Dalam artikel blog ini, kami telah mengumpulkan beberapa teknik untuk memilih tugas-tugas yang paling penting secara strategis. Sebagai permulaan, mari kita bahas tentang penentuan prioritas proyek secara umum.
Apa yang perlu diketahui oleh pembaca kami:
- Memprioritaskan tugas perlu mengetahui beberapa strategi
- Peran yang sangat membantu dari perangkat lunak manajemen sumber daya
Sebagai Manajer Proyektujuan utama Anda adalah menyelesaikan proyek dengan sukses. Ini biasanya berarti menyelesaikannya tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan semua fitur dan fungsi yang diperlukan. Namun, untuk mencapai tujuan ini, Anda perlu membuat jadwal yang masuk akal untuk tim Anda dan menyelesaikan tugas yang berbeda secara berurutan. Manakah yang harus didekati oleh tim Anda terlebih dahulu? Mana yang paling penting? Memprioritaskan tugas tidak dapat dihindari, namun Anda dapat melakukannya dengan sukses atau berisiko menyebabkan penundaan atau konflik sumber daya.
Apa yang dimaksud dengan memprioritaskan tugas?
Apakah Anda mengenal frasa "yang penting dulu"? Percaya atau tidak, hal ini menjelaskan proses penetapan prioritas dengan baik.
Anda perlu mengidentifikasi hal-hal yang "pertama": tugas-tugas yang paling penting, kegiatan yang paling mendesak untuk dilakukan, dll. dan kemudian menyelesaikannya sebagai urutan bisnis pertama.
Pada intinya, yang perlu Anda lakukan adalah menentukan tugas mana yang paling penting. Mungkin terasa lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Namun, pada kenyataannya, Anda bisa memanfaatkan teknik yang dijelaskan di bawah ini dan melakukan panggilan dengan percaya diri.
Sebelum Anda mulai menetapkan prioritas tugas...
... pastikan Anda memiliki visibilitas penuh tentang apa yang sebenarnya perlu dilakukan untuk menyelesaikan proyek tertentu. Sangat penting untuk mendefinisikan dan mengontrol ruang lingkup proyek, sehingga kami bahkan mendedikasikan seluruh posting blog untuk manajemen ruang lingkup proyek.
Setelah Anda mengumpulkan persyaratan proyek dan menandatangani ruang lingkup dengan pemangku kepentingan yang berbeda, Anda dapat menuliskan semua tugas yang perlu diselesaikan. Kumpulkan dalam sebuah dokumen atau alat perencanaan proyek. Pada titik ini, Anda bisa membaginya ke dalam kategori yang berbeda (misalnya, fase proyek) dan kemudian memprioritaskan tugas di dalam kelompok-kelompok ini.
Ingatlah untuk selalu memberi tahu anggota tim Anda:
- mereka perlu memahami tujuan proyek Anda sepenuhnya, dan apa yang ingin dicapai oleh para pemangku kepentingan yang berbeda dari segi bisnis,
- mereka harus mengetahui ruang lingkup proyek serta daftar tugas bahkan sebelum mereka memulai proyek. Hal ini bermanfaat untuk setidaknya dua alasan. Pertama, hal ini membantu Anda untuk menumbuhkan transparansi proyek sejak awal. Kedua, anggota tim Anda, yang berpengalaman dalam bidang pekerjaan mereka, dapat membantu Anda memprioritaskan pekerjaan atau memberikan wawasan yang berharga.
Terlepas dari tujuan proyek dan ruang lingkupnya, anggota tim juga harus menyadari ketergantungan antar tugas dan kemungkinan kendala. Informasi ini akan sangat berguna ketika Anda mulai mengerjakan jadwal proyek dan urutan tugas.
Bagaimana cara memprioritaskan tugas? Strategi paling populer untuk menentukan prioritas
Mampu membedakan tugas dengan prioritas tinggi dari tugas yang hampir tidak penting mungkin mudah. Namun, mengurutkan tugas dengan tingkat prioritas yang sama, mungkin jauh lebih menantang. Namun, Anda harus mengajukan urutan tertentu jika Anda ingin tugas-tugas proyek dapat diselesaikan.
Untungnya, ada beberapa teknik yang memungkinkan Anda untuk berhasil memprioritaskan pekerjaan sebagai manajer proyek. Mari kita bahas beberapa di antaranya, satu per satu.
Matriks Eisenhower
Ini adalah salah satu strategi yang paling populer untuk memilih aktivitas penting untuk difokuskan. Yang perlu Anda lakukan adalah membagi semua tugas ke dalam empat kelompok, tergantung pada tingkat kepentingan dan urgensinya:
- Mendesak dan penting
- Tidak mendesak dan penting
- Mendesak dan tidak penting
- Tidak mendesak dan tidak penting.
Hanya dengan melihat sekilas matriks Eisenhower Anda, Anda akan melihat tugas mana yang harus ditangani terlebih dahulu (mendesak dan penting), dan mana yang harus difokuskan kemudian (tidak mendesak dan penting).
Bagaimana dengan dua kelompok lainnya? Biasanya, kelompok 3 bisa didelegasikan, dan kelompok 4 terdiri dari tugas-tugas yang bisa Anda hilangkan dengan mudah dari daftar tugas Anda.
Hal ini terlihat sedikit berbeda dalam pengaturan proyek, di mana Anda tidak selalu memiliki opsi untuk mendelegasikan atau menghilangkan item pekerjaan. Namun, hanya dengan mengetahui bahwa tugas yang diberikan tidak terlalu penting dapat membantu Anda menemukan tempat untuk tugas tersebut dalam jadwal tim proyek Anda.
