Beranda " Blog " Manajemen Sumber Daya yang Efektif - Perspektif Manajer Proyek

Ketika merencanakan sebuah proyek, Anda harus selalu memikirkan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Membuat daftar peran dan keterampilan yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek, mencari orang yang tepat di perusahaan Anda, mengatur jadwal dan beban kerja mereka - semua ini terlibat dalam manajemen sumber daya. Bagaimana cara melakukannya dengan sukses? Artikel blog ini akan memberi Anda beberapa praktik terbaik untuk mengelola sumber daya dalam lingkungan berbasis proyek.

Apa yang akan Anda dapatkan berkat artikel ini:

Catatan: Sumber daya dapat berupa orang dengan kualifikasi tertentu, peralatan, atau bahkan sejumlah waktu atau uang. Namun, dalam artikel ini, kami akan fokus secara eksklusif pada manajemen sumber daya yang dipahami sebagai manajemen tim proyek.

Apa yang dimaksud dengan manajemen sumber daya dalam manajemen proyek?

Panduan PMBOK® terbaru menyatakannya dengan baik, dengan mengatakan:

PManajemen Sumber Daya Proyek mencakup proses untuk mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya yang diperlukan untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Proses-proses ini membantu memastikan bahwa sumber daya yang tepat akan tersedia kepada manajer proyek dan tim proyek pada waktu dan tempat yang tepat.

Seperti itu, manajemen sumber daya proyek mengharuskan Anda untuk menavigasi berbagai proses: mulai dari mendefinisikan kebutuhan proyek dan mendapatkan sumber daya yang sesuai hingga mengelola tim Anda selama proyek berlangsung dan mengukur kinerjanya.

Manajemen sumber daya yang efektif
Apakah manajemen sumber daya yang efektif dapat dilakukan tanpa bantuan perangkat lunak manajemen proyek? [Layar dari perangkat lunak manajemen sumber daya]

Manajemen sumber daya yang efektif mensyaratkan agar proyek dapat diselesaikan dengan sukses: tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai dengan persyaratan. Hal ini bukanlah hal yang mudah untuk dicapai. Untungnya, ada beberapa langkah yang bisa Anda lakukan pada berbagai tahap siklus hidup proyek untuk meningkatkan peluang menyelesaikan pekerjaan. Dalam artikel ini, kita akan melihat lebih dekat pada beberapa praktik terbaik manajemen sumber daya yang sukses.

1. Manajemen sumber daya yang efektif tanpa mengetahui proyek luar dalam?

Sebagai manajer proyek atau manajer sumber dayaAnda harus cukup penasaran dengan proyek itu sendiri. Apa tujuan bisnis di baliknya? Kebutuhan pengguna mana yang ingin Anda penuhi? Apa tujuan akhir untuk klien? Setelah menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang proyek lebih dari sekadar mengetahui cakupannya (yang juga penting, tentu saja). Upaya ekstra yang Anda lakukan untuk mempersiapkan pada tahap ini mungkin akan terbayar nanti: sebagai permulaan, Anda akan memiliki lebih banyak argumen saat mendiskusikan skenario yang berbeda dengan klien, tetapi perlu diingat bahwa PM yang berpengetahuan luas juga sangat membantu tim.

Cobalah untuk mendapatkan banyak informasi tentang klien/pemangku kepentingan. Mungkin beberapa kolega Anda sudah pernah berkolaborasi dengan mereka? Semakin banyak Anda tahu tentang apa yang diharapkan dalam hal proses, alat, dan etika kerja yang disukai, semakin siap Anda untuk menangani tantangan di masa depan.

Manajemen sumber daya yang efektif
Penjadwalan berbasis keterampilan muncul dalam proses manajemen sumber daya yang efektif

Terakhir, tanyakan juga tentang kendala yang mungkin terjadi. Menyadari pertimbangan waktu atau anggaran akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik di sepanjang jalan.

2. Pahami siapa dan apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek Anda

Setelah Anda memiliki gagasan yang baik tentang proyek tersebut, Anda siap untuk mulai membuat estimasi proyek. Anda harus membuat daftar sumber daya (misalnya, peran) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas proyek. Kemudian, Anda harus memperkirakan kapasitas yang dibutuhkan.

Tentu saja, Anda akan mendapatkan keuntungan dari pengalaman PM Anda di sini dan berkontribusi dalam membuat estimasi. Namun, jangan takut untuk meminta orang lain untuk berpartisipasi dalam proses ini dan memberikan penilaian ahli mereka.

3. Dapatkan wawasan yang baik tentang sumber daya yang dibutuhkan sebagai tantangan utama untuk manajemen sumber daya yang efektif?

Di sinilah hal-hal yang mungkin sedikit membingungkan. Mengapa? Tergantung pada ukuran dan struktur perusahaan Anda, Anda mungkin perlu menjelajahi kumpulan ratusan atau ribuan karyawan.

Untungnya, bagian dari proses ini juga relatif mudah ditangani dengan menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya. Bayangkan Anda memiliki daftar sumber daya, bersama dengan kapasitas, ketersediaan, dan kompetensinya. Yang harus Anda lakukan adalah memesan sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan proyek Anda. Perangkat lunak penjadwalan sumber dayaTeamdeck kami sendiri, salah satunya, melakukan hal tersebut.

