Sulit membayangkan sebuah agensi, rumah perangkat lunak, atau bahkan startup yang berfokus pada produk tanpa manajer proyek. Mereka memastikan bahwa proyek, apa pun definisi proyek tersebut di perusahaan tertentu, dapat diselesaikan dengan sukses: tepat waktu dan sesuai anggaran. Manajer proyek sangat penting dalam mengarahkan proyek dari awal hingga selesai, memastikan semua anggota tim selaras dengan tujuan dan sumber daya digunakan secara efisien. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan lebih lanjut tentang peran dan tanggung jawab manajer sumber daya dan bahkan mungkin meyakinkan Anda bahwa memiliki seseorang yang bertanggung jawab penuh untuk mengelola dan merencanakan sumber daya proyek adalah investasi yang berharga bagi organisasi Anda.
Manajer Sumber Daya selama proses manajemen proyek - menugaskan sumber daya [Layar dari Teamdeck - perangkat lunak manajemen sumber daya]
Sebaliknya, manajer sumber daya adalah peran yang jarang Anda temui dalam tim manajemen proyek. Ini bukan karena pekerjaan mereka tidak begitu penting: justru sebaliknya. Namun, upaya manajemen sumber daya proyek lebih sering dibagi menjadi beberapa peran. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan lebih lanjut tentang peran manajer sumber daya dan bahkan mungkin meyakinkan Anda bahwa memiliki deskripsi pekerjaan manajer sumber daya yang bertanggung jawab penuh untuk mengelola dan merencanakan sumber daya proyek adalah investasi yang berharga bagi organisasi Anda.
Sebelum Anda memahami pentingnya, keterampilan, pengetahuan, dan tugas yang terkait dengan manajer sumber daya, Anda perlu mengetahui di mana mereka ditempatkan dalam konteks proyek dan manajemen proyek.
Seperti yang diketahui banyak orang, dengan proyek - terutama dalam masyarakat manajemen proyek - kita memahami banyak hal yang melibatkan banyak sumber daya yang berbeda. Dari bahan, dan peralatan, hingga yang paling penting - orang dan keterampilan mereka. Untuk proyek, Anda harus membayangkan: pengembangan situs web, mengubah desain botol - misalnya - dalam industri bir; ekspansi penjualan ke pasar baru, membangun bendungan di sungai, dll. Seperti yang dapat Anda bayangkan, masing-masing berarti banyak individu, kerajinan tangan, subkontraktor, perangkat, alat, konfigurasi, ketergantungan, langkah-langkah kecil, dan tugas-tugas yang menggabungkan sebuah proyek. Tetapi tidak ada proyek yang ada tanpa elemen terpenting - orang-orangnya. Orang-orang - mereka yang menugaskan dan mereka yang melaksanakannya. Seperti yang disarankan oleh Project Management Institute: Manajemen proyek adalah penggunaan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik khusus untuk memberikan sesuatu yang bernilai bagi orang-orang. Dari pemimpin hingga tenaga kerja dan subkontraktor. Dari orang yang menjadwalkan hingga orang yang dipilih untuk berpartisipasi pada tahap tertentu dalam proyek. Tentu saja, proyek-proyek tersebut tidak serupa dan membutuhkan banyak kompetensi yang berbeda. Namun, meskipun ada banyak perbedaan di antara mereka, ada beberapa kesamaan.
Apakah Anda seorang spesialis atau pemimpin dalam manajemen proyek pemasaran, apakah Anda mewakili manajemen proyek untuk agensi kreatif, setiap proyek adalah sebuah proses yang diatur dan terorganisir. Untuk menggambarkan hal ini dengan cara yang mudah, mari kita gunakan definisi sederhana yang diberikan oleh projectmanager.com: Manajemen proyek adalah disiplin perencanaan, pelaksanaan, dan penyelesaian proyek. Setiap istilah dalam definisi ini dapat dianggap sebagai topik yang terpisah, tetapi bukan itu yang ingin kami tekankan. Apa yang harus Anda lihat adalah prosesnya.
Definisi di atas melihat manajemen proyek sebagai sebuah proses yang terdiri dari tiga langkah. Namun proses ini dapat dipecah menjadi empat, lima, dan enam langkah. Namun demikian, masing-masing mencakup beberapa kelompok elemen lain, proses yang lebih kecil, penugasan, dan - tentu saja - tantangan. Proses ini memiliki istilahnya sendiri. Ini adalah siklus hidup manajemen proyek. Dan yang paling banyak digunakan adalah versi dengan lima fase. Dikembangkan oleh Project Management Institute, ini mencakup konsepsi dan inisiasi, perencanaan, eksekusi, kinerja/pemantauan, dan penutupan proyek.
