Dalam mengelola sebuah proyek, tujuan Anda adalah menyelesaikannya dengan sukses: tepat waktu, sesuai anggaran, dengan tetap mempertahankan tingkat kepuasan klien dan tim yang tinggi. Apa yang terjadi jika perusahaan Anda dapat mengerjakan beberapa proyek secara bersamaan? Pada tingkat proyek tunggal, tujuannya tetap sama, tetapi pada tingkat yang lebih tinggi, Anda ingin memastikan bahwa tim Anda mengerjakan proyek yang tepat pada waktu yang tepat dan dalam tim proyek yang tepat. Sepertinya ini adalah hal yang rumit untuk dicapai, namun untungnya, manajemen portofolio proyek (PPM) ada di sini untuk membantu.
Terima kasih untuk artikel ini yang telah pembaca dapatkan:
- PPM - pentingnya manajemen portofolio proyek dalam analisis bisnis
- Langkah-langkah untuk mencapai tujuan strategis dengan manajemen portofolio proyek organisasi
- Alasan mengapa perangkat lunak manajemen portofolio proyek khusus sangat berguna untuk manajemen bisnis
Apa itu manajemen portofolio proyek, dan apa manfaat utamanya?
Manajemen portofolio proyek dapat digambarkan sebagai manajemen terpusat dan strategi bisnis untuk portofolio proyek perusahaan Anda. Portofolio adalah kumpulan proyek yang dikelompokkan yang tidak harus terkait satu sama lain. Penting, portofolio proyek dirancang untuk memenuhi tujuan bisnis yang strategis dan memberikan nilai tambah bagi perusahaan Anda.
Tentu saja, nilai bisnis tersebut akan menjadi salah satu manfaat utama dari manajemen portofolio proyek. Selain itu, strategi ini juga merupakan langkah yang sangat baik untuk mengelola risiko yang terkait dengan pelaksanaan beberapa proyek. Jika Anda mengikuti langkah-langkah yang diuraikan di bawah ini, Anda akan memiliki kesempatan untuk meneliti dengan cermat proyek-proyek potensial perusahaan Anda bahkan sebelum Anda berkomitmen untuk melaksanakannya. Hasilnya, perkiraan Anda akan lebih akurat, dan kemungkinan tantangan akan diperhitungkan di awal.
Mengadopsi pendekatan PPM juga membuat para manajer perusahaan mendapatkan gambaran besar yang lebih jelas tentang proyek dan bagaimana kinerjanya. Selain itu, strategi ini mengedepankan kolaborasi antara tim proyek yang berbeda, bukan kompetisi.
Proses dan langkah-langkah manajemen portofolio proyek
Berikut ini adalah tahapan-tahapan yang perlu Anda pertimbangkan saat ingin mengadopsi manajemen portofolio proyek di perusahaan Anda.
1. Tentukan tujuan strategis organisasi Anda
Proses PPM dimulai dengan menunjukkan strategi bisnis atau tujuan strategis. Tujuan strategis adalah lampu penuntun Anda selama proses pemilihan proyek untuk portofolio perusahaan Anda. Penting bagi Anda untuk mengetahui apa saja tujuan tersebut. Tujuan bisnis Anda mungkin terkait dengan peningkatan pendapatan, mempertahankan profitabilitas, atau mendiversifikasi aliran pendapatan. Namun, di sisi lain, mungkin ada tujuan yang sangat berbeda yang ingin dicapai oleh perusahaan Anda. Jangan berpikir bahwa Anda harus membuat satu tujuan yang merangkum semua tujuan-tidak masalah untuk membuat daftar beberapa tujuan.
2. Mengidentifikasi proyek-proyek potensial dan menganalisisnya
Sebelum Anda mulai mempersempit proyek yang dapat masuk ke dalam portofolio perusahaan Anda, Anda perlu mengetahui seberapa besar kumpulan proyek Anda. Kumpulkan semua permintaan proyek, cari tahu jenis peluang penjualan yang ada, dan buat daftar semua proyek potensial. Sekarang, perhatikan lebih dekat setiap proyek tersebut. Anda perlu mengetahui jenis sumber daya (manusia atau lainnya) yang mereka butuhkan, berapa lama waktu yang dibutuhkan, apa saja risiko dan tantangan yang mungkin terjadi, dan sebagainya.
