Manajer Proyek vs Manajer Sumber Daya: Tentang Apa Saja Peran Ini?

Sulit membayangkan sebuah agensi, rumah perangkat lunak, atau bahkan startup yang berfokus pada produk tanpa manajer proyek. Mereka memastikan bahwa proyek (apa pun yang didefinisikan di perusahaan tertentu) dapat diselesaikan dengan sukses: tepat waktu dan sesuai anggaran. 

Apa yang pembaca kami dapatkan berkat artikel ini:

• perbedaan antara keterampilan dan peran manajer sumber daya dan manajer proyek
• pentingnya perangkat lunak manajemen sumber daya untuk manajemen sumber daya proyek 

Sebaliknya, manajer sumber daya adalah peran yang jarang Anda temui dalam tim manajemen proyek. Ini bukan karena pekerjaan mereka tidak begitu penting: justru sebaliknya. Namun, lebih sering daripada tidak, manajemen sumber daya proyek upaya dibagi menjadi beberapa peran. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan lebih lanjut mengenai peran manajer sumber daya dan bahkan mungkin meyakinkan Anda bahwa memiliki seseorang yang bertanggung jawab penuh untuk mengelola dan merencanakan sumber daya proyek adalah investasi berharga bagi organisasi Anda.

Apa Peran Manajer Sumber Daya?

Mencari manajer sumber daya dalam proses manajemen proyek

Sebelum Anda mengetahui tentang pentingnya, pengetahuan keterampilan, dan tugas-tugas yang berhubungan dengan manajer sumber daya, Anda perlu mengetahui di mana ia ditempatkan dalam konteks proyek dan manajemen proyek. 

Seperti yang diketahui banyak orang, dengan proyek - terutama dalam masyarakat manajemen proyek - kita memahami banyak hal, yang melibatkan banyak sumber daya yang berbeda. Mulai dari bahan, peralatan, hingga yang paling penting - orang dan keterampilan mereka. Untuk proyek yang harus Anda bayangkan: 

• pengembangan situs web,
• membentuk kembali desain botol - misalnya - dalam industri bir;
• ekspansi penjualan ke pasar baru,
• membangun sebuah tam di sungai, dll.

Seperti yang dapat Anda bayangkan, masing-masing berarti banyak individu, kerajinan tangan, subkontraktor, perangkat, alat, konfigurasi, ketergantungan, langkah-langkah kecil, dan tugas-tugas yang menggabungkan sebuah proyek. Tetapi tidak ada proyek yang ada tanpa elemen terpenting - orang-orangnya. Orang-orang - mereka yang menugaskan dan mereka yang melaksanakannya. Seperti yang disarankan oleh Project Management Institute: 

Manajemen proyek adalah penggunaan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik tertentu untuk memberikan sesuatu yang bernilai bagi orang-orang.

Dari pemimpin hingga tenaga kerja dan subkontraktor. Dari orang yang menjadwalkan hingga orang yang dipilih untuk berpartisipasi dalam beberapa tahap proyek.

Tentu saja, proyek-proyek tersebut tidak serupa dan membutuhkan banyak kompetensi yang berbeda. Namun, meskipun ada banyak perbedaan di antara keduanya, keduanya memiliki kesamaan.

Apakah Anda seorang spesialis atau pemimpin dalam manajemen proyek pemasaranapakah Anda mewakili manajemen proyek untuk agensi kreatifsetiap proyek adalah sebuah proses yang diatur dan terorganisir. Untuk menggambarkan dengan mudah apa itu manajemen proyek, mari kita gunakan definisi sederhana yang diberikan oleh projectmanager.com

Manajemen proyek adalah disiplin perencanaan, pelaksanaan, dan penyelesaian proyek.

Setiap istilah dalam definisi ini dapat berpura-pura menjadi topik yang terpisah, tetapi bukan itu yang ingin kami tekankan. Yang harus Anda lihat adalah prosesnya. 

Definisi di atas melihat manajemen proyek sebagai sebuah proses yang terdiri dari 3 langkah. Namun proses ini dapat dipecah menjadi 4, 5, dan 6 langkah. Namun demikian, setiap langkah mencakup beberapa kelompok elemen lain, proses yang lebih kecil, penugasan, dan - tentu saja - tantangan.

Proses ini memiliki istilahnya sendiri. Ini adalah siklus hidup manajemen proyek. Dan tYang paling banyak digunakan adalah versi dengan 5 fase. Dikembangkan oleh Institut Manajemen Proyek meliputi

• konsepsi dan inisiasi,
• perencanaan,
• eksekusi,
• kinerja/pemantauan,
• dan penutupan proyek.

