Pengaruh perangkat lunak manajemen sumber daya dalam menyelesaikan proyek tepat waktu.
Cara memulai proyek dengan kerugian yang lebih sedikit.
Kickoff proyek adalah momen ketika Anda membuat asumsi dan keputusan yang pada akhirnya dapat membuat atau menghancurkan proyek tersebut.
Pada tahap ini, Anda perlu mempersiapkan diri, mengumpulkan informasi sebanyak mungkin dengan menggunakan sistem manajemen dokumen, mengevaluasi beban kerja, dan menugaskan sumber daya dengan bijaksana. Dan terkadang, menggunakan perangkat lunak manajemen proyek pribadi merupakan ide yang bagus.
Di sisi lain, ini juga merupakan waktu yang tepat bagi Anda untuk memulai mengatur suasana untuk keseluruhan proyek dan membangun budaya yang efektif dan positif untuk tim Anda.
Di Teamdeck - yang menciptakan perangkat lunak manajemen sumber daya - kami berkomitmen untuk membantu sesama manajer proyek dalam memperkirakan, merencanakan, melaksanakan, dan memantau proyek dengan lebih baik. Itulah mengapa kami menyusun ebook gratis tentang praktik terbaik manajemen sumber daya.
Artikel ini merupakan kutipan dari ebook kami, di mana kami membahas langkah-langkah penting selanjutnya, yang penting untuk memastikan bahwa proyek Anda akan berhasil. Agenda rapat terstruktur untuk rapat awal proyek sangat penting untuk menjaga agar rapat tetap ramping dan efisien, melibatkan tim dan pemangku kepentingan secara aktif, serta membuat penyesuaian untuk memulai proyek dengan tangkas.
Memahami proyek sepenuhnya berarti Anda mengetahui ekspektasi para pemangku kepentingan dalam hal produk akhir dan ruang lingkup kerja tim Anda. Kriteria keberhasilan harus didefinisikan dengan jelas. Beberapa kriteria yang potensial dan dapat diukur adalah: pengiriman tepat waktu, tetap berada di dalam anggaran awal, dan mencapai target penjualan. Kriteria ini tidak hanya memberikan arah yang jelas tetapi juga berfungsi sebagai tolok ukur untuk mengevaluasi kemajuan dan keberhasilan proyek.
Detail tentang proyek seperti tujuan dan sasaran, jadwal, anggaran, dan hasil proyek seharusnya sudah termasuk dalam ringkasan proyek. Bacalah dengan saksama dan rangkum detail apa saja yang bisa Anda dapatkan darinya, dan apa saja yang kurang. Sangat penting untuk memastikan bahwa ringkasan proyek bersifat komprehensif dan membahas semua aspek penting dari proyek. Ringkasan proyek yang disusun dengan baik akan menjadi dasar bagi perencanaan dan pelaksanaan proyek yang efektif.
Jika ada sesuatu yang tidak jelas, jangan menunggu untuk menelepon klien. Penting untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi tentang proyek sebelum Anda mulai merencanakan pekerjaan. Pendekatan proaktif ini membantu dalam mengidentifikasi potensi masalah lebih awal dan memungkinkan penyelesaian tepat waktu, sehingga mencegah kesalahpahaman atau penundaan di kemudian hari dalam proyek.
Ketika Anda merasa sudah memiliki cukup detail, undang klien Anda ke pertemuan awal proyek. Anda bisa melakukannya secara langsung, melalui Skype, atau bahkan mengatur konferensi telepon yang lebih profesional. Intinya adalah ruang pertemuan bagi Anda untuk membicarakan ruang lingkup proyek, ekspektasi klien, apa yang dapat Anda berikan, dan bagaimana caranya. Pertemuan ini menentukan arah proyek dan memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama mengenai tujuan dan hasil proyek.
Ketika Anda sudah memahami tujuan umum proyek, saatnya untuk mengidentifikasi siapa yang Anda perlukan untuk mencapainya, dan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Definisi yang jelas tentang peran dan tanggung jawab untuk anggota tim proyek membantu menghindari kebingungan dan memastikan akuntabilitas. Setiap anggota tim harus mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi terhadap tujuan proyek secara keseluruhan.
