Ketika Anda berbisnis, cepat atau lambat semuanya akan bermuara pada satu hal. Sumber daya. Jika Anda merasa selalu kekurangan waktu, kapasitas, orang, teknologi, atau uang, Anda mungkin melakukan kesalahan penjadwalan sumber daya. Bagaimana cara mengatasinya?
Artikel ini berisi:
11,4% dari semua sumber daya terbuang percuma karena proses manajemen proyek yang buruk.
Monday.com
Harga (paket standar): $3.60 / anggota tim / bulanan
Kelebihan:
Kekurangan
Harga (paket standar): $4.16 / anggota tim / bulanan
Kelebihan:
Kekurangan:
Harga (paket standar): $ 10 / anggota tim / bulanan
Kelebihan:
Kekurangan:
Harga (paket standar): $24.80 / anggota tim / bulanan
Kelebihan:
Kekurangan:
Harga (paket standar): $ 7 / anggota tim / bulanan
Kelebihan
Kekurangan
Harga (paket standar): $ 8 / anggota tim / bulanan
Kelebihan
Kekurangan
Anda akan menemukan lusinan artikel online tentang cara meningkatkan penjadwalan sumber daya Anda. Hal ini sangat bagus di awal ketika Anda baru saja menerapkan manajemen proyek. Dalam situasi di mana perusahaan Anda sudah memiliki strategi alokasi sumber daya yang karena suatu alasan tidak berhasil, Anda perlu mengambil perspektif yang sedikit berbeda - menganalisis kesalahan Anda dan baru kemudian mendengarkan saran yang baik.
Dalam artikel ini, kami memiliki keduanya untuk Anda. Di bawah ini kami memiliki daftar kesalahan penjadwalan sumber daya yang paling umum dan tidak terlalu terlihat jelas serta cara mengatasinya.
Jadwal kerja yang berantakan
"Jika Anda tidak tahu ke mana Anda akan pergi, Anda akan berakhir di tempat lain," kata Yogi Berra, dan dia benar. Banyak pebisnis tidak menyadari bahwa proyek mereka tertunda bahkan sebelum dimulai. Mengapa? Karena jadwal yang tidak akurat dan kacau. Anggap saja ini sebagai resep masakan. "Ambil beberapa tomat, terong, setengah bungkus pasta dan buah zaitun. Tambahkan bumbu apa pun yang Anda miliki di rumah dan masukkan semuanya ke dalam panci.
Ah, kami lupa menulis - pasta harus dimasak terlebih dahulu dan sayuran digoreng dengan bawang putih dan sage." Jika proporsinya diberikan secara kasar, langkah-langkah individual ditukar di beberapa tempat dan dijelaskan dengan sangat singkat, maka Anda tidak memiliki resep, tetapi eksperimen kuliner. Dan dengan jadwalnya, itu sama. Rencana proyek Anda haruslah berupa resep yang terperinci dan terstruktur untuk meraih kesuksesan.
Solusi: Jadwal proyek yang jelas, fleksibel, dan mudah diakses yang disiapkan dalam alat yang sesuai. Jadwal proyek harus dapat dimengerti oleh semua orang yang mengerjakannya. Jika Anda harus menjelaskan tentang apa maksud dari setiap poin, apa saja persyaratannya, dan siapa yang bertanggung jawab atas suatu tugas - jadwal Anda tidak akan bagus. Pastikan proyek Anda dibagi menjadi beberapa tahap yang lebih besar, dan setiap tahap dibagi menjadi tugas dan sub-tugas yang lebih kecil. Tugaskan orang-orang dengan kompetensi yang tepat. Pastikan rencana tersebut jelas dan mudah diedit. Papan tulis di ruang konferensi dan tabel excel tidaklah cukup - proyek TI pada umumnya terlalu rumit untuk alat bantu seperti itu. Anda membutuhkan perangkat lunak yang baik di mana Anda dapat membuat jadwal khusus agar sesuai dengan alur kerja Anda.
Karyawan diberikan tugas yang tidak sesuai dengan kompetensinya
Salah satu metode yang paling umum untuk mendistribusikan tugas dalam tim adalah dipandu oleh ketersediaan karyawan. Ini hanya sebagian dari strategi yang baik - selain ketersediaan, kompetensi juga merupakan aspek kunci. Dua karyawan di posisi yang sama mungkin memiliki keterampilan dan preferensi yang sama sekali berbeda terkait tugas yang mereka lakukan. Tugas yang sama mungkin membutuhkan waktu satu orang seminggu, sementara yang lain - tiga minggu, jadi pastikan bahwa anggota tim diberikan permintaan yang dapat mereka tangani dengan efektif.