Ketika Anda memiliki pemahaman yang sangat baik tentang proyek-proyek potensial yang dapat menjadi bagian dari portofolio tim Anda, Anda perlu melakukan analisis keselarasan: periksa apakah proyek-proyek ini sejalan dengan strategi Anda secara keseluruhan.
Cobalah untuk menilai proyek-proyek yang ada dalam daftar Anda dalam kaitannya dengan tujuan bisnis perusahaan Anda: apakah proyek-proyek tersebut mendukung tujuan-tujuan ini atau mungkin membahayakannya? Seberapa besar kemungkinan tim Anda dapat menyelesaikan proyek yang diberikan dan menghasilkan nilai bisnis yang diinginkan? Manajer portofolio perlu memilih proyek yang bekerja sama dengan baik dalam hal mencapai tujuan bisnis, tetapi juga dalam hal beban kerja tim dan alokasi sumber daya. Sudah tahu proyek mana yang sesuai dengan kriteria Anda? Saatnya melakukan perencanaan lebih lanjut sebelum Anda meluncurkannya!
3. Memprioritaskan tujuan organisasi proyek-proyek terpilih
Pada titik ini, Anda harus memiliki daftar proyek yang mungkin menjadi bagian dari keseluruhan portofolio perusahaan Anda. Ini adalah saat yang tepat untuk memprioritaskannya dan, jika perlu, membuat beberapa perubahan. Kabar baiknya adalah Anda telah menemukan proyek yang tepat untuk perusahaan Anda. Tantangannya adalah Anda mungkin perlu menyesuaikan jadwal atau anggaran agar dapat meluncurkan proyek-proyek ini bersama-sama.
Pikirkan tentang manajemen sumber daya juga: memutuskan anggota tim mana yang harus dilibatkan dalam setiap proyek dan untuk berapa lama. Sebagai manajer portofolio proyek, Anda mungkin perlu berkolaborasi dengan sumber daya atau manajer proyek pada tahap ini. Luangkan waktu untuk menganalisis jadwal proyek-proyek baru Anda - mungkin Anda perlu memindahkan beberapa hal untuk menghindari konflik penjadwalan.
Setelah mengetahui proyek mana saja yang masuk ke dalam portofolio Anda dan bagaimana proyek-proyek tersebut akan dilaksanakan dari segi waktu dan sumber daya, Anda dapat merencanakan peluncurannya. Apa yang terjadi setelah tim proyek mulai mengerjakan proyek mereka masing-masing?
4. Mengelola proyek
Meluncurkan proyek portofolio Anda bukanlah akhir dari proses manajemen portofolio proyek. Tentu saja, fokusnya sekarang adalah pada manajemen proyek, tetapi ketika manajer proyek membuat kemajuan dengan proyek mereka, ada baiknya untuk melihat portofolio proyek dari tingkat yang lebih tinggi - buka bagian berikutnya untuk mempelajari bagaimana Anda dapat memantau proyek Anda.
Ini juga merupakan saat yang tepat untuk menegaskan kembali fakta bahwa semua konflik (berbasis sumber daya atau tidak) dan permintaan perubahan harus diselesaikan dengan mempertimbangkan portofolio dan tujuan strategisnya.
5. Memantau proyek yang sedang berjalan dan melaporkan perkembangannya
Manajer proyek harus secara teratur memantau KPI proyek mereka dan melacak beban kerja anggota tim mereka, hal ini tidak perlu diragukan lagi. Namun pelaporan proyek juga merupakan bagian penting dari manajemen portofolio proyek karena memungkinkan Anda untuk menentukan apakah proyek yang diberikan berjalan sesuai rencana dan apakah nilai yang diproyeksikan akan tercapai.
Apa yang harus Anda ukur dalam hal portofolio proyek Anda?
- Pemanfaatan sumber daya (di dalam proyek dan secara keseluruhan)
- Waktu yang dicatat oleh orang-orang yang bekerja di tim proyek
- Estimasi vs. aktual (jam yang direncanakan vs. jam yang dilacak)
- Proyek terbakar atau habis,
Apakah Anda memerlukan perangkat lunak manajemen portofolio proyek?