Ini berarti Anda harus menindaklanjuti untuk mengidentifikasi peran dalam proyek-siapa saja yang perlu Anda libatkan? Atau: peran apa saja yang tanpanya proyek tidak dapat diselesaikan? Hal ini melibatkan identifikasi keterampilan dan keahlian utama yang diperlukan untuk proyek dan memetakannya ke anggota tim Anda. Penting juga untuk mempertimbangkan ketersediaan dan beban kerja tim Anda untuk memastikan bahwa mereka dapat mencurahkan waktu dan upaya yang diperlukan untuk proyek tersebut.
Tergantung pada proyek dan kebutuhan klien, Anda mungkin memerlukan pengembang frontend dan/atau backend, desainer grafis, desainer gerak, atau spesialis pemasaran dan copywriter. Setiap peran harus didefinisikan dengan jelas, dengan tugas dan tanggung jawab spesifik yang diberikan kepada setiap anggota tim. Hal ini membantu dalam memastikan bahwa semua aspek proyek tercakup dan tidak ada yang terlewatkan.
Ketika Anda tahu persis siapa yang perlu Anda libatkan dalam proyek, temukan karyawan terbaik untuk pekerjaan itu. Anda bisa melakukannya dengan mengevaluasi keterampilan mereka - gunakan matriks keterampilan untuk melakukannya. Matriks keterampilan adalah tabel sederhana yang berisi keterampilan karyawan dan membantu menilai dan memberi nilai mereka untuk melihat apakah mereka dapat menangani tugas-tugas tersebut atau tidak. Alat ini sangat berharga dalam mengidentifikasi orang yang tepat untuk tugas yang tepat, sehingga memastikan bahwa tim proyek Anda diperlengkapi dengan baik untuk menangani tantangan proyek.
Setelah Anda mengidentifikasi peran dan orang-orang yang dapat mengisinya, periksa ketersediaan karyawan Anda dan tugaskan mereka untuk proyek berikutnya di sini. Hal ini melibatkan penjadwalan dan perencanaan sumber daya untuk memastikan bahwa anggota tim Anda tidak terbebani dan dapat memberikan kinerja terbaik mereka. Manajemen sumber daya yang efektif adalah kunci untuk memastikan bahwa proyek Anda tetap berada di jalur yang benar dan selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.
Tip yang berguna: Jika Anda tidak menggunakan matriks keahlian, Anda dapat menggunakan daftar karyawan yang menjelaskan keahlian dan pengalaman mereka. Hal ini membantu menghindari kekurangan dan kelebihan karyawan, karena visibilitas sumber daya yang tersedia dapat memastikan alokasi tenaga kerja yang lebih baik.
Ada banyak alasan untuk berpikir bahwa fase perencanaan dapat membuat atau menghancurkan proyek Anda. Perkiraan yang tidak akurat, keputusan pribadi yang buruk, dan mengabaikan potensi risiko adalah hal yang sering menyebabkan penundaan dan perubahan anggaran. Perencanaan yang efektif tidak hanya menguraikan tugas dan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, tetapi juga mengantisipasi potensi tantangan dan mengembangkan strategi untuk mengatasinya. Saat merencanakan proyek eksternal, sangat penting untuk menetapkan nada dan visi, menetapkan tujuan, tugas, dan jadwal umum, serta mempersiapkan tim proyek untuk pertemuan awal resmi dengan klien.
Menurut data tahun 2016, hanya 49% proyek yang selesai tepat waktu. Selain itu, 53% dari semua proyek tetap berada dalam lingkup anggaran. - PMI. Statistik ini menyoroti pentingnya perencanaan proyek yang efektif dan manajemen sumber daya dalam memastikan keberhasilan proyek.
Manajemen sumber daya proyek adalah salah satu bahan utama dari fase perencanaan dan inisiasi proyek yang efektif. Anda telah mengidentifikasi peran yang dibutuhkan untuk kesuksesan proyek dan orang yang tepat, yang dapat menangani tugas-tugas tersebut. Sekarang, saatnya mengalokasikan sumber daya secara efisien dan memastikan bahwa sumber daya tersebut digunakan secara optimal selama proyek berlangsung.
Untuk manajemen karyawan dan proyek yang lebih baik, perkiraan berapa lama Anda akan membutuhkan orang-orang tertentu yang terlibat dalam hal berikut ini akan membantu memulai proyek. Kalender sumber daya yang terbaru sangat penting dan akan membuat pekerjaan Anda jauh lebih mudah. Kalender ini tidak hanya mencakup ketersediaan anggota tim Anda, namun juga komitmen lain yang mungkin mereka miliki, seperti proyek lain atau cuti pribadi.
