Dalam bisnis, kita dapat mengidentifikasi beberapa sumber daya penting yang menentukan pertumbuhan bisnis Anda. Salah satu yang paling penting adalah kapasitas, yaitu seberapa banyak yang dapat Anda lakukan dalam waktu tertentu. Faktor penting ini tidak dapat dibiarkan begitu saja, itulah sebabnya banyak alat manajemen kapasitas yang dikembangkan. Tetapi bagaimana cara memilih yang terbaik?

Dalam artikel ini Anda akan belajar:

Manajemen kapasitas bukanlah tugas yang mudah, terutama karena satu faktor ini terdiri dari beberapa faktor lain yang saling berinteraksi satu sama lain. Jumlah karyawan, waktu, ketersediaan, dan kompetensi mereka - masing-masing data ini memengaruhi kapasitas perusahaan Anda. Inilah sebabnya mengapa alat perencanaan kapasitas menjadi penting.

Hal ini tidak mudah untuk dipahami hanya dengan sepuluh orang karyawan. Dan bagaimana jika Anda memiliki 100 atau 200 orang dalam organisasi Anda? Untuk menghindari kemacetan, kekacauan, dan frustasi, Anda membutuhkan dukungan aplikasi khusus - terutama medan perang dari setiap anggota dalam proses perencanaan sumber daya.

Peran mendasar dari kapasitas sumber daya dan alat perencanaan kapasitas

Menyeimbangkan antara sumber daya yang tersedia (karyawan) dan permintaan proyek atau klien - bagi banyak orang, merupakan inti dari perencanaan kapasitas (atau manajemen kapasitas, jika Anda suka) dalam manajemen proyek. Pentingnya perencanaan kapasitas adalah hasil dari hubungannya yang kuat dengan area manajemen proyek lainnya: waktu, tim, pekerjaan, dan manajemen sumber daya proyek. Tetapi, mari kita mulai dengan pertanyaan umum mengenai kapasitasnya.

Kapasitas didefinisikan sebagai kemampuan untuk mencapai, menyimpan, atau menghasilkan. Untuk sebuah organisasi, kapasitas adalah kemampuan sistem tertentu untuk menghasilkan output dalam periode waktu tertentu. 

"Kemampuan untuk mencapai" tampaknya merupakan pertanyaan penting dalam perencanaan kapasitas, terutama jika kita bandingkan dengan definisi-definisi di bawah ini. Mencoba untuk memberikan jawaban yang sangat baik dan dapat dipertanggungjawabkan untuk pertanyaan "apakah kita memiliki kemampuan untuk mencapai?" tidak pernah berhenti dan terus menerus menginspirasi untuk membuat optimasi, analisis, dan sebagainya. Inilah mengapa alat perencanaan kapasitas dapat sangat membantu.

Alat perencanaan kapasitas

Pencarian sumber daya berbasis keterampilan [Sumber: Teamdeck - Alat Manajemen Sumber Daya dan Perencanaan Kapasitas]

Untuk memiliki pengetahuan penuh tentang apakah perusahaan Anda atau karyawan tertentu memiliki kompetensi keras dan lunak yang cukup yang tidak akan mengecewakan Anda - yang akan didefinisikan sebagai "kemampuan untuk berprestasi" - Anda harus cukup dekat dengannya.

Waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang diberikan, ketersediaan atau kematangan, dan pengalaman yang diharapkan dalam bidang tertentu - itulah beberapa kriteria yang dipertimbangkan selama perencanaan kapasitas sumber daya proses di mana Anda akan mencoba untuk mengetahui apakah sumber daya adalah alasan untuk berpikir bahwa karyawan yang ditunjukkan, atau tim Anda, atau perusahaan Anda memiliki "kemampuan untuk mencapai", terutama dengan alat perencanaan kapasitas.

Definisi perencanaan kapasitas dan pentingnya alat perencanaan kapasitas

Yang lebih sulit lagi, yang kita tahu adalah bahwa kita berada di lingkungan bisnis. Jadi, waktu bukanlah satu-satunya indikator yang menentukan keputusan Anda. Dan menurut pesaing kami - vendor alat perencanaan kapasitas - yang kami setujui:

Perencanaan kapasitas adalah proses manajemen yang memastikan organisasi Anda memiliki keterampilan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai harapan pelanggan. 