Anda dapat menyaring sumber daya organisasi Anda berdasarkan keahlian/lokasi kantor/senioritas atau dimensi khusus lainnya yang Anda butuhkan. Dari kumpulan orang yang sesuai, Anda tinggal memilih orang yang tersedia selama periode yang Anda bayangkan untuk proyek tersebut. Selesai!

Manajemen sumber daya yang efektif membutuhkan solusi manajemen sumber daya yang baik

Teamdeck memungkinkan Anda menyaring sumber daya yang tersedia berdasarkan jabatan atau tarif proyek. Ini secara dramatis menyederhanakan alokasi sumber daya. 

Ketika memutuskan siapa yang akan ditugaskan untuk proyek ini, Anda mungkin ingin mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:

  • Anggaran - lakukan beberapa perhitungan dan lihat sumber daya mana yang paling masuk akal dari segi anggaran. Misalnya, mungkin saja Anda lebih baik bekerja sama dengan orang yang lebih berpengalaman dengan tarif yang lebih tinggi karena keahlian mereka akan memangkas biaya. Skenario sebaliknya juga mungkin terjadi; inilah mengapa Anda perlu memperkirakan rute yang berbeda dengan hati-hati.
  • Pengalaman masa lalu dari anggota tim potensial (sekali lagi, perangkat lunak manajemen sumber daya atau hanya perencana sumber daya mungkin berguna di sini dengan semua data historis yang dikumpulkan di sana) - apakah mereka pernah mengerjakan proyek serupa sebelumnya? Jika ya, ini bisa menjadi aset - mereka cenderung bekerja dengan baik dalam kondisi yang sama. Di sisi lain, bagaimanapun juga, mungkin akan lebih menarik bagi karyawan itu sendiri untuk mendapatkan kesempatan mengerjakan sesuatu yang berbeda dan berpotensi lebih menarik.
  • Potensi perubahan - cobalah untuk memperhitungkan beberapa pergeseran dalam hal, misalnya, lamanya proyek. Dengan mengingat hal itu, mungkin bukan ide yang bagus untuk sangat bergantung pada rekan tim yang tersedia untuk periode proyek yang direncanakan, tetapi pergi berlibur panjang hanya beberapa hari setelah perkiraan penyelesaian. Jika jadwal Anda berubah, Anda akan menghadapi tantangan yang signifikan.

4. Mulai dengan kaki kanan

Mengatakan bahwa Anda hanya memiliki satu kesempatan untuk memberikan kesan pertama yang baik mungkin klise, namun dalam manajemen sumber daya yang efektif, hal tersebut permulaan proyek Fase ini sangat penting. Inilah saatnya Anda mengenal tim Anda dan membangun kehadiran Anda. Pastikan Anda membahas poin-poin berikut ini:

  • mengkomunikasikan ruang lingkup dan hasil yang diinginkan dari proyek kepada tim Anda,
  • menetapkan ekspektasi terkait peran mereka: Anda ingin semua orang mengetahui dengan jelas apa yang harus mereka lakukan dalam proyek ini,
  • buatlah rencana untuk berkomunikasi dengan tim Anda dan klien (misalnya, stand-up harian dan tinjauan sprint mingguan),
  • memastikan semua orang di tim Anda memiliki akses ke semua alat bantu yang diperlukan (baik online maupun offline).

Lihatlah daftar sumber daya ini yang mungkin berguna bagi Anda di sepanjang siklus hidup proyek, terutama di awal proyek baru:

  • Pelajari cara untuk lebih jujur kepada tim Anda: transparansi proyek
  • Ciptakan lingkungan kerja online yang hebat dengan ini Aplikasi Slack yang meningkatkan produktivitas.
  • Apakah rencana sumber daya Anda melibatkan pekerja lepas atau kontributor paruh waktu? Pelajari cara untuk mengelola karyawan paruh waktu secara efektif.
  • Bagaimana jika Anda perlu menugaskan orang tambahan untuk tim Anda? Ini adalah cara untuk memasukkan anggota tim baru ke dalam tim proyek Anda.

5. Rangkullah perubahan 

Jika Anda menggunakan metodologi manajemen proyek yang lincah, Anda mungkin tidak takut dengan perubahan proyek. Fleksibilitas yang sehat merupakan bagian integral dari pekerjaan dan bereaksi terhadap, katakanlah, umpan balik pengguna yang masuk adalah hal yang pada akhirnya memengaruhi keberhasilan proyek.

Namun, perubahan lainnya tentu saja tidak begitu disambut baik: perencanaan kapasitas sumber daya akan menjadi contoh yang baik di sini. Orang jatuh sakit, berganti pekerjaan, mengalami patah kaki, dll. Anda harus siap untuk mengalokasikan sumber daya baru untuk tim Anda atau mengubah kapasitas di mana anggota tim saat ini terlibat.

