Absensi jarang mendapatkan banyak pemberitaan yang baik di kalangan karyawan. Harus diakui, absen sering kali sesuai dengan reputasinya yang buruk: tidak ada yang suka menandatangani banyak kertas hanya untuk "membuktikan" bahwa mereka telah bekerja dalam jumlah tertentu. Di sisi lain, di sisi lain, timesheet dapat benar-benar bermanfaat bagi manajer dan anggota tim mereka.
Apa yang akan Anda pelajari dari artikel ini:
- Kasus penggunaan manajemen absensi karyawan yang efektif
- Perusahaan mana yang telah dipilih perangkat lunak manajemen sumber daya sebagai sistem manajemen absensi mereka
- Apakah manajemen absensi dan pelacakan itu jahat?
Mari kita mulai dengan pertanyaan yang ada:
Apa yang dimaksud dengan manajemen timesheet?
Sederhananya: manajemen absensi adalah praktik pemantauan dan analisis absensi karyawan dan pelacakan waktu (pencatatan jam kerja). Hal ini juga dapat melibatkan pengambilan tindakan yang berbeda, misalnya menghitung penggajian karyawan atau menagih klien berdasarkan lembar waktu ini.
Waktu kerja biasanya dirangkum pada selembar kertas, dan karena itu disebut timesheet. Saat ini, lembar waktu online jauh lebih populer, meskipun ada beberapa pilihan di sini juga: dari spreadsheet sederhana hingga alat bantu perangkat lunak bertenaga AI.
Seperti yang sudah saya sebutkan di bagian atas artikel ini, timesheet terkenal tidak populer di kalangan karyawan. Mari kita bahas topik ini dan mencoba menjawab pertanyaan yang sering diajukan:
Apakah lembar waktu itu jahat?
Belum tentu, tetapi pasti ada kasus-kasus di mana absen adalah pemborosan waktu yang dapat berkontribusi besar terhadap ketidakpuasan karyawan terhadap tempat kerja mereka.
Secara historis, timesheet telah menjadi cara untuk membuktikan bahwa seseorang telah melakukan pekerjaannya. Di situlah masalahnya. Pertama-tama, hal ini dapat dengan mudah menciptakan budaya di mana orang merasa bahwa absensi mereka lebih penting daripada hasil kerja mereka. Rasanya tidak menyenangkan jika harus membuktikan bahwa Anda telah bekerja atau bahwa Anda diawasi secara ketat (dan tepat waktu) oleh atasan Anda.
Selain itu, hal ini tidak memberikan insentif kepada orang-orang untuk menjadi lebih efisien dalam bekerja. Mengapa mencari solusi yang lebih baik jika Anda bisa mencatat lebih banyak waktu di absensi (dan mungkin dibayar lebih banyak)?
Ini bukan berarti bahwa membayar per jam selalu buruk, bahkan dalam pengaturan proyek. Meskipun dalam tulisan ini kami tidak membahas secara detail tentang penggunaan timesheet untuk menentukan penghasilan bulanan seseorang, kami memahami bahwa ini adalah kasus penggunaan yang penting bagi perusahaan yang misalnya bekerja dengan pekerja lepas. Inilah mengapa kami telah membuat bagian terpisah panduan untuk menghitung penggajian karyawan.
Akhirnya, orang sangat buruk dalam mengingat berapa banyak waktu yang telah mereka habiskan untuk mengerjakan sesuatu. Inilah sebabnya mengapa mengisi lembar waktu di akhir minggu atau, lebih buruk lagi, sebulan lebih mirip dengan menulis fiksi penggemar daripada mengumpulkan data yang dapat diandalkan.
Secara keseluruhan, kita dapat mengatakan bahwa timesheet tidak banyak berpengaruh kecuali:
- Anda dan tim Anda memahami tujuan mereka dan melihat nilainya,
- Lembar waktu diisi secara teratur dan jujur,
- Data timesheet kuantitatif didukung dengan komunikasi reguler untuk mengumpulkan wawasan yang lebih deskriptif (lebih lanjut tentang hal ini di bawah)
- Bentuk lembar waktu yang sesuai digunakan.
Aspek terakhir adalah sesuatu yang perlu ditekankan karena banyak tim masih mengandalkan spreadsheet sederhana untuk melakukan pekerjaan mereka (sebagian besar perusahaan telah beralih dari lembaran kertas). Ini adalah langkah ke arah yang benar karena dokumen online dapat dengan mudah diperbarui dan diakses oleh beberapa anggota tim jika diperlukan, namun tetap saja dokumen ini masih berupa lembaran yang harus diisi, dan ini bukanlah hal yang paling nyaman untuk dilakukan.
Periksa ini konverter pdf ke excel gratis jika Anda masih menyukai spreadsheet.
Alat pelacakan waktu karyawan modern sering kali dilengkapi dengan pelacak start/stop yang bisa dinyalakan dan dimatikan dengan satu klik. Alat lainnya menawarkan suar yang secara otomatis mencatat waktu masuk dan keluar.
