Ada sesuatu tentang peran manajer proyek yang membuat orang berpikir: tidak ada keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Cukup cari di Google dan Anda akan melihat banyak artikel dan utas yang menunjukkan fakta bahwa PM sering kali bekerja terlalu keras dan stres.
Ada konsensus umum bahwa mencapai keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi bisa menjadi tantangan saat Anda bertanggung jawab atas sebuah tim proyek. Beberapa orang bahkan percaya bahwa menjadi manajer proyek atau manajer sumber daya mengharuskan memprioritaskan pekerjaan di atas kehidupan pribadi. Menurut saya, hal yang terakhir ini tidak benar. Dan meskipun PM sering berjuang dengan jam kerja yang panjang dan kotak masuk yang melimpah, ada beberapa cara untuk mengurangi beban tersebut.
Sebelum kita membahas beberapa tips untuk manajer proyek, mari kita bahas terlebih dahulu arti dari "keseimbangan kehidupan kerja". Ini telah menjadi frasa yang umum digunakan dan hampir setiap orang memiliki pemahaman yang berbeda tentangnya.
Mulai dari "tidak pernah menghabiskan waktu lebih dari 8 jam di tempat kerja" hingga "tidak perlu memikirkan pekerjaan setelah jam kerja", jarak tempuh Anda di sini bisa berbeda-beda. Ada juga yang mengatakan bahwa tidak ada yang namanya keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang sempurna.
Terlepas dari sudut pandang Anda, ada beberapa alasan umum yang mungkin bisa kita sepakati. Tidaklah menyenangkan apabila Anda harus bekerja lembur dalam jumlah besar untuk mengejar pekerjaan Anda. Atau ketika Anda mencoba mengobrol dengan beberapa orang dalam satu waktu, dan mereka semua menuntut resolusi yang cepat untuk pertanyaan mereka. Atau ketika proyek Anda telah berkembang menjadi sebuah bencana yang tidak dapat diselesaikan tepat waktu dan Anda merasa takut akan datangnya malapetaka. Atau ketika... Saya yakin Anda sudah bisa membayangkannya.
Dalam artikel ini, saya akan memberikan daftar tips keseimbangan kehidupan kerja untuk manajer proyek yang ingin mengubah status default mereka dari "sibuk" menjadi "efektif". Seperti banyak hal dalam pekerjaan ini, hal ini juga dimulai dengan perencanaan yang tepat.
Meskipun sifat proyek Anda dapat menentukan skala rencana yang perlu Anda susun, saya berpendapat bahwa rencana jangka pendek adalah yang perlu Anda prioritaskan. Dalam banyak kasus, Anda tidak dapat benar-benar merencanakan setiap detail dari rencana selama setahun. Sebaliknya, fokuslah pada bagian pekerjaan berikutnya: jika Anda mengikuti kerangka kerja Scrum, ini akan menjadi sprint Anda berikutnya. Pastikan Anda benar-benar dapat berkomitmen pada apa yang ada di piring Anda untuk rilis berikutnya dan menindaklanjuti rencana tersebut. Ini akan memberi Anda lebih banyak fleksibilitas dan ketenangan pikiran. Memang, Anda mungkin harus rencanakan beberapa pencapaian proyek lebih jauh ke bawah jugakatakanlah peta jalan proyek secara lengkap. Perbedaannya adalah, peta jalan tidak ditetapkan di atas batu, sehingga Anda dan tim Anda memiliki tujuan yang jauh lebih realistis untuk difokuskan pada saat ini: rencana jangka pendek Anda.
Melakukan sesuatu lebih dari dua kali? Otomatiskan saja! Sebagian besar beban kerja manajer proyek adalah tugas-tugas yang bersifat repetitif. Ini bukan berarti ada tugas-tugas yang kurang penting, justru sebaliknya! Sayangnya, tugas-tugas tersebut juga bisa memakan waktu. Analisis tugas harian, mingguan, bulanan Anda dan pikirkan cara-cara untuk mengotomatiskannya.
Apa yang saya maksud dengan mengotomatiskan sesuatu? Membuat templat atau prosedur seperti daftar periksa bisa menjadi awal yang baik. Jika Anda ingin membuat alur kerja yang lengkap, Anda dapat menggunakan Zapier atau IFTTT (tidak perlu pengetahuan pemrograman!). Bahkan penghemat waktu yang kecil pun akan mengurangi kesibukan Anda (dan meningkatkan efisiensi Anda). Jika Anda adalah pengguna Slack, Anda harus membaca artikel kami tentang Aplikasi Slack terbaik untuk Manajer Proyekdi mana Anda juga akan menemukan beberapa ide untuk meningkatkan produktivitas.
