Alokasi sumber daya membantu Anda memilih aset terbaik yang tersedia untuk berbagai proyek dan mengelolanya selama pekerjaan berlangsung, sehingga Anda bisa menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan. Sayangnya, tidak semua manajer proyek menggunakannya untuk keuntungan mereka.
Apa yang akan Anda dapatkan berkat artikel ini:
Hanya 26% perusahaan yang selalu menggunakan manajemen sumber daya untuk memperkirakan dan mengalokasikan sumber daya, dan 36% di antaranya sering melakukannya, menurut survei PMI ("Denyut Nadi Profesi"). Pada saat yang sama, kurang dari 60% proyek memenuhi anggaran awal dan hanya 50% proyek yang diselesaikan tepat waktu, menurut studi yang sama.
Banyak manajer proyek yang ingin memperkenalkan apa itu manajemen proyek, menggunakan definisi Project Management Institute (PMI). Menurut definisi terakhir, manajemen proyek adalah tentang menggunakan apa pun yang diperlukan untuk memberikan sesuatu yang bermanfaat bagi orang lain - seperti yang mereka katakan, untuk "memberikan nilai kepada orang lain".
Lebih tepatnya, APM percaya bahwa manajemen proyek adalah tentang menggunakan beberapa kompetensi, kemampuan, bakat, keahlian, alat, mesin, instrumen, perangkat lunak, metode, teknik, dan proses untuk "memberikan nilai kepada orang-orang".
Frasa "nilai bagi masyarakat" menstimulasi kita untuk membayangkan bahwa hasil dari manajemen proyek dapat berupa apa saja. Sebuah rumah, aplikasi, taman, atau bahkan beberapa gerakan sosial, termasuk perang salib, LGPT, atau agama. Apa pun yang berguna bagi sejumlah individu.
Komentar-komentar yang disebutkan di atas adalah alasan mengapa kami - orang-orang yang terlibat dalam bisnis - menggunakan definisi yang diusulkan oleh Asosiasi Manajemen Proyek (APM). Pemahaman yang diusulkan tentang manajemen proyek berisi kriteria yang membantu dalam memisahkan manajemen yang adil dari manajemen proyek. Mari kita lihat:
Manajemen proyek adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek tertentu sesuai dengan kriteria penerimaan proyek dalam parameter yang telah disepakati. Manajemen proyek memiliki hasil akhir yang dibatasi oleh skala waktu dan anggaran yang terbatas.
Ketika kami membandingkan definisi APM dan PMI, kami melihat ada beberapa kesamaan. Keduanya adalah tentang menjalankan sesuatu dan menggunakan pengetahuan, pengalaman, metode, dll untuk menyelesaikan sesuatu. Tetapi hanya karakter terakhir dari manajemen proyek yang - bisa dikatakan - bersifat bisnis.
Waktu, anggaran, dan "kriteria penerimaan proyek" adalah aspek-aspek dari - katakanlah - manajemen proyek yang sebenarnya (dan tentu saja, manajemen sumber daya atau proses alokasi sumber daya). Yang kita ketahui adalah bahwa dalam dunia hubungan bisnis, setiap proyek memiliki tujuan. Dan setiap proyek harus dilakukan pada waktu tertentu, dengan anggaran tertentu, dan harus disetujui oleh prinsipal - apakah pelanggan atau direktur di perusahaan Anda.
Dan inilah perbedaan utama antara manajemen dan manajemen proyek. Manajemen yang adil adalah proses yang berkelanjutan dan berkesinambungan. Manajemen proyek memiliki hasil akhir yang disediakan dalam rentang waktu dan anggaran yang terbatas.
Perbedaan ini memiliki konsekuensi bahwa manajemen proyek bukan hanya sebuah proses, tetapi sebuah proses yang terstruktur. Proses ini disebut siklus hidup manajemen proyek dan biasanya terdiri dari 5 fase.
Sama seperti perusahaan Ganntic - pesaing kami di pasar sistem alokasi sumber daya - alokasi sumber daya dan perencanaan sumber daya (istilah alternatif untuk manajemen sumber daya) adalah aspek dari proses siklus hidup manajemen proyek. Mereka bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur sumber daya (karyawan), dan mengukur produktivitas mereka (ya, ini adalah fase ke-4 dari proses manajemen proyek yang disebutkan di atas).