Solusi Penjelasan rinci tentang kompetensi setiap anggota tim dan menugaskan orang yang tepat untuk tugas yang tepat. Bagaimana cara mengetahui keterampilan karyawan Anda? Mulailah dengan kuesioner - tanyakan kepada anggota tim mengenai kompetensi mereka, tugas mana yang paling mereka sukai, dan keterampilan apa yang ingin mereka kembangkan. Ini akan memungkinkan Anda untuk membuat matriks keterampilan, mengetahui kekuatan dan harapan orang-orang, dan tidak hanya mengoptimalkan pekerjaan tetapi juga meningkatkan kepuasan tim. Bagus perangkat lunak manajemen sumber daya saas atau perangkat lunak penjadwalan proyek akan memungkinkan Anda untuk menetapkan kompetensi tertentu untuk setiap anggota tim sehingga setiap orang mendapatkan tugas yang paling sesuai untuk mereka. Selain itu, Anda dapat membuat bidang khusus dengan kategori lain jika diperlukan.
Kelebihan dan kekurangan beban tim
Beberapa karyawan selalu menjadi sorotan. Mereka aktif, ambisius, memberikan dampak pada perusahaan, dan selalu mencari tantangan baru. Setiap manajer proyek bermimpi memiliki orang-orang seperti itu dalam tim mereka, jadi mereka memberi mereka tugas. Banyak tugas. Seringkali terlalu banyak tugas. Di sisi lain, beberapa orang perlu diaktifkan sedikit karena potensi mereka terbuang sia-sia. Kedua situasi ini buruk karena membuat beberapa karyawan kewalahan dan yang lainnya menjadi bosan dan frustrasi.
Solusi: Pantau apa yang sedang dikerjakan oleh karyawan Anda dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Gunakan lembar waktu di mana setiap anggota tim akan memasukkan tugas mereka saat ini. Dengan cara ini, Anda dapat mengawasi beban kerja tim dan pastikan tidak ada yang memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit tanggung jawab. Ingatlah bahwa tim yang terlalu banyak memiliki dampak negatif terhadap produktivitas, dan manajemen pelacakan waktu karyawan yang baik akan membantu Anda menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Tim tidak tahu apa yang diminta dari mereka
"Menurut laporan McKinsey, karyawan menghabiskan 1,8 jam setiap hari untuk mencari dan mengumpulkan informasi". Ini adalah salah satu kesalahan paling umum dalam manajemen proyek dan sumber daya. Karyawan Anda tidak dapat membaca pikiran Anda. Dalam tim yang terkoordinasi dengan baik, sering kali tidak perlu menjelaskan semuanya dengan tepat, tetapi aturannya hanya satu - setiap orang harus memahami apa yang sedang terjadi dan apa yang dibutuhkan.
Banyak manajer proyek berpikir bahwa jika mereka menjelaskan tugas dengan cepat, mereka akan menghemat waktu. Kenyataannya, yang terjadi justru sebaliknya, karena karyawan harus menanyakan detail atau mengklarifikasi keraguan di antara mereka sendiri. Kurangnya deskripsi tugas yang akurat juga berarti risiko kesalahan yang lebih besar. Kesalahan berarti koreksi. Koreksi berarti lebih banyak waktu dan uang. Hal ini tidak baik bagi siapa pun.
Solusi: Jelaskan setiap proyek secara akurat. Kami jamin waktu yang Anda habiskan untuk memasukkan semua informasi ke dalam deskripsi pekerjaan akan jauh lebih singkat dibandingkan dengan potensi koreksi karena kesalahpahaman. Sebaiknya tambahkan informasi seperti persyaratan klien, metode penyelesaian, dokumentasi, narahubung yang dapat dihubungi untuk pertanyaan, dan tentu saja menugaskan orang yang tepat untuk tugas tersebut.
