Kita semua pernah mendengar dan bahkan mungkin pernah mengalami dampak yang melumpuhkan dari bottleneck pada sebuah organisasi. Istilah "kemacetan" berkaitan dengan situasi apa pun yang disebabkan oleh masalah personil atau teknis yang menunda realisasi proyek. Situasi ini dapat dipicu oleh departemen yang terlalu penuh dengan pekerjaan, kerusakan teknis, atau bahkan stres yang mengurangi produktivitas seluruh tim.
Secara umum, kapasitas sistem diukur dengan kapasitas kemacetan. Kondisi ini dapat merusak cara kerja tim di dalam tim karena rasa frustrasi yang meningkat dan emosi yang berkobar serta citra yang ditampilkan oleh perusahaan secara eksternal. Tidak ada yang ingin terlihat tidak kompeten! Ditambah lagi dengan beban keuangan yang ditimbulkan oleh kemacetan tersebut karena profitabilitas dapat turun secara signifikan. Dalam artikel ini, kita akan membahas langkah-langkah untuk mengidentifikasi kemacetan, cara mengatasinya, dan bagaimana Teamdeck cocok dengan solusi untuk teka-teki ini.
Cara tercepat untuk mengidentifikasi kemacetan adalah dengan melihat alur kerja perusahaan Anda dan mengidentifikasi apakah pekerjaan direalisasikan dengan lancar atau secara mendadak (Selengkapnya tentang sistem manajemen alur kerja). Situasi yang terakhir ini merupakan gejala dari masalah. Yang perlu diperhatikan adalah bahwa kemacetan tidak perlu membuat Anda takut karena hal tersebut merupakan hal yang lumrah di perusahaan mana pun. Meskipun hal tersebut merupakan penyebab frustasi, merasa kesal hanya akan menghalangi Anda untuk menyelesaikan masalah secara efektif dan dalam waktu yang lebih baik. Yang cukup menarik, sebagian besar kemacetan terjadi selama pengujian perangkat lunak dan proses peninjauan kualitas.
Langkah pertama dalam merebut kembali kendali selama kemacetan adalah memantau situasi secara cermat dan mengidentifikasi masalah yang paling mendesak. Cara yang salah dalam mendekati masalah ini adalah dengan mendekatinya secara kuantitatif. Jika kita secara membabi buta membuang uang dan sumber daya manusia pada masalah tersebut, kita tidak mungkin menyelesaikan masalah tersebut. Hal ini hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga. Pertama, Anda memerlukan diagnosis yang tepat. Setelah itu barulah Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk mengatasi masalah tersebut. Solusi harus bersifat kualitatif. Setelah kita mengidentifikasi elemen-elemen yang berkontribusi paling signifikan terhadap kemacetan, kita dapat menerapkan solusi yang tepat. Mari kita identifikasi beberapa solusi umum untuk mengatasi kemacetan:
Karyawan yang berada di tengah-tengah badai metafora harus ditunjuk untuk menangani masalah yang paling kritis. Menangani hal-hal kecil pada saat ini akan menyebabkan penundaan yang signifikan dan menimbulkan lebih banyak biaya.
Ini adalah pendapat yang sangat tidak populer dan dapat menyebabkan karyawan tidak puas, tetapi ini dapat membantu meringankan masalah sebagai solusi jangka pendek. Anda bisa menggunakannya dengan hemat sebagai solusi cepat, namun karyawan yang bekerja terlalu keras bisa mengakibatkan frustrasi dan kelelahan. Fokusnya adalah berkonsentrasi pada ide-ide yang memastikan efisiensi sistem secara keseluruhan tanpa menyalahgunakan tenaga kerja.
Hal ini mencakup sumber daya manusia dan material. Menyimpan catatan tentang apa yang terjadi akan memungkinkan Anda untuk menentukan aktivitas di mana sumber daya terbuang untuk aktivitas yang tidak menambah nilai.
Membuat protokol praktik terbaik yang akan dibiasakan oleh setiap karyawan akan memungkinkan manajemen waktu yang lebih baik (dengan perangkat lunak pelacakan waktu agensi), lebih sedikit waktu henti, dan dalam kasus pergantian yang tinggi, akan memungkinkan karyawan baru untuk cepat menyesuaikan diri dengan pekerja yang lebih berpengalaman.
Ikuti perkembangan teknologi dan alat terbaru. Teknologi yang lebih efisien akan memungkinkan pekerja Anda untuk fokus pada aspek lain dari proses produksi dan mengarahkan upaya ke elemen yang lebih bermasalah dari kemacetan.
Mengalokasikan personel tambahan pada bagian yang bermasalah dalam rantai produksi dapat membantu meringankan kemacetan. Hal ini tentu saja harus dilakukan dengan perencanaan yang matang untuk memastikan bahwa orang yang memiliki pengetahuan yang tepat berada di lokasi untuk menawarkan solusi. Sebagai contoh, jika departemen pemasaran hanya memiliki akses ke satu desainer grafis yang sibuk, mempekerjakan desainer grafis kedua akan membantu menyelesaikan masalah dan menempatkan departemen pemasaran pada jalur yang benar.
Musim liburan identik dengan ketidakhadiran karyawan yang menumpuk. Hal ini merugikan alur kerja organisasi. Koordinasikan waktu liburan dengan karyawan sebelumnya untuk menghindari melumpuhkan departemen melalui ketidakhadiran dalam jumlah besar.