Sekarang kita tahu di mana menemukan manajemen sumber daya dalam konteks siklus hidup manajemen proyek. Saatnya memahami manajemen sumber daya. Mengapa? Karena alokasi sumber daya adalah bagian dari manajemen sumber daya, dan manajemen sumber daya - seperti yang telah Anda ketahui - adalah bagian dari proses manajemen proyek.
Berkat APM Body of Knowledge, kita tahu bahwa sumber daya dipahami secara luas. Uang, peralatan, mesin, teknologi, dan - yang paling penting - orang dan keterampilan mereka. Sumber daya berarti segala sesuatu yang diminta untuk menyelesaikan tugas dan proyek.
Jadi, apa hubungan antara alokasi sumber daya dan manajemen sumber daya (perencanaan sumber daya)? Mari kita lihat definisi yang diberikan oleh APM. Bagi mereka, manajemen sumber daya adalah:
(...) memperoleh, mengalokasikan, dan mengelola sumber daya (...) yang diperlukan untuk sebuah proyek. Manajemen sumber daya memastikan bahwa sumber daya internal dan eksternal digunakan secara efektif tepat waktu dan sesuai anggaran.
Seperti yang kita lihat, identik dengan definisi manajemen proyek, waktu dan anggaran adalah aspek-aspek yang sangat penting dalam proses ini. Dan kita juga tidak boleh mengecualikan "kriteria penerimaan".
Namun demikian, manajemen sumber daya dipahami sebagai proses perencanaan, pemilihan, penjadwalan, dan pengalokasian sumber daya untuk memenuhi kriteria penerimaan dan menyelesaikan proyek.
Dalam manajemen sumber daya dan alokasi sumber daya sebagai elemen adalah tentang mengidentifikasi sumber daya yang tersedia dan memadai, dan mencocokkannya dengan tugas yang sesuai pada waktu yang tepat. Dan fungsi manajer sumber daya atau proyek adalah mengidentifikasi karyawan dengan keterampilan dan pengalaman yang relevan (disebut sumber daya) untuk menyelesaikan pekerjaan, (bagian dari perencanaan), dan memutuskan kapan sumber daya tertentu akan dibutuhkan (melalui alokasi sumber daya atau penjadwalan sumber daya).
Artikel ini dapat membuat beberapa orang yang kurang berpengalaman berpikir bahwa hal ini tidak sulit untuk dilakukan. Jadi, di akhir bab ini, kita akan menggunakan laporan tahunan yang berasal dari perusahaan Wellington.
Sebelum kita membahas mengenai pengertian alokasi sumber daya dalam manajemen proyek, mari kita mulai dengan pemahaman mengenai salah satu istilah yang paling penting dalam artikel ini, yaitu sumber daya. Terima kasih untuk paragraf pengantar ini, Anda akan lebih merasakan perbedaan antara beberapa definisi alokasi sumber daya yang disebutkan dalam paragraf di bawah ini.
Seperti yang bisa Anda bayangkan, sumber daya bisa sangat berbeda - dari yang bersifat material hingga non-material. Dan tidak ada bedanya dalam konteks alokasi sumber daya, namun pemahaman tentang apa arti "sumber daya" tergantung pada industri yang digunakan.
Dalam bab ini, Anda akan melihat banyak merek - termasuk pesaing bisnis kami. Kami membandingkan beberapa definisi dan arti yang disajikan oleh Kamus Brittanica, tetapi juga pesaing kami yang sudah dikenal luas - Wrike, Resource Guru, atau perusahaan TeamGantt. Makna dari yang lebih umum hingga yang lebih tepat dan terkait dengan aktivitas manajemen proyek.
Kamus Cambridge menginformasikan bahwa alokasi sumber daya adalah
sebuah proses membagi uang, keterampilan, dll. di antara departemen-departemen dalam sebuah organisasi.