Kurangnya kerja sama tim
Banyak manajer proyek yang tidak memahami perbedaan antara bos dan pemimpin. Pemimpin mengharapkan, menyalahkan, dan memerintah. Pemimpin mendukung, menginspirasi, dan melindungi. Anda tidak dapat mengharapkan karyawan Anda melakukan yang terbaik jika mereka merasa tidak dihargai, terancam, atau terus-menerus merasa tidak mampu. Kritik yang tidak ada hubungannya dengan umpan balik yang membangun tidak akan membuat tim Anda menjadi lebih produktif. Sebaliknya, motivasi sementara yang didasarkan pada rasa takut akan membuat karyawan lebih cepat lelah.
Solusinya: jadilah bagian dari sebuah tim. Sebagai pemimpin tim atau manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk memastikan pekerjaan selesai. Dan untuk itu, Anda membutuhkan orang lain. Ciptakan suasana tim. Tunjukkan bahwa Anda semua bertanggung jawab atas kualitas dan memenuhi tenggat waktu. Bersikaplah transparan, tunjukkan apa yang sedang Anda kerjakan, dan jelaskan apa langkah selanjutnya dalam proyek tersebut dan mengapa hal itu penting.
Tunjukkan kepada karyawan Anda bahwa mereka penting dan dibutuhkan serta pendapat mereka penting. Berikan umpan balik secara teratur kepada tim Anda dan beri mereka kesempatan untuk berbagi pendapat. Adakan pertemuan 1:1 secara rutin di mana Anda dapat berbicara dengan jujur tentang kebutuhan dan kekhawatiran. Pastikan juga bahwa Anda dapat bertemu dengan seluruh tim, bahkan dalam pertemuan online harian yang singkat. Sangat penting untuk menjaga perasaan sebagai bagian dari tim, terutama saat bekerja dari jarak jauh.
Estimasi kebutuhan waktu yang tidak realistis
Waktu adalah salah satu sumber daya terpenting yang Anda miliki. Banyak manajer proyek yang meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Mereka menjadwalkan sebuah proyek selama tiga bulan, padahal mereka membutuhkan setidaknya lima bulan. Apa yang terjadi kemudian? Semuanya bergeser, tim bekerja lembur, dan pada akhirnya, Anda harus memilih: tenggat waktu atau kualitas.
Di sisi lain, perencanaan waktu yang terlalu berhati-hati juga merupakan kesalahan - jika Anda menetapkan harga proyek untuk satu tahun dan perusahaan perangkat lunak lain yang bersaing mengajukan enam bulan, tebak siapa yang akan dipilih oleh klien potensial.
Solusi: Perangkat lunak pelacakan waktu sangat penting untuk memantau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas dan proyek. Dengan ini, Anda dapat terus memeriksa kemajuan pekerjaan dan memastikan tidak ada tahapan yang tertunda. Penting juga untuk membuat laporan waktu - sumber informasi yang sangat berharga yang akan memungkinkan Anda untuk memperkirakan durasi proyek di masa depan dengan lebih baik dan secara signifikan meningkatkan penjadwalan sumber daya Anda. Yang paling penting adalah menganalisis dan menarik kesimpulan.
Informasi status proyek yang sudah ketinggalan zaman.
Tidak mungkin mengalokasikan sumber daya dengan baik tanpa informasi terkini tentang proyek. Sayangnya, di banyak perusahaan, data diperbarui dari waktu ke waktu. Berkas yang hilang, dokumentasi yang tidak lengkap, tidak ada informasi tentang status proyek, liburan karyawan, atau perubahan penanggung jawab. Informasi terkini adalah prasyarat untuk pengambilan keputusan yang baik.
Solusi: Kebiasaan adalah kuncinya. Mengisi informasi tentang proyek dan tim secara teratur tidak lain adalah praktik baik yang perlu diterapkan. Jadikan mengisi lembar waktu, mengubah status proyek, dan memperbarui informasi ketersediaan setiap hari sebagai rutinitas Anda.
Tentu saja, jika Anda harus memperbarui sendiri semua informasi setiap kali, itu akan memakan waktu yang sangat lama, terutama karena banyak keputusan dan proses yang saling terkait. Perangkat lunak yang akan memperbarui parameter terpenting secara otomatis akan bekerja dengan baik di sini. Sebagai contoh, jika seorang manajer menerima cuti, kalender akan secara otomatis menunjukkan bahwa karyawan tersebut sedang berlibur dan ketersediaannya akan berkurang. Atau jika seseorang menjadwalkan rapat yang akan berbenturan dengan rapat lainnya - sistem akan mengirimkan notifikasi tentang situasi seperti itu dengan sendirinya.