Mengapa kita berbicara tentang siklus hidup manajemen proyek?

Karena topik utama artikel ini adalah tentang menyatukan dua peran - manajer proyek dan manajer sumber daya - ada baiknya kita tinggal sejenak dan mengintip lebih dekat pada gambar di atas. Mengapa? Karena Manajer sumber daya mengambil bagian dalam banyak fase yang ditunjukkan di atas dan proses yang terlibat dalam setiap fase. 

Mengapa dan apa itu manajemen sumber daya?

Untuk memvisualisasikan pentingnya manajemen sumber daya (atau manajer sumber daya - untuk mengatakannya secara langsung), mari kita gunakan ringkasan penelitian tahunan The State of Project Management yang diperkenalkan oleh perusahaan Wellington. 

Terima kasih kepada Badan Pengetahuan APM manajemen sumber daya adalah:

(...) memperoleh, mengalokasikan, dan mengelola sumber daya, seperti individu dan keterampilan mereka, keuangan, teknologi, bahan, mesin, dan sumber daya alam yang diperlukan untuk sebuah proyek. Manajemen sumber daya memastikan bahwa sumber daya internal dan eksternal digunakan secara efektif tepat waktu dan sesuai anggaran.

Definisi ini bukanlah definisi termudah yang pernah dibuat, karena istilah-istilahnya yang ambigu sehingga bisa jadi cukup bagus untuk disertasi akademis. Tapi wanpa menggali terlalu dalam, peran umum manajer sumber daya adalah merencanakan, menjadwalkan, dan mengalokasikan sumber daya yang paling berguna dan paling tepat (sebagian besar karyawan terampil yang sesuai atau subkontraktor) untuk menyelesaikan proyek dengan ekspektasi yang diperlukan dan waktu serta anggaran yang telah ditentukan.

Ketika kita membandingkan definisi manajemen proyek dan manajemen sumber daya, sekilas mata kita akan melihat banyak kesamaan di antara keduanya. Jadi, bagaimana seorang manajer proyek berhubungan dengan manajer sumber daya?

Manajer Sumber Daya vs Manajer Proyek - Apa Perbedaan di Antara Keduanya?

Mungkin cara termudah untuk memahami perbedaan antara manajer sumber daya dan manajer proyek adalah dengan menganalisis tingkat di mana mereka beroperasi:

• Manajer Proyek beroperasi di tingkat proyek: mereka mengelola satu proyek (atau beberapa proyek). Mereka bertanggung jawab untuk menyelesaikannya oleh tim proyek. 
• Manajer Sumber Daya beroperasi di tingkat perusahaan: mereka bertanggung jawab untuk mengalokasikan sumber daya yang sesuai untuk beberapa proyek. 

Aspek lain yang membedakan PM dengan RM adalah fakta bahwa manajer proyek biasanya berurusan dengan serangkaian proses yang dibatasi waktu. Proyek mereka memiliki jadwal yang tetap atau misalnya, kalender sprint yang mereka patuhi. Seorang manajer sumber daya, di sisi lain, bekerja terus menerus karena mereka biasanya terlibat dalam semua proyek yang terjadi di perusahaan tertentu.  

Tugas Umum Manajer Proyek:

Peran manajer proyek meliputi:

• Membangun rencana manajemen proyek dan mengoordinasikan pelaksanaan proyek. 
• Mengidentifikasi kebutuhan staf (RM dapat mengelola permintaan tersebut).
• Pelacakan waktu karyawan dan estimasi biaya. 
• Menetapkan ekspektasi untuk tim proyek. 
• Berkomunikasi dengan klien/pemangku kepentingan.
• Manajemen kinerja tim dengan memantau KPI proyek secara teratur. 
• Pemantauan dan melacak anggaran proyek.
• Mengidentifikasi risiko dan peluang dalam proyek di sepanjang siklus hidupnya: membuat saran dan perbaikan yang diperlukan.  
• Melaporkan kemajuan proyek.
• Mendokumentasikan proyek.
• Merampingkan pekerjaan dan menjaga transparansi proyek dengan perangkat lunak manajemen proyek. 
• Berkolaborasi dengan vendor eksternal dan/atau pekerja lepas.
• Memimpin tim proyek: mengoptimalkan proses, membina keterlibatan karyawan, dan mendorong umpan balik.  
• Dan - seperti halnya manajer proyek - manajer sumber daya melacak waktu, merencanakan anggaran proyek, dan mengontrol ketersediaan karyawan tertentu untuk proyek tertentu.