Anda mungkin akan menemukan beberapa aplikasi yang membanggakan fitur manajemen portofolio proyek mereka. Fitur-fitur ini biasanya meliputi:
- Fitur manajemen proyek (penjadwalan tugas, bagan Gantt)
- Fitur manajemen sumber daya (penjadwalan sumber daya, pelacakan waktu, pelacakan ketidakhadiran)
- Fitur pelaporan
- Arsip proyek
Meskipun semua ini sangat nyaman dalam manajemen portofolio proyek yang efektif, Anda mungkin dapat melihat bahwa opsi serupa dapat ditemukan di aplikasi manajemen proyek yang mungkin sudah Anda gunakan. Anda dapat mengelola portofolio proyek Anda dengan alat bantu yang tidak didedikasikan untuk PPM saja. Pastikan Anda mampu melakukannya:
- memvisualisasikan kemajuan proyek Anda - bisa melalui bagan Gantt, papan Kanban, atau menggunakan kalender sumber daya dengan jam kerja yang direncanakan per proyek atau bahkan laporan kemajuan proyek. Sangat penting untuk mengetahui posisi proyek Anda dan berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan.
- melacak KPI yang dipilih - entah itu pemanfaatan sumber daya atau jumlah waktu yang dicatat per proyek, Anda ingin dapat mengatakan bahwa proyek-proyek dalam portofolio Anda berjalan dengan baik atau ada beberapa area yang harus ditingkatkan.
- berkolaborasi dengan manajer proyek, klien, dan anggota tim lainnya dengan alat yang diberikan: sangat bagus ketika aplikasi yang berfokus pada proyek dapat diakses oleh lebih banyak orang daripada manajer proyek (atau manajer portofolio proyek). Ini merampingkan komunikasi dan mendorong transparansi.
- mengintegrasikan perangkat lunak Anda dengan alat bantu lain yang Anda gunakan setiap hari - kami tidak dapat melebih-lebihkan hal ini: integrasi sangat penting jika Anda ingin membuat proses manajemen portofolio yang efisien (atau proses manajemen proyek dalam hal ini). Integrasi seperti apa yang kami maksudkan? Pertama-tama - aplikasi komunikasi favorit Anda (Slack, Skype, atau *sigh* email) sehingga Anda bisa menerima notifikasi dan pembaruan penting di sana. Anda juga harus memikirkan untuk menghubungkan alat manajemen portofolio Anda dengan CRM yang digunakan perusahaan Anda - dengan cara ini, Anda akan memiliki visibilitas ke dalam jalur penjualan dan mengetahui proyek mana yang akan segera bergabung dengan kumpulan proyek Anda. Terakhir, jika Anda mengerjakan proyek pengembangan perangkat lunak, Anda mungkin ingin mengintegrasikan dengan alat pengembang seperti BitBucket atau GitHub: Anda tidak ingin melewatkan masalah repositori yang penting. Mengintegrasikan aplikasi terdengar seperti tugas yang menakutkan yang diperuntukkan bagi orang-orang dengan kecakapan pemrograman, tetapi Anda bisa melakukannya sendiri, memanfaatkan salah satu aplikasi otomatisasi tugas seperti Zapier.
- sesuaikan perangkat lunak agar sesuai dengan kebutuhan Anda - tentu saja, proses manajemen portofolio Anda mungkin serupa untuk semua proyek secara keseluruhan, tetapi Anda mungkin masih ingin menggunakan alat yang dapat diedit dan disesuaikan dengan alur kerja Anda. Untungnya, banyak aplikasi yang hadir dengan opsi kustomisasi: menambahkan kolom khusus, membuat kategori dan tag Anda sendiri, membuat laporan khusus, atau tampilan proyek. Hanya jika alat Anda disesuaikan dengan baik untuk proses Anda, semuanya bisa benar-benar efektif.
Kami berharap panduan manajemen portofolio proyek ini membantu Anda untuk lebih memahami strategi ini dan mempermudah penerapannya di organisasi Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang manajemen proyek dan sumber daya yang efektif, hubungi kami melalui chat: kami akan dengan senang hati memberikan beberapa tips dan memandu Anda melalui produk kami.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