Kurangnya tujuan yang didefinisikan dengan jelas
Anda tidak akan bisa merencanakan sumber daya dengan bijak jika Anda tidak tahu apa tujuannya di akhir perjalanan. Dan tujuan dalam konteks ini tidak berarti sama dengan produk akhir. Mari kita jelaskan hal ini dengan sebuah contoh. Bayangkan Anda menetapkan tujuan "mencari pekerjaan". Mungkin tujuan seperti itu cukup jika Anda berusia 18 tahun dan mencari pekerjaan untuk liburan, tetapi mungkin hari ini tujuan ini tidak akan memberi tahu Anda apa pun yang konkret tentang apa yang sebenarnya perlu Anda lakukan.
Berbeda halnya jika Anda menetapkan tujuan "Saya ingin mencari pekerjaan sebagai manajer proyek". Maka Anda tahu bahwa Anda membutuhkan gelar atau kursus manajemen, beberapa tahun pengalaman dalam industri yang Anda inginkan, bahasa Inggris yang sempurna, pengetahuan tentang setidaknya beberapa perangkat lunak manajemen proyek, keterampilan komunikasi, kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan dan mengatur waktu. Setelah Anda mencapai tujuan-tujuan ini - pekerjaan sebagai manajer proyek terbuka untuk Anda.
Solusi: Sama halnya dengan proyek, tidak cukup hanya dengan "mendesain aplikasi seluler". Anda perlu menjawab pertanyaan tentang bagaimana aplikasi tersebut harus bekerja, siapa yang harus menggunakannya, fungsi apa yang harus dimiliki, dan persyaratan pelanggan apa yang harus dipenuhi. Menetapkan tonggak pencapaian proyek yang akan menunjukkan jalan Anda dari awal hingga akhir proyek.
Fase proyek yang terlalu besar
Setiap manajer proyek pernah melakukan kesalahan ini setidaknya sekali dalam hidupnya - dia membagi proyeknya menjadi beberapa fase besar dan tidak tahu harus memulai dari mana. Begitu juga dengan tim. Tahukah Anda apa masalahnya dengan fase-fase proyek yang terlalu besar? Mereka tampak mustahil untuk dicapai. Jika Anda membutuhkan sebuah situs web dan Anda memberikan tugas kepada copywriter Anda untuk "menulis konten untuk situs tersebut", Anda mungkin tidak akan pernah melihatnya.
Solusi: Konfusius berkata, "Ketika sudah jelas bahwa tujuan tidak dapat dicapai, jangan sesuaikan tujuan, sesuaikan langkah tindakan." Seperti yang Anda lihat, dua setengah ribu tahun yang lalu, orang-orang juga mengalami kesulitan dalam menetapkan tujuan yang realistis untuk diri mereka sendiri, dan pada tahun 2022, perusahaan teknologi semakin berusaha memecahkan masalah ini. Kita mungkin tidak lebih pintar dari Konfusius, tapi mari kita coba.
Filosofi untuk mencapai lebih banyak dan lebih banyak lagi adalah penyebabnya. Tujuan yang tidak dapat dicapai disebut motivasi. Hal-hal yang mustahil - ambisi. Tentu saja, berusaha untuk tumbuh dan berkembang adalah hal yang mendasar dan ini bukan tentang menyerah dalam perjalanan menuju puncak. Ini tentang mengetahui langkah-langkah yang mengarah ke sana. Katakanlah Anda ingin membuat aplikasi komunikasi paling populer di dunia. Itulah misi Anda.
Di sisi lain, rencana adalah ratusan atau ribuan elemen yang akan membawa Anda ke sana. Lakukan riset, dan lihatlah strategi merek-merek besar seperti Facebook, Twitter, atau WhatsApp. Kembangkan strategi, temukan orang yang tepat, tetapkan tonggak pencapaian, bagi menjadi beberapa tugas dan tugas-tugas yang lebih kecil, perkirakan risikonya, serta tentukan waktu dan sumber daya yang Anda butuhkan. Dan bertindaklah.
