Beberapa bulan yang lalu, sebuah platform online terkenal untuk manajer proyek-Project-Management.com-menerbitkan cerita tentang 10 penyebab utama kegagalan proyek. Dengan membaca sekilas teks ini, Anda tidak akan menemukan apa pun tentang manajemen ruang lingkup proyek. Namun ketika Anda membacanya secara menyeluruh, Anda akan melihat bahwa faktor-faktor yang dijelaskan oleh penulis sangat berhubungan dengan mendefinisikan dan mengendalikan ruang lingkup proyek.
Apa yang akan Anda dapatkan berkat artikel ini:
Persiapan yang buruk dianggap sebagai penyebab kegagalan nomor 1, diikuti oleh dokumentasi dan pelacakan yang tidak memadai. Daftar ini ditutup oleh mengabaikan rambu-rambu peringatan proyek. Kami menyebutkan hal ini karena postingan blog ini dimaksudkan untuk membantu Anda mengurangi atau menghilangkan bahaya-bahaya ini dengan cara mengelola ruang lingkup proyek secara efektif.
Baca terus untuk mengetahui bahwa manajemen ruang lingkup dimulai dengan persiapan dan terkait erat dengan dokumentasi yang tepat dan pemantauan kemajuan proyek. Bagaimana dengan tanda-tanda peringatan proyek? Anda akan melihat bahwa salah satu tanda yang lebih tidak menyenangkan adalah ruang lingkup merayap. Untungnya, manajemen ruang lingkup yang sukses dapat membantu Anda menghindarinya.
Mari kita mulai dengan mendefinisikan istilah-istilah terpenting yang akan kita gunakan dalam panduan ini:
Apa saja cakupannya?
Seperti yang biasa dikatakan oleh para filsuf, tanpa pemahaman tentang istilah yang kita gunakan, maka tidak akan ada pemahaman sama sekali. Jadi, apa yang dimaksud dengan "ruang lingkup"?
Mari kita mulai dengan definisi yang diberikan oleh institusi dari luar lingkaran manajemen proyek - oleh Kamus Oxford. Berkat mereka, kita dapat membaca tentang dua arti dari ruang lingkup istilah. Pertama, ruang lingkupnya hanyalah potensi, peluang, dan kapasitas sumber dayakemungkinan untuk berubah, mencapai, melakukan sesuatu. Namun arti kedua cukup dekat dengan masyarakat manajemen proyek yang membuatnya layak untuk dikutip. Lingkup adalah:
(...) berbagai hal yang ditangani oleh suatu subjek, organisasi, kegiatan, dll.
(Kamus Oxford)
Jika kita membandingkan definisi di atas dengan definisi yang diwakili oleh yang sudah dikenal luas di kalangan manajer proyek, Anda akan melihat hubungannya.
Berkat Association for Project Management, kami mengetahui bahwa "ruang lingkup" mengacu pada keseluruhan hasil, keluaran, dan manfaat serta pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Dapat dikatakan, ini adalah pekerjaan dan/atau karyawan yang memiliki keterampilan yang tepat yang diperlukan untuk menghasilkan semua persyaratan proyek tersebut (yaitu, untuk menghasilkan produk dengan sukses).
Perlu disebutkan untuk menghindari kesalahpahaman. Makna ini sedikit lebih luas daripada yang terdengar mirip - yang cakupan produk. Cakupan produk - secara umum - merinci fitur dan fungsi produk atau layanan. Sementara:
Ruang lingkup proyek adalah pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk sesuai dengan ruang lingkup produk (fungsi dan fitur yang diperlukan)
(Wrike.com)
Dengan mengingat hal ini, apa yang dimaksud dengan manajemen ruang lingkup proyek? Untuk Asosiasi Manajemen Proyek:
Manajemen ruang lingkup adalah proses di mana keluaran, hasil, dan manfaat diidentifikasi, didefinisikan, dan dikendalikan. 'Lingkup' adalah istilah yang digunakan dalam manajemen proyek untuk merujuk pada totalitas keluaran, hasil, dan manfaat serta pekerjaan yang diperlukan untuk menghasilkannya.
(APM Body of Knowledge, edisi ke-7)
Tetapi dalam versi yang lebih lama, dari Panduan PMBOK®Edisi ke-6, Cetakan ke-6 perspektif, manajemen ruang lingkup proyek adalah proses yang memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa proyek tersebut mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan.
