tidak hanya akan mencerminkan seberapa baik pengaturannya, tetapi juga mengurangi banyak stres pekerja Anda.
Patryk Ziemkowski, Kepala Pengembangan di Apptension
9. Peluang sukses yang lebih besar berkat manajemen sumber daya
Semua faktor di atas berkontribusi pada hal yang paling utama, yaitu peluang sukses yang lebih besar. Tidak banyak yang bisa dikatakan: perusahaan yang mengelola sumber dayanya dengan lebih baik memiliki kinerja pasar yang lebih baik karena mereka menggunakan waktu, kapasitas, dan uang secara lebih efisien, memiliki karyawan yang lebih bahagia dan dengan demikian lebih berkomitmen dan produktif, bekerja lebih tepat waktu, melakukan lebih sedikit kesalahan, dan mampu melaksanakan lebih banyak proyek daripada organisasi yang mengalami kekacauan. Manajemen sumber daya penting bukan hanya karena menyenangkan untuk dibanggakan dalam presentasi Anda. Lebih penting lagi - ini memberikan keunggulan kompetitif yang nyata bagi rumah perangkat lunak Anda.
Bagaimana cara meningkatkan manajemen sumber daya di perusahaan Anda?
Anda sudah mengambil langkah pertama. YAnda telah membaca artikel tutorial ini dan sekarang Anda tahu lebih banyak tentang manajemen sumber daya dan Anda sudah mulai...
- Penelitian - Di sinilah Anda harus memulai perubahan apa pun di perusahaan Anda. Teliti masalahnya, cari tahu apa masalahnya, apa manfaatnya bagi Anda, dan berapa biaya yang akan dikeluarkan untuk mengimplementasikannya. Internet penuh dengan informasi tentang manajemen sumber daya. Anda dapat menemukannya di artikel dari perusahaan yang berspesialisasi dalam mengoptimalkan pekerjaan, di youtube, di forum, di buku bisnis, dan artikel di media perdagangan. Blog dari perusahaan lain di industri yang sama juga akan sangat berharga, karena mereka dapat berbagi wawasan yang serupa dengan apa yang Anda alami di perusahaan Anda sendiri.
- Diagnosis internal - Setelah Anda memiliki pemahaman dasar tentang masalah ini, akan lebih mudah untuk mengidentifikasi masalah apa yang ada dalam bisnis Anda dan area manajemen sumber daya apa yang perlu ditingkatkan.
- Peralatan - Manajemen sumber daya melibatkan pemrosesan banyak informasi. Alat bantu yang akan melaporkan lembar waktu, hari libur, tugas, jadwal, rapat, dan status proyek. Contoh yang bagus adalah Teamdeck, yang bisa diintegrasikan dengan alat lain dan disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
- Pelatihan - meningkatkan kompetensi karyawan Anda secara terus-menerus adalah penting. Terutama jika kompetensi tersebut membantu seluruh organisasi berkinerja lebih baik. Pelatihan yang berharga bagi manajer proyek Anda tidak diragukan lagi merupakan investasi yang berharga.