Perencanaan proyek yang fleksibel juga akan berguna di sini: jika Anda membuat estimasi yang cukup besar berdasarkan skenario terburuk/terbaik, Anda mungkin memiliki ruang gerak yang sangat dibutuhkan ketika terjadi perubahan.

6. Mengukur kinerja tim Anda

Manajemen proyek berbasis data mungkin akan mendapatkan banyak daya tarik dalam proyek-proyek di masa depan, karena alasan sederhana bahwa hal ini membuat PM lebih efektif dalam apa yang mereka lakukan. Data adalah sumber informasi dan pola tentang tim Anda. Data juga dapat mengkonfirmasi atau menyanggah dugaan Anda. Terakhir, tidak ada argumen yang lebih baik ketika mencoba menyampaikan suatu hal. Jika Anda dapat mendukung keputusan Anda dengan data, Anda akan merasa lebih nyaman dalam menjalankannya.

Di sisi lain, mengumpulkan data tanpa mengetahui apa yang harus diukur dan bagaimana cara mengukurnya akan membuat Anda berisiko tersesat di tengah kebisingan. Sebagai permulaan, Anda mungkin ingin mengumpulkan data yang memungkinkan Anda untuk mengukur kinerja sumber daya proyek Anda (BTW semua laporan ini dapat dengan mudah dibuat dengan Teamdeck):

  • Mengukur proyek pemanfaatan sumber daya. Anda dapat melacak dua aspek berbeda dari pemanfaatan tim. Pertama, bandingkan total ketersediaan sumber daya Anda dengan jadwal proyek. Ini akan menunjukkan kepada Anda apa yang direncanakan dari pemanfaatan tim Anda. Perhitungan ini harus dilakukan sedini mungkin, karena dapat membantu Anda menemukan area yang harus ditingkatkan (misalnya, tugas yang dialihkan dari satu karyawan ke karyawan lain karena potensi pemanfaatan yang berlebihan).
    Setelah tim Anda mengerjakan proyek dan mencatat waktu mereka, Anda dapat menggunakan lembar waktu mereka untuk menghitung pemanfaatan tim yang sebenarnya. Bandingkan waktu yang dilacak dengan ketersediaan tim Anda untuk melihat apakah beban kerja dibagi secara merata.  
Pemanfaatan sumber daya selama perencanaan proyek memecahkan tantangan manajemen sumber daya

Dengan ketinggian bar yang menandakan tingkat pemanfaatan, Anda dapat dengan cepat menemukan orang-orang yang dapat dimanfaatkan dengan lebih baik. 

  • Bandingkan perkiraan dengan aktual. Menempatkan estimasi jam kerja di samping jam kerja aktual yang dicatat oleh tim Anda akan menunjukkan keakuratan rencana proyek Anda. Anda tidak perlu mengharapkan estimasi dan aktual untuk sama persis; tujuan dari latihan ini bukanlah untuk membuktikan bahwa rencana awal Anda meleset. Kami lebih tertarik untuk mempelajari di mana dan kapan ketidaksesuaian ini terjadi. Mungkin ada bagian tertentu dari proyek yang terlalu diremehkan. Dengan mengukur hal ini, Anda dapat menentukan titik lemah dan mengoptimalkannya lebih awal.

  • Melacak anggaran proyek. Setiap jam kerja yang dilakukan tim Anda dalam proyek dihitung ke dalam anggaran, jadi Anda mungkin juga ingin memeriksa pengeluaran aktual terhadap anggaran yang diperkirakan. Ini adalah perhitungan yang sangat mirip dengan perhitungan sebelumnya (estimasi vs aktual). Perbedaannya di sini adalah Anda perlu memberikan nilai uang untuk jam kerja yang dihabiskan oleh tim Anda dalam proyek.
Visualisasikan tingkat pembakaran anggaran proyek dengan Teamdeck

Efektif perencanaan sumber daya dan manajemen melibatkan pemahaman proyek dengan sangat baik dan secara aktif memantau kemajuannya, tidak hanya dalam hal tugas yang diselesaikan, tetapi juga dalam mempertahankan beban kerja dan pemanfaatan tim yang optimal. Ini adalah proses yang memiliki banyak sisi, namun Anda dapat menavigasi kompleksitas tersebut dengan sukses dengan teknologi yang tepat.

Misi Teamdeck adalah memungkinkan manajemen sumber daya yang efektif - untuk membuatnya jauh lebih mudah bagi tim dengan berbagai ukuran. Kami sangat bangga karena aplikasi kami digunakan untuk menyatukan tim yang mengerjakan proyek konstruksi ambisius, mendorong batas kreativitas, atau mengubah dunia menjadi lebih baik dengan kampanye nirlaba yang berdampak.

Jika Anda ingin merampingkan alokasi sumber daya dan hindari konflik penjadwalan, Teamdeck mungkin merupakan alat yang tepat untuk Anda - daftar sekarang juga. Kami akan dengan senang hati menyambut Anda ke dalam daftar klien kami.

Apakah Anda yakin tidak memerlukan strategi manajemen sumber daya yang lebih efektif?

Hemat waktu dan uang dengan proyek perangkat lunak perencanaan sumber daya dan meningkatkan keefektifan proses manajemen sumber daya

Posting terkait