Mengelola tim adalah salah satu bagian tersulit dari pekerjaan manajer proyek.
Sebagai seorang manajer, Anda perlu mengenal orang-orang yang bekerja dengan Anda, mengenali kekuatan mereka, cara mereka bekerja, dan bagaimana mereka bekerja sama dengan rekan-rekan satu tim.
Dalam tim kecil, ini jauh lebih mudah. Namun, seiring dengan pertumbuhan tim Anda atau dengan anggota tim yang bekerja dari lokasi yang berbeda, hal ini akan semakin membingungkan.
Manajemen sumber daya bertujuan untuk membantu para manajer mengatur sumber daya perusahaan mereka dengan lebih baik agar dapat digunakan secara maksimal.
Namun, apakah Anda memiliki informasi yang cukup tentang karyawan Anda dan kinerja mereka untuk merencanakan pekerjaan mereka dengan cara yang optimal?
Lanjutkan dan coba jawab pertanyaan-pertanyaan ini untuk melihat seberapa baik Anda mengetahui kebiasaan dan ketersediaan karyawan Anda:
- Apakah Anda melacak waktu kerja tim Anda?
- Apakah Anda melacak hari libur karyawan Anda di lembar waktu Anda?
- Apakah Anda mengetahui hari libur nasional di negara anggota tim Anda?
- Dapatkah Anda memberi tahu ketersediaan karyawan Anda?
- Berapa banyak alat yang Anda gunakan untuk melakukan semua itu?
Masalahnya adalah Anda mungkin tidak dapat menjawab semua pertanyaan ini. Beralih dari satu alat ke alat lainnya, mengisi spreadsheet dan mengerjakan dokumen yang tak ada habisnya, Anda bisa dengan mudah melupakan beban kerja dan kinerja tim Anda yang sebenarnya.
Kabar baiknya adalah: Teamdeck siap membantu Anda.
Teamdeck adalah perangkat lunak manajemen sumber daya lengkap Anda
Pertama, Anda perlu mengetahui bahwa ini perangkat lunak manajemen sumber daya memungkinkan Anda untuk mengelola tim Anda dengan cara yang komprehensif, tanpa harus mengintegrasikan beberapa alat. Oleh karena itu, ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk beralih di antara alat yang berbeda, dan memangkas biaya langganan yang banyak.
Inilah sekilas tentang apa yang Anda dapatkan dari Teamdeck:
Sekarang, mari kita cermati lebih dekat, apa yang bisa Anda capai dengan menggunakan gabungan semua proses ini.
Kelola semua karyawan Anda dan proyek yang ditugaskan kepada mereka
Ketika Anda merencanakan sebuah proyek, Anda harus mempertimbangkan sejumlah faktor:
- Orang mana yang tersedia?
- Apa saja keahlian mereka?
- Apakah mereka tersedia penuh waktu?
- Apakah ada liburan atau hari libur yang menghalangi?
Semuanya menciptakan jaringan ketergantungan dinamis yang kompleks yang tidak dapat Anda taklukkan dengan mudah menggunakan spreadsheet sederhana. Teamdeck memberi Anda gambaran waktu nyata tentang beban kerja dan ketersediaan tim Anda. Ingin menambahkan keterampilan dan lokasi rekan tim Anda? Gunakan kolom khusus untuk memperkaya jadwal Anda dan mempersingkat proses pengambilan keputusan.
Ketika Anda mengatur jadwal global tim Anda, Anda dapat secara efisien menugaskan karyawan untuk penugasan yang berbeda, bahkan jika Anda menangani beberapa proyek dalam satu waktu.
Jadwal Teamdeck sangat jelas, menampilkan semua informasi dalam sekejap. Ditambah lagi, jadwal ini mudah diedit.
Jadwal di Teamdeck memperjelas siapa yang mengerjakan apa dan berapa lama, sehingga Anda bisa lebih baik merencanakan dan mengalokasikan sumber dayamenghindari kekurangan atau kelebihan karyawan.
Bar beban kerja menunjukkan ketersediaan karyawan.
Bayangkan Anda harus memindahkan kebutuhan anggota tim ke proyek lain. Anda bisa melihat dalam jadwal Anda berapa kapasitas anggota tim lainnya. Oleh karena itu, Anda dapat melihat apakah mereka sekarang kewalahan dengan tugas-tugas dan membutuhkan lebih banyak tenaga kerja yang ditambahkan ke proyek atau tidak.
