Manajer proyek biasanya berpikir dari sudut pandang multitasker. Rapat sepanjang hari, notifikasi yang terus menerus dan ribuan tugas per menit adalah makanan sehari-hari mereka. Namun, banyak pekerjaan yang tidak seperti ini. Karyawan yang analitis, kreatif, dan pengembangan produk membutuhkan waktu untuk fokus agar dapat memasuki 'aliran' atau 'fase' ketika mereka paling produktif. Bagaimana cara mendukung tim Anda untuk fokus?
Kita hidup di era multitasking. Kita bekerja dan mendengarkan musik, kita naik bus dan menelusuri ponsel pintar kita, kita memasak makan malam dan menjawab email. Kita jarang melakukan satu hal dalam satu waktu, dan akhirnya - kita merasa semakin sulit untuk fokus dan mempertahankan perhatian untuk waktu yang lama.
Menurut Pusat Informasi Bioteknologi Nasional, rentang perhatian rata-rata kita pada tahun 2000 adalah 12 detik. Pada tahun 2015, hanya 8,25 detik! Kita semakin sulit untuk tetap fokus karena kita terbiasa untuk terus menerus mendapatkan rangsangan baru. Pengalih perhatian ada di mana-mana yang memengaruhi produktivitas dan kualitas pekerjaan yang kita lakukan. Ini adalah tantangan besar bagi organisasi yang sangat membutuhkan penggunaan waktu yang efisien. Sayangnya, banyak dari mereka yang ingin menyelesaikan sebanyak mungkin pekerjaan dalam waktu sesingkat mungkin, namun pada akhirnya, mereka mengurangi kapasitas karyawan mereka.
Perusahaan membuat banyak kesalahan yang berdampak negatif pada efektivitas tim.
Pertama, jadwal kerja tim tidak ada dan ritme kerja ditentukan oleh tugas-tugas yang bersifat ad-hoc.
Kedua, perencanaan kerja tidak memperhitungkan perbedaan individu.
Ketiga, jadwal kerja dibuat dari sudut pandang manajer proyek, bukan dari sudut pandang eksekutif.
Keempat, perusahaan tidak menghargai waktu karyawannya dan tidak memprioritaskan tugas, misalnya terlalu banyak rapat yang melibatkan semua orang meskipun tidak diperlukan.
Kelima, perusahaan tidak menganalisis data kinerja mereka, misalnya, laporan waktu atau umpan balik dari tim mereka.
Apakah ini berarti bahwa tidak ada harapan dan kita semua ditakdirkan untuk bekerja secara tidak efisien? Sama sekali tidak! Ada banyak cara untuk meningkatkan kinerja, dimulai dengan alat manajemen karyawan, pendekatan yang fleksibel, dan kesadaran akan proses fokus. Dalam artikel ini, kita akan membahas kiat-kiat tentang cara meningkatkan kualitas dan kenyamanan kerja Anda dengan perencanaan yang baik.
Setiap orang berbeda. Ya, kami tahu kedengarannya klise, tetapi ketika mencari model kerja yang sempurna, Anda harus mempertimbangkan preferensi individu karyawan Anda. Beberapa orang bekerja lebih baik di pagi hari, yang lain di malam hari. Ada yang cepat bosan dan menyukai banyak variasi, sementara yang lain lebih suka fokus pada satu tugas besar sebelum beralih ke tugas berikutnya. Gunakan fitur perangkat lunak penjadwalan sumber daya untuk memberikan tugas yang tepat kepada orang yang tepat. Fitur penugasan peran juga akan sangat berguna - sehingga setiap orang dapat melihat sekilas siapa yang bertanggung jawab atas apa.
Selama manajemen beban kerjapenting untuk menetapkan tujuan yang ambisius dan memberikan rasa pencapaian dan pertumbuhan kepada tim Anda. Namun, mudah sekali jatuh ke dalam perangkap untuk membebani karyawan Anda secara berlebihan. Jika mereka bekerja secara efisien dalam satu bulan dan mencapai tonggak sejarah proyekbulan berikutnya mereka mendapatkan lebih banyak lagi, dan seterusnya. Strategi ini bersifat jangka pendek - setiap orang pada akhirnya akan menjadi terlalu lelah, frustasi, kurang produktif, dan terdemotivasi karena mereka akan merasa bahwa pekerjaan tidak akan pernah berakhir. Untuk menghindari hal ini, mengontrol beban kerja tim Anda. Anda dapat mencoba bekerja dalam interval, di mana satu minggu akan lebih intens dan minggu lainnya lebih sedikit, atau Anda dapat memastikan untuk menjaga keseimbangan dalam beban kerja harian Anda. Gunakan perangkat lunak manajemen sumber daya untuk memastikan karyawan Anda tidak berada di bawah tekanan yang berlebihan. Memasukkan program ruang data virtual juga dapat meningkatkan keamanan dan efisiensi manajemen proyek.
Menurut sebuah penelitian di University of California Irvine, seseorang membutuhkan waktu 23 menit dan 15 detik untuk kembali fokus pada suatu tugas setelah terganggu. Ini mungkin tidak terlihat banyak, namun jika setiap hari seorang karyawan melakukan 3 rapat dan 10 pesan di Slack - ini akan menjadi kehilangan efisiensi yang sangat besar. Bagaimana cara mencegah hal ini? Sarankan kepada karyawan Anda agar mereka mengatur waktu fokus untuk diri mereka sendiri. Dengan menggunakan kalender, mereka dapat mengatur rapat untuk diri mereka sendiri - misalnya, 2 jam di siang hari. Anda bisa yakin bahwa ketika tim Anda mendapatkan waktu di mana mereka bisa fokus hanya pada tugas - produktivitas akan meningkat.
