Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda untuk merencanakan dan mengelola dan mengalokasikan sumber daya lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama di perusahaan Anda.
Seringkali merupakan bagian dari alat manajemen sumber dayakalender sumber daya adalah tampilan utama Anda saat merencanakan proyek, menetapkan pemesanan, dan mengelola tim Anda. Berikut ini adalah rincian kalender sumber daya untuk memberi Anda gambaran sekilas tentang fitur-fitur penting dan mengapa Anda harus menggunakan kalender tersebut dalam pekerjaan sehari-hari sebagai manajer proyek.
Apa yang akan Anda dapatkan dengan artikel ini:
Bagaimana kalender manajemen proyek memecahkan tantangan
Beberapa kata tentang kalender sumber daya, penjadwalan tim, pelacakan waktu timdan manajemen cuti dalam 1 alat
Pengaruh dari perangkat lunak perencanaan sumber daya tentang manajemen proyek
Arti dan peran kalender sumber daya
Memecahkan Tantangan Manajemen Proyek: Kalender manajemen proyek mengatasi berbagai tantangan dengan menyediakan pendekatan terstruktur untuk perencanaan dan alokasi sumber daya. Kalender ini memfasilitasi sinkronisasi upaya tim, memastikan bahwa sumber daya digunakan secara optimal dan tonggak pencapaian proyek terpenuhi tepat waktu.
Gambaran Umum Sumber Daya yang Komprehensif: Kalender sumber daya menawarkan pandangan holistik mengenai alokasi sumber daya, termasuk ketersediaan karyawan, kapasitas, beban kerja, dan pemanfaatan. Transparansi ini membantu mencegah pemanfaatan sumber daya yang berlebihan atau kurang, sehingga menjaga keseimbangan beban kerja di seluruh tim.
Integrasi dengan Alat Lain: Kalender sumber daya modern terintegrasi dengan perangkat lunak manajemen sumber daya dan manajemen proyek serta alat pelacakan waktu lainnya, menciptakan platform terpadu untuk mengelola semua aspek proyek. Integrasi ini meningkatkan efisiensi dengan mengurangi kebutuhan entri data secara manual dan memungkinkan pembaruan secara real-time.
Kalender sumber daya (juga dikenal di sana-sini sebagai kalender manajemen proyek dan kalender perencanaan proyek) memantau berbagai tugas, kejadian, dan tanggal yang sedang atau akan berlangsung selama siklus hidup proyek. Membuat kalender sumber daya sangat penting untuk manajemen proyek yang efektif karena membantu dalam perencanaan dan alokasi sumber daya sejak awal proyek. Kalender sumber daya - setidaknya - mengamati ketersediaan, kapasitas, beban kerja, dan pemanfaatan karyawan secara individu. Kalender sumber daya - sesuai dengan istilahnya - adalah kalender untuk mengendalikan, mengoordinasikan, dan memantau sumber daya, termasuk karyawan dan peralatan. Kalender ini memberikan manajer proyek pandangan yang sepenuhnya transparan tentang seluruh tim dan semua proyek, yang merupakan cara yang bagus untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan skala bisnis mereka.
Lebih tepatnya, gambaran umum tentang bagaimana sumber daya (karyawan) digunakan, sumber daya dengan keahlian tertentu yang tersedia, berapa lama proyek yang terpisah membutuhkan waktu, dan berapa biaya proyek tertentu. Kalender proyek dan sumber daya memainkan peran yang berbeda dalam mengelola jadwal proyek dan ketersediaan sumber daya. Kalender proyek melacak kemajuan dan tenggat waktu, sedangkan kalender sumber daya berfokus pada alokasi dan ketersediaan sumber daya. Kalender ini juga membantu menghindari tantangan manajemen beban kerja seperti penggunaan sumber daya yang berlebihan atau kurang. Kalender sumber daya menunjukkan ketersediaan sumber daya manusia dan non-manusia, termasuk jam kerja dan hari libur, untuk memastikan perencanaan proyek yang efisien.
Apa saja fitur yang dicari oleh manajer proyek dalam kalender sumber daya?
