Sebagai manajer proyek, Anda tahu betul bahwa membuat jadwal proyek yang optimal adalah hal yang menantang, tetapi Anda memiliki banyak pilihan perangkat lunak manajemen proyek dan sumber daya dan teknik yang Anda inginkan. Namun, ada kemungkinan Anda akan mengalami beberapa masalah penjadwalan. Masalah menjadi lebih kompleks ketika Anda bekerja di perusahaan yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan beberapa proyek sekaligus. Di sinilah peluang terjadinya tumpang tindih jadwal dan karyawan yang dipesan ganda menjadi lebih tinggi.
Untungnya, Anda dapat menghindari sebagian besar konflik terkait jadwal dengan mengikuti praktik terbaik dari manajemen sumber daya dan proyek. Kami telah mencantumkan beberapa tips di bawah ini-ikuti tips tersebut untuk mengelola proyek Anda dengan lebih sukses.
Konflik penjadwalan proyek yang tidak menyenangkan
Kedua istilah tersebut benar-benar dikenal. Dalam istilah bisnis maupun dalam kehidupan pribadi, situasi seperti tumpang tindihnya dua tanggal penting, dan dua peristiwa penting bukanlah hal yang baru dalam kehidupan manusia. Tetapi kebanyakan situasi seperti itu tidak pernah membuat segalanya menjadi lebih baik, atau lebih mudah.
Secara umum, dalam lingkungan manajemen proyek, konflik penjadwalan terjadi ketika seorang anggota tim atau karyawan ditugaskan untuk lebih dari dua tugas atau merangkap shift secara bersamaan. Situasi seperti ini merupakan sumber dari dua hal dan masing-masing memiliki tantangan tersendiri di baliknya.
Banyak penelitian yang membahas masalah berhenti dari pekerjaan menunjukkan bahwa di antara 5 alasan teratas, semua alasannya selalu masalah penjadwalan atau - dengan kata lain - fleksibilitas. Jika Anda membaca ringkasan yang diberikan oleh Pusat Penelitian PEW atau yang dari Penelitian Gallupkesimpulannya sama. Jadwal karyawan menentukan keputusannya dalam hal keterlibatan dan loyalitas.
Apakah keduanya dapat mempengaruhi bisnis dan penyelesaian proyek? Tentu saja ya. Penanganan konflik penjadwalan yang baik adalah keahlian lain di antara para manajer proyek yang memiliki tujuan lebih tinggi.
Mengapa konflik penjadwalan proyek muncul?
Mari luangkan waktu sejenak untuk menguraikan beberapa penyebab paling umum dari masalah penjadwalan proyek. Setelah Anda memahaminya, akan lebih mudah untuk menentukan area perbaikan dalam proses manajemen proyek Anda.
- Tidak akurat perkiraan. Ketika sebuah tugas yang seharusnya memakan waktu beberapa jam tetapi malah memakan waktu seminggu, jadwal Anda mungkin akan terganggu.
- Perkiraan sumber daya yang tidak memadai. Faktor lain yang dapat membuat atau menghancurkan proyek Anda di awal. Jika Anda gagal memperhitungkan semua sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek Anda, hal ini dapat menyebabkan penundaan jadwal atau konflik dengan proyek lain yang terjadi pada waktu yang sama.
- Ketergantungan proyek yang tidak terduga. Jadwal proyek Anda mungkin terlihat bagus di atas kertas, tetapi ketergantungan yang tidak Anda rencanakan mungkin mengharuskan Anda untuk menyesuaikan jadwal.
- Meremehkan ruang lingkup proyek. Tanpa mengumpulkan persyaratan dari semua pemangku kepentingan dan manajemen ruang lingkup proyekAnda berpeluang besar untuk meremehkan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan bisnis.
- Kurangnya visibilitas jadwal di antara manajer proyek yang berbeda. Ini adalah masalah umum bagi perusahaan yang memiliki banyak proyek: agensi, perusahaan perangkat lunak, konsultan. Sayangnya, kurangnya visibilitas dan komunikasi antara PM dan pemimpin tim yang berbeda hampir selalu menyebabkan beberapa konflik penjadwalan.
Apa yang dapat Anda lakukan untuk menghindari konflik penjadwalan?
Memang, beberapa keadaan berada di luar kendali Anda. Ambil contoh situasi saat ini, misalnya. Saat kami menerbitkan artikel blog ini (Juni 2020), ribuan atau lebih jadwal proyek telah ditunda atau dibatalkan sama sekali karena pandemi virus corona. Anda tidak dapat mengontrol semua hal yang mungkin terjadi pada proyek Anda. Namun, bukan berarti Anda tidak boleh menerapkan beberapa langkah manajemen proyek preventif untuk menjauhkan konflik penjadwalan.
Tingkatkan visibilitas proyek Anda dan jadwalnya.
Cara termudah untuk meningkatkan visibilitas aktivitas proyek dan anggota tim yang mengerjakannya adalah dengan memperkenalkan sumber daya, sebuah perencana kalender online. Ini adalah ruang di mana semua atau karyawan yang ditunjuk dapat melihat proyek mana yang telah dipesan, siapa yang memiliki waktu luang (dan dapat bergabung dengan tim lain yang sedang berjuang untuk mengikutinya), siapa yang tidak tersedia sama sekali, dll. Teamdeck adalah alat yang kami buat untuk membantu perusahaan mengelola tim dan proyek mereka dengan lebih baik:
Kalender sumber daya pusat akan sangat dihargai oleh perusahaan yang mengerjakan beberapa proyek sekaligus. Ketika Anda memiliki beberapa jadwal, tenggat waktu, tim proyek, akan sangat sulit untuk menghindari bentrokan atau tumpang tindih. Katakanlah Anda ingin menambahkan orang baru ke dalam tim proyek Anda. Ketika Anda tidak melihat jadwal proyek lain, Anda hanya bisa berasumsi bahwa mereka akan mengelola beban kerja tambahan. Dengan satu sumber "kebenaran penjadwalan", setiap PM dapat secara aktif menghindari konflik penjadwalan ketika merencanakan proyek baru atau menyesuaikan proyek yang sudah ada.