Sederhananya, manajemen ruang lingkup proyek berkat edisi ke-7 dapat diartikan sebagai waktu dan langkah-langkah (sebuah proses) untuk memperoleh dan mendokumentasikan pengetahuan tentang semua aspek proyek. Dan hasil dari proses manajemen ruang lingkup proyek adalah daftar segala sesuatu yang harus ada dalam rencana proyek (tugas dan subtugas, anggaran, tanggung jawab, dll).
Namun, edisi ke-6 menekankan pada pekerjaan yang diperlukan (dan/atau karyawan yang tepat dan berpengalaman), pekerjaan yang dibutuhkan oleh proyek. Dari perspektif terakhir, seorang manajer proyek harus fokus pada orang atau - seperti yang seharusnya dikatakan - sumber daya yang mampu (berkat keterampilan dan pengalaman mereka) untuk menyelesaikan proyek dengan persyaratan yang diharapkan dalam waktu yang diharapkan.
Pada bagian akhir bab ini, mari kita rangkum dengan kutipan dari Panduan untuk Badan Pengetahuan Manajemen Proyek
Mengelola ruang lingkup proyek terutama berkaitan dengan mendefinisikan dan mengendalikan apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek.
(Panduan PMBOK®, Edisi ke-7)
Pesaing kami dan juga proyek terkenal perangkat lunak manajemen sumber daya penyedia jasa menginformasikan di situs web mereka apa hasil dan tujuan dari proses manajemen ruang lingkup proyek.
Manajemen ruang lingkup proyek adalah proses yang membantu dalam menentukan dan mendokumentasikan daftar semua tujuan, tugas, hasil, tenggat waktu, dan anggaran proyek (...).
(Kissflow.com)
Seperti yang kita lihat, ini adalah inventaris segala sesuatu yang harus disertakan dalam rencana proyek. Dan manfaat utama dari manajemen ruang lingkup proyek adalah membantu Anda menyelesaikan proyek dengan sukses. Berkat proses ini, Anda tahu apa yang perlu dilakukan (dan apa yang tidak), sehingga Anda dapat mengelola tim dengan lebih percaya diri.
Manfaat lain dari proses ini meliputi:
Langkah-langkah yang tercantum di bawah ini didasarkan pada Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). Pastikan untuk memeriksa instruksi mereka jika Anda mencari rencana manajemen ruang lingkup yang komprehensif. Di bawah ini, Anda akan menemukan proses manajemen ruang lingkup yang memungkinkan Anda untuk menerapkannya untuk proyek Anda yang akan datang.
Perencanaan manajemen ruang lingkup harus dimulai dengan persiapan Anda di awal. Bahkan sebelum Anda mengumpulkan persyaratan dan menyusun ruang lingkup untuk proyek Anda, rencanakan bagaimana Anda akan melakukannya. Identifikasi pemangku kepentingan utama, namun lebih baik lagi semua pemangku kepentingan dan orang-orang yang akan memiliki sesuatu untuk dikatakan tentang ruang lingkup proyek ini.
Bertemu dengan tim Anda dan tentukan seperti apa proses pembuatan ruang lingkupnya. Akan sangat membantu jika Anda juga memikirkan kemungkinan perubahan pada ruang lingkup proyek Anda. Tentu saja, pada titik ini, Anda tidak akan tahu apa saja yang bisa berubah, tetapi Anda bisa menentukan apa yang terjadi jika perubahan terjadi.
Kumpulkan semua keputusan yang Anda buat di sini dalam rencana manajemen ruang lingkup. Ini akan menjadi dokumen panduan Anda untuk melakukan proses selanjutnya.
Saatnya untuk mengumpulkan persyaratan proyek: hal-hal yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan proyek Anda. Ini tidak sesederhana hanya dengan mendatangi klien Anda dan bertanya bagaimana Anda ingin produk akhir terlihat dan berperilaku? Mengumpulkan kebutuhan adalah proses penemuan, karena para pemangku kepentingan mungkin tidak tahu pada saat ini fitur-fitur tertentu yang harus disertakan dalam produk mereka (terutama jika Anda ditugaskan untuk mengelola proyek yang berhubungan dengan pengembangan perangkat lunak). )
Memang, klien Anda mungkin tidak memiliki visi yang tepat tentang produk akhir, tetapi mereka mungkin menyadari tujuan bisnis yang harus dicapai oleh proyek ini. Anda bisa membuat serangkaian lokakarya dan wawancara untuk mengungkap kebutuhan pengguna dan, sebagai hasilnya, menetapkan persyaratan.