Definisi ini menyoroti bahwa sumber daya (karyawan) yang terampil secara akurat harus memenuhi 3 tantangan: waktu (terbatas), anggaran (terbatas), dan ekspektasi klien (dengan kata lain, tuntutan proyek). Atau, dengan kata lain, keterampilan tersebut harus cukup baik untuk membantu menyelesaikan tantangan yang disebutkan di atas. Dan peran seseorang yang bertanggung jawab atas perencanaan kapasitas adalah untuk memastikan jumlah karyawan yang terampil secara akurat. Sehubungan dengan itu, alat perencanaan kapasitas menjadi penting.

Perencanaan kapasitas dan pentingnya alat perencanaan kapasitas

Bagian dari proses perencanaan kapasitas sebenarnya adalah mengidentifikasi apa yang kita miliki dan seberapa cepat serta di mana kita bisa mendapatkan sumber daya yang akurat.

Perencanaan kapasitas adalah proses yang mengidentifikasi apakah Anda memiliki sumber daya dan keterampilan untuk melakukan pekerjaan, atau pasokan untuk memenuhi permintaan. 

Seperti yang kita lihat, manajemen kapasitas bukanlah tugas yang mudah, terutama karena satu faktor ini terdiri dari beberapa faktor lain yang saling berinteraksi. Jumlah karyawan, waktu mereka, ketersediaan, produktivitas, pemanfaatan, dan kompetensi keras dan lunak - masing-masing data ini mempengaruhi kapasitas perusahaan Anda. Inilah mengapa alat perencanaan kapasitas terbaik dapat membantu.

Hal ini sulit untuk dipahami hanya dengan 5 orang karyawan. Dan bagaimana jika Anda memiliki 15, 35, atau 50 orang dalam organisasi Anda?

Alat Perencanaan Kapasitas Sumber Daya Utama dan manajemen proyek

Mungkin tidak disebutkan di atas - penulis artikel ini adalah orang-orang dari perusahaan perangkat lunak. Setiap alat perencanaan kapasitas sumber daya di bawah ini telah diperiksa oleh kami - oleh CEO, manajer proyek, pengembang, pemasar, dll. Beberapa di antaranya saat kami menjadi bagian dari perusahaan saat ini dan beberapa pada tahap sebelumnya dalam karier kami.

Alat perencanaan kapasitas Teamdeck.io - Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya dan Perencanaan Kapasitas

Harga: $ 3,99 / Anggota Penuh / bulanan

Alat perencanaan kapasitas sumber daya membantu memeriksa beban kerja tim dan perencanaan proyek

Ikhtisar pemanfaatan tim ketersediaan tim di Teamdeck.io - alat manajemen sumber daya dengan fungsi perencanaan kapasitas sumber daya.

Kelebihan alat manajemen sumber daya Teamdeck.io

Kekurangan alat manajemen sumber daya Teamdeck.io


Float - Platform Manajemen Sumber Daya yang Terkenal dan perangkat lunak perencanaan kapasitas

Harga: $12.5 untuk Perencanaan sumber daya + pelacakan waktu per orang

Float adalah perangkat lunak manajemen proyek yang populer dengan fitur manajemen tugas

Kelebihan alat manajemen proyek Float

Kekurangan dari alat manajemen proyek Float

Float memberikan wawasan yang mendalam tentang setiap anggota tim dari sebuah tim proyek

Float adalah perangkat lunak manajemen proyek yang sangat mudah dikenali yang juga membantu perencanaan kapasitas sumber daya.


Perangkat lunak perencanaan kapasitas ProjectCOR - Perangkat Lunak Manajemen Proyek yang Diberdayakan oleh AI

Harga: $40 per pengguna per bulan

Perangkat lunak perencanaan kapasitas sumber daya proyektor yang didukung oleh kecerdasan buatan

ProjectCOR - aplikasi untuk mengelola kapasitas tim, atau manajemen sumber daya.