Dari perspektif manajerial, aspek penting lainnya adalah bahwa perangkat lunak proyek timesheet dipasangkan dengan alat manajemen cuti. Orang-orang harus dapat mencatat waktu kerja mereka serta waktu libur mereka, jika tidak, Anda mungkin akan mengkhawatirkan absensi kosong dari seseorang yang baru saja berlibur.
Menggunakan perangkat lunak yang juga berfungsi sebagai jadwal tim Anda memberi Anda nilai tambah untuk dapat membandingkan jam kerja yang direncanakan dengan jam kerja yang tercatat. Manajer proyek yang berbasis data dapat menggunakan wawasan ini untuk mengevaluasi kondisi proyek mereka dan apakah ada yang perlu disesuaikan.
Itu hanya salah satu contoh dari bagaimana manajemen absensi dapat mendukung PM dalam melaksanakan tugas mereka, namun masih banyak lagi. Bahkan, saya akan mendedikasikan bagian berikutnya untuk ide-ide tentang bagaimana Anda dapat menggunakan lembar waktu tim Anda untuk kepentingan tim dan proyek.
Manajemen absensi yang efektif: kasus penggunaan
Hitung biaya proyek Anda
Harus dimiliki oleh perusahaan yang beroperasi dengan kontrak waktu & material. Karena Anda menagih klien untuk tenaga kerja yang digunakan tim Anda dalam proyek, Anda dapat menggunakan lembar waktu mereka sebagai dasar faktur Anda. Banyak alat manajemen sumber daya yang memungkinkan Anda mengekspor data timesheet atau membagikannya secara eksternal.
Temukan ruang untuk perbaikan dan penghematan
Menganalisis lembar waktu tim Anda merupakan kesempatan yang bagus untuk menyelami data lebih dalam dan mengidentifikasi peluang peningkatan. Banyak perangkat lunak pelacakan waktu menawarkan opsi untuk menandai entri waktu yang direkam dengan kategori yang sudah ditentukan sebelumnya atau menambahkan komentar. Dengan cara ini, Anda bisa menganalisis berapa banyak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk aktivitas yang tidak dapat ditagih. Memang, sebagian besar dari hal tersebut mungkin dapat dibenarkan, namun Anda mungkin juga melihat pola yang mengkhawatirkan. Apakah itu? Banyaknya rapat bisa menjadi tanda bahaya. Orang-orang yang menghabiskan banyak waktu untuk tugas-tugas administratif bisa menjadi tanda lainnya. Mungkin saja berinvestasi dalam kolaborasi atau alat berbagi pengetahuan bisa menjadi penghemat uang dalam jangka panjang. Semangat tim Anda juga akan mendapat manfaat dari proses yang lebih kuat.
Perkiraan sumber daya
Data historis, seperti absensi, juga dapat digunakan untuk memperkirakan kebutuhan rekrutmen. Dengan melihat angka-angka dari tahun-tahun atau bulan-bulan sebelumnya, perusahaan dapat melihat tren yang kemungkinan besar akan terjadi lagi. Salah satu klien Teamdeck memperhatikan bahwa karyawan dengan keahlian khusus lebih banyak dibutuhkan pada bulan-bulan tertentu. Baca cara membuat laporan absensi Anda sendiri untuk peramalan sumber daya manusia di sini.
Mengidentifikasi masalah sebelum masalah tersebut meningkat
Terkadang kesulitan proyek cukup mudah untuk diketahui hanya dengan melihat catatan waktu yang direkam. Misalnya, orang mungkin mulai mencatat banyak lembur untuk memenuhi pencapaian berikutnya.
Akan tetapi, merupakan praktik yang baik untuk secara teratur membandingkan catatan waktu yang dicatat oleh tim Anda dengan jadwal yang diperkirakan. Hal ini akan memungkinkan Anda menemukan ketidakkonsistenan sebelum hal tersebut mengakibatkan tenggat waktu yang terlewat.
Hal penting lainnya yang perlu diingat dalam hal manajemen timesheet adalah bahwa lembar waktu tidak dapat menggantikan komunikasi rutin dengan tim Anda.
Angka-angka tersebut akan memberi Anda informasi bahwa sesuatu telah terjadi. Namun untuk memahami "mengapa", Anda perlu mendiskusikannya dengan tim proyek. Anda tidak hanya akan dapat mengetahui penyebab masalahnya, tetapi juga merupakan cara yang bagus untuk membangun budaya tempat kerja di mana karyawan benar-benar didengar dan dihormati. Dengan demikian, mereka tidak akan memperlakukan absensi seperti sebuah beban yang menggantung di atas kepala mereka.
Lembar waktu saja tidak akan memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang efektivitas tim Anda atau kualitas pekerjaan, tetapi mereka dapat memberikan sinyal penting bagi manajer proyek untuk ditindaklanjuti. Membuat kebijakan manajemen absensi yang disengaja dan transparan, didukung dengan komunikasi terbuka dengan tim Anda akan membantu Anda menjaga agar proyek tetap terkendali sambil mempertahankan kepuasan karyawan yang tinggi.
