Mengelola proyek memiliki banyak tantangan. Mulai dari pemangku kepentingan yang sulit hingga kekurangan sumber daya, seorang manajer proyek harus tahu cara menavigasi situasi yang rumit. Yang membuatnya semakin menantang adalah kenyataan bahwa manajer proyek sering kali bergelut dengan sejumlah besar tugas dan tenggat waktu yang ketat.
Faktanya, banyak manajer proyek disurvei baru-baru ini oleh Manajer Proyek Digital mengakui bahwa tidak memiliki cukup waktu adalah tantangan terbesar mereka.
Jika Anda adalah seorang manajer proyek yang berharap agar alat pemutar waktu Hermione Granger tersedia untuk dibeli, kami punya kabar baik untuk Anda. Bukan, bukan tentang perlengkapan sihir. Tentang waktu Anda. Anda mungkin dapat mengoptimalkan pekerjaan Anda dengan memanfaatkan aplikasi yang kuat dan meningkatkan proses manajemen proyek di organisasi Anda. Selain itu, ini akan membantu Anda mencapai tujuan profesional Anda.
Apa tujuan utama manajer proyek yang efektif? Sebagai permulaan, mereka ingin menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Selain itu, mereka juga berharap dapat meningkatkan proses seperti manajemen risiko, estimasi proyek, atau komunikasi tim. Bagaimana Anda bisa lebih dekat untuk memenuhi tujuan-tujuan ini?
Memang, Anda harus terus mengasah kemampuan pemecahan masalah, kepemimpinan, dan manajemen proyek Anda. Tetap saja, terkadang Anda hanya membutuhkan alat yang memungkinkan Anda menghemat waktu dan bekerja dengan lebih cerdas. Dalam posting blog ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Teamdeck, lengkap perangkat lunak manajemen sumber dayamembantu manajer proyek di seluruh siklus hidup proyek.
Manajer proyek yang efektif mengetahui bahwa setiap tahap proyek berkontribusi terhadap kesuksesan dan dampak keseluruhannya. Tentu saja, setiap proyek memiliki karakteristik dan tantangan yang unik, tetapi fase-fase utama proyek tetap sama. Mari kita lihat bagaimana aplikasi seperti Teamdeck bisa membantu manajer proyek mengoptimalkan pekerjaan mereka di setiap langkah.
Pemimpin proyek menyadari bahwa alokasi sumber daya merupakan bagian integral dari keberhasilan proyek. Tempatkan orang yang tepat pada proyek yang tepat, dan Anda akan mendapatkan proyek yang lancar.
Jika mengalokasikan anggota tim ke dalam proyek adalah salah satu tanggung jawab Anda sebagai manajer proyek, Anda tahu bahwa ini bisa menjadi tugas yang sangat menakutkan. Ketika perusahaan Anda masih kecil, Anda mungkin mengenal semua karyawan, namun seiring dengan bertambahnya sumber daya, Anda bisa dengan mudah tersesat dan mulai bertanya-tanya: "Siapa orang yang tepat untuk proyek ini?"
Teamdeck menyediakan Anda dengan kalender sumber daya di seluruh perusahaan di mana Anda dapat melihat daftar karyawan. Namun, Anda perlu mengetahui lebih banyak tentang mereka daripada hanya nama mereka untuk membuat keputusan yang tepat dalam memasukkan mereka ke dalam tim Anda. Bergantung pada kebutuhan organisasi Anda, Anda dapat menambahkan kategori khusus dan memasukkan lebih banyak informasi mengenai anggota tim Anda: keterampilan teknis, tingkat senioritas, lokasi, dll. Sebagai manajer proyek, Anda juga dapat melihat proyek sebelumnya yang pernah dikerjakan oleh seseorang di perusahaan Anda, yang dapat bermanfaat ketika mengalokasikan sumber daya untuk proyek serupa.