Fitur Ketersediaan / Manajemen cuti - jumlah waktu yang dapat Anda pesan untuk karyawan
Laporan yang dapat disesuaikan dan mudah dipahami
Pekerjaan yang direncanakan - waktu yang ditugaskan kepada seorang karyawan untuk sebuah proyek. Idealnya, pemesanan keseluruhan untuk satu orang tidak boleh melebihi ketersediaannya
Lembar waktu dan pelacakan waktu karyawan - waktu yang digunakan karyawan untuk mengerjakan tugas/proyek tertentu. Idealnya, entri waktu tidak boleh melebihi pemesanan
Fitur analisis pemanfaatan karyawan
Manajemen beban kerja dan pengoptimalannya
Penganggaran proyek
Pengendalian dan perencanaan proyek
Kemampuan integrasi
Kustomisasi tingkat lanjut
Pemesanan anggota tim, lembar waktu, ikhtisar liburan
Cuti - liburan karyawan, cuti sakit, dan jenis ketidakhadiran lainnya harus disertakan dalam beberapa kalender karyawan, sehingga Anda dapat dengan mudah mengetahui waktu ketika anggota tim tertentu tidak dapat hadir.
Hari libur nasional - sama halnya dengan cuti, hari libur nasional harus ditandai dalam kalender sumber daya Anda sebagai waktu ketika sumber daya tidak tersedia, sehingga Anda tidak dapat menghitungnya saat merencanakan proyek.
[Layar dari Teamdeck - sumber daya dan kalender manajemen proyek]
Kalender sumber daya memainkan peran penting dalam mengelola proyek yang kompleks dengan memberikan beberapa keuntungan:
Tinjauan Sumber Daya Tingkat Tinggi: Mereka menawarkan gambaran ketersediaan sumber daya manusia, membantu manajer proyek merencanakan secara efektif dan mengalokasikan sumber daya jika diperlukan.
Peningkatan Pemahaman tentang Pipa Produksi: Dengan memvisualisasikan jadwal proyek dan sumber daya proyek, manajer mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang kapasitas produksi perusahaan dan dapat membuat perencanaan yang sesuai.
Manajemen Beban Kerja yang Dioptimalkan: Dengan melacak pemesanan dan entri waktu, manajer dapat dengan cepat mengidentifikasi dan mengatasi masalah penggunaan yang berlebihan atau kurang, sehingga memastikan distribusi tugas yang seimbang.
Manajer proyek dapat mengambil manfaat dari penggunaan kalender sumber daya dengan berbagai cara, misalnya dengan:
memiliki gambaran umum tingkat tinggi tentang ketersediaan sumber daya,
memiliki pemahaman yang lebih baik tentang jalur produksi perusahaan,
mampu merencanakan sumber daya dengan lebih bijaksana,
mampu menyesuaikan beban kerja tim jika terjadi kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.
Mengelola sumber daya secara efektif sangat penting ketika menangani beberapa proyek untuk memastikan bahwa beban kerja seimbang dan anggota tim tidak terbebani secara berlebihan.
Dengan kalender sumber daya, Anda dapat rencanakan pekerjaan tim Anda lebih efisien. Dengan memperhatikan ketersediaan karyawan, rencana liburan, dan hari libur nasional, Anda mengurangi risiko memiliki terlalu sedikit tenaga kerja untuk menyelesaikan proyek.
Demikian pula, Anda dapat menggunakan kalender sumber daya untuk mengetahui karyawan yang Anda butuhkan yang saat ini sedang dipesan untuk proyek lain. Dengan mengetahui berapa lama mereka tidak tersedia, Anda bisa menyesuaikan jadwal proyek atau bernegosiasi dengan PM lain mengenai sumber daya yang Anda butuhkan.
Keuntungan lain dari kalender sumber daya adalah gambaran yang jelas tentang beban kerja karyawan. Dengan memantau pemesanan atau entri waktu, Anda bisa dengan cepat menemukan anggota tim yang memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit pekerjaan, sehingga Anda bisa menyesuaikan pemesanan mereka. Hal ini membantu tim proyek tetap terinformasi tentang jadwal dan potensi tantangan mereka, yang pada akhirnya mendukung alokasi tugas yang lebih baik dan menjaga moral tim.
Mari kita perkenalkan. Teamdeck adalah Manajemen sumber daya SaaS solusi yang dikembangkan oleh rumah perangkat lunak yang bekerja sama dengan NetFlix, Uber, atau Universal. Sebelumnya perangkat lunak ini didedikasikan untuk keperluan mereka sendiri, namun setelah puluhan bulan, produk ini dikomersialkan. Beginilah - secara umum - kalender sumber daya ini menjadi bagian dari pasar perangkat lunak manajemen proyek yang besar.