Tidak ada prosedur darurat
Kelihatannya ketika Anda memiliki tim yang cakap, jadwal proyek yang sempurna, anggaran yang terencana dengan baik, waktu yang cukup, dan ide yang hebat, tidak ada yang salah. Dan justru itulah kesalahannya. SELALU ada sesuatu yang salah. Ingat, Hukum Murphy berlaku dalam manajemen proyek dan ini bukan tentang mengesampingkan kemungkinan terjadinya krisis. Ini adalah tentang mengetahui bagaimana mempersiapkan diri untuk menghadapinya.
Solusi: Prosedur darurat adalah dasar dari penjadwalan sumber daya. Rencana proyek itu sendiri mengasumsikan bahwa... semuanya akan berjalan sesuai rencana. Sementara itu, yang terpenting adalah menyiapkan strategi manajemen risiko dan bersiap-siap ketika terjadi kesalahan. Seorang karyawan kunci tiba-tiba harus mengambil cuti selama sebulan? Tidak masalah - Anda memiliki dokumentasi dan proses untuk menugaskan seseorang untuk menggantikannya. Terjadi kesalahan dan proyek tertunda? Tidak masalah juga - lagipula, Anda sudah menghemat dua minggu pada tahap penjadwalan hanya untuk situasi ini. Dalam manajemen sumber daya dan manajemen proyek, Anda harus selalu memiliki rencana B - Anda tidak pernah tahu kapan rencana B akan menjadi rencana A.
Tidak memikirkan masa depan
Ahh, hidup pada saat ini. Ini adalah pemikiran yang indah... ketika Anda sedang berlibur dan tidak ada proyek yang harus Anda selesaikan! Jika semuanya baik di sini dan saat ini, Anda sudah cukup kapasitas sumber dayadan proyek tepat waktu, bukan berarti akan selalu seperti ini. Bagaimana jika tiba-tiba separuh dari tim Anda berlibur selama dua minggu? Atau Anda memenangkan tender besar dan ternyata Anda kekurangan 10 orang baru? Tentu saja, dalam dunia teknologi, Anda harus fleksibel. Namun Anda juga harus memikirkan masa depan.
Solusi: Rencanakan alokasi sumber daya Anda terlebih dahulu. Jika Anda tahu bahwa proyek besar akan dimulai dalam beberapa bulan lagi dan Anda akan membutuhkan lebih banyak orang, mulailah proses rekrutmen sekarang, karena menemukan kandidat yang sempurna dan proses orientasi membutuhkan waktu. Jika Anda ingin menerapkan strategi pertumbuhan baru di tahun baru, mulailah merencanakannya di bulan Juni - liburan selalu merupakan waktu yang lebih tenang, dan biasanya ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan di akhir tahun. Jika Anda mulai bekerja dengan klien baru dalam dua bulan, mulailah mempersiapkan rencana proyek awal dan komposisi tim sekarang.
Ketidaktahuan akan ketersediaan tim Anda
Banyak manajer proyek merencanakan pekerjaan mereka seolah-olah mereka selalu memiliki tim penuh dengan karyawan penuh waktu. Namun, hal ini tidak selalu terjadi. Di dunia perusahaan multinasional jarak jauh, beberapa orang bekerja 4 jam sehari dari jam 12 sampai jam 4 sore, yang lain 8 jam sehari dari jam 10 pagi sampai jam 6 sore, dan yang lain hanya 4 hari seminggu. Ditambah lagi dengan zona waktu yang berbeda, hari libur, dan redundansi, maka Anda akan mengalami kekacauan yang spektakuler. Kecuali jika Anda mempersiapkan diri untuk itu.
Solusi: Manajemen cuti dan ketidakhadiran harus dimiliki oleh setiap rumah perangkat lunak. Kalender dengan ketersediaan karyawan Anda akan memastikan bahwa kapan pun Anda merencanakan sebuah proyek, Anda dapat secara akurat menilai sumber daya yang Anda miliki dan berapa banyak waktu yang dapat dicurahkan oleh karyawan Anda untuk mengerjakan tugas.
Tidak ada kontrol kualitas kerja
Ketika memikirkan tentang sumber daya, Anda mungkin menyebutkan waktu, kapasitas, anggaran, ketersediaan, dan teknologi. Namun, kelompok ini jarang memasukkan salah satu sumber daya terpenting yang dimiliki oleh sebuah rumah perangkat lunak yang baik. Kualitas. Kualitas adalah nilai yang membuat Anda bertahan di pasar, yang membuat klien dan karyawan Anda ingin bekerja sama dengan Anda. Setiap rencana proyek dan penjadwalan sumber daya harus selalu menyertakan pemeliharaan kualitas pengembangan tertinggi. Tanpa ini, Anda akan tersesat.