Tantangan lain yang dihadapi manajer proyek saat merencanakan proyek adalah menerjemahkan perkiraan ke dalam jadwal. Tentu saja, Anda tahu bahwa fase desain akan memakan waktu, katakanlah, 120 jam, namun Anda tidak bisa begitu saja mengasumsikan bahwa itu adalah tiga minggu. Anda harus memperhitungkan hari libur bank, liburan karyawan, dan juga kapasitas orang-orang saat ini. Kalender sumber daya dengan data tentang pemesanan orang saat ini dan waktu libur yang direncanakan akan sangat berharga di sini. Anda bisa dengan mudah memetakan jadwal proyek dan memeriksa apakah jadwal tersebut sesuai dengan tanggal-tanggal proyek yang penting.
Manajer proyek yang efektif tahu bahwa sangat penting untuk bertanya kepada klien Anda tentang tenggat waktu eksternal yang harus diingat oleh tim Anda, misalnya, kampanye pemasaran yang dikoordinasikan oleh agensi yang berbeda. Mungkin saja Anda harus menegosiasikan beberapa tanggal ini dengan klien Anda atau mengubah cakupan proyek, tetapi lebih baik untuk mengetahuinya di awal proyek.
Setelah proyek dimulai, manajer proyek yang baik harus mengetahui berbagai aspek dari prosesnya. Mulai dari mengelola perubahan ketersediaan tim Anda hingga mengawasi anggaran, Teamdeck akan membantu Anda bekerja secara produktif.
Manajer proyek yang efektif tahu bahwa merencanakan jadwal proyek adalah satu hal, tetapi Anda tetap harus terus memantau dan melakukan penyesuaian jika perlu. Salah satu hal yang akan membantu Anda tetap berada di atas jadwal proyek Anda dan orang-orang / tim Anda adalah kapasitas sumber daya adalah visibilitas ke dalam jadwal liburan anggota tim Anda. Teamdeck memberi Anda kesempatan itu-Anda bisa melihat liburan resmi dan permintaan cuti dalam kalender sumber daya.
Karena tidak semua ketidakhadiran dapat direncanakan jauh-jauh hari sebelumnya, sebaiknya Anda diberi tahu tentang permintaan cuti baru (melalui Slackmisalnya). Anda akan dapat menghindari pemesanan ganda untuk seseorang, ditambah lagi Anda akan mendapatkan kesempatan untuk mengedit seluruh jadwal bila diperlukan.
Seimbang pemanfaatan sumber daya sangat penting bagi kesejahteraan tim Anda. Karyawan tidak dapat melakukan pekerjaan terbaiknya ketika mereka bekerja terlalu banyak. Namun, kurang dimanfaatkan juga membuat tim Anda tidak bahagia. Selain itu, tidak satu pun dari kasus-kasus ini yang baik untuk bisnis. Sebagai manajer proyek, Anda harus memantau pemanfaatan sumber daya. Akan lebih mudah jika lembur ditandai dengan jelas seperti halnya di Teamdeck. Pemanfaatan yang kurang juga mudah dikenali karena Anda bisa melihat dengan jelas berapa kapasitas yang tersisa.
Mengapa penting untuk melacak penggunaan sumber daya melalui kalender sumber daya pusat? Bukankah sebuah laporan lembar waktu proyek melakukan pekerjaan itu? Laporan proyek pasti sangat membantu. Kita akan membahas lebih lanjut tentang mereka di bagian selanjutnya dari artikel blog ini. Namun, Anda perlu memantau total beban kerja tim Anda, bukan hanya proyek yang Anda kelola (baca tentang manajemen beban kerja).
Bayangkan sebuah situasi di mana seorang karyawan mencatat jumlah jam kerja yang "tepat" di lembar waktu mereka untuk proyek Anda dan memasukkan waktu ekstra untuk proyek lain, seperti pelatihan karyawan baru. Anda mungkin dengan mudah melewatkannya jika Anda hanya menganalisis catatan waktu proyek Anda. Melihat catatan waktu Teamdeck kalender sumber dayaNamun, Anda akan melihat semua proyek yang melibatkan seseorang.