Karena topik utama artikel ini adalah tentang menyatukan dua peran - manajer proyek dan manajer sumber daya - ada baiknya kita tinggal sejenak dan mengintip lebih dekat pada gambar di atas. Mengapa? Karena seorang manajer sumber daya mengambil bagian dalam banyak fase yang ditunjukkan di atas dan proses yang terlibat dalam setiap fase.
[Sumber: Laporan tahunan "Keadaan Manajemen Proyek", Wellington 2020].
Untuk memvisualisasikan pentingnya manajemen sumber daya (atau manajer sumber daya - untuk lebih jelasnya), mari kita gunakan ringkasan penelitian tahunan The State of Project Management yang diperkenalkan oleh perusahaan Wellington. Berkat APM Body of Knowledge, manajemen pemanfaatan sumber daya didefinisikan sebagai:
"(...) memperoleh, mengalokasikan, dan mengelola sumber daya, seperti individu dan keterampilan, keuangan, teknologi, material, mesin, dan sumber daya alam yang diperlukan untuk sebuah proyek. Manajemen sumber daya memastikan bahwa sumber daya internal dan eksternal digunakan secara efektif tepat waktu dan sesuai anggaran."
Ini bukanlah definisi termudah yang pernah dibuat, karena istilah-istilahnya yang ambigu sehingga bisa jadi cukup bagus untuk disertasi akademis. Namun tanpa menggali terlalu dalam, peran umum dari deskripsi pekerjaan manajer sumber daya adalah merencanakan, menjadwalkan, dan mengalokasikan sumber daya yang paling berguna dan paling tepat (sebagian besar adalah karyawan atau subkontraktor yang memiliki keahlian yang sesuai) untuk menyelesaikan sebuah proyek dengan ekspektasi yang dibutuhkan serta waktu dan anggaran yang telah ditentukan.
Ketika kita membandingkan definisi manajemen proyek dan manajemen sumber daya, sekilas mata kita akan melihat banyak kesamaan di antara deskripsi pekerjaan keduanya. Jadi, bagaimana seorang manajer proyek berhubungan dengan manajer sumber daya?
Mungkin cara termudah untuk memahami perbedaan antara manajer sumber daya manusia dan manajer proyek adalah dengan menganalisis tingkat di mana mereka beroperasi:
Aspek lain yang membedakan PM dengan RM adalah kenyataan bahwa manajer proyek biasanya berurusan dengan serangkaian proses yang dibatasi oleh waktu. Proyek mereka memiliki jadwal yang tetap atau, misalnya, kalender sprint yang mereka patuhi. Seorang manajer sumber daya, di sisi lain, bekerja terus menerus karena mereka biasanya terlibat dalam semua proyek yang terjadi di perusahaan tertentu.
Manajer sumber daya biasanya bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya:
Manajer sumber daya memainkan peran penting dalam mengawasi alokasi sumber daya, memenuhi permintaan sumber daya, dan memastikan keberhasilan proyek, sehingga berkontribusi secara signifikan terhadap produktivitas organisasi dan tujuan strategis.
Manajer Sumber Daya berkolaborasi dengan beberapa tim sumber daya manusia dalam organisasi:
Manajer Sumber Daya mungkin berharap untuk bekerja dengan departemen lain juga, tergantung pada sumber daya, ukuran, dan struktur perusahaan. Seperti yang dikatakan oleh Neil Whitten: Manajer Sumber Daya memiliki pekerjaan yang hampir mustahil-dengan tuntutan yang datang dari segala arah yang bisa dibayangkan-namun merupakan pekerjaan yang dapat memberikan dampak yang sangat besar terhadap kesuksesan organisasi.
Manajemen sumber daya yang efektif merupakan faktor penting dalam manajemen proyek yang sukses. Akan lebih mudah untuk mengoordinasikan sebuah proyek jika Anda memiliki tim yang mampu memenuhi kebutuhan sumber dayanya sendiri (baik dari segi keterampilan maupun ketersediaan). Perusahaan biasanya mulai menyadari konsekuensi negatif dari manajemen sumber daya yang buruk ketika mereka tumbuh. Dalam organisasi kecil, sangat mungkin bagi PM untuk menugaskan tim mereka sendiri atau mendapatkan saran dari manajemen ketika ada konflik sumber daya. Ketika ada lebih banyak proyek, lebih banyak karyawan, dan lebih banyak PM, ini adalah saat yang tepat untuk memperkenalkan manajer sumber daya ke tim Anda.