Kelebihan ProjectCOR - perangkat lunak manajemen proyek

Kekurangan dari ProjectCOR - perangkat lunak manajemen proyek

Kapasitas yang tersedia dalam Proyektor

 

Fitur yang Perlu Dipertimbangkan Saat Meneliti Alat Bantu Perencanaan Kapasitas Sumber Daya

Mudah digunakan

UX sering kali menjadi alasan mengapa beberapa dari mereka ditolak setelah uji coba oleh manajer proyek.
Siapa pun - secara pribadi dan bisnis - menggunakan banyak aplikasi. Dalam bisnis, tergantung pada posisi pekerjaan, kami menggunakan banyak antarmuka. Hal ini menjadi kebiasaan. Dan ini adalah alasan mengapa sebuah perencanaan kapasitas sumber daya fungsi alat adalah sumber iritasi.
Jadi, pertimbangkan apakah alat perencanaan kapasitas hanya berisi fungsi-fungsi yang benar-benar berguna, apakah antarmukanya dapat dimengerti oleh siapa pun di perusahaan, apakah alat tersebut memiliki tingkat otomatisasi yang tinggi dan apakah alat tersebut cukup fleksibel untuk merespons kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Dan - yang tak kalah penting - ketahui, apakah alat tersebut akan tetap berguna jika struktur perusahaan atau tujuan bisnis Anda berubah.

Ketersediaan khusus.

Dalam bisnis saat ini, semakin jarang ada model kerja standar, di kantor dari jam 9 pagi sampai jam 5 sore. Orang-orang bekerja dengan jam kerja yang berbeda, paruh waktu, di zona waktu yang berbeda.

Ketersediaan khusus sebagai fitur penting untuk mengelola alokasi sumber daya

Manajemen ketersediaan sumber daya jauh lebih mudah dengan pengaturan yang disesuaikan. [Layar dari perangkat lunak untuk perencanaan kapasitas]

Variabel dan pengaturan ini sangat penting untuk menghitung kapasitas secara akurat, sehingga alat yang ideal harus memiliki kemampuan untuk menyesuaikan ketersediaan setiap karyawan, dan kapan pun dibutuhkan. Penting juga bagi pengguna alat bantu perencanaan kapasitas untuk dapat mengedit ketersediaan dan jam kerja mereka setiap kali terjadi perubahan.

Pelaporan

Beberapa penyedia perangkat lunak perencanaan kapasitas memiliki banyak laporan yang ditawarkan, tetapi hanya beberapa yang dapat disesuaikan.

Perusahaan menggunakan metrik yang berbeda (alat perencanaan kapasitas) untuk mengukur efektivitas bisnis tergantung pada industri atau struktur perusahaan. Banyak penyedia sistem menawarkan laporan yang telah ditentukan sebelumnya, yang - bisa dikatakan - merupakan bagian integral dari penawaran... begitu integral sehingga tidak dapat diubah atau, lebih buruk lagi - tidak dapat disesuaikan dengan ekspektasi tim proyek.
Jadi, berhati-hatilah dengan vendor alat perencanaan kapasitas yang menawarkan laporan yang tidak hanya sesuai dengan harapan Anda, namun juga tidak terbuka terhadap perubahan saat organisasi Anda berkembang. Apakah laporan-laporannya cukup dapat disesuaikan? Apakah laporan tersebut dapat dibagikan dan diekspor? Akan lebih mudah untuk mengembangkan praktik-praktik yang baik di perusahaan untuk menemukan titik lemah dan kuat jika Anda dapat menganalisis data. Alat yang ideal harus memiliki fungsionalitas pelaporan yang kaya.

Gambaran umum kapasitas

Dalam hal rencana kapasitas, perencanaan kapasitas yang efektif dan/atau transparansi strategi perencanaan kapasitas sangat penting.
Akses ke data menggunakan alat perencanaan kapasitas harus memungkinkan seseorang untuk fokus pada periode kecil tetapi juga mendapatkan perspektif pada rentang tanggal yang lebih luas. Pemimpin tim dan manajer proyek merencanakan keterlibatan tim mereka dalam kaitannya dengan keahlian yang dibutuhkan dan juga proyek-proyek yang bersifat tentatif atau belum dikonfirmasi.
Selain itu, visibilitas karyawan baru dan kapan mereka bergabung dengan perusahaan dan tersedia untuk bekerja juga penting. Pekerjaan dari berbagai departemen dan tim saling terkait erat, sehingga alat yang Anda pilih harus memberikan wawasan tentang semua informasi utama. Terutama data dari departemen penjualan.

Tags

Untuk estimasi kapasitas, tidak hanya waktu dan jumlah karyawan yang penting, tetapi juga kompetensi mereka.

Tag di Teamdeck - solusi ketersediaan sumber daya untuk manajemen proyek.

Tag manajemen dalam Teamdeck.io - perangkat lunak manajemen kapasitas.


Bagaimana tepatnya perangkat lunak manajemen kapasitas membuat proses menjadi lebih efisien? 