Solusi: Manajemen kinerja adalah proses yang memungkinkan Anda memantau dan mengevaluasi kualitas pekerjaan yang dilakukan. Ini akan memungkinkan Anda untuk memutuskan bagaimana mengalokasikan sumber daya Anda, misalnya, mengalokasikan dukungan ekstra, memperpanjang tenggat waktu atau meningkatkan cakupan.
Di antara para manajer, tidak ada konsensus yang kuat tentang pemahaman yang ketat tentang istilah-istilah yang termasuk dalam - katakanlah - manajemen proyek atau manajemen sumber daya. Ketika berpikir tentang penjadwalan sumber daya atau manajemen sumber daya - istilah yang menggambarkan aspek-aspek proses manajemen proyek - situasinya tidak lebih baik. Dari titik ini, beberapa langkah yang mencerahkan makna dan peran yang paling menarik untuk istilah artikel cukup dibenarkan.
Ketika mencari informasi tentang manajemen sumber daya di internet, terkadang kita akan menemukan hubungan yang aneh di antara kedua istilah tersebut. Yang mencolok adalah penjadwalan sumber daya sama dengan manajemen sumber daya - yang sebenarnya tidak benar. Selain itu, Anda akan menemukan kutipan di mana istilah penjadwalan sumber daya digunakan secara bergantian dengan alokasi sumber daya. Bahkan perencanaan sumber daya - yang sering digunakan sebagai kata alternatif untuk manajemen sumber daya - dapat ditemukan sebagai salah satu dari banyak elemen yang terakhir. Bagi yang lain, manajemen sumber daya memiliki arti yang sama dengan perencanaan sumber daya dan merupakan proses besar yang berisi penjadwalan sumber daya dan alokasi sumber daya.
Seperti yang kita ketahui, penjadwalan sumber daya adalah bagian dari proses manajemen sumber daya. Dan manajemen sumber daya (atau perencanaan sumber daya) adalah bagian dari proses manajemen proyek. Jadi, sebelum kita mengetahui tentang istilah pertama, kita harus berusaha menjelaskan kepada pembaca tentang penjadwalan sumber daya yang merupakan bagian dari manajemen sumber daya.
Di situs web Asosiasi Manajemen Proyek, kami membaca:
Manajemen sumber daya adalah memperoleh, mengalokasikan, dan mengelola sumber daya, seperti individu dan keterampilan mereka, keuangan, teknologi, bahan, mesin, dan sumber daya alam yang diperlukan untuk sebuah proyek. Manajemen sumber daya memastikan bahwa sumber daya internal dan eksternal digunakan secara efektif tepat waktu dan sesuai anggaran. (Badan Pengetahuan APM, Edisi ke-7)
Perspektif ini cukup luas dan mungkin kurang membantu dibandingkan dengan yang ditunjukkan di bawah ini, namun mengandung semua aspek yang diperjuangkan oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas penyelesaian proyek. Pertama, definisi APM menunjukkan siapa atau apa saja yang termasuk dalam kelompok sumber daya. Tergantung pada industrinya - sumber daya dapat berupa orang dan keterampilan mereka (baik karyawan atau kontraktor), peralatan, mesin, perangkat (terutama dalam bisnis manufaktur dan konstruksi), ruangan, armada, dll.
Aspek kedua dari definisi ini adalah membayar, adalah peran manajer proyek - "memperoleh, mengalokasikan". Ketiga, memastikan - yang dalam praktiknya berarti memperhatikan, menganalisis, dan mengoptimalkan). Menggunakan secara efektif - yang dalam praktiknya berarti mengetahui kelebihan dan kekurangan karyawan, termasuk pemanfaatan, beban kerja, kinerja, jadwal, keterampilan, dll. - adalah yang keempat. Waktu dan anggaran - adalah yang terakhir yang tidak perlu dijelaskan lagi.