Teamdeck memungkinkan pengguna membuat kalender sumber daya mereka sendiri untuk manajemen sumber daya yang lebih baik, membantu mencegah pemesanan berlebih dan meningkatkan visibilitas ke dalam beban kerja tim.
Ini membantu setiap manajer proyek dan anggota tim selama keseluruhan proyek, dengan perencanaan sumber dayamengelola, dan mengukur kinerja.
Teamdeck, Anda memiliki akses ke beban kerja karyawan Anda dengan penjadwal sumber daya sederhana. Informasi yang tersedia di Teamdeck meliputi Pemesanan, Lembar Waktu, Ketersediaan, dan Liburan.
Selain itu, kami telah menyertakan dua detail lainnya yang dapat membantu Anda memantau beban kerja:
Pemesanan vs Ketersediaan
Lembar Waktu vs Ketersediaan
Bar menunjukkan pemesanan karyawan atau lembar waktu dibandingkan dengan ketersediaannya. Ini adalah cara yang cepat dan mudah untuk melihat apakah seorang anggota tim kurang atau terlalu banyak digunakan, sehingga memudahkan Anda untuk mengambil tindakan.
Salah satu fitur mendasar dari kalender sumber daya adalah kemampuannya untuk melacak ketersediaan karyawan dan mengelola cuti. Fungsionalitas ini sangat penting untuk memastikan bahwa manajer proyek memiliki gambaran yang akurat tentang siapa yang tersedia untuk mengerjakan proyek pada waktu tertentu.
Sebaliknya, kalender proyek digunakan untuk mengidentifikasi hari kerja, shift, dan tenggat waktu untuk tugas-tugas, sehingga memberikan gambaran umum yang lebih statis tentang jadwal proyek.
Kalender harus menyertakan:
Liburan Terencana: Waktu cuti yang dijadwalkan karyawan perlu diperhitungkan untuk menghindari konflik penjadwalan.
Daun Sakit: Ketidakhadiran yang tidak direncanakan karena sakit harus dilacak dan dikelola dengan segera.
Hari Libur Nasional: Hari libur nasional harus ditandai untuk memastikan bahwa hari libur tersebut dipertimbangkan saat merencanakan jadwal proyek.
Dengan memiliki gambaran rinci tentang faktor-faktor ini, manajer proyek dapat menghindari kelebihan karyawan dan memastikan bahwa proyek memiliki staf yang memadai.
Laporan yang dapat disesuaikan adalah fitur penting lainnya dari kalender sumber daya. Laporan-laporan ini memberikan wawasan tentang berbagai aspek manajemen sumber daya, seperti:
Alokasi Sumber Daya: Memahami bagaimana sumber daya didistribusikan di berbagai proyek.
Kemajuan Proyek: Melacak status proyek yang sedang berjalan dan mengidentifikasi potensi penundaan.
Kinerja Tim: Menganalisis kinerja masing-masing anggota tim dan tim secara keseluruhan.
Laporan-laporan ini dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik manajer proyek, menawarkan fleksibilitas dan wawasan terperinci yang membantu dalam pengambilan keputusan.
Penjadwalan kerja yang terencana memastikan bahwa beban kerja setiap karyawan dapat dikelola dan tidak melebihi ketersediaan mereka. Fitur ini membantu dalam:
Distribusi Beban Kerja yang Seimbang: Mencegah kelelahan dengan memastikan tidak ada karyawan yang dibebani dengan tugas-tugas yang berlebihan.
Pemanfaatan Sumber Daya yang Efisien: Memastikan bahwa semua anggota tim dimanfaatkan secara memadai dan tidak ada sumber daya yang dibiarkan menganggur.
Penjadwalan yang efektif sangat penting untuk mempertahankan tingkat produktivitas yang tinggi dan memastikan bahwa proyek diselesaikan secara efisien.
Pelacakan waktu yang akurat sangat penting untuk memahami berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk berbagai tugas. Fitur ini mencakup:
Lembar waktu: Karyawan dapat mencatat jam kerja pada proyek tertentu, memberikan catatan rinci tentang waktu yang dihabiskan.
Pelacakan Waktu: Pelacakan jam kerja secara real-time untuk memantau produktivitas dan memastikan entri waktu yang akurat.