Lebih tegas lagi dalam Kamus Brittanica lain yang sangat dikenal, yang menunjukkan latar belakang ekonomi dari istilah kami. Alokasi sumber daya dipahami sebagai sebuah:
pembagian aset produktif di antara penggunaan yang berbeda. (Kamus Brittanica)
Namun - sebagai bagian dari, katakanlah, industri manajemen proyek - kami akan berfokus pada makna yang berhubungan dengan cabang ini. Jadi, Float - kompetitor kami dan penyedia perangkat lunak manajemen proyek yang terkenal - menginformasikan kepada kami dalam salah satu artikel blognya bahwa ralokasi sumber daya adalah proses penunjukan dan penanganan aset untuk membantu tugas, proyek, dan tujuan strategis tim.
Namun ketika melanjutkan membaca dan menjadi lebih akurat, Float menekankan dua aspek alokasi sumber daya. Yang pertama adalah pencocokan. Alokasi berarti mencocokkan kompetensi dan pengalaman karyawan atau anggota tim dengan proyek atau tugas yang tepat. Dan pencocokan (yang relevan) adalah salah satu dari dua elemen kunci dari pemahaman alokasi sumber daya.
Dan kedua, memastikan setiap anggota tim, dan setiap karyawan yang ikut serta dalam proyek dapat melaksanakan setiap tugas dan tugas apa pun yang ada di dalam proyek.
Dari sudut pandang Saviom, perangkat lunak lain yang ditujukan untuk membantu manajer proyek dalam proses manajemen sumber daya:
Alokasi sumber daya, juga dikenal sebagai penjadwalan sumber daya, mengenali dan menetapkan sumber daya untuk periode tertentu untuk berbagai aktivitas.
Kegiatan-kegiatan ini - seperti yang kita baca di tempat lain yang ditulis - dapat terkait dengan proyek atau tidak. Admin, dukungan, operasi, dll. Di sini Saviom menarik perhatian pada pengenalan sebagai elemen penting pertama dari proses alokasi sumber daya. Kedua - seperti yang lainnya - penugasan. Elemen ketiga adalah "periode tertentu".
Di situs web projectmanager.com, kami diberitahu bahwa istilah alokasi sumber daya memiliki arti yang sama dengan manajemen sumber daya dan penjadwalan sumber daya (lebih lanjut mengenai hal ini di paragraf berikutnya). Dan sebenarnya, dari sudut pandang mereka, alokasi sumber daya hanyalah penjadwalan sumber daya yang memperhitungkan sumber daya yang tersedia yang dibutuhkan oleh sebuah tugas atau proyek untuk diselesaikan dengan hasil yang diharapkan.
Sebagai penutup bab ini, kami akan mengatakan dengan sederhana:
Alokasi sumber daya berarti menugaskan sumber daya (kebanyakan orang, keterampilan mereka, termasuk ketersediaannya, kinerja saat ini atau sebelumnya, dan keterampilan manajemen waktu) di berbagai tugas dalam sebuah proyek untuk mencapai tenggat waktu dengan cara yang paling efektif dan ekonomis.
Alokasi sumber daya secara de facto melibatkan ketersediaan sumber daya, keterampilan saat ini dan yang diharapkan, (berpartisipasi dalam proses yang akan memastikan penggunaan sumber daya yang tersedia, baik sendiri maupun bekerja sama dengan SDM atau perusahaan eksternal), pengalaman (baik manajer proyek maupun karyawan), perkiraan, ketergantungan, prioritas, dan permintaan perubahan yang muncul selama perjalanan pengembangan produk atau manajemen proyek.
Dari sini dapat dikatakan bahwa makna yang terakhir menunjukkan bahwa alokasi sumber daya adalah hasil dari banyak pilihan di belakangnya. Keputusan terakhir dalam memilih sumber daya yang tepat didahului oleh keputusan-keputusan mikro yang mempengaruhi kinerja tim dan menentukan keberhasilan proyek.
Bagian ini bisa juga merupakan bagian di atas, tetapi karena pentingnya, kami memutuskan untuk membicarakan topik ini dalam paragraf terpisah. Mengapa?
