Perusahaan yang menjalankan satu atau beberapa proyek dalam satu waktu, seperti agensi atau perusahaan perangkat lunak, perlu memastikan bahwa upaya penjadwalan mereka efektif. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan mengukur tingkat pemanfaatan yang dapat ditagih. Dalam posting blog ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara menghitung utilisasi menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya - Teamdeck. Namun pertama-tama, mari kita jelaskan mengapa pelacakan metrik ini dapat bermanfaat bagi bisnis Anda.
Apa yang akan Anda dapatkan dengan artikel ini:
Ketika Anda menagih klien per jam menggunakan model "waktu dan materi", Anda tahu bahwa tidak semua jam kerja tim Anda diperhitungkan dalam keseluruhan tagihan. Jam kerja yang dapat ditagih biasanya mencakup waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk aktivitas yang dapat ditagih: misalnya, mengembangkan perangkat lunak untuk klien atau menulis naskah untuk kampanye mereka. Namun, Anda juga harus memperhitungkan pekerjaan yang tidak dapat ditagih, yang biasanya melibatkan sesi pelatihan, menyusun proposal klien, mengerjakan proyek internal, dll.
Tentu saja, pekerjaan yang tidak dapat ditagih mungkin diperlukan untuk menjaga bisnis Anda tetap berjalan. Namun, Anda harus perhatikan jumlah dan menghitung jam yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih juga untuk memastikan perusahaan Anda tetap menguntungkan. Jika rasio tersebut tidak sesuai, Anda mungkin akan mulai merugi - bagaimanapun juga, Anda masih harus membayar karyawan dan menutupi biaya operasional.
Anda mungkin bertanya-tanya apakah Anda harus mulai melacak penggunaan yang dapat ditagih jika Anda sudah memantau penggunaan karyawan secara keseluruhan.
Lihat, ketika Anda menghitung pemanfaatan sumber dayaAnda biasanya membandingkan jumlah jam kerja seseorang dengan kapasitas mereka secara keseluruhan. Hal ini memberi tahu Anda banyak hal: Anda bisa menemukan anggota tim yang terlalu banyak bekerja atau mengidentifikasi orang yang kurang dimanfaatkan. Namun, seperti yang sudah Anda ketahui, tidak semua jam kerja sama. Hanya karena seseorang sibuk, bukan berarti pekerjaannya secara langsung berkontribusi pada keuntungan perusahaan. Di sisi lain, ketika anda melacak pemanfaatan yang dapat ditagih, anda dapat melihat berapa proporsi ketersediaan setiap orang yang digunakan untuk aktivitas yang dapat ditagih.
Ini tidak berarti bahwa pemanfaatan tagihan setiap orang harus setinggi mungkin. Lagi pula, kemungkinan ada orang di perusahaan Anda yang tidak bekerja pada proyek klien sama sekali. Untuk mereka, Anda bisa mengandalkan utilisasi keseluruhan untuk memastikan beban kerja mereka seimbang. Namun, ketika menyangkut anggota tim yang berkontribusi pada pekerjaan klien, tingkat utilisasi yang dapat ditagih dapat memberi Anda wawasan yang berharga.
Pertama dan terpenting, melacak tingkat pemanfaatan memungkinkan Anda untuk mengevaluasi penjadwalan dalam manajemen proyek. Jika seseorang yang seharusnya mengerjakan tugas-tugas yang dapat ditagih memiliki tingkat utilisasi 20%, hal ini dapat mengindikasikan bahwa jadwal mereka tidak direncanakan secara optimal. Mungkin perkiraan proyek tidak akurat, dan karyawan ini tidak membutuhkan semua waktu yang dialokasikan untuk melakukan pekerjaan mereka. Mungkin, mereka berpartisipasi dalam terlalu banyak rapat yang tidak perlu. Apa pun itu-ada ruang untuk melakukan optimasi.