Tentu saja, proyek yang berbeda membutuhkan tugas yang berbeda untuk dilakukan oleh PM. Namun, aspek penting dari pekerjaan mereka adalah memastikan keberhasilan pelaksanaan proyek. 

Tugas-tugas umum seorang Manajer Sumber Daya:

Manajer sumber daya biasanya bertanggung jawab untuk:

• Perencanaan dan alokasi sumber daya. Menugaskan orang ke dalam proyek berdasarkan keahlian, pengalaman sebelumnya, ketersediaan, atau anggaran proyek. 
• Perencanaan kapasitas sumber daya. Manajer sumber daya perlu memastikan bahwa sumber daya organisasi mereka memiliki kapasitas yang cukup untuk menyelesaikan proyek-proyek yang akan datang.
• Mendukung manajer proyek dalam proses yang sedang berlangsung manajemen sumber daya proyek upaya. Manajer proyek sering kali menjadi orang pertama yang menemukan masalah: penggunaan karyawan yang berlebihan, beban kerja yang tidak merata, atau lembur. Manajer sumber daya dapat turun tangan dan membantu PM dengan mengalokasikan ulang sumber daya, menyesuaikan tujuan atau persyaratan, atau menugaskan orang baru ke dalam tim. 
• Mempekerjakan karyawan baru. Dengan mengetahui persyaratan setiap proyek, Resource Manager sering kali menjadi orang terbaik untuk mempekerjakan orang dengan kualifikasi yang sesuai dengan proyek.

Manajer sumber daya juga dapat bertanggung jawab atas proses yang berhubungan dengan SDM: penggajian, tunjangan karyawan, dan pelatihan. Semuanya tergantung pada struktur organisasi bisnis tertentu. 

Manajer Sumber Daya berkolaborasi dengan banyak tim dalam organisasi:

• SDM - mereka harus bekerja sama secara erat untuk mempekerjakan orang yang tepat dan mendefinisikan peran mereka. 
• PMO/Produksi - mendefinisikan tugas untuk karyawan tertentu dalam sebuah proyek.
• Penjualan - merencanakan kapasitas tim dan memperkirakan kebutuhan rekrutmen. 

Manajer Sumber Daya mungkin berharap untuk bekerja dengan departemen lain juga, tergantung pada ukuran dan struktur perusahaan. Sebagai Neil Whitten mengatakannya: MANAJER SUMBER DAYA memiliki pekerjaan yang hampir mustahil-dengan tuntutan yang datang dari segala arah yang bisa dibayangkan-namun merupakan pekerjaan yang dapat memberikan dampak yang besar terhadap kesuksesan organisasi.

Kapan Menunjuk Manajer Sumber Daya?

Manajemen sumber daya yang efektif merupakan faktor penting dalam manajemen proyek yang sukses. Akan lebih mudah untuk mengoordinasikan sebuah proyek jika Anda memiliki tim yang mampu memenuhi tuntutannya (baik dalam hal keterampilan maupun ketersediaan). Perusahaan biasanya mulai menyadari konsekuensi negatif dari manajemen sumber daya yang buruk ketika mereka tumbuh. Dalam organisasi kecil, sangat mungkin bagi PM untuk menugaskan tim mereka sendiri atau mendapatkan saran dari manajemen ketika ada konflik sumber daya. Ketika ada lebih banyak proyek, lebih banyak karyawan, dan lebih banyak PM, ini adalah saat yang tepat untuk memperkenalkan manajer sumber daya ke tim Anda.

Perlu diingat bahwa manajer sumber daya khusus adalah bantuan yang luar biasa, namun ini bukan satu-satunya cara untuk membuat keputusan perencanaan sumber daya yang lebih baik. Bahkan sebelum Anda mempekerjakan manajer sumber daya pertama Anda, Anda dapat mendukung manajer proyek Anda dengan memberi mereka akses ke Perangkat lunak manajemen sumber daya SaaS. 

Perkenalkan Manajer Sumber Daya di Perusahaan Anda dengan Teamdeck

Pakar penjadwalan sumber daya dan manajer proyek yang sukses menyebut Teamdeck sebagai alat manajemen sumber daya favorit mereka. Aplikasi kami membantu menjadwalkan sumber daya, memantau beban kerja, dan mengukur kinerja mereka. Kalender sumber daya Teamdeck menunjukkan siapa yang tersedia, siapa yang sibuk, dan siapa yang sedang berlibur: menugaskan orang ke proyek jauh lebih mudah dengan cara ini. Ingin melihat alat kami beraksi? Jadwalkan panggilan dengan Aniela.