Memperlakukan "alokasi sumber daya" sebagai sinonim dari "penjadwalan sumber daya" (yaitu Saviom) dan bahkan "manajemen sumber daya" (yaitu Manajer Proyek) bukanlah hal yang baru. Namun di lingkungan manajer proyek dan perwakilan universitas, tidak ada kesepakatan untuk menyamakan satu istilah dengan istilah lainnya atau yang ketiga. Bagi sebagian dari mereka, alokasi sumber daya adalah proses manajemen sumber daya.
Di Wikipedia, kami melihat informasi yang tidak sesuai dengan saran PMI:
Dalam manajemen proyek, alokasi sumber daya atau manajemen sumber daya adalah penjadwalan kegiatan dan sumber daya yang dibutuhkan oleh kegiatan tersebut dengan mempertimbangkan ketersediaan sumber daya dan waktu proyek.
Dari sudut pandang Project Management Institute, hal tersebut tidak sepenuhnya benar. Beberapa aspek yang disajikan dalam definisi di atas adalah benar: ketersediaan sumber daya dan waktu proyek. Tapi bagaimana dengan anggaran? Sebagian besar anggaran menentukan waktu kapan sesuatu dapat dilakukan. Karena, jika Anda memiliki anggaran, Anda dapat menentukan aksesibilitas sumber daya - orang-orang yang berpartisipasi dalam proyek dan sumber daya lainnya (alat, peralatan, dll.).
Alokasi sumber daya juga mempertimbangkan ketersediaan, kapasitas, dan pemanfaatan sumber daya di seluruh perusahaan, tetapi tidak boleh disamakan dengan penjadwalan sumber daya.
Dari perspektif visual-planning.com:
Penjadwalan sumber daya mengacu pada serangkaian tindakan dan metodologi yang digunakan oleh organisasi untuk secara efisien menetapkan sumber daya yang mereka miliki untuk pekerjaan, tugas, atau proyek yang harus mereka selesaikan, dan jadwal tanggal mulai dan berakhir untuk setiap tugas atau proyek berdasarkan ketersediaan sumber daya.
Mengapung menyarankan penjadwalan sumber daya adalah proses yang digunakan oleh tim untuk mengatur dan menyusun karyawan mereka sehingga tugas-tugas yang harus mereka selesaikan dijadwalkan berdasarkan ketersediaan dan kemampuan.
Tapi Resource Guru menekankan peran mengenali atau mengidentifikasi kedipan yang akurat ketika sumber daya harus ditugaskan. Mereka memahami penjadwalan sumber daya sebagai proses mengidentifikasi dengan tepat sumber daya yang dibutuhkan dan kemudian menjadwalkan kapan mereka dibutuhkan. Dari perspektif ini, sumber daya yang dialokasikan dengan baik adalah hasil dari identifikasi yang sangat baik terhadap karyawan dengan keterampilan yang relevan (atau hanya keterampilan yang sesuai di antara karyawan yang tersedia) yang menjamin proyek akan dilakukan dengan persyaratan yang diharapkan. Tentu saja, ini mengasumsikan sebuah proyek atau manajer sumber daya yang dapat dengan sempurna, atau setidaknya dengan sangat baik, menilai potensi karyawan dan peran mereka dalam proyek tertentu.
Namun demikian, dengan mengingat pertimbangan di atas dan pertimbangan tentang alokasi sumber daya dalam manajemen proyek, sulit untuk menolak perasaan bahwa memahami peran alokasi sumber daya telah muncul berkali-kali sebagai bagian dari manajemen sumber daya proyek atau bahkan proses penjadwalan sumber daya. Namun, perlakuan sebagai sinonim juga sah-sah saja.
Manajemen sumber daya rentan terhadap beberapa tantangan yang perlu Anda waspadai untuk mengalokasikan sumber daya dengan benar dan mengelolanya selama proyek berlangsung.
1. Perubahan klien
Sebagai seorang manajer proyek, Anda mungkin telah mengalami bagaimana perubahan pada ruang lingkup, timeline, atau anggaran dapat memengaruhi penyelesaian proyek. Dengan alokasi sumber daya, sebenarnya sama saja - memiliki kalender sumber daya terbaru akan membantu Anda menyesuaikan sumber daya dengan lancar begitu perubahan muncul.