Perlu diingat bahwa manajer sumber daya khusus sangat membantu, namun ini bukan satu-satunya cara untuk membuat keputusan perencanaan sumber daya yang lebih baik. Bahkan sebelum Anda mempekerjakan manajer sumber daya pertama Anda, Anda bisa mendukung manajer proyek Anda dengan memberikan akses ke perangkat lunak manajemen sumber daya SaaS khusus.
Pakar penjadwalan sumber daya dan manajer proyek yang sukses menyebut Teamdeck sebagai alat manajemen sumber daya favorit mereka. Aplikasi kami membantu menjadwalkan sumber daya, memantau beban kerja, dan mengukur kinerja mereka. Kalender sumber daya Teamdeck menunjukkan siapa yang tersedia, siapa yang sibuk, dan siapa yang sedang berlibur: menugaskan orang ke proyek jauh lebih mudah dengan cara ini. Ingin melihat alat kami beraksi? Jadwalkan panggilan dengan Aniela.
Perangkat lunak manajemen sumber daya seperti Teamdeck membantu menyederhanakan proses alokasi sumber daya, sehingga lebih mudah mengelola sumber daya secara efektif. Ini mengurangi kemungkinan penggunaan yang berlebihan dan memastikan bahwa sumber daya dialokasikan secara optimal.
Penggunaan alat bantu manajemen sumber daya dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi manajemen proyek. Alat-alat ini memberikan pandangan yang jelas tentang ketersediaan sumber daya, keterampilan, dan alokasi, yang membantu dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek yang lebih baik.
Teknologi memainkan peran penting dalam manajemen sumber daya. Solusi perangkat lunak canggih menawarkan fitur-fitur seperti pelacakan waktu nyata, penjadwalan otomatis, dan pelaporan terperinci, yang membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat terkait alokasi sumber daya.
Pengelolaan sumber daya bukan tanpa tantangan. Isu-isu seperti kelangkaan sumber daya, pemanfaatan yang berlebihan, dan pemanfaatan yang kurang dapat menimbulkan rintangan yang signifikan. Manajemen sumber daya yang efektif membutuhkan perencanaan yang matang, pemantauan yang berkelanjutan, dan intervensi yang tepat waktu.
Untuk mengatasi tantangan manajemen sumber daya, perusahaan dapat mengadopsi beberapa strategi. Strategi tersebut meliputi perencanaan kapasitas secara teratur, pelatihan dan pengembangan sumber daya yang berkelanjutan, dan penggunaan alat manajemen sumber daya yang canggih.
Bidang manajemen sumber daya terus berkembang. Tren yang muncul seperti penggunaan kecerdasan buatan, pembelajaran mesin, dan analitik data diharapkan dapat merevolusi cara pengelolaan sumber daya di masa depan.
Kesimpulannya, peran manajer proyek dan manajer sumber daya sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan proyek dalam organisasi mana pun. Meskipun tanggung jawab mereka mungkin tumpang tindih di beberapa bidang, setiap peran membawa seperangkat keterampilan dan perspektif unik yang sangat penting untuk mencapai tujuan proyek. Memahami peran-peran ini dan bagaimana mereka saling melengkapi satu sama lain sangat penting bagi setiap perusahaan yang ingin meningkatkan kemampuan manajemen proyeknya.
Manajer Proyek: Para profesional ini bertanggung jawab atas keseluruhan pelaksanaan dan penyelesaian proyek. Mereka mengoordinasikan upaya tim proyek, mengelola jadwal proyek, mengawasi anggaran, dan memastikan bahwa hasil proyek memenuhi standar yang diperlukan. Manajer proyek adalah komunikator utama dalam sebuah proyek, bekerja sama dengan para pemangku kepentingan, anggota tim, dan mitra eksternal untuk memastikan bahwa semua orang selaras dan bekerja menuju tujuan yang sama. Mereka juga mengidentifikasi risiko dan peluang, membuat keputusan strategis untuk menjaga proyek tetap berada di jalurnya.