Penyebab umum dari kemacetan adalah keputusan kepemimpinan yang buruk dan organisasi yang tidak bersemangat di tingkat manajerial. Sebagai contoh, dalam sebuah organisasi di mana satu orang bertanggung jawab untuk menangani beberapa departemen, mereka mungkin menjadi titik kemacetan di mana kemacetan terjadi. Mendelegasikan proses pengambilan keputusan kepada karyawan yang berbeda akan mengurangi kemacetan karena Anda akan membuat keputusan lebih cepat. Hal ini, tentu saja, mengharuskan orang yang menjadi penyebab penundaan untuk melepaskan kecenderungan manajemen mikro mereka!
Teamdeck sangat ideal untuk mengoordinasikan manajemen bottleneck karena cara kerjanya yang mendorong praktik alur kerja yang efisien. Ini adalah alat yang sempurna untuk mengelola alokasi sumber dayashift karyawan, dan ketidakhadiran. Anda dapat menyelesaikan masalah yang disebutkan di atas, seperti memilih orang yang tepat untuk masalah tersebut, cukup dengan menggunakan fungsi Teamdeck, yang memungkinkan pengalokasian sumber daya manusia berdasarkan pengalaman, keahlian, dan ketersediaannya. Hal ini memungkinkan perencanaan jangka panjang karena Anda dapat menganalisis struktur organisasi Anda dalam jangka waktu yang lama. Selain itu, Anda juga dapat mengetahui secara dini potensi masalah yang dapat muncul karena kekurangan personel.
Yang juga bermanfaat untuk memaksimalkan efektivitas karyawan adalah fungsi program yang memungkinkan pemantauan beban kerja karyawan secara teratur. Pemimpin tim dapat selalu mengetahui beban kerja tim mereka saat ini. Hal ini memungkinkan untuk mendelegasikan karyawan yang memiliki lebih banyak waktu luang untuk membantu mereka yang dibebani terlalu banyak tugas. Fitur berharga lainnya adalah kemampuan Teamdeck untuk memantau pengeluaran Anda secara teratur. Ini sangat penting ketika mengatasi kemacetan yang berdampak buruk pada anggaran proyek.
Kemacetan tidak dapat dihindari bahkan di perusahaan yang paling efisien sekalipun. Kerusakan teknis, ketidakhadiran karyawan, dan segudang potensi masalah lain yang muncul terjadi di mana-mana. Tentu saja, mencari solusi teknologi atau organisasi sangatlah penting... Namun, penting juga untuk diingat tentang masalah kesehatan mental yang dapat dihadapi karyawan dan pemimpin tim selama terjadi kemacetan. Salah satu hal yang paling penting untuk tidak dilakukan saat menghadapi kemacetan adalah membiarkan agresi mendominasi proses pemecahan masalah.
Terlalu mudah untuk membiarkan kemarahan mendikte diskusi. Dialog internal perusahaan yang tidak sehat dapat sangat memengaruhi kinerja perusahaan dan menyebabkan masalah parah yang akan berlangsung lebih lama daripada kemacetan. Respons emosional yang tidak matang terhadap keterlambatan produksi dapat menyebabkan karyawan mengalami tingkat stres yang lebih tinggi, yang mengarah ke kelelahan dan depresi. Tenaga kerja yang tidak bahagia tidak akan mampu memecahkan masalah. Hal ini menunjukkan kurangnya antusiasme, dan tim mungkin akan mencari pekerjaan di tempat lain dalam skenario terburuk - menciptakan lebih banyak masalah yang perlu ditangani. Dengan mempertimbangkan prevalensi dan keberadaan kemacetan, manajemen harus menghadapi masalah dengan empati dan pengertian. Mencapai hal ini akan menjadi langkah paling penting dalam memecahkan masalah organisasi mana pun.
Meskipun merupakan lingkaran setan yang akan muncul sesekali, kemacetan adalah bagian penting dari pertumbuhan perusahaan mana pun. Karena hal ini tidak dapat dihindari, kita sebaiknya menerimanya dan memperlakukannya sebagai kesempatan untuk merefleksikan berbagai aspek organisasi kita. Kemacetan adalah bahan bakar kemajuan, yang memungkinkan kita untuk mengeksplorasi solusi teknologi baru atau gaya manajerial.
Hal ini akan membantu kita mendapatkan kembali produktivitas dan untuk sementara waktu, menghilangkan kerutan yang paling mengganggu. Kita hidup di zaman keemasan untuk mengatasi masalah ini karena revolusi teknologi selama 30 tahun terakhir telah mengubah cara kita bekerja dan memecahkan masalah.
Di antaranya, program inovatif seperti Teamdeck yang merupakan perangkat lunak perencanaan sumber daya untuk menangani masalah-masalah organisasi di tempat kerja. Pada saat yang sama, rasa tanggung jawab dan etika perusahaan yang semakin meningkat telah menjadi lebih dominan. Saat ini semakin banyak manajer yang memahami kekuatan yang mendasari dalam memperlakukan karyawan dengan bermartabat. Kedua kemajuan dalam dunia korporat ini telah menghasilkan alat bantu dan kiat-kiat yang disebutkan di atas untuk menangani manajemen kapasitas kemacetan. Sudah menjadi sifat alami manusia untuk mencari solusi bagi masalah dan kita tidak akan pernah kehabisan krisis untuk dipecahkan, jadi sebaiknya kita selesaikan dengan cara yang manusiawi.
Bagi mereka yang mencari atau ingin lebih dekat dengan perangkat lunak penjadwalan proyek atau alat perencanaan kapasitas pasar - mari kita ikuti artikel kami.
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...