Cara lain untuk mengumpulkan persyaratan berdasarkan data adalah melakukan serangkaian pengujian dengan prototipe untuk melihat fitur dan fungsi mana yang menerima reaksi paling positif dari audiens target.
Anda juga dapat melakukan benchmarking untuk membandingkan kebutuhan potensial Anda dengan praktik terbaik industri.
Setelah Anda mendapatkan daftar persyaratan yang berbeda (fitur dan fungsi, tujuan bisnis, proses yang diperlukan untuk menghasilkan produk, kriteria penerimaan), Anda dapat mencoba mendefinisikan ruang lingkup. Ingatlah bahwa biasanya, tidak semua elemen yang Anda kumpulkan pada awalnya akan masuk ke dalam ruang lingkup proyek akhir.
Mendefinisikan cakupan proyek berarti membuat apa yang disebut dokumen pernyataan cakupan. Pernyataan ruang lingkup adalah tempat Anda mendokumentasikan ruang lingkup proyek yang terdiri dari:
Langkah ini akan membantu Anda memvisualisasikan ruang lingkup dengan lebih baik dan memecahnya menjadi elemen-elemen yang lebih kecil. Struktur rincian kerja adalah kerangka kerja hirarkis dari hasil kerja yang sesuai dengan keluaran proyek.
Secara tradisional, WBS menggambarkan apa dan tidak bagaimanasehingga Anda harus fokus pada hasil, bukan pada aktivitas (mis, pembayaran daripada merancang/mengembangkan/menguji jalur pembayaran). Cara lain untuk memikirkannya adalah bahwa WBS menggambarkan "apa yang akan diterima klien," bukan "tindakan apa yang akan dilakukan oleh tim proyek." Namun, beberapa manajer proyek memperlakukannya lebih seperti perincian tugas dan subtugas, yang juga merupakan dokumen yang bermanfaat.
Mengapa Anda harus repot-repot membuat WBS? Pertama-tama, akan lebih mudah untuk membuat jadwal ketika Anda melihat hasil kerja yang dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Anda juga dapat membuat dan mengalokasikan tugas dengan lebih nyaman, dengan memiliki WBS yang dapat Anda andalkan.
Akhirnya, struktur hierarki seperti itu membuatnya lebih cepat untuk memahami ruang lingkup proyek, terutama jika seseorang adalah seorang pemikir visual. Tidak yakin apakah Anda termasuk orang yang seperti itu? Lihat panduan kami Spencatatan untuk Manajer Proyek untuk melihat bagaimana Anda dapat mengambil manfaat dari pemikiran visual dalam manajemen proyek.
Anda memiliki pernyataan ruang lingkup proyek dan WBS, sehingga Anda tahu apa yang harus dimasukkan dalam proyek. Sekarang, Anda membutuhkan para pemangku kepentingan untuk memvalidasi dan menandatangani ruang lingkup tersebut. Tinjau ulang untuk melihat apakah ada ambiguitas dan coba selesaikan sebelum pekerjaan proyek dimulai. Dengan cara ini, Anda dapat mengurangi kemungkinan ruang lingkup merayap.
Saat proyek berlangsung, Anda harus mengontrol ruang lingkupnya. Pantau apa yang telah dilakukan vs apa yang seharusnya dilakukan. Selama proses tersebut, Anda mungkin akan menemukan alat bantu berikut ini berguna:
Bandingkan laporan proyek dengan ruang lingkup dan jadwal manajemen proyek untuk melihat apakah jadwal, beban kerja, tugas yang diselesaikan, dll. sesuai dengan perkiraan Anda.
Proses mengelola ruang lingkup proyek Anda mungkin tampak rumit, terutama mengingat banyaknya persiapan yang harus dilakukan. Namun, begitu Anda mencobanya, Anda akan melihat bahwa dokumen yang Anda buat di awal proses (rencana manajemen ruang lingkup dan pernyataan ruang lingkup proyek) akan sangat membantu Anda di kemudian hari dan memungkinkan Anda untuk memberikan produk atau layanan yang sedang dikerjakan oleh tim Anda.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...