Bayangkan situasi yang berbeda: katakanlah tingkat pemanfaatan karyawan yang dapat ditagih berada di angka 110%. Ini berarti mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja daripada kapasitas mereka. Tidak jarang sebuah proyek membutuhkan waktu kerja tambahan sebelum tenggat waktu. Namun, jika Anda tidak menemukan karyawan yang terlalu banyak bekerja pada waktunya, Anda mungkin berisiko membuat mereka frustrasi atau bahkan memutuskan untuk meninggalkan perusahaan Anda.
Terakhir, menghitung pemanfaatan yang dapat ditagih adalah cara yang sangat baik untuk menilai peran mana yang paling banyak diminati dan kapan. Wawasan semacam itu memungkinkan untuk secara akurat memperkirakan sumber daya manusia dan waktu proses perekrutan dengan benar.
Anda mungkin sudah bisa menebaknya, namun untuk mengumpulkan data pemanfaatan sumber daya yang dapat diandalkan, tim Anda harus menggunakan alat pelacakan waktu. Tanpa alat ini, Anda hanya akan berurusan dengan perkiraan, bukan informasi yang akurat. Tentu saja, masih banyak lagi manfaat dari perangkat lunak pelacakan waktu agensiJadi, jika Anda belum melakukannya, cobalah!
Lembar waktu tim Anda akan memberi Anda informasi tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk berbagai proyek. Namun, untuk memperhitungkan hanya pekerjaan yang dapat ditagih, Anda memerlukan alat yang memungkinkan karyawan Anda untuk menandai entri waktu yang dicatat sebagai dapat ditagih atau tidak dapat ditagih.
Teamdeck memungkinkan anggota tim Anda untuk membuat perbedaan seperti itu. Mereka bisa menggunakan label timesheet untuk menandai entri waktu mereka sebagai "dapat ditagih", "lembur", "bekerja dari rumah", dll. Tag terserah Anda-Anda bisa memilih label dan ikon khusus yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Ketika tim Anda melacak waktu mereka dengan Teamdeck dan menggunakan tag lembar waktu, Anda bisa dengan mudah membuat laporan penggunaan yang dapat ditagih.
Buka bagian laporan di menu atas, lalu klik ikon plus di sudut kanan bawah untuk menambahkan laporan baru. Pilih "buat kustom"-kami akan membuat laporan dari awal, bukan berdasarkan templat.
Beri nama judul Anda dan pilih rentang tanggal yang sesuai. Sekarang saatnya untuk mulai menambahkan bagan dan tabel ke laporan Anda. Mari kita mulai dengan diagram batang sederhana yang akan menunjukkan waktu yang dapat ditagih yang dihabiskan per anggota tim. Klik "tambahkan grafik" dan "tambahkan diagram batang". Secara default, Anda akan melihat perbandingan pemesanan, lembar waktu, jam liburan, dan ketersediaan setiap orang. Klik "metrik" (ikon dengan tiga kolom) dan hapus centang pada metrik yang tidak perlu. Sebagai gantinya, gulir ke bawah ke kategori "Tag Timesheet" dan pilih "Dapat Ditagih".
Bagan sederhana ini memungkinkan Anda melihat berapa banyak jam yang dapat ditagih yang dicatat oleh setiap orang. Namun, grafik ini tidak memberikan Anda banyak konteks mengenai berapa tingkat penggunaan yang dapat ditagih. Mari kita tambahkan metrik lain ke grafik ini-"Timesheets: waktu". Sekarang Anda dapat melihat sekilas berapa proporsi jam yang dapat ditagih terhadap semua jam yang dilacak oleh orang tertentu.
Sekarang, mari kita tambahkan tabel ke laporan Anda yang akan memungkinkan kita untuk menghitung tingkat pemanfaatan yang dapat ditagih untuk semua karyawan.
Secara default, tabel baru yang ditambahkan ke laporan diatur berdasarkan proyek. Anda dapat mengubah pengaturan tersebut dengan mengklik "pengelompokan" dan menukar orang dengan proyek di editor seret dan lepas. Jika Anda tidak perlu melihat data yang dikelompokkan berdasarkan hari, Anda dapat dengan aman menghapusnya dari pengelompokan. Klik "terapkan" untuk menyimpan pengelompokan ini.