Misalnya, jika Anda menjalankan proyek dengan anggota tim jarak jauh atau paruh waktu, Anda mungkin ingin mengetahui berapa jam per hari mereka tersedia dan kemudian memutuskan apakah itu cukup untuk menyelesaikan proyek Anda.
Selain itu, dalam tampilan jadwal, Anda dapat melihat hari libur dan hari libur nasional, sehingga Anda dapat mempertimbangkannya saat merencanakan proyek dan mengelola beban kerja.
Lacak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk berbagai proyek
Pelacakan waktu menjadi suatu keharusan dalam banyak layanan profesional, terutama jika organisasi Anda menagih per jam.
Pada saat yang sama, banyak sekali perusahaan gagal dalam pelacakan waktu. Itu terjadi karena:
- mereka tidak melacak semuanya
- mereka tidak memotivasi karyawan untuk melacak waktu secara teratur
- karyawan mengisi lembar kerja setelah menyelesaikan tugas, alih-alih melacak waktu saat pekerjaan sedang berlangsung
Yang terburuk, perusahaan membuat laporan berdasarkan entri waktu yang ditebak, dan kemudian mereka menggunakan wawasan yang menyesatkan tersebut untuk membuat perkiraan lain.
Apa bedanya Teamdeck? Aplikasi ini menawarkan aplikasi pelacakan waktu, yang mengharuskan pengguna untuk hanya memilih proyek dan kemudian mengklik mulai/berhenti untuk merekam entri waktu. Catatan tersebut kemudian diterjemahkan secara otomatis ke dalam lembar waktu yang tepat.
Melacak waktu menggunakan aplikasi web Teamdeck sangat mudah dan tidak membutuhkan waktu lama.
Hal ini membuat seluruh proses menjadi jauh lebih cepat dan dapat ditoleransi, oleh karena itu lebih banyak karyawan yang bersedia melakukannya setiap hari.
Pengguna juga dapat memperbarui lembar waktu mereka secara manual, sehingga mereka yang lebih suka meringkas pekerjaan mereka di penghujung hari dapat tetap berpegang pada preferensi mereka.
Mengelola liburan tanpa komunikasi bolak-balik yang tidak perlu
Berapa kali Anda mendengar pertanyaan-pertanyaan ini dari karyawan Anda?
- Dapatkah saya mengambil cuti?
- Berapa hari libur yang telah saya ambil?
- Apakah permintaan liburan saya disetujui?
Komunikasi tatap muka sering kali tidak efektif, karena orang cenderung lupa atau salah paham satu sama lain, misalnya mendiskusikan tentang meninggalkan kantor lebih awal. Mengelolanya di dalam aplikasi membantu menghindari masalah semacam itu.
Sebagai manajer, Anda dapat menambahkan hari libur karyawan ke jadwal mereka.
Sebagai manajer perusahaan, Anda dapat menentukan jenis cuti yang diterima oleh perusahaan Anda (dan mana yang dibayar). Dengan cara ini, karyawan dapat mengisi formulir sederhana, menentukan jenis ketidakhadiran (liburan berbayar, cuti sakit, dll), durasi cuti mereka, mengetikkan komentar tambahan, dan terakhir, memilih manajer yang harus menerima pesan ini.
Menambahkan permintaan liburan baru sebagai karyawan.
Bagaimana cara merencanakan proyek Anda secara efektif menggunakan Teamdeck?
Jika Anda ingin mengelola sumber daya secara efektif, maka mengejar satu bagian saja dari manajemen sumber daya sebenarnya dapat melumpuhkan hasil Anda.
Anda bisa mencapai lebih banyak hal dengan menerapkan berbagai aspek manajemen karyawan, dan dengan itu Teamdeck bisa sangat membantu.
Ini memberi Anda gambaran lengkap tentang ketersediaan karyawan Anda, kinerja mereka, dan proyek-proyek yang mereka ikuti.
Jika Anda tidak menyimpan dan menganalisis informasi tentang proyek-proyek masa lalu dan yang sedang berjalan, lalu bagaimana Anda bisa merencanakan proyek-proyek yang akan datang?
Memulai proyek yang sukses tidak hanya membutuhkan pemahaman tentang persyaratan dan tujuan bisnis, tetapi juga bagaimana kinerja tim Anda dan bagaimana ketersediaannya.
Teamdeck membantu Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tim Anda, sehingga Anda bisa fokus dalam menyelesaikan proyek.