Namun manajemen sumber daya dapat didefinisikan dengan lebih lancar dengan memperhatikan proyek atau menyelesaikan proyek - ketika proyek menentukan siapa, dan kapan akan dicocokkan. Menurut projectmanager.com:
Manajemen sumber daya adalah proses perencanaan, penjadwalan, dan pengalokasian sumber daya untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Tentu saja, tidak dapat dilupakan - ketika memikirkan sebuah proyek - tentang ekspektasi yang terkait dengan proyek ini. Pelanggan Anda membayar, pelanggan Anda menuntut. Jadi, lebih baik perhatikan apakah proyek yang dipimpin sudah selesai dengan persyaratan (tantangan lain yang membutuhkan solusinya tetapi tidak dengan artikel)
Namun demikian, inilah saatnya untuk membahas hal yang sangat penting dalam bab ini - penjadwalan sumber daya. Tanpa pengantar apa pun, mari kita lihat makna yang diwakili oleh referensi yang kompeten. Sebagai Projectmanager.com menginformasikan, rPenjadwalan sumber daya adalah proses identifikasi dari sumber daya dan tentu saja koordinasi.
Jika kita bandingkan dengan proposal yang diajukan oleh pesaing kami di pasar perangkat lunak penjadwalan sumber daya (perusahaan Saviom), kami melihat sesuatu yang mencolok. Mengutip pemahaman mereka, rAlokasi sumber daya disamakan dengan penjadwalan sumber daya, dan perannya adalah untuk mengenali dan menugaskan sumber daya yang cukup (karyawan atau subkontraktor) untuk jangka waktu tertentu untuk kegiatan proyek tertentu.
Keduanya menyoroti sesuatu yang belum muncul dalam definisi yang diberikan sejauh ini. Penjadwalan sumber daya atau perencanaan karyawan (sedikit lebih maju dari kebingungan di bagian berikutnya) membutuhkan keterampilan dan kematangan yang membantu untuk mengidentifikasi secara akurat, dan mengenali kompetensi karyawan (termasuk soft skill) yang mendorong mereka untuk mengambil keputusan untuk menugaskan karyawan tertentu pada tugas tertentu.
Penjadwalan sumber daya adalah istilah yang muncul pada tahun 90-an. Gagasan di balik istilah ini adalah bahwa proyek memiliki kapasitas dan sumber daya yang terbatas (dan waktu, serta anggaran). Dengan demikian, faktor-faktor ini harus disertakan ketika merencanakan pelaksanaan proyek.
Bagaimana penjadwalan sumber daya terhubung dengan penjadwalan karyawan?
Arti penjadwalan karyawan sangat dekat dengan penjadwalan staf atau tenaga kerja. Kami menyadari bahwa istilah-istilah tersebut terkadang digunakan di industri tertentu atau sebaliknya - di industri tertentu yang lebih umum adalah menggunakan penjadwalan tenaga kerja sebagai pengganti penjadwalan karyawan. Bagaimanapun, masing-masing istilah tersebut mengatakan tentang seorang karyawan atau pekerja dan dengan penguasaan yang diharapkan oleh perusahaan, proyek, atau tugas.
Penjadwalan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses penetapan jadwal pekerja per jam untuk memenuhi permintaan saat ini dan masa depan di tempat kerja.
Dalam definisi yang ditemukan di situs web Toolbox yang mengaitkan wawasan seorang ahli, permintaan sebagai sebuah istilah tidak begitu jelas dan mendorong kita untuk membayangkan apa yang dipikirkan oleh penulisnya. Namun dengan cara yang dapat dibenarkan, kita dapat mempertimbangkan bahwa waktu untuk menyelesaikan sebuah proyek atau pekerjaan adalah bagian dari hal tersebut dan juga persyaratan proyek, atau anggaran.
Penempatan dan penjadwalan adalah alokasi sumber daya manusia yang memilih dan menugaskan karyawan untuk tugas-tugas dalam organisasi, dan menentukan kapan dan berapa lama tugas-tugas tersebut harus dilakukan. (Workplacetesting.com)
Ketika Anda membandingkan definisi ini dengan makna penjadwalan sumber daya yang disebutkan di atas, kesamaannya sulit untuk disembunyikan. Memilih siapa, kapan, dan berapa lama yang akan dicocokkan; menugaskan, mendefinisikan, dan menganalisis kinerja untuk mencapai tujuan utama - menyelesaikan proyek. Masing-masing hal tersebut bersifat eksplisit atau diasumsikan.