Manajer Sumber Daya: Di sisi lain, manajer sumber daya beroperasi pada tingkat yang lebih luas. Mereka mengawasi alokasi dan pengelolaan sumber daya di berbagai proyek dalam organisasi. Fokus utama mereka adalah memastikan bahwa sumber daya yang tepat tersedia pada waktu yang tepat, dengan keterampilan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan proyek. Manajer sumber daya bekerja sama dengan manajer proyek untuk menyelesaikan konflik, merealokasi sumber daya sesuai kebutuhan, dan mendukung proses perencanaan sumber daya secara keseluruhan. Mereka juga memainkan peran penting dalam perencanaan kapasitas, pengembangan tenaga kerja, dan terkadang bahkan tugas-tugas yang berhubungan dengan SDM seperti perekrutan dan pelatihan.
Sinergi Antara Manajer Proyek dan Sumber Daya: Kolaborasi antara manajer proyek dan manajer sumber daya sangat penting untuk hasil proyek yang optimal. Sementara manajer proyek fokus pada proyek-proyek individual, manajer sumber daya memastikan bahwa sumber daya organisasi digunakan secara efisien di semua proyek. Sinergi ini membantu menyeimbangkan beban kerja, menghindari kekurangan sumber daya, dan memaksimalkan produktivitas tim proyek. Hal ini juga memungkinkan perencanaan yang lebih strategis dan pandangan ke depan yang lebih baik, karena manajer sumber daya dapat memberikan pandangan yang lebih luas tentang ketersediaan dan kendala sumber daya.
Pentingnya Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya: Penggunaan perangkat lunak manajemen sumber daya khusus, seperti Teamdeck, dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajer proyek dan manajer sumber daya. Alat-alat ini menyediakan platform terpusat untuk melacak ketersediaan sumber daya, keterampilan, dan penugasan. Perangkat lunak ini menawarkan wawasan waktu nyata, penjadwalan otomatis, dan pelaporan terperinci, yang sangat berharga untuk mengambil keputusan yang tepat. Dengan memanfaatkan perangkat lunak semacam itu, organisasi dapat meningkatkan proses perencanaan sumber daya mereka, mengurangi risiko penggunaan sumber daya yang berlebihan atau kurang, dan memastikan bahwa proyek-proyek dikelola dengan tepat.
Menghadapi Tantangan dan Tren Masa Depan: Manajemen sumber daya yang efektif bukannya tanpa tantangan. Organisasi harus menavigasi isu-isu seperti kelangkaan sumber daya, perubahan persyaratan proyek, dan menjaga keseimbangan antara beberapa proyek. Namun, dengan strategi dan alat bantu yang tepat, tantangan-tantangan ini dapat dikelola secara efektif. Perencanaan kapasitas secara teratur, pelatihan dan pengembangan yang berkelanjutan, serta penggunaan teknologi canggih seperti kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin adalah beberapa strategi yang dapat membantu organisasi untuk tetap unggul.
Ke depannya, bidang manajemen sumber daya akan terus berkembang dengan integrasi teknologi baru. AI dan pembelajaran mesin, misalnya, dapat memberikan analisis prediktif, membantu manajer memperkirakan kebutuhan sumber daya dan mengidentifikasi potensi masalah sebelum masalah tersebut muncul. Pendekatan proaktif terhadap manajemen sumber daya ini dapat menghasilkan eksekusi proyek yang lebih efisien dan hasil yang lebih baik.
Pikiran Akhir: Pada akhirnya, manajer proyek dan manajer sumber daya sangat diperlukan dalam kerangka kerja manajemen proyek organisasi. Dengan memahami peran mereka yang berbeda dan memanfaatkan kekuatan unik mereka, perusahaan dapat mencapai pendekatan yang lebih kohesif dan efektif dalam mengelola proyek. Berinvestasi dalam alat dan strategi manajemen sumber daya tidak hanya mendukung peran-peran ini, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan keberhasilan organisasi secara keseluruhan. Melalui kolaborasi yang efektif dan perencanaan strategis, manajer proyek dan manajer sumber daya dapat mendorong proyek hingga selesai dengan sukses, memastikan bahwa sumber daya digunakan secara optimal dan tujuan tercapai dalam jangka waktu dan anggaran yang diinginkan. Pendekatan holistik untuk manajemen proyek dan sumber daya ini adalah kunci untuk mendorong lingkungan proyek yang produktif dan berkelanjutan di organisasi mana pun.
Lengkap manajemen sumber daya manusia solusi untuk tim di kantor dan tim jarak jauh
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...