Sementara Anda melakukannya, buka metrik dan hapus centang pada kolom yang tidak perlu (pemesanan, ketersediaan, liburan). Saran kami adalah untuk menambahkan kolom untuk tag timesheet: dapat ditagih. Saat ini, tabel Anda akan terlihat seperti ini:
Pada dasarnya ini adalah informasi yang sama dengan yang Anda miliki di diagram batang yang telah kita buat sebelumnya. Akan lebih baik lagi jika Anda menambahkan tingkat pemanfaatan yang dinyatakan sebagai nilai persentase ke dalam tabel. Anda dapat melakukannya dengan mengklik "metrik", lalu "tambahkan kustom", dan kemudian "tambahkan bidang kalkulasi kustom". Utilisasi yang dapat ditagih bukanlah metrik yang dihitung secara default di Teamdeck karena tidak semua organisasi menggunakan tag timesheet, tetapi kita dapat mengetikkan rumus utilisasi dan membuat metrik khusus.
Rumus pemanfaatannya adalah sebagai berikut:
(Jam yang dapat ditagih/Semua lembar waktu)*100
Klik "simpan dan terapkan" - Anda akan melihat kolom baru muncul di laporan Anda. Di sini Anda dapat melihat tingkat utilisasi karyawan Anda.
Dalam kasus kami, ada beberapa anggota tim yang memiliki utilisasi tagihan yang sangat tinggi. Jelas bahwa sebagian besar waktu mereka digunakan untuk pekerjaan klien. Di sisi lain, kami juga memiliki beberapa sumber daya yang tingkat pemanfaatannya 0%. Mungkin saja pekerjaan mereka tidak berkaitan dengan layanan yang dapat ditagih, jadi kita tidak boleh berharap mereka mencatat jam kerja yang dapat ditagih.
Satu hal terakhir yang dapat kita lakukan untuk membuat keseluruhan laporan menjadi lebih berwawasan adalah dengan mengubah rumus di baris "total" pada tabel. Saat ini, ini adalah jumlah nilai di semua baris. Meskipun berguna untuk dua kolom pertama, hal ini tidak memberi tahu kita banyak hal tentang kolom "Penggunaan yang dapat ditagih". Nilai rata-rata akan jauh lebih baik. Untungnya, kita dapat dengan mudah menghitungnya. Klik pada sel ini dan ketik:
= average(bersarang(Grup: Orang, Rumus khusus: Pemanfaatan yang dapat ditagih))
Perhatikan bahwa Teamdeck akan memberikan saran ketika Anda mulai mengetikkan nama-nama variabel. Klik enter untuk melihat hasilnya. Sekarang kita tahu bahwa tingkat pemanfaatan rata-rata yang dapat ditagih untuk tim kita adalah 53,05%
Memantau kinerja tim Anda adalah kesempatan besar untuk menemukan area yang dapat dioptimalkan untuk keuntungan organisasi Anda. Karyawan Anda juga akan menghargai Anda yang mengawasi pemanfaatan mereka - bagaimanapun juga, mereka tidak ingin bekerja terlalu keras.
Jika Anda merasa Teamdeck bisa menjadi alat yang berguna untuk tim Anda, cobalah. Anda bisa daftar untuk test drive sendiri atau jadwalkan panggilan dengan Anielapakar kesuksesan pelanggan kami. Kami dengan senang hati membantu Anda memanfaatkan aplikasi ini dan secara signifikan meningkatkan proses manajemen proyek dan sumber daya perusahaan Anda.
Hanya 1 dari 5 orang (18%) yang memiliki metode manajemen waktu yang berguna. Strategi manajemen waktu dan alat bantu manajemen waktu proyek membantu Anda menangani pekerjaan yang telah ditugaskan kepada Anda dalam waktu yang Anda miliki. Bekerja sebagai manajer proyek,...
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...