TQ, Kecerdasan Teknologi, adalah kemampuan Anda untuk beradaptasi, mengelola, dan mengintegrasikan teknologi. PMTQ (Project Management Technology Quotient) telah diakui oleh Institut Manajemen Proyek sebagai bahan kunci baru untuk keberhasilan proyek:
Bagi siapa pun yang ditugaskan untuk membuat strategi menjadi kenyataan di dunia yang terus direnovasi oleh teknologi,
PMTQ akan menjadi keahlian yang harus dimiliki, membuat atau menghancurkan.
Pikirkan tentang hubungan Anda dengan teknologi. Mengelola proyek yang terkait erat dengan teknologi, misalnya pengembangan perangkat lunak, adalah satu hal. Hal lain lagi adalah mampu menggunakan perangkat lunak untuk keuntungan Anda dan proyek. Penggunaan alat bantu online yang cerdas akan menghemat banyak waktu dan meningkatkan transparansi proyek.
Manajer proyek tampaknya memiliki kecenderungan untuk menjadi orang pertama yang datang ke kantor dan orang terakhir yang pulang. Salah satu alasannya adalah mencari kesempatan untuk menyelesaikan pekerjaan yang sebenarnya (lihat bagian selanjutnya). Namun alasan lainnya adalah kebutuhan untuk mengawasi tim dan dapat berkomunikasi secara real-time. Kecuali dalam keadaan darurat, kehadiran Anda secara konstan tidak diperlukan. Saya sangat menyarankan agar Anda menentukan waktu kehadiran Anda dan menaatinya.
Saya telah menyebutkan bahwa beberapa PM suka datang ke kantor lebih awal/terlambat karena pada saat itulah mereka dapat benar-benar fokus pada pekerjaan tanpa gangguan. Memang, menjadi manajer proyek membutuhkan komunikasi yang sehat, tetapi tidak perlu menjadi Siri bagi tim Anda dan selalu siap untuk menjawab "pertanyaan singkat". Peralihan konteks akan memecah konsentrasi Anda. Ketika Anda tidak dapat fokus hampir sepanjang hari, Anda tidak akan menyelesaikan tugas-tugas Anda.
Cobalah untuk mengatur jadwal harian Anda dan tentukan waktu di mana Anda dapat bekerja tanpa gangguan. Anda bahkan dapat menetapkan jam kerja: waktu di mana anggota tim Anda didorong untuk mengajukan pertanyaan kepada Anda. Dalam proyek yang transparan dan terdokumentasi dengan baik, hal ini akan menjadi strategi yang sukses.
Tentu saja, selain komunikasi dadakan, ada juga ruang untuk interaksi yang terencana: pertemuan tim. Di sini, bola ada di tangan Anda. Andalah, manajer proyek, yang bertanggung jawab untuk menetapkan kebijakan rapat (dan memimpin dengan memberi contoh). Aturan pertama? Jadwalkan rapat hanya jika memang diperlukan dan buatlah tujuan yang jelas untuk rapat tersebut. Kedua, perhatikan waktu dan gunakan waktu secara maksimal. Anda telah merencanakan rapat ini untuk mencapai suatu tujuan, cobalah untuk fokus pada tujuan tersebut dan gunakan waktu secara efektif. Alasan mengapa banyak karyawan yang membenci rapat adalah bahwa hal tersebut adalah "buang-buang waktu". Pastikan hal itu tidak terjadi pada tim dan waktu Anda.
Ada beberapa ekspektasi tertentu yang ingin dipenuhi oleh banyak manajer proyek. Mereka ingin semuanya terkendali, selalu "ada untuk tim" dan selalu siap sedia untuk klien.
Masalahnya adalah ekspektasi ini sama sekali tidak realistis. Jika Anda ingin mulai berpikir tentang keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi, Anda harus melupakan segalanya, selalu, terus-menerus. Itu bukanlah etos kerja yang baik dan jelas bukan contoh yang baik untuk tim Anda.
Terakhir, Anda tidak bisa menjadi orang yang selalu setuju, meskipun Anda ingin membuat klien Anda senang. Ini adalah dilema yang umum terjadi, tetapi lingkup yang melebar dapat menggagalkan proyek dan merusak upaya keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda.
Mengikuti tips-tips ini tidak akan menjamin bahwa Anda tidak akan pernah tinggal lebih lama di kantor, namun ini akan memberi Anda dasar yang kuat untuk membangunnya. Seiring berjalannya waktu, saat Anda mengadopsi lebih banyak proses yang meningkatkan produktivitas Anda, Anda akan melihat perubahan yang signifikan dalam tingkat kesibukan Anda.
Pada intinya, tips untuk keseimbangan kehidupan kerja ini juga merupakan langkah Anda untuk mendapatkan efektivitas yang lebih baik di tempat kerja. Menemukan keseimbangan yang "tepat" itu sulit, bahkan tidak mungkin. Selama Anda merasa bahwa cara Anda bekerja terasa lebih seimbang, Anda pasti membuat kemajuan. Pertahankan!
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...