2. Ketersediaan sumber daya
Memulai proyek baruIdealnya, Anda dapat menggunakan sumber daya apa pun yang Anda butuhkan yang tersedia di perusahaan Anda. Namun, bagaimana jika agensi Anda adalah Menjalankan banyak proyek dan Anda harus bernegosiasi mengenai sumber daya yang sama dengan PM lain? Atau bagaimana jika ada anggota tim yang sedang cuti sakit? Ketersediaan berubah-ubah dan Anda harus memantaunya setiap saat untuk menemukan ancaman terhadap penyelesaian proyek Anda.
3. Ketergantungan proyek
Mengalokasikan sumber daya yang Anda butuhkan perlu menyertakan ketergantungan proyek, yang merupakan bentuk hubungan antara tugas atau aktivitas dalam proyek. Misalnya, dalam proyek IT ada tugas yang hanya bisa dilakukan setelah beberapa tugas lainnya selesai, sehingga tidak ada gunanya memonopoli sumber daya di awal.
4. Ketidakpastian proyek
Meskipun Anda telah mencentang semua kotak saat memulai proyek, dan menyetujui garis waktuanggaran, dan ruang lingkup, selalu ada hal-hal yang tidak dapat Anda prediksi. Manajemen sumber daya mengharuskan Anda untuk dapat merespons proyekmengatasi ketidakpastian, misalnya dengan mengalihkan sumber daya dari proyek lain atau menugaskannya kembali.
5. Prioritas di seluruh perusahaan
Jika perusahaan Anda menjalankan beberapa proyek secara bersamaan, Anda dan rekan kerja Anda mungkin harus berbagi sumber daya yang terbatas, sering kali dalam jangka waktu yang sama. Namun, meskipun Anda berhasil menegosiasikan sumber daya yang Anda berdua butuhkan, mungkin saja ada perubahan prioritas terkait salah satu proyek.
Mari kita lihat bagaimana cara menggunakan sumber daya yang Anda miliki secara efektif.
1. Kenali proyek dan tim
Hanya dengan mengetahui ruang lingkup dan sumber daya yang tersedia di perusahaan Anda, Anda dapat menugaskan anggota tim dengan tepat untuk proyek Anda.
Mulailah dengan membuat sebuah rencana tingkat tinggi proyekyang terdiri dari persyaratan dan hasil kerjanya. Kemudian, setelah Anda mengetahui dengan pasti siapa saja yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek, Anda bisa menggunakan matriks keterampilan untuk mengetahui karyawan mana saja yang perlu dilibatkan di perusahaan Anda.
Atau, jika Anda adalah pengguna Teamdeck, Anda bisa dengan mudah memfilter karyawan Anda berdasarkan keahlian mereka, menemukan karyawan yang relevan dan pemesanan yang ada dalam waktu singkat:
Saat Anda menyaring orang-orang yang ingin Anda pesan untuk proyek Anda, periksa ketersediaan mereka untuk melihat apakah mereka benar-benar bebas untuk bergabung dengan proyek Anda. Bilah ketersediaan yang sederhana sangat membantu:
Pada titik ini, aturan praktisnya adalah untuk tidak terbawa suasana dan mengalokasikan sumber daya secara berlebihan untuk proyek. Sebenarnya, memonopoli sumber daya dianggap sebagai kesalahan yang dilakukan manajer proyek untuk melindungi diri mereka sendiri dari ketidakpastian. Namun, pada gilirannya, hal ini membuat estimasi proyek dan rencana jangka panjang menjadi tidak akurat, sehingga memengaruhi laba perusahaan.
Selalu pikirkan gambaran besarnya saat mengalokasikan sumber daya. Periksa pemesanan yang telah dilakukan oleh PM lain untuk mengetahui sumber daya yang mungkin Anda berdua perlukan, jika Anda perlu menyesuaikan jadwal Anda dengan hal tersebut.
