Kalender Sumber Daya - Kelola Seluruh Tim Anda dalam 1 Alat

Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda untuk merencanakan dan mengelola dan mengalokasikan sumber daya lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama di perusahaan Anda.

Seringkali merupakan bagian dari alat manajemen sumber dayakalender sumber daya adalah tampilan utama Anda saat merencanakan proyek, menetapkan pemesanan, dan mengelola tim Anda. Berikut ini adalah rincian kalender sumber daya untuk memberi Anda gambaran sekilas tentang fitur-fitur penting dan mengapa Anda harus menggunakan kalender tersebut dalam pekerjaan sehari-hari sebagai manajer proyek.

Apa yang akan Anda dapatkan dengan artikel ini:

• Bagaimana kalender manajemen proyek memecahkan tantangan
• Beberapa kata tentang kalender sumber daya, penjadwalan tim, pelacakan waktu timdan manajemen cuti dalam 1 alat
• Pengaruh dari perangkat lunak perencanaan sumber daya tentang manajemen proyek
• Arti dan peran kalender sumber daya

Apa yang dimaksud dengan kalender sumber daya?

Kalender sumber daya (juga dikenal di sana-sini sebagai kalender manajemen proyek dan kalender perencanaan proyek) memantau berbagai tugas, kejadian, dan tanggal yang terjadi atau akan terjadi selama siklus hidup proyek.

Sistem ini mengamati - setidaknya - ketersediaan, kapasitas, beban kerja, dan pemanfaatan karyawan secara individu.

(Teamdeck)

Kalender sumber daya - sesuai dengan istilahnya - adalah kalender untuk mengendalikan, mengoordinasikan, dan memantau sumber daya, termasuk karyawan dan peralatan. Kalender ini memberikan manajer proyek pandangan yang sepenuhnya transparan tentang seluruh tim dan semua proyek, yang merupakan cara yang bagus untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan skala bisnis mereka.

Lebih tepatnya, gambaran umum tentang bagaimana sumber daya (karyawan) digunakan, sumber daya dengan keahlian tertentu yang tersedia, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap proyek yang terpisah, dan berapa banyak biaya yang dibutuhkan untuk setiap proyek. Hal ini juga membantu dalam menghindari tantangan manajemen beban kerja seperti penggunaan yang berlebihan atau kurang.

Apa saja fitur yang dicari oleh manajer proyek dalam kalender sumber daya?

• Fitur Ketersediaan / Manajemen cuti - jumlah waktu yang dapat Anda pesan untuk karyawan
• Laporan yang dapat disesuaikan dan mudah dipahami
• Pekerjaan yang direncanakan - waktu yang ditugaskan kepada seorang karyawan untuk sebuah proyek. Idealnya, pemesanan keseluruhan untuk satu orang tidak boleh melebihi ketersediaannya
• Lembar waktu dan pelacakan waktu karyawan - waktu yang digunakan karyawan untuk mengerjakan tugas/proyek tertentu. Idealnya, entri waktu tidak boleh melebihi pemesanan
• Fitur analisis pemanfaatan karyawan
• Manajemen beban kerja dan pengoptimalannya
• Penganggaran proyek
• Pengendalian dan perencanaan proyek
• Kemampuan integrasi
• Kustomisasi tingkat lanjut

• Cuti - liburan karyawan, cuti sakit, dan jenis ketidakhadiran lainnya harus disertakan dalam beberapa kalender karyawan, sehingga Anda dapat dengan mudah mengetahui waktu ketika anggota tim tertentu tidak dapat hadir.
• Hari libur nasional - sama halnya dengan cuti, hari libur nasional harus ditandai dalam kalender sumber daya Anda sebagai waktu ketika sumber daya tidak tersedia, sehingga Anda tidak dapat menghitungnya saat merencanakan proyek.

Bagaimana kalender sumber daya bermanfaat bagi proyek Anda yang kompleks?

Manajer proyek dapat mengambil manfaat dari penggunaan kalender sumber daya dengan berbagai cara, misalnya dengan:

• memiliki gambaran umum tingkat tinggi tentang ketersediaan sumber daya,
• memiliki pemahaman yang lebih baik tentang jalur produksi perusahaan,
• mampu merencanakan sumber daya dengan lebih bijaksana,
• mampu menyesuaikan beban kerja tim jika terjadi kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.

Dengan kalender sumber daya, Anda dapat rencanakan pekerjaan tim Anda lebih efisien. Dengan memperhatikan ketersediaan karyawan, rencana liburan, dan hari libur nasional, Anda mengurangi risiko memiliki terlalu sedikit tenaga kerja untuk menyelesaikan proyek.

Demikian pula, Anda dapat menggunakan kalender sumber daya untuk mengetahui karyawan yang Anda butuhkan yang saat ini sedang dipesan untuk proyek lain. Dengan mengetahui berapa lama mereka tidak tersedia, Anda bisa menyesuaikan jadwal proyek atau bernegosiasi dengan PM lain mengenai sumber daya yang Anda butuhkan.

Keuntungan lain dari kalender sumber daya adalah gambaran yang jelas tentang beban kerja karyawan. Dengan memantau pemesanan atau entri waktu, Anda bisa dengan cepat menemukan anggota tim yang memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit pekerjaan, sehingga Anda bisa menyesuaikan pemesanan mereka.

Kalender sumber daya, pelacakan waktu, lembar waktu, perencanaan proyek, dan manajemen beban kerja dalam 1 tempat?

Mari kita perkenalkan. Teamdeck adalah Manajemen sumber daya SaaS solusi yang dikembangkan oleh rumah perangkat lunak yang bekerja sama dengan NetFlix, Uber, atau Universal. Sebelumnya perangkat lunak ini didedikasikan untuk keperluan mereka sendiri, namun setelah puluhan bulan, produk ini dikomersialkan. Beginilah - secara umum - kalender sumber daya ini menjadi bagian dari pasar perangkat lunak manajemen proyek yang besar.

Ini membantu setiap manajer proyek dan anggota tim selama keseluruhan proyek, dengan perencanaan sumber dayamengelola, dan mengukur kinerja.

Teamdeck, Anda memiliki akses ke beban kerja karyawan Anda dengan penjadwal sumber daya sederhana. Informasi yang tersedia di Teamdeck meliputi Pemesanan, Lembar Waktu, Ketersediaan, dan Liburan.

Selain itu, kami telah menyertakan dua detail lainnya yang dapat membantu Anda memantau beban kerja:

• Pemesanan vs Ketersediaan
• Lembar Waktu vs Ketersediaan

Bar menunjukkan pemesanan karyawan atau lembar waktu dibandingkan dengan ketersediaannya. Ini adalah cara yang cepat dan mudah untuk melihat apakah seorang anggota tim kurang atau terlalu banyak digunakan, sehingga memudahkan Anda untuk mengambil tindakan.

Untuk membuat Teamdeck lebih nyaman digunakan, Anda bisa menyesuaikan tampilan dengan memilih baris mana yang ingin Anda lihat.

Selain itu, Anda bisa memfilter tampilan untuk menampilkan daftar karyawan tertentu, misalnya pengembang frontend atau desainer saja. Anda dapat membuat tampilan Anda sendiri, sehingga Anda dapat dengan cepat mendapatkan gambaran umum dari tim yang berbeda.