Dengan membandingkan lembar waktu dengan pemesanan yang direncanakan, manajer proyek dapat mengidentifikasi ketidaksesuaian dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi.
Analisis pemanfaatan karyawan membantu manajer proyek memahami seberapa efektif anggota tim mereka digunakan. Hal ini melibatkan:
Tingkat Pemanfaatan: Menghitung persentase waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas-tugas yang dapat ditagih versus aktivitas yang tidak dapat ditagih.
Perencanaan Kapasitas: Menentukan beban kerja yang optimal untuk setiap anggota tim untuk memaksimalkan produktivitas tanpa menyebabkan kelelahan.
Analisis ini sangat penting untuk membuat keputusan yang tepat tentang alokasi sumber daya dan perencanaan proyek.
Manajemen proyek yang efektif membutuhkan penganggaran dan pengendalian biaya yang cermat. Kalender sumber daya dapat membantu:
Estimasi Biaya: Memberikan estimasi biaya proyek yang akurat berdasarkan alokasi sumber daya dan waktu yang dihabiskan.
Pelacakan Anggaran: Memantau pengeluaran aktual terhadap anggaran untuk memastikan bahwa proyek tetap berada di jalur yang tepat secara finansial.
Pelaporan Keuangan: Menghasilkan laporan keuangan yang terperinci untuk memberikan wawasan kepada para pemangku kepentingan tentang biaya dan profitabilitas proyek.
Fitur-fitur ini membantu manajer proyek menjaga disiplin keuangan dan memastikan bahwa proyek menguntungkan.
Opsi kustomisasi tingkat lanjut membuat kalender sumber daya dapat disesuaikan dengan berbagai kebutuhan organisasi. Ini termasuk:
Tampilan Khusus: Membuat tampilan kalender khusus yang menyoroti tim, peran, atau proyek tertentu.
Opsi Filter: Memfilter kalender untuk menampilkan informasi yang relevan, seperti ketersediaan keahlian tertentu.
Pengaturan yang Dipersonalisasi: Menyesuaikan pengaturan kalender agar sesuai dengan preferensi individu dan persyaratan alur kerja.
Kustomisasi meningkatkan kegunaan kalender sumber daya, menjadikannya alat bantu serbaguna untuk berbagai skenario manajemen proyek.
Kalender sumber daya memainkan peran strategis dalam manajemen proyek dengan menyediakan platform terpusat untuk mengelola sumber daya. Kepentingan strategis ini terlihat jelas dalam beberapa area utama:
Kalender sumber daya memberikan gambaran umum tingkat tinggi tentang ketersediaan dan alokasi sumber daya. Visibilitas ini sangat penting untuk:
Perencanaan Proaktif: Memungkinkan manajer proyek untuk membuat rencana ke depan dan mengalokasikan sumber daya secara efektif. Pemimpin tim memainkan peran penting dalam memelihara kalender sumber daya yang akurat dan memastikan alokasi sumber daya yang efektif.
Resolusi Konflik: Mengidentifikasi dan menyelesaikan konflik penjadwalan sebelum berdampak pada jadwal proyek.
Optimalisasi Sumber Daya: Memastikan bahwa semua sumber daya yang tersedia digunakan secara efisien untuk memaksimalkan produktivitas.
Kalender sumber daya yang terpusat mendorong kolaborasi yang lebih baik di antara anggota tim dan departemen. Manfaatnya meliputi:
Upaya-upaya yang Terkoordinasi: Memfasilitasi koordinasi tugas dan aktivitas di seluruh tim yang berbeda.
Komunikasi yang Transparan: Memberikan pandangan yang jelas tentang siapa yang mengerjakan apa, meningkatkan komunikasi dan mengurangi kesalahpahaman.
Tujuan Bersama: Memastikan bahwa semua anggota tim selaras dengan tujuan dan jadwal proyek.
Kalender sumber daya mendukung skalabilitas organisasi dengan menyediakan alat bantu untuk mengelola kompleksitas yang meningkat. Ini termasuk:
Manajemen Sumber Daya yang Terukur: Beradaptasi dengan kebutuhan organisasi yang terus berkembang seiring dengan perluasan dan pengerjaan lebih banyak proyek.
Orientasi yang efisien: Menyederhanakan proses orientasi untuk karyawan baru dengan memberikan visibilitas yang jelas mengenai jadwal dan ketersediaan tim.
Kemampuan beradaptasi: Menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan proyek dan ketersediaan sumber daya secara real-time.