Dengan mengetahui siapa dan berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam proyek Anda, tetapkan kalender proyek. Ini harus mencakup hal-hal seperti ketersediaan sumber daya, proyek lain yang dapat mereka ikuti atau komitmen yang mungkin mereka miliki, hari libur, dan hari libur nasional. Ketika bekerja dengan anggota tim jarak jauh, pertimbangkan zona waktu. Tingkat perencanaan terperinci ini membantu memastikan bahwa jadwal proyek Anda realistis dan dapat dicapai.
Dengan cara ini Anda akan menghindari kelebihan atau kekurangan karyawan, dan mengatur alur proyek yang tepat sejak awal. Teamdeck adalah alat bantu manajemen sumber daya dan pelacakan waktu, dengan fitur pelacakan waktu karyawan dan sistem manajemen cuti, yang bisa Anda gunakan untuk alokasi dan pemantauan karyawan dan sumber daya. Alat-alat ini memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam ketersediaan dan pemanfaatan sumber daya, sehingga membantu dalam membuat keputusan dan penyesuaian yang tepat sesuai kebutuhan.
Untuk membuat rencana tindakan proyek yang menyeluruh, Anda perlu memperkirakan waktu yang dibutuhkan karyawan Anda untuk menyelesaikan aktivitas. Estimasi bisa jadi rumit, karena jika dilakukan dengan buruk, estimasi ini bisa lebih merugikan daripada menguntungkan bagi proyek Anda. Estimasi yang akurat membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang tugas-tugas yang terlibat, keterampilan yang dibutuhkan, dan kapasitas tim Anda. Hal ini mencakup pertimbangan khusus untuk memperkirakan sumber daya dan tugas untuk proyek internal, seperti mempersiapkan tim proyek untuk pertemuan awal resmi dan menyelenggarakan pertemuan awal proyek internal.
Dalam artikelnya "Mengapa kita melakukan estimasi?", John Cutler menekankan pentingnya konteks ketika melakukan estimasi. Estimasi harus didasarkan pada data historis dan konteks spesifik dari proyek saat ini. Hal ini membantu memastikan bahwa estimasi tersebut realistis dan dapat dicapai.
Di sisi lain, memperkirakan tugas dalam hitungan jam bagi banyak orang sama saja dengan membaca daun teh. Itu sebabnya, dari pengalaman kami sendiri, lebih aman untuk mengukur cerita pengguna dalam poin cerita. Poin cerita adalah unit ukuran yang memungkinkan Anda menilai ukuran cerita pengguna yang berbeda. Mereka relatif, yang berarti bahwa cerita 4 poin dua kali lebih besar daripada cerita 2 poin. Teknik estimasi relatif ini membantu memastikan bahwa estimasi konsisten dan dapat dibandingkan di berbagai tugas yang berbeda.
Setelah Anda menetapkan poin cerita (skalanya bisa 1-10), Anda harus menyesuaikannya dengan kecepatan tim. Jika tim dapat meluangkan waktu yang cukup untuk menyelesaikan 14 poin cerita pada iterasi sebelumnya, mereka kemungkinan akan menyelesaikan jumlah pekerjaan yang sama lagi. Hal ini membantu dalam menetapkan target yang realistis dan dapat dicapai untuk proyek tersebut.
Ketika Anda memiliki perkiraan story point untuk semua elemen yang diinginkan dalam proyek Anda, Anda dapat membagi angka ini dengan kecepatan tim dan menghasilkan sejumlah iterasi yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Hal ini membantu dalam memastikan bahwa jadwal proyek realistis dan dapat dicapai.
Ketika mengalokasikan waktu untuk mengelola orang-orang tertentu, pertimbangkan kapasitas sumber daya mereka, baik dalam hal berapa banyak pekerjaan yang dapat mereka lakukan berdasarkan pengalaman mereka maupun "jam kerja" di siang hari. Hal ini membantu memastikan bahwa anggota tim Anda tidak terbebani dan dapat memberikan kinerja terbaik mereka.