Di banyak organisasi, ada kecenderungan untuk melabeli setiap tugas sebagai sangat mendesak dan sangat penting. Pemikiran di balik hal ini adalah bahwa memprioritaskan setiap tugas akan membuat karyawan menganggap setiap tugas sama seriusnya. Akibatnya, orang menjadi kewalahan oleh tekanan berlebih dan tidak dapat fokus pada satu hal karena mereka terus-menerus memikirkan 5 tugas ASAP berikutnya yang menanti mereka. Jadi ketika merencanakan pekerjaan, gunakan opsi prioritas - tandai tugas sesuai dengan tenggat waktu dan urgensi sehingga karyawan Anda dapat membuat strategi kerja pribadi mereka.
Rapat perusahaan memang perlu dan penting. Namun tidak semuanya. Kesalahan organisasi yang umum terjadi adalah mengadakan rapat setiap kali ada sesuatu yang perlu "dibicarakan". Hal ini sangat umum terjadi pada orang-orang yang mengkoordinasikan pekerjaan, seperti manajer proyek - tugas mereka adalah memeriksa apakah semuanya berjalan sebagaimana mestinya, berkomunikasi dan mengumpulkan informasi, dan memutuskan langkah selanjutnya. Dalam kasus mereka, rapat sering kali menjadi alat utama dalam pekerjaan. Bagi orang-orang yang melakukan pekerjaan, setiap rapat merupakan jeda dan gangguan yang membutuhkan waktu setelahnya untuk kembali ke kondisi fokus sebelumnya.
Saat menyiapkan jadwal kerja harian atau mingguan Anda, cobalah untuk membatasi jumlah pertemuan yang diperlukan. Periksa bagian perencana kalender online secara teratur untuk memastikan karyawan Anda tidak perlu menelepon setiap jam dan memiliki waktu untuk berkreasi dengan tenang. Ide yang bagus adalah rencana tugas - setiap tugas harus memiliki penjelasan rinci tentang persyaratan dan langkah-langkahnya, sehingga setiap orang dapat dengan mudah memeriksa temuan tanpa membuang waktu untuk rapat yang tidak perlu.
Orang butuh istirahat. Secara statistik, Anda harus mengambil Istirahat 15 menit setiap 1,5 jam untuk menyegarkan otak Anda dan meningkatkan produktivitas. Sayangnya, sering kali tidak ada ruang untuk istirahat dalam jadwal kerja yang padat. Akibatnya, orang bekerja lebih banyak namun hanya menyelesaikan sedikit pekerjaan karena produktivitas mereka menurun. Cobalah model perencanaan istirahat, dorong karyawan Anda untuk menulis waktu istirahat singkat di kalender mereka, menjauh sejenak dari komputer, pergi ke teras untuk menghirup udara segar dengan secangkir kopi atau melakukan beberapa latihan fisik sederhana untuk mengoksidasi otak. Anda akan kagum dengan efek positifnya.
Banyak proyek besar yang tampaknya berlarut-larut. Ini sangat mendemotivasi ketika Anda telah mengerjakan hal yang sama selama berbulan-bulan dan akhirnya masih jauh. Hal ini membuat Anda mudah mengalami stagnasi dan kehilangan motivasi dan produktivitas. Cobalah untuk mendiversifikasi tugas yang diterima tim Anda. Jika seseorang telah mengerjakan hal yang sama selama seminggu - libatkan mereka dalam sesuatu yang baru, sehingga mereka dapat memperoleh perspektif baru dan kembali dengan ide-ide segar. Tentu saja, di sinilah pendekatan individual dan percakapan dengan karyawan Anda sangat penting - beberapa orang lebih suka memvariasikan pekerjaan mereka dan berpindah-pindah tugas, sementara yang lain lebih suka fokus pada satu proyek dari awal hingga akhir. Fleksibilitas adalah kuncinya.
Poin ini terkait dengan poin sebelumnya. Jika Anda sedang mengerjakan proyek besar yang harus diselesaikan dan Anda tidak memiliki kesempatan untuk mendiversifikasi pekerjaan Anda - bagilah menjadi beberapa langkah. Penyelesaian satu langkah kerja adalah sebuah kesuksesan. Sukses adalah motivasi. Jika Anda mengerjakan proyek enam bulan - bagi menjadi pencapaian proyek dan rayakan bersama tim Anda atas pencapaian setiap tahap.
Ketika menerapkan strategi untuk meningkatkan produktivitas, Anda perlu mengawasi semua proses yang terjadi di dalam tim. Gunakan alat yang memungkinkan Anda mendapatkan semua informasi di satu tempat.
Contoh yang bagus adalah Teamdeck - ini adalah sistem di mana Anda bisa membuat jadwal kerja yang terencana dengan baik, menjadwalkan rapat di kalender, mendistribusikan tugas, memeriksa beban kerja karyawan, memonitor waktu kerja dengan lembar waktu, menetapkan peran, menambahkan deskripsi tugas, dan masih banyak lagi! Pekerjaan yang terencana dengan baik, di mana setiap orang memiliki ruang untuk fokus dan rileks serta mengetahui dengan pasti apa yang harus dilakukan, adalah rahasia produktivitas yang lebih tinggi.
Setiap organisasi menginginkan satu hal: produktivitas yang tinggi dan hasil yang baik. Untuk mencapai tujuan ini, faktor terpenting yang perlu dipertimbangkan adalah kondisi kerja tim Anda, yang disesuaikan dengan tugas dan posisi mereka. Jadwal kerja yang direncanakan dengan cermat akan meningkatkan kinerja Anda ke tingkat yang bahkan tidak pernah Anda impikan sebelumnya!
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...