Lebih memperhatikan alokasi sumber daya.
Agar berhasil dengan alokasi sumber dayaAnda harus menentukan orang seperti apa yang Anda butuhkan untuk tim Anda. Apa saja keterampilan yang mereka inginkan? Apakah pengalaman profesional akan memainkan peran penting? Mungkin lokasi geografis tertentu akan lebih baik karena karyawan perlu bertemu langsung dengan klien? Anda mungkin memiliki beberapa persyaratan untuk "tim impian" Anda, dan penting untuk menjelaskannya. Risiko memesan kelompok orang pertama yang tersedia tanpa memperhatikan faktor-faktor yang tercantum di atas adalah Anda perlu mengalokasikan ulang sumber daya di kemudian hari dan berpotensi menyebabkan masalah penjadwalan.
Tentu saja, Anda juga ingin memeriksa apakah jadwal pribadi tim Anda selaras dengan jadwal proyek. Anda dapat melakukannya dengan mudah jika proyek Anda alat perencanaan juga menyimpan data waktu cuti (Teamdeck juga). Tentu saja, Anda tidak bisa selalu merencanakan jadwal Anda sesuai dengan liburan orang-orang: kuncinya adalah menyadari ketidakhadiran ini atau Anda akan menghadapi masalah dengan jadwal.
Berkomunikasi secara efektif dengan anggota tim Anda.
Komunikasi yang terbuka dan rasa transparansi proyek akan membantu anggota tim Anda sejak tahap estimasi proyek. Meskipun Anda tidak perlu mengharapkan anggota tim Anda untuk menghasilkan 100% yang tepat perkiraanasumsi yang mereka berikan setidaknya harus berada dalam ranah kemungkinan. Bagaimana Anda dapat membantu? Satu hal yang dapat dilakukan oleh manajer proyek untuk mendukung estimasi proyek adalah memastikan bahwa tim sepenuhnya memahami proyek: tujuan bisnis, kebutuhan pengguna akhir, dan semua persyaratan fungsional dan non-fungsional. Hal ini akan membantu karyawan Anda membuat estimasi yang lebih realistis.
Identifikasi ketergantungan antara tugas dan peran dalam tim Anda.
Mengingat ketergantungan antara tugas-tugas yang berbeda adalah satu hal, tetapi Anda juga harus mengingat ketergantungan antara peran yang berbeda dalam proyek. Pengembang front-end Anda hanya akan dapat sepenuhnya mengerjakan proyek ketika desainer memberikan bagian mereka. Jika satu orang terlambat menyelesaikan tugasnya, orang lain mungkin akan mengikutinya karena ketergantungan antara peran mereka.
Pastikan tim Anda menyadari ketergantungan ini. Kesadaran seperti itu akan membantu mereka membuat keputusan yang lebih baik pada tahap estimasi dan memprioritaskan tugas-tugas mereka di kemudian hari.
Berkolaborasi dengan manajer proyek lainnya, dan komunikasikan maksud Anda.
Kami telah menyebutkan bahwa Anda memerlukan visibilitas dalam jadwal proyek lain di perusahaan Anda, terutama jika Anda menggunakan sumber daya yang sama. Namun, bagaimana Anda bisa mendapatkan visibilitas ke dalam niat orang lain? Bayangkan Anda sedang mempersiapkan sebuah proyek baru dan akan mengumpulkan tim. Anda memeriksa daftar karyawan dan menemukan seseorang yang cocok. Anda memutuskan untuk menugaskan mereka ke proyek tersebut segera setelah Anda mendapatkan konfirmasi resmi untuk memulai proyek dari klien. Ketika hari itu tiba, Anda mendapat kejutan yang tidak menyenangkan: PM lain telah memesan karyawan tersebut untuk proyek mereka. Seandainya saja Anda bisa "memanggil dibs" pada susunan tim tertentu...
Dengan Teamdeck, Anda bisa mengomunikasikan maksud Anda dan memesan karyawan secara tentatif-cukup tambahkan tag khusus pada pemesanan Anda. Anda juga bisa membuat tag khusus untuk, misalnya, mengekspresikan berbagai tingkat urgensi atau kepercayaan diri dalam pemesanan tertentu. Semuanya untuk menghindari konflik dengan jadwal proyek lain.
Memantau kemajuan proyek Anda.
Memantau kemajuan proyek dan pelaporan adalah bagian penting dari manajemen proyek: ini memungkinkan Anda untuk menjaga agar para pemangku kepentingan tetap up to date, tetapi juga lebih memahami kesehatan proyek itu sendiri. Sumber daya dan perangkat lunak penjadwalan proyektermasuk Teamdeck, sering kali memungkinkan Anda untuk membuat laporan aktivitas proyek, pencatatan waktu, pemanfaatan sumber daya, dll. Gunakan mereka untuk menghindari keharusan menyesuaikan jadwal Anda.
Sebagai contoh, Anda perlu memeriksa secara teratur waktu aktual yang dilacak oleh karyawan Anda dan membandingkannya dengan perkiraan awal. Apakah semuanya berjalan lebih-kurang sesuai dengan rencana? Bagus! Di sisi lain, perbedaan antara estimasi dan aktual dapat menjadi indikator masalah penjadwalan di masa depan.