Jika kita menambahkan sesuatu yang sudah jelas - tetapi sesuatu yang harus diberitahukan - bahwa keterampilan, ketersediaan, dan produktivitas karyawan juga menentukan proses penjadwalan, hubungan antara penjadwalan karyawan dan penjadwalan sumber daya tidak akan diragukan lagi.
Jika Anda sudah sampai pada titik ini, Anda pasti tahu bahwa menguasai penjadwalan sumber daya bukanlah hal yang mudah. Anda membutuhkan praktik yang baik, menghindari kesalahan, dan program manajemen kerja yang solid untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan. Namun, tidak ada yang akan menulis semua artikel dan panduan ini tentang manajemen sumber daya proyek jika kompetensi di bidang ini tidak sepadan. Dan manfaatnya sangat banyak.
Seperti yang telah Anda ketahui berkat artikel ini, peran utama perangkat lunak penjadwalan sumber daya adalah... membantu mengalokasikan, merencanakan, dan mengoordinasikan sumber daya (pekerjaan karyawan) untuk mencapai persyaratan proyek. Tidaklah penting untuk kita membahas tentang manajemen sumber daya pemasaran, Manajemen sumber daya TIatau perencanaan proyek TI - perannya sama saja.
Catatan kedua - sebelum kami menunjukkan kepada Anda fitur tambahan yang layak dipertimbangkan - mengacu pada istilah. Dengan perangkat lunak penjadwalan sumber daya, perangkat lunak penjadwalan proyekmanajemen sumber daya atau perangkat lunak perencanaan sumber daya, perangkat lunak perencanaan kapasitas, alat perencanaan, alat manajemen sumber dayadan seterusnya - kami memahami hal yang sama. Semua itu adalah tentang mengelola dan memecahkan tantangan dengan sumber daya manusia dan jadwal organisasi.
Dari perspektif ini, kita dapat membayangkan kesamaan yang mereka miliki. Sekarang saatnya untuk mengetahui apa saja yang perlu dipertimbangkan saat mencari perangkat lunak penjadwalan sumber daya yang tepat. Seperti yang kita ketahui, manajemen sumber daya (dan penjadwalan sumber daya sebagai bagian dari manajemen sumber daya) adalah bagian besar dari proses manajemen proyek (juga disebut siklus hidup manajemen proyek).
Dapatkah perangkat lunak penjadwalan sumber daya ideal Anda juga mendukung:
Yah, mungkin tidak. Tetapi masalahnya adalah ketika Anda menerapkan perangkat lunak penjadwalan sumber daya antipeluru, sebagian besar dari mereka menjadi mudah dikelola. Tetapi, jika membutuhkan lebih banyak waktu atau hanya membandingkan alat manajemen sumber daya proyek atau alat perencanaan proyek - Anda tahu apa yang harus dilakukan.
Tidak banyak yang tahu bahwa Teamdeck sebagai perangkat lunak penjadwalan sumber daya adalah inisiatif dari Apptension. Apptension adalah sebuah SaaS perusahaan pengembangan perangkat lunak (mereka juga mengembangkan Django SaaS Boilerplate, a alat pengembangan saas) yang awalnya membutuhkan alat yang membantu mereka dalam perencanaan proyek, manajemen sumber daya, pembagian tugas, atau pengukuran kinerja. Dan itulah mengapa mereka mengembangkan perangkat lunak penjadwalan sumber daya untuk keperluan internal mereka sendiri.
Jadi, perangkat lunak penjadwalan sumber daya ini pada awalnya ditujukan untuk manajemen proses internal di Teamdeck. Namun, dalam beberapa waktu kemudian Teamdeck dikomersialkan (pada tahun 2015). Siapapun yang ingin mencoba software ini untuk menugaskan dan menjadwalkan karyawan dapat mencobanya secara gratis.
Karena kami menggunakan perangkat lunak ini dari hari ke hari, karena jumlah klien tidak berkurang, itulah alasan mengapa produk kami berada di posisi teratas.
Coba Teamdeck
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Perusahaan biasanya berupaya keras dalam alokasi sumber daya. Anda ingin membuat semua orang sibuk sambil memastikan tugas mereka berharga (yang sering kali berarti dapat ditagih) bagi perusahaan. Hal ini menjadi sangat rumit ketika tim Anda...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...