Manajemen sumber daya yang efektif adalah komponen penting dari manajemen risiko dalam manajemen proyek. Kalender sumber daya berkontribusi dengan:
Mengidentifikasi Risiko: Menyoroti potensi risiko terkait sumber daya, seperti pemindahbukuan berlebihan atau kekurangan keterampilan.
Mengurangi Risiko: Menerapkan strategi untuk memitigasi risiko-risiko ini, seperti mengalokasikan ulang sumber daya atau menyesuaikan jadwal proyek.
Perencanaan Kontinjensi: Mengembangkan rencana darurat untuk mengatasi tantangan sumber daya yang tidak terduga.
Bilah ketersediaan di kalender perencanaan proyek Teamdeck
Untuk membuat Teamdeck lebih nyaman digunakan, Anda bisa menyesuaikan tampilan dengan memilih baris mana yang ingin Anda lihat.
Selain itu, Anda bisa memfilter tampilan untuk menampilkan daftar karyawan tertentu, misalnya pengembang frontend atau desainer saja. Anda dapat membuat tampilan Anda sendiri, sehingga Anda dapat dengan cepat mendapatkan gambaran umum dari tim yang berbeda.
Untuk memaksimalkan manfaat kalender sumber daya, manajer proyek harus mengikuti praktik terbaik dalam manajemen sumber daya. Hal ini meliputi:
Ulasan yang sering dilakukan: Meninjau dan memperbarui kalender secara teratur untuk mencerminkan perubahan jadwal proyek, ketersediaan sumber daya, dan penugasan tim. Pembaruan rutin pada kalender sumber daya sangat penting selama fase perencanaan proyek untuk memastikan penjadwalan dan alokasi sumber daya yang akurat.
Penyesuaian Waktu Nyata: Membuat penyesuaian waktu nyata pada kalender saat informasi baru tersedia, memastikan bahwa kalender tetap menjadi alat perencanaan yang akurat dan dapat diandalkan.
Pelatihan Karyawan: Memberikan pelatihan komprehensif kepada karyawan tentang cara menggunakan kalender sumber daya secara efektif, untuk memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama.
Dukungan Berkelanjutan: Menawarkan dukungan dan sumber daya yang berkelanjutan untuk membantu karyawan menavigasi alat ini dan memecahkan masalah yang muncul.
Kebijakan yang Transparan: Menetapkan kebijakan dan prosedur yang jelas tentang bagaimana kalender sumber daya harus digunakan, memastikan konsistensi dan akuntabilitas.
Buka Dialog: Mendorong dialog terbuka di antara anggota tim untuk mengatasi masalah atau saran untuk meningkatkan efektivitas alat ini.
Memanfaatkan Wawasan: Memanfaatkan wawasan yang disediakan oleh kalender sumber daya untuk membuat keputusan berbasis data tentang alokasi sumber daya, perencanaan proyek, dan manajemen beban kerja.
Perbaikan Berkesinambungan: Menggunakan data untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan menerapkan strategi untuk meningkatkan proses manajemen proyek secara keseluruhan.
Kesimpulannya, kalender sumber daya adalah alat yang sangat diperlukan untuk manajemen proyek modern. Kalender sumber daya menawarkan solusi komprehensif untuk mengelola sumber daya, menjadwalkan tugas, dan mengoptimalkan beban kerja. Dengan memberikan visibilitas yang jelas mengenai ketersediaan dan pemanfaatan sumber daya, kalender sumber daya meningkatkan efisiensi, kolaborasi, dan pengambilan keputusan. Alat bantu seperti Teamdeck mencontohkan manfaat perangkat lunak perencanaan sumber daya yang canggih, yang menawarkan platform tangguh yang mendukung keberhasilan pelaksanaan proyek yang kompleks. Dengan mengikuti praktik terbaik dan memanfaatkan potensi penuh kalender sumber daya, manajer proyek dapat secara signifikan meningkatkan kemampuan mereka untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran, yang pada akhirnya berkontribusi pada pertumbuhan dan kesuksesan organisasi mereka.
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...
Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak penjadwalan sumber daya yang sangat baik, lebih baik Anda mencari teknik penjadwalan. Teknik penjadwalan membantu menyelaraskan jadwal proyek, ruang lingkup, dan sumber daya Anda. Sebuah jadwal harus sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan dan...