Pastikan Anda memahami perbedaan antara waktu ideal dan waktu yang telah berlalu. Yang pertama adalah waktu yang benar-benar dihabiskan untuk tugas yang diberikan, sedangkan yang kedua mencakup waktu menunggu, gangguan, pengalihan konteks, dan persiapan. Perbedaan ini sangat penting untuk memastikan bahwa estimasi Anda realistis dan mempertimbangkan berbagai faktor yang dapat memengaruhi waktu aktual yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
Perhatikan bahwa ketika Anda bertanya kepada pengembang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan, mereka akan memberi Anda perkiraan dalam "waktu yang ideal", yaitu periode kerja yang tidak terganggu. Hal ini membantu dalam menetapkan ekspektasi yang realistis dan memastikan bahwa jadwal proyek dapat dicapai.
Eksekusi adalah tahap dimana rencana diterjemahkan ke dalam tindakan. Fase ini melibatkan manajer proyek yang mengoordinasikan orang dan sumber daya, serta mengintegrasikan dan melaksanakan aktivitas proyek sesuai dengan rencana manajemen proyek. Selama pelaksanaan, sangat penting untuk mengawasi kemajuan proyek untuk memastikan bahwa proyek berjalan ke arah yang benar. Rapat status rutin bisa sangat membantu. Rapat ini harus mencakup apa yang telah dilakukan, apa yang sedang berlangsung, dan apa yang masih perlu dilakukan.
Komunikasi adalah kunci selama fase ini. Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memberi informasi terbaru kepada semua orang dan melacak kemajuan proyek. Alat bantu seperti Teamdeck dapat membantu dalam penjadwalan, manajemen tugas, dan pelacakan waktu. Alat-alat ini memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam kemajuan proyek dan membantu dalam mengidentifikasi masalah lebih awal, sehingga memungkinkan penyelesaian yang tepat waktu.
Proses pemantauan dan pengendalian diperlukan untuk melacak, meninjau, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek serta mengidentifikasi area mana saja yang memerlukan perubahan pada rencana. Fase ini memastikan bahwa tujuan proyek terpenuhi dengan mengukur dan memantau kinerja proyek.
Beberapa alat dan teknik yang dapat Anda gunakan untuk fase ini termasuk tinjauan kinerja, manajemen nilai yang diperoleh, dan perangkat lunak manajemen proyek. Sesi pelaporan dan tinjauan rutin membantu menjaga proyek tetap berada di jalurnya. Sesi ini memberikan kesempatan untuk meninjau kemajuan proyek, mengidentifikasi masalah apa pun, dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek tetap berada di jalurnya.
Menutup proyek melibatkan finalisasi semua aktivitas di semua kelompok proses manajemen proyek untuk menyelesaikan proyek atau fase secara formal. Hal ini termasuk mendapatkan persetujuan klien, menyerahkan dokumentasi proyek, melepaskan sumber daya proyek, dan melakukan tinjauan pasca proyek.
Tinjauan pasca proyek membantu Anda memahami apa yang berjalan dengan baik dan apa yang dapat ditingkatkan di proyek-proyek selanjutnya. Ini adalah langkah penting untuk perbaikan berkelanjutan dalam manajemen proyek. Wawasan yang diperoleh dari tinjauan ini bisa sangat berharga dalam meningkatkan proses manajemen proyek Anda dan memastikan keberhasilan proyek-proyek di masa depan.
Awal membuat proyek baru tidak harus menegangkan dan menakutkan seperti yang dikatakan beberapa orang. Jika Anda telah menetapkan proses yang tepat sejak awal dan mengikutinya langkah demi langkah, pertemuan pertama Anda di tempat kerja tidak hanya akan lebih mudah, tetapi Anda juga dapat menghindari beberapa kesalahan umum.
Pahami tentang apa yang dimaksud.
Bicaralah dengan klien Anda sebelum merencanakan apa pun, aturlah pertemuan awal proyek.
Memahami peran dalam proyek.
Temukan karyawan terbaik untuk pekerjaan tersebut dan periksa ketersediaannya.
Menetapkan rencana proyek.
Memperkirakan sumber daya dan tugas.
Dengan cara ini Anda akan memastikan bahwa Anda mengetahui segala sesuatu tentang persyaratan proyek, ketersediaan sumber daya Anda sendiri, menetapkan ekspektasi, dan jadwal sebelum proyek dimulai.
Biarkan tim Anda melakukan yang terbaik dengan perangkat lunak perencanaan sumber daya yang efektif
Dapatkan Uji Coba GRATIS selama 30 hari
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...