Metode MoSCoW
Metode ini, sekali lagi, mengharuskan Anda untuk mengelompokkan tugas-tugas potensial Anda. Anda akan menggunakan kategori yang terkait dengan sangat diperlukannya tugas tertentu dalam proyek ..:
- Harus dimiliki
- Seharusnya
- Bisa saja.
- Tidak akan-memiliki
Meskipun ini adalah teknik yang berguna untuk memprioritaskan tugas, teknik ini mungkin akan lebih bermanfaat sebagai bagian dari proses manajemen ruang lingkup. Anda dapat meminta pemangku kepentingan untuk memberi label pada persyaratan proyek sesuai dengan empat kelompok ini. Anda akan melihat di mana prioritas mereka.
Menilai nilai potensial
Siapa pun yang pernah bekerja dalam manajemen proyek mungkin tahu tentang prinsip Pareto. Menurut prinsip ini, 80% efek berasal dari 20% penyebab. Dengan kata lain, 20% tugas dapat menghasilkan 80% manfaat proyek.
Tujuan Anda? Mengidentifikasi 20% tugas tersebut. Untuk melakukan hal itu, Anda bisa mencoba membayangkan nilai apa yang bisa diciptakan dengan menyelesaikan setiap tugas. Dengan cara ini, Anda akan dapat membedakan pekerjaan inti dengan pekerjaan sampingan.
Bagaimana jika mereka tidak menyelesaikannya?
Anda juga dapat mencoba pendekatan yang berlawanan untuk menilai nilai yang akan diperoleh: pikirkan apa yang akan terjadi jika tim Anda tidak menyelesaikan tugas tertentu. Sering kali, Anda akan dapat menemukan hal-hal yang harus dilakukan, atau proyek tidak akan berhasil. Ini adalah tugas-tugas prioritas tinggi Anda.
Renungkan perasaan Anda tentang tugas-tugas ini
Ketika memprioritaskan tugas proyek, cobalah untuk menyadari bagaimana perasaan Anda secara pribadi. Anda mungkin tergoda untuk melabeli sesuatu sebagai prioritas rendah karena Anda tidak ingin mengerjakannya. Tim Anda mungkin juga menunda-nunda tugas yang penting namun tidak terlalu menarik. Sebagai manajer proyek, Anda perlu mempertimbangkan perasaan dan harapan mereka, tetapi juga menilai tugas-tugas tersebut secara objektif.
Jangan lupakan ketergantungan dan kendala
Manapun teknik yang Anda pilih untuk diikuti, perhatikan tugas-tugas yang memiliki ketergantungan dengan tugas lainnya. Anda mungkin memiliki tugas yang penyelesaiannya bergantung pada tugas lain. Prioritaskan tugas-tugas tersebut.
Hal yang sama berlaku untuk kendala proyek (misalnya, kekurangan sumber daya). Jika Anda memperkirakan salah satu tugas Anda akan terpengaruh oleh kendala-kendala ini di suatu tempat di dalam jadwal proyek, Anda mungkin ingin menjadwalkannya pada waktu yang paling memungkinkan untuk diselesaikan (misalnya, sekarang).
Memprioritaskan sebagai sebuah kelompok
Tim Anda mungkin akan sangat terbantu dalam menetapkan prioritas untuk tugas-tugas proyek yang berbeda. Atlassian telah menerbitkan resep untuk latihan memprioritaskan kelompok sebagai bagian dari Buku Panduan Tim. Anda dapat memeriksanya di sini.
Memprioritaskan tugas proyek: merangkul perubahan
Perubahan tidak dapat dihindari dalam manajemen proyek. Hal ini juga berlaku untuk prioritas-prioritas juga bisa berubah. Ide yang baik adalah merevisi daftar prioritas item pekerjaan Anda secara teratur dan mengevaluasi apakah urutan ini masih sesuai. Ingatlah untuk berkomunikasi dengan tim Anda ketika ada sesuatu yang berubah: mereka perlu tahu bahwa telah terjadi pergeseran prioritas.
Satu hal lagi di sini: meskipun Anda harus siap menghadapi perubahan, bukan berarti Anda harus menerimanya begitu saja, tanpa pertanyaan. Tugas Anda adalah menyelidiki alasan dari setiap perubahan proyek besar. Mengapa? Pertama, Anda harus selalu mengetahui tujuan bisnis saat ini. Kedua, perubahan prioritas dapat menjadi tanda peringatan adanya scope creep (pertumbuhan ruang lingkup proyek yang tidak terduga/tidak terkendali).
Ini dia: daftar teknik yang bisa Anda gunakan untuk menentukan prioritas tugas proyek. Apa yang harus dilakukan setelah Anda selesai menetapkan prioritas? Anda harus mencatat keputusan ini: biasanya ada kolom untuk "prioritas tugas" di dalam alat manajemen proyek Anda.
Anda juga dapat memantau hasil dari upaya penentuan prioritas di tim Anda. kalender sumber daya. Beberapa alat manajemen sumber daya (termasuk Teamdeck) memungkinkan Anda untuk melabeli waktu yang dilacak (dan pemesanan) dengan label "prioritas tinggi" atau "prioritas rendah". Jika tim Anda menggunakan tag lembar waktu, Anda dapat membuat laporan dan menganalisis berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang paling penting. Apakah mereka menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan yang tidak penting? Itu adalah isyarat bagi Anda untuk melakukan sesuatu.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