Mengetahui kapan anggota tim Anda memiliki hari libur juga akan sangat membantu. Lihat entri berwarna kuning di bawah ini? Anda perlu memasukkannya ke dalam perkiraan Anda, karena pada saat itulah karyawan tersebut tidak tersedia. Demikian pula, Anda bisa mengetahui hari libur nasional yang berlangsung selama proyek Anda.
2. Mengungkap risiko sejak dini
Kami telah membicarakannya sedikit di bagian tantangan pengelolaan sumber daya bagian. Sebagai manajer proyek, Anda sangat menyadari risiko seperti tinjauan klien, penundaan, keadaan darurat pribadi, proyek yang bersaing, dll. Risiko-risiko tersebut juga mengganggu alokasi sumber daya.
Ketika salah satu tantangan yang disebutkan di atas terjadi, Anda perlu menyesuaikan pemesanan Anda. Memiliki gambaran umum sumber daya di organisasi Anda akan membantu Anda menemukan sumber daya lain dengan lebih cepat, mengalokasikan ulang sumber daya, memperpanjang atau memotong pemesanan yang sudah ada, atau bahkan menghapus beberapa jika diperlukan.
3. Melacak proyek
Ingat bagaimana alokasi sumber daya adalah tentang meningkatkan efektivitas utilitas tim Anda? Sekarang adalah waktunya untuk memeriksa kinerja tim Anda. Anda dapat melakukannya dengan mengukur pemanfaatan sumber daya.
Mulailah dengan melacak waktu dan beban kerja. Di Teamdeck, Anda bisa dengan mudah menemukan karyawan yang bekerja terlalu banyak atau terlalu sedikit (yang juga bisa menjadi masalah). Masih ingat bilah ketersediaan? Lembur ditandai dengan warna merah, sedangkan waktu yang tidak digunakan berwarna putih.
Mengukur pemanfaatan sumber daya, Anda juga dapat menggunakan rumus sederhana:
Pemanfaatan sumber daya = Waktu sibuk / Waktu yang tersedia
Dengan cara ini Anda dapat dengan cepat mengetahui apakah tim Anda telah dipesan secara maksimal, atau tidak.
Selama proyek berlangsung, Anda juga disarankan untuk membandingkan estimasi dengan aktual sesekali dan mengalokasikan ulang sumber daya jika perlu. Ada kemungkinan bahwa karena beberapa perubahan, Anda perlu menyesuaikan pemesanan untuk menghindari penggunaan sumber daya yang kurang atau berlebihan, dan untuk memenuhi persyaratan proyek.
Menyiapkan pemeriksaan rutin dengan tim Anda akan membantu Anda menemukan ancaman-ancaman ini.
Sebagai manajer proyek, Anda mungkin juga bertanggung jawab untuk melacak anggaran proyek Anda. Anda bisa melakukannya berdasarkan catatan waktu tim Anda, mengalikan jumlah jam yang mereka habiskan dalam proyek dengan tarif yang Anda kenakan kepada klien per jam. Sekali lagi, dengan membandingkan estimasi dengan aktual, Anda bisa melihat apakah Anda sesuai anggaran atau tidak.
4. Menganalisis proyek
Menggunakan data yang Anda kumpulkan selama proyek-proyek sebelumnya akan memberikan Anda keuntungan yang sangat besar. Berdasarkan data tersebut, Anda akan dapat merencanakan dan mengelola proyek masa depan dengan lebih baik. Memiliki perangkat lunak manajemen sumber daya dengan laporan khusus sangat membantu, karena Anda dapat mengatur data tersebut untuk menghitung metrik yang berbeda, seperti penggajian karyawan atau KPI penjualan.
Seperti yang Anda lihat, dengan mengikuti proses yang tepat dan menggunakan alat manajemen sumber daya yang lengkap, Anda bisa membuat alokasi sumber daya menjadi lebih mudah dan mendapatkan manfaat dari berbagai cara:
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Perusahaan biasanya berupaya keras dalam alokasi sumber daya. Anda ingin membuat semua orang sibuk sambil memastikan tugas mereka berharga (yang sering kali berarti dapat ditagih) bagi perusahaan. Hal ini menjadi sangat rumit ketika tim Anda...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...