Mengontrol anggaran adalah bagian penting dari manajemen proyek yang sukses. PM perlu mengetahui berapa banyak biaya yang telah dikeluarkan sejauh ini setiap saat selama proyek berlangsung. Agar perhitungan ini tepat, anggota tim harus melacak pekerjaan mereka, idealnya secara real-time.
Bagaimana Teamdeck bisa membantu di sini? Sebagai permulaan, kami menawarkan cara yang nyaman bagi karyawan untuk mengisi lembar waktu mereka menggunakan pelacak waktu seluler atau aplikasi web. Selain itu, Anda dapat membuat laporan biaya proyek yang akan diperbarui secara otomatis setiap kali ada entri waktu baru di lembar waktu. Ini adalah penghemat waktu yang sangat besar: Anda menyiapkan laporan seperti itu sekali, di awal proyek, dan kemudian memeriksanya secara teratur alih-alih melakukan perhitungan lagi.
Mencapai keseimbangan yang tepat dalam hal aktivitas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih sangatlah penting. Lagi pula, jika karyawan Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas-tugas yang tidak dapat ditagih, proyek bisa menjadi tidak menguntungkan. Sebagai manajer proyek, Anda memiliki keuntungan jika Anda mengetahui rincian dari jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih. Dengan Teamdeck, semua itu bisa dilakukan.
Ketika tim Anda mencatat waktu mereka, mereka dapat melabeli entri waktu dengan tag seperti lembur yang disetujui, tidak dapat ditagih, litbangdll. Anda dapat menentukan tag Anda sendiri agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Seorang pemimpin proyek dapat melihat perincian tag yang berbeda dalam tim mereka laporan absensi.
Sepanjang proyek, Anda mungkin akan mengembangkan ide-ide untuk meningkatkan manajemen alur kerja proyek atau menyesuaikan proses manajemen proyek. Terkadang anggota tim Anda sendiri akan menyarankan ide pengoptimalan yang berbeda. Misalnya, mereka mungkin melaporkan bahwa komunikasi dengan klien menghabiskan banyak waktu mereka yang berharga. Ketika perusahaan Anda menggunakan Teamdeck, Anda selalu dapat menggali data untuk memastikan pengamatan yang diberikan benar. Tag timesheet dapat menunjukkan dengan tepat berapa banyak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk rapat dengan klien, sehingga Anda akan tahu apakah masih ada ruang untuk perbaikan.
Penutupan proyek adalah ketika manajer proyek dapat melihat kembali dan menganalisis keseluruhan proyek. Salah satu laporan yang kami sarankan untuk dibuat adalah perbandingan estimasi dan jam kerja aktual.
Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat apakah estimasi tim Anda akurat dan menunjukkan tahapan dengan perbedaan paling signifikan antara waktu yang direncanakan dan waktu yang dilacak. Misalnya, mungkin saja fase desain terkenal sangat diremehkan dalam berbagai proyek. Mungkin orang yang bertanggung jawab untuk memperkirakannya harus menambahkan buffer ekstra pada perkiraan awal mereka?
Analisis seperti itu akan berguna tidak hanya untuk Anda tetapi juga untuk PM lain dan manajemen perusahaan Anda. Analisis ini dapat membantu semua orang menghindari kesalahan di masa lalu dan memastikan praktik manajemen proyek yang sukses ada di proyek-proyek masa depan perusahaan Anda.
Aplikasi yang hebat tidak akan menggantikan keterampilan kepemimpinan atau kemampuan untuk terhubung dengan anggota tim Anda. Namun, aplikasi ini dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas, menemukan pola yang mengkhawatirkan tepat waktu, atau mengotomatiskan beberapa tugas manajemen proyek Anda. Hasilnya? Proses manajemen proyek yang efektif yang secara positif memengaruhi laba perusahaan Anda serta kesejahteraan tim Anda.
Ingin menjadi manajer proyek yang sukses? Cobalah Teamdeck! Dapatkan Uji Coba GRATIS selama 30 hari.
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...