Alat bantu perencanaan kapasitas mengiklankan diri mereka sendiri sebagai alat bantu yang "Mengoptimalkan alur kerja Anda", "Membawa organisasi Anda ke tingkat yang benar-benar baru", dan "Memungkinkan Anda mencapai hasil yang belum pernah ada sebelumnya". Ini semua merupakan slogan yang terdengar bagus, namun mari kita bahas lebih lanjut. Apa yang akan diberikan oleh alat bantu perencanaan kapasitas kepada Anda?

Pemanfaatan sumber daya tampilan - tampilan kepada siapa pun di perusahaan


Berkat alat bantu perencanaan kapasitas, Anda akan dapat melihat apa yang sedang dilakukan oleh setiap karyawan, tim, dan departemen dan berapa banyak yang harus mereka lakukan. Hal ini akan membantu Anda memutuskan siapa yang harus diberi lebih banyak tugas agar tidak mengarah pada situasi di mana beberapa orang akan dibebani dengan pekerjaan yang berlebihan dan sisanya memiliki tanggung jawab yang terlalu sedikit.

Pemberitahuan - tentang semua hal atau hanya masalah yang dipilih


Situasi dengan kapasitas sangat dinamis. Liburan, penyelesaian tugas, proyek baru, karyawan baru. Ini adalah faktor yang sangat penting yang memengaruhi keputusan perencanaan kerja Anda, oleh karena itu akan sangat sulit bagi Anda untuk melakukannya secara efektif tanpa pengetahuan yang memadai.
Perangkat lunak perencanaan kapasitas akan mengirimkan notifikasi terkini tentang perubahan atau potensi kemacetan di perusahaan Anda. Tentu saja, bagi banyak perencana kapasitas, sangat penting bagi alat manajemen sumber daya untuk memutuskan notifikasi mana yang harus dihidupkan atau dimatikan.

Lembar waktu - rumah banyak waktu yang dihabiskan untuk tugas tertentu


Fungsi alat bantu perencanaan kapasitas ini memungkinkan Anda untuk memantau berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk tugas-tugas tertentu, apakah mereka memiliki waktu luang atau, sebaliknya, melakukan lembur. Pengetahuan ini sangat penting bagi Anda untuk memperkirakan kapasitas tim, dan memutuskan proyek dan departemen mana yang membutuhkan lebih banyak dukungan dan siapa yang dapat diberi tugas baru.

Status proyek - yang mana yang sudah mendekati akhir


Proyek di setiap perusahaan memiliki prioritas dan tenggat waktu yang berbeda. Sebagai manajer proyek, Anda tentu harus memutuskan lebih dari satu kali apa yang paling penting saat ini dan membutuhkan semua orang untuk memenuhi kontrak. Alat perencanaan kapasitas akan memungkinkan anda untuk melacak status proyek anda dan mengalokasikan sumber daya sesuai dengan kebutuhan anda.

Informasi - sumber pengoptimalan

Anda tidak dapat meningkatkan sesuatu atau mempertahankan strategi yang baik dengan alat bantu perencanaan kapasitas jika Anda tidak tahu apakah alat bantu tersebut efektif. Dan tidak semua hal dapat disimpulkan dari pengamatan sederhana. Salah satu fungsi terpenting dari alat bantu perencanaan kapasitas adalah memberikan Anda data tentang metrik utama yang terkait dengan perencanaan kerja. Hal ini meliputi:

Perbandingan kapasitas dan permintaan

Yaitu, kapasitas perusahaan Anda vs. kebutuhannya.

Pemanfaatan sumber daya

Yaitu, seberapa besar potensi organisasi Anda digunakan, apakah ada kompetensi atau sumber daya yang hilang atau bahkan terlalu banyak.

Prakiraan

Yaitu prediksi tentang bagaimana kapasitas Anda akan terlihat di masa depan berdasarkan informasi yang Anda perkenalkan (proyek yang direncanakan, acara yang akan datang, perekrutan baru, dll.).

Spesifikasi tim

Menunjukkan orang yang ditugaskan untuk proyek tertentu, ketersediaan, posisi, dan kompetensinya.

Proses perencanaan kapasitas - langkah demi langkah

Kita telah membahas bagaimana cara memilih alat bantu perencanaan kapasitas terbaik dan bagaimana alat bantu tersebut membantu bisnis kita. Alat bantu yang baik akan melakukan hampir semua pekerjaan kotor untuk Anda, tetapi untuk mendapatkan hasil maksimal, Anda harus terlebih dahulu memahami proses perencanaan kapasitas. Sekarang kita akan membahasnya selangkah demi selangkah.

Langkah 1 - menganalisis situasi saat ini

Titik awal untuk bekerja dengan alat bantu perencanaan kapasitas pada proses apa pun dalam sebuah organisasi adalah mengetahui seperti apa proses tersebut saat ini. Hanya dengan begitu Anda dapat menilai kekuatan dan kelemahan serta memutuskan apa yang Anda butuhkan. Periksa kapasitas perusahaan Anda: berapa banyak karyawan yang Anda miliki, ketersediaan mereka, dan apa saja keahlian mereka.

Langkah 2 - menilai permintaan

Selanjutnya, Anda perlu menggunakan alat perencanaan kapasitas untuk menilai kebutuhan perusahaan Anda akan sumber daya yang berbeda. Dengan membandingkan faktor ini dengan kapasitas Anda, Anda dapat dengan mudah melihat sumber daya mana yang kurang. Hal ini akan sangat penting dalam merencanakan strategi pertumbuhan Anda.

Langkah 3 - mengoptimalkan penggunaan sumber daya

Pada tahap ini, periksa apakah semua sumber daya perusahaan Anda telah direncanakan secara efektif. Mungkin beberapa karyawan memiliki kompetensi yang tidak digunakan atau proses tertentu memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya, seperti rapat yang panjang atau sesi revisi.

Langkah 4 - bicarakan dengan karyawan Anda

Sebagai seorang manajer perusahaan besar, Anda tidak dapat mengetahui dan memperhatikan segala sesuatu dan hal ini adalah hal yang normal. Namun, akan sangat berguna untuk mengetahui sebanyak mungkin, dan tidak ada yang bisa memberi tahu Anda sebanyak mungkin tentang proses perusahaan Anda selain karyawan yang terlibat di dalamnya. Lakukan pertemuan 1:1 secara rutin dan dapatkan umpan balik dari tim Anda tentang apa yang membuat mereka frustrasi, menyulitkan, membuang-buang waktu, atau tidak efisien. Perspektif mereka dapat memberikan dampak besar pada strategi Anda dengan menggunakan alat perencanaan kapasitas.

Langkah 5 - Kembangkan strategi

Setelah Anda mengetahui apa yang dimiliki dan dibutuhkan oleh organisasi Anda, sekarang saatnya merencanakan solusi. Siapkan strategi yang menguraikan apa yang perlu dilakukan agar bisnis dapat beroperasi secara optimal. Anda mungkin perlu mempekerjakan lebih banyak orang, menugaskan karyawan untuk mendukung proyek lain, atau merestrukturisasi proses tertentu. Sertakan juga tujuan dan pencapaian utama dalam rencana Anda. Hal ini akan memudahkan Anda untuk memantau perkembangannya.

Langkah 6 - Optimalisasi, terus-menerus, selalu!


Praktik terbaik untuk perencanaan kapasitas

Mengoptimalkan proses manajemen kapasitas adalah tantangan yang dihadapi hampir setiap perusahaan. Beberapa perusahaan akan melakukannya dengan lebih baik, yang lain lebih buruk, karena mereka akan memilih cara yang berbeda untuk mencapai tujuan mereka, yang tidak selalu relevan dengan kebutuhan individu perusahaan mereka. Namun, kami memiliki beberapa tips universal bagi Anda untuk menjadi ahli dalam perencanaan kapasitas.

Manajemen kapasitas adalah salah satu proses yang paling penting dalam setiap organisasi. Hal ini memungkinkan Anda untuk meningkatkan efisiensi, memanfaatkan anggaran dengan lebih baik, meningkatkan kepuasan dan produktivitas karyawan, mencegah potensi kemacetan, dan mengenal alur kerja perusahaan Anda luar dalam. Ini adalah pekerjaan yang berat, tetapi efeknya tidak dapat ditaksir terlalu tinggi. Dan pasar menawarkan alat yang dirancang dengan sempurna untuk membuat proses ini menjadi nyaman dan intuitif.

 

Apakah Anda mencari perangkat lunak perencanaan kapasitas yang dapat dikenali dengan baik dengan harga yang wajar? 

Periksa Teamdeck.io alat perencanaan kapasitas sumber daya yang dipilih oleh Unit9, Human8